От строк в таблицах баз данных к документам: Эволюция структурированных данных и стратегическое управление ими, часть 2

(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2025/11/1_0106088173.html )

• Ключевые проблемы сегодня: Сегодня организации сталкиваются с рядом критически важных проблем при управлении структурированными данными в рамках своих программ стратегического управления документами и информацией:
  
  
• Интеграция с неструктурированными данными: Деловая информация существует не только в структурированных базах данных, но и в неструктурированных формах (в виде документов, электронных писем, мультимедийных материалов). Обеспечить согласованное стратегическое управление как структурированной, так и неструктурированной информацией затруднительно, поскольку для каждого вида информации имеются свои форматы и инструменты управления. Многие компании обрабатывают их изолированно - например, применяя правила по срокам хранения документов отдельно к контенту вне баз данных, и отдельно к базам данных. Этот разрыв приводит к пробелам в контроле и надзоре.
  
  
• Безопасность данных и защита персональных данных: Системы структурированных данных часто содержат высококонфиденциальную «чувствительную» информацию и персональные данные (PII), которые должны защищаться в соответствии с требованиями таких законов, как GDPR (закон Евросоюза о защите персональных данных – Н.Х.), HIPAA (американский Закон о переносимости и подотчётности медицинского страхования 1996 года, содержащий, в том числе, положения о защите медицинских данных и неприкосновенности личной жизни т.е. персональных данных – Н.Х.) и др. 
  
  Обеспечение безопасности баз данных (управление и контроль над доступом, шифрование) и исполнение требований законодательства о защите персональных данных (например, предусмотренного законом GDPR «права быть забытым») в контексте структурированных наборов данных является сложной задачей. Значительная часть избыточно длительно хранимых документов содержит персональные данные, что при отсутствии надлежащей защиты данных и их своевременного уничтожения подвергает организации риску неисполнения требований законодательства. Выявление всех случаев присутствия персональных данных в многочисленных базах данных и обеспечение надлежащего их уничтожения по запросу остаётся серьёзной проблемой.
  
  
• Хранение в течение установленных сроков и уничтожение/передача по их истечении: Исполнение указаний по срокам хранения и действиям по их истечении, а также проведение юридически защитимого уничтожения структурированных данных - крайне сложная задача (если база данных спроектирована без учёта необходимости уничтожения определённых данных по истечении сроков их хранения, обычно такое уничтожение оказывается технически невозможным без нарушения целостности всей базы данных – Н.Х.). В отличие от файлов в хранилище контента, записи в базах данных взаимосвязаны и постоянно обновляются, что затрудняет определение того, «что представляет собой документ в базе данных» и когда его можно удалить. 
  
  Многие организации по умолчанию хранят структурированные данные постоянно, что приводит к росту объёмов данных и несоблюдению требований к срокам хранения. Установление сроков хранения для строк или полей базы данных, и выполнение их удаления без нарушения целостности данных требуют тщательного планирования.
  
  
• Целостность данных: Поддержание целостности структурированных данных означает (с точки зрения управления документами – Н.Х.) сохранение их точности, полноты и неизменности с течением времени (существует также структурная целостность базы данных, требующая сохранения взаимосвязей между данными – Н.Х.). Это жизненно важно для документов, являющихся свидетельствами и доказательствами деловых операций. Целостность данных, однако, может быть скомпрометирована вследствие несанкционированных изменений, отсутствия журналов аудита или же из-за плохо проведенных миграций. Важно обеспечить, чтобы системы регистрировали изменения в журналах аудита и предотвращали несанкционированное вмешательство. Целостность также подразумевает сохранение взаимосвязей между данными — например, при архивировании или миграции данных, ссылки должны оставаться работающими, чтобы информация сохраняла свой контекст и смысл.
  
  
• Эволюция законодательно-нормативных требований: Законодательно-нормативные требования к управлению данными имеют тенденцию к ужесточению. В таких отраслях, как финансы и здравоохранение, действуют строгие нормативно-правовые требования к ведению документации и срокам её хранения; а новые законы о защите персональных данных во всем мире предписывают минимизацию объема данных и проведение их своевременного уничтожения. Контролирующие органы начали налагать штрафы за нарушения требований к срокам хранения и защите данных – например, компании штрафовались за несоблюдение требований к сохранению деловых сообщений в базах данных и за необеспечение безопасности персональных данных в процессе их уничтожения. Поддержание соответствия практики работы со структурированными данными требованиям новых законов и нормативных актов (от закона GDPR до отраслевых правил) является постоянной проблемой для специалистов по комплаенсу и по управлению документами.
  
  
• Перспективные передовые практики: Для решения возникающих проблем организации внедряют современные стратегии стратегического управления информацией:
  
  
• Разработка единой концептуальной структуры стратегического управления, охватывающей как структурированные, так и неструктурированные данные, что позволяет устранить изолированность информационных активов в организации. Сюда входит чёткое разделение баз данных и контента; и обеспечение выявления «документов» как в базах данных, так и в хранилищах документов.
  
  Мой комментарий: Упомянутое «чёткое разделение» на самом деле проблематично, поскольку сплошь и рядом вполне традиционные «бумагоподобные» документы хранятся на само деле в СУБД.
  
  
• Инвестирование в инструменты обнаружения, раскрытия и классификации данных с целью проведения инвентаризации данных, хранящихся в базах данных, выявления конфиденциальной информации и применения правильных политик по срокам хранения и защите данных. Понимание своих данных является необходимым предварительный условием для стратегического управления ими.
  
  
• Автоматизация хранения и уничтожения/передачи структурированных данных везде, где это возможно. Новые и нарождающиеся решения, такие как инструменты архивирования структурированных данных, позволяют организациям перемещать устаревшие данные в архивы и удалять их в соответствии с политикой, сохраняя при этом журналы аудита. Автоматизация этих процессов (при наличии соответствующего контроля и надзора) снижает количество ошибок и обеспечивает согласованность.
  
  
• Интеграция «запроектированной защиты персональных данных» и «запроектированной безопасности» в системы структурированных данных. Это означает принудительное применение доступа на основе ролей, шифрования и маскирования данных в базах данных, содержащих персональные данные. Это также означает создание функциональных возможностей для быстрого выполнения запросов на удаление и проверки того, что такие данные действительно были удалены из всех резервных копий и систем.
  
  
• Использование строгих мер контроля целостности данных, таких как ведение журналов аудита для отслеживания изменений в записях; соблюдение связанных с целостностью ограничений в базах данных (для предотвращения появления «осиротевших» и неверных данных); и проведение регулярных аудитов целостности. Для доверия к записям в базах данных критически важно обеспечить их защиту от несанкционированных изменений.
  
  
• Формирование междисциплинарной группы по стратегическому управлению информацией (включающей, в том числе, специалистов по управлению документами, ИТ-специалистов/архитекторов данных, специалистов по комплаенсу и юристов) для разработки политик в отношении структурированных данных и надзора над их исполнением. Осуществляемое совместными усилиями стратегическое управление помогает сбалансировать потребности деловой деятельности с требованиями законодательства.
  
  
• Упреждающий подход в отношении изменений в законодательстве: следует отслеживать появление новых законов и соответствующим образом обновлять свои политики. Если, например, вводятся ограничения по срокам хранения или новые требования к уничтожению данных, то их следует незамедлительно включить в программу стратегического управления. Регулярно проводимые программы обучения и ознакомления позволят информировать сотрудников о подлежащих исполнению законодательно-нормативных требованиях, связанных с данными.

Заключение: Системы структурированных данных эволюционировали от простых первоначальных разработок до сложных распределённых платформ, ставших неотъемлемой частью деловых процессов. Вместе с этой эволюцией на специалистов по управлению документами и информацией ложится ответственность за решение уникальных проблем стратегического управления, связанных со структурированными данными. 

Понимая историю и контекст таких систем, специалисты по управлению документами и информацией смогут эффективнее решать текущие проблемы, связанные с интеграцией, защитой персональных данных, управлением сроками хранения, обеспечением целостностью и исполнением законодательно-нормативных требований. 

В дальнейшем внедрение всеохватывающих методов и практик стратегического управления информацией и использование современных инструментов будут играть ключевую роль в обеспечении того, чтобы структурированные данные оставались активом, а не становились обузой. Организации, которые успешно осуществляют стратегическое управление своими структурированными данными, смогут не только смягчить риски и исполнить законодательно-нормативные требования, но и получат существенно бóльшую деловую отдачу от своих информационных активов.

Эндрю Поттер (Andrew Potter)

Источник: сайт Substack
https://metaarchivist.substack.com/p/from-rows-to-records 

Читая новый австралийский стандарт AS 5393:2025 «Управление документами и информацией - Миграция авторитетных данных, информации и документов между системами» (2)

(Продолжение)

Побудительные причины для проведения миграции документов описаны в разделе 2.1 следующим образом:

«В числе возможных причин проведения миграции документов можно назвать следующие:

• Обстоятельства, при которых сроки хранения документов являются более длительными, чем сроки эксплуатации текущей системы, в результате чего требуется миграция документов в новую систему;
  
  
• Необходимость сохранения документов в читаемом и пригодном для использования формате в течение всего срока их хранения, что требует преобразования документов из прежнего формата в новый;
  
  Мой комментарий: Здесь, очевидно, речь идёт уже не о миграции, а о конверсии документов :)
  
  
• Перемены административного характера или изменения в механизме государственного аппарата, требующие передачи соответствующих документов вместе с функциями в другую организацию;
  
  
• Развёртывание новых систем и/или технологий для замены устаревших технологий или выводимых из эксплуатации систем (включая миграцию документов в новые системы);
  
  
• Необходимость индивидуальной настройки или интеграции систем в случае, когда документы совместно используются этими системами;
  
  
• Изменения в классификационных схемах, в схемах метаданных, или изменения в местоположении данных;
  
  
• Слияния и поглощения (организаций – Н.Х.);
  
  
• Внутренние изменения в организации;
  
  
• Обеспечение долговременной сохранности свидетельств / доказательств и истории организации;
  
  Мой комментарий: В данном случае речь скорее идёт о конверсии, чем о миграции.
  
  
• Обновление с одной версии на более новую версию того же программного обеспечения;
  
  
• Переход с системы одного типа на систему другого типа, или с одного существующего формата данных на новый формат данных;
  
  Мой комментарий: Переход на новые форматы – бесспорная конверсия, а не миграция.
  
  
• Переход с локальных приложений на платформы, поддерживаемые третьими сторонами;
  
  Мой комментарий: Данный пункт охватывает переход на облачные вычисление и использование иных видов аутсорсинга.
  
  
• Возврат (репатриация) документов после прекращения действия аутсорсинговых соглашений; и
  
  
• Экспоненциальный рост объёмов документов.»

Мой комментарий: Думаю, можно предложить ещё ряд причин, побуждающих проводить миграцию (понимаемую в более широком смысле):

• Оптимизация расходов и производительности посредством перемещения документов и информации в более дешёвые или более медленные системы хранения (в том числе миграция в рамках иерархических систем хранения) – либо перемещение с целью разгрузить «боевые» системы и повысить их производительность;
  
  
• Резервное копирование (включая создание и хранение локальных резервных копий, хранение резервных копий в удаленных местах, хранение резервный копий у третьих сторон);
  
  
• Дублирование документов в иерархических системах хранения, в которых документы нижележащего уровня «поднимаются» и агрегируются на следующем уровне – в своё время по такой схеме у нас хранились документы налоговых органов;
  
  
• Передача документов на ведомственное архивное хранение и на постоянное архивное хранение;
  
  
• Выемка электронных документов для представления их в контролирующие органы, судам и следствию;
  
  
• Выполнение контрактных обязательств, связанных с передачей документов от одной стороны другой.

Далее в п.2.1 говорится:

«Последствиями ненадлежащего планирования и выполнения миграции могут быть:

• Снижение выручки;
  
  
• Перерасход ресурсов проекта и/или перерасход бюджета;
  
  
• Неработоспособность решений из-за неполноты информации;
  
  
• Утрата или порча информации;
  
  
• Ошибки при принятии решений;
  
  
• Нарушение законодательно-нормативных требований; и
  
  
• Проблемам с брендом.

Мой комментарий: Чтобы легче было убеждать высшее руководство, я бы дополнительно упомянула следующие высокоуровневые аспекты:

• Снижение либо полная утрата документами юридической и доказательной силы после миграции;
  
  
• Утечка конфиденциальной информации и/или персональных данных в процессе миграции,
  
  
• Штрафы и санкции, вызванные неисполнением законодательно-нормативных требований, контрактных обязательств и т.п.;
  
  
• Потери (собственности, прав интеллектуальной собственности и т.п.; потери ввиду перебоев в деловой деятельности) ввиду утраты или компрометации документов и информации в ходе миграции) самой организации;
  
  
• Негативные последствия для внешних заинтересованных сторон и вызванный этим репутационный ущерб;
  
  
• Нечитаемость информации и её непригодность для использования в деловой деятельности после технически корректно выполненной миграции.

Аспекты поддержания ключевых по важности характеристик авторитетной (говоря по-русски, заслуживающей доверия – Н.Х.) информации включают в себя:

• Архивирование документов (с учётом происхождения, изменений контекста, обеспечения долговременной сохранности электронных материалов);
  
  
• Уничтожение не имеющих ценности документов;
  
  
• Вопрос метаданных и принятие во внимание требований аудита;
  
  
• Модели безопасности; и
  
  
• Эволюция архитектур и платформ (см. ISO TR 21965).»
  
  Мой комментарий: Здесь упомянут технический отчёт ISO/TR 21965:2019 «Информация и документация - Управление документами в рамках корпоративной архитектуры» (Information and documentation - Records management in enterprise architecture), см. https://www.iso.org/standard/72312.html и https://www.iso.org/obp/ui/#!iso:std:72312:en , а также мой пост http://rusrim.blogspot.com/2019/03/isotr-219652019.html  .

(Продолжение следует)

Источник: сайт «Стандартов Австралии»
https://store.standards.org.au/product/as-5393-2025

От строк в таблицах баз данных к документам: Эволюция структурированных данных и стратегическое управление ими, часть 1

Данный пост эксперта в области управления электронными документами, эксперта ИСО от США Энди Поттера (Andy Potter - на фото) был опубликован 28 июля 2025 года в социальной сети Substack.

Это перевод бесплатно доступного резюме более обширного поста, доступного платным подписчикам.

Резюме для руководства

Понимая историю и контекст систем структурированных данных, специалисты могут эффективнее решать проблемы, связанные с интеграцией, защитой персональных данных, хранением в течение установленных сроков, обеспечением целостности и исполнения законодательно-нормативных требований.

• Эволюция систем структурированных данных: Управление структурированными данными берет свое начало в ранних этапах управления документами и компьютерных вычислений. Появление и распространение в 1970-х годах реляционных баз данных произвело революцию используемых организациями методах хранения, поиска и извлечения данных, предложив схему на основе таблиц, позволяющую разделить логические модели данных и их физическое хранение. 
  
  Мой комментарий: Структурированные данные и структурированные документы уже существовали в различных формах, как минимум, в средние века – и даже в нашу компьютерную эпоху реляционные базы данных стали довольно поздним изобретением, которому предшествовали десятилетия использования иерархических, сетевых и иных баз данных. У реляционных баз данных инновационным было не то, что они «базы данных», а наличие универсальных гибких методов манипулирования данными и появление готового мощного универсального программного обеспечения. Успех к реляционным базам данных пришёл по мере компьютеризации коммерческой деятельности (и смягчению ограничений на компьютерные ресурсы), где они оказались очень удобными – а до этого, пока компьютерные вычисления обслуживали, главным образом, государственные и научные учреждения, реляционные базы данных довольно долго оставались в тени своих конкурентов.
  
  Реляционные системы управления базами данных (реляционные СУБД - Relational Database Management Systems, RDBMS) стали доминирующими в 1980-х и 1990-х годах, в значительной степени вытеснив более ранние иерархические и сетевые базы данных (так они всё-таки были? :) – Н.Х.). Эта предыстория заложила основу для современных ориентированных на данные организаций и предприятий.

• Влияние реляционных баз данных: Реляционная модель (предложенная Коддом (E. F. Codd) в 1970 году) обеспечила беспрецедентную гибкость и эффективность хранения данных. 
  
  Мой комментарий: Сказанное не вполне точно :) Реляционные базы данных долгое время были непопулярны именно из-за того, что во многих приложениях переход на реляционную модель требовал существенно бóльших объёмов компьютерной оперативной и постоянной памяти, которая тогда была дефицитной. На само деле мощь реляционной модели – в её универсальности (любую базу данных можно преобразовать в реляционную форму) и в замечательных стандартных инструментах манипулирования данными в составе готового ПО. Благодаря этому создание эффективных баз данных стало доступно всем организациям.
  
  Сохраняя каждый факт лишь один раз и используя язык структурированных запросов (Structured Query Language, SQL) для извлечения и объединения данных, организации могли обеспечить согласованность и эффективно отвечать на сложные запросы. Коммерческие реляционные базы данных (такие как Oracle, DB2, SQL Server) получили широкое распространение с конца 1970-х годов (более точно, с конца 1980-х годов, когда компьютеры стали доступны крупным коммерческим организациям; однако настоящая революция началась позднее, с широким распространением персональных компьютеров в 1990-е годы – Н.Х.), трансформировав деловые процессы, на протяжении десятилетий обеспечивая обработку транзакций и став фундаментом корпоративных информационных систем. Технология реляционных СУБД стала основой для стратегического управления документами и информацией по мере того, как коммерческие организации стали полагаться на эти системы для управления структурированными документами (например, финансовыми данными, информацией о клиентах).
  
  
• Появление новых парадигм данных: К 2000-м годам взрывной рост объёма веб-данных и данных от датчиков («больших данных») привёл к появлению новых проблем. Традиционные базы данных SQL, разработанные для односерверных сред, с трудом масштабировались до объёмов, характерных для эпохи интернета. Это привело в конце 2000-х годов к появлению баз данных NoSQL, разработчики которых пожертвовали некоторыми реляционными функциями ради распределённой масштабируемости (например, Google BigTable, Hadoop/HDFS, Cassandra). Позднее распределённые базы данных SQL, сочетающие масштабируемость NoSQL с преимуществами реляционных систем. Эти разработки диверсифицируют ландшафт структурированных данных, создавая более сложную среду для стратегического управления информацией.

(Окончание следует)

Эндрю Поттер (Andrew Potter)

Источник: сайт Substack
https://metaarchivist.substack.com/p/from-rows-to-records 

Читая новый австралийский стандарт AS 5393:2025 «Управление документами и информацией - Миграция авторитетных данных, информации и документов между системами» (1)

Как уже сообщалось на блоге (см. http://rusrim.blogspot.com/2025/08/as-53932025.html ), в конце июня 2025 года австралийский национальный орган по стандартизации опубликовал новый стандарт AS 5393:2025 «Управление документами и информацией - Миграция авторитетных данных, информации и документов между системами» (Records and information management - Migration of authoritative data, information and records between systems) объёмом 32 страницы, см. https://store.standards.org.au/product/as-5393-2025 . Предпросмотр первых страниц документа доступен по адресу: https://store.standards.org.au/reader/as-5393-2025?preview=1 .

Напомню, что под «миграцией» (см. http://www.ciscra.org/mat/mat/term/2719 ) понимается процесс перемещения электронных документов из одной информационной системы в другую и/или с одного носителя на другой без изменения формата документа. Обычно молчаливо предполагается, что при этом документы удаляются из исходной системы или с исходного носителя (если же использовать более широкую трактовку, при которой в исходной системе/на исходном носителе документы могут оставаться, то миграцией также можно считать, например, создание резервных копий и восстановление с них).

Отмечу, что такая интерпретация была вполне достаточной на первой стадии электронной революции, когда юридически-значимых электронных документов было сравнительно немного, а информационные системы, в которых документы хранились, почти не содержали дополнительной информации (включая отделенные от файлов документов метаданные и сведения о контексте деловой деятельности, а также разного рола журналы аудита), которая была бы существенной для сохранения юридической и доказательной силы документов и для эффективной работы с ними. 

В настоящее время ситуация уже изменилась, и перенести одни только файлы документов часто бывает недостаточно. С точки зрения сохранения документами юридической, деловой и исторической ценности, становится крайне важно сохранить при переносе структуру документов и взаимосвязи между ними, связи с деловыми процессами и/или внешними информационными ресурсами вроде МЭДО и различных государственных информационных систем (ГИС), метаданные, сведения из журналов аудита и т.п. Проблема в том, что (за исключением, пожалуй, случаев миграции на новую версию той же информационной системы) скопировать всю эту вспомогательную информацию без изменения её формата обычно невозможно, поэтому вроде бы (сравнительно) простой процесс миграции документов начинает всё чаще сопровождаться куда более проблемным процессом конверсии метаданных и иной дополнительной информации.

Судебная практика как России, так и зарубежных стран показывает, что даже в случае корректно выполненной миграции документов в новую систему, доверие к мигрированным документам внешних сторон, судов и контролирующих органов - и, соответственно, возможность использования этих документов в качестве надлежащих доказательств - могут быть меньше чем в случае, если такие документы никогда не покидали ту систему, в которой они были первоначально созданы или получены. Особенно заметно это проявляется в случаях, когда документы не защищались с помощью криптографических инструментов и не подписывались усиленными электронными подписями. Внешние стороны и суды прекрасно понимают, что в ходе миграции, проводимой под полным контролем самой организации, есть возможность искажения и подмены незащищённых документов. 

Имеется также ещё один важный правовой аспект, о котором сейчас редко вспоминают, но который обсуждался ведущими специалистами отрасли в 1990-х годах, когда электронные документы были непривычными и им не доверяли. Это вопрос о статусе объекта, который возникает после выполнения конверсии или миграции. Достаточно очевидно, что в случае конверсии создается копия (незаверенная или заверенная) исходного документа. По умолчанию сейчас предполагается, что после выполнения миграции создается побитно идентичный экземпляр электронного документа, а не копия – и такой подход обычно оказывается более удобным на практике. Однако это не всегда так – например, технически возможно «привязать» документы к конкретному носителю, компьютеру или лицензии на ПО, и тем самым выделить оригинал среди побитно идентичных объектов. Подобные методы достаточно широко используются для защиты цифровых прав. Также существуют деловые документы – например, коносаменты – в случае которых права на собственность связаны с обладанием подлинником документа, и появление дубликатов недопустимо. Таким образом, существует некоторый, пусть и небольшой риск того, что результат миграции не будет иметь статус экземпляра подлинника.

Не стоит забывать и о рисках, связанных с внешними зависимостями документов (самая распространенная – использование внешних шрифтов) и с зависимостями от проприетарного или нестандартного программного обеспечения. Не так уж редко случается, что корректно мигрированные документы в итоге оказываются полностью или частично нечитаемыми из-за таких внешних зависимостей.

Возможно, нам также стоит рассматривать как вид миграции и процесс передачи имеющих длительную и постоянную ценность электронных документов на государственное или муниципальное архивное хранение. 

Рано или поздно нам предстоит заново обдумать процесс миграции и разработать современные нормативно-правовые акты и стандарты, отражающие новую реальность. В этой связи нам, думаю, интересно посмотреть, что думают по поводу миграции наши австралийские коллеги.

Сейчас у меня появилась возможность более подробно рассказать о содержании AS 5393:2025. Итак, во вводной части стандарта, в частности, отмечается следующее:

«Организациям следует разрабатывать стратегии миграции, обеспечивающие возможность полной и точной миграции документов из одной системы в другую и/или из одной организации в другую. Важно позаботиться о том, чтобы во всех случаях миграции документов захватывались адекватные доказательства, подтверждающие успешность миграции.

Миграция документов – это вид деятельности, осуществляемой не только в связи с изменениями в системах (такими, например, как обновление программного обеспечения, переход с одной системы на другую, введение новых процессов и функциональных возможностей функций и т.д.), но и являющейся фундаментальным аспектом в рамках многих крупных организационных изменений (например, слияний, поглощений, передачи полномочий, реинжиниринга деловых процессов и т.д.).

Организациям следует обеспечить понимание процессов и функциональных требований к программному обеспечению для управления документами (см. ISO 16175-1 и ISO/TS 16175-2) и принятие его во внимание при миграции документов. Осознание и понимание рисков, внутренне присущих любой деятельности по миграции, крайне важно для поддержания заслуживающих доверия документов, которые в случае необходимости служат свидетельствами / доказательствами деловой деятельности и транзакций.

Мой комментарий: Здесь речь идёт о следующих документах:

• Стандарт ISO 16175-1:2020 «Информация и документация – Процессы и функциональные требования к программному обеспечению для управления документами - Часть 1: Функциональные требования и связанные с ними рекомендации для всех приложений, управляющих электронными документами» (Information and documentation - Processes and functional requirements for software for managing records - Part 1: Functional requirements and associated guidance for any applications that manage digital records), см. https://www.iso.org/standard/74294.html и https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:74294:en , а также мой пост http://rusrim.blogspot.com/2020/07/iso-16175.html 
  
  
• Технические спецификации ISO/TS 16175-2:2020 «Информация и документация – Процессы и функциональные требования к программному обеспечению для управления документами - Часть 2: Руководство по отбору, проектированию, внедрению и эксплуатации программного обеспечения для управления документами» (Information and documentation — Processes and functional requirements for software for managing records - Part 2: Guidance for selecting, designing, implementing and maintaining software for managing records), см. https://www.iso.org/standard/74293.html и https://www.iso.org/obp/ui/#iso:std:iso:ts:16175:-2:ed-2:v1:en , а также мой пост http://rusrim.blogspot.com/search?q=%22ISO%2FTS+16175-2%3A2020%22 

… В настоящем документе приведены требования и рекомендации по управлению миграцией документов и по стратегиям и методологиям миграции документов в контексте деловой деятельности. В нем также представлены рекомендации и спецификации по миграции данных из одной системы в другую, и описаны риски, которые может нужно принять во внимание при выполнении миграции.»

(Продолжение следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2025/11/as-53932025-2.html )

Источник: сайт «Стандартов Австралии»
https://store.standards.org.au/product/as-5393-2025

Китай: Опубликован «Порядок управления электронными печатями», часть 2

20 сентября 2025 года на сайте Правительства и Государственного совета Китайской народной республики было выложено Уведомление Канцелярии Госсовета КНР от 27 сентября 2025 года (документ №33 за 2025 год) о публикации «Порядка управления электронными печатями» (电子印章管理办法》).

Я уже рассказывала о публикации этого документа здесь: http://rusrim.blogspot.com/2025/11/blog-post_21.html

Документ состоит из 8 разделов и 38 статей. Его содержание следующее:

1. Общие положения
2. Органы управления и обслуживания
3. Управление созданием, регистрацией и аннулированием
4. Управление использованием
5. Взаимное доверие и признание
6. Управление безопасностью
7. Ответственность за нарушения и несоответствия
8. Дополнительные положения

Англоязычный сайт Sapience Pro в статье «Новый Порядок управления электронными печатями в Китае: Что следует знать зарубежным компаниям» (China’s New Electronic Seal Management Measures: What Foreign Companies Should Know), опубликованной 10 октября 2025 года, отмечает:

«9 октября 2025 года Канцелярия Госсовета КНР официально опубликовала «Порядок управления электронными печатями» (电子印章管理办法) – новый нормативный акт, призванный содействовать внедрению и стандартизированному управлению электронными печатями в национальном масштабе.

Публикация этого документа представляет собой важный шаг на пути к достижению целей Китае в сфере построения электронного правительства и цифровизации деловой деятельности, обеспечивая такое же правовое признание квалифицированных электронных печатей, как и традиционных оттисков физических печатей компаний.

Что такое электронная печать?

Электронная печать (电子印章) – это цифровой эквивалент оттиска физической печати компании. Она использует технологии криптографии для создания безопасной, проверяемой усиленной электронной подписи для электронных файлов.

Согласно «Порядку», структура электронной печати включает:

• Название печати и её графическое изображение;
  
  
• Информацию о владельце;
  
  
• Сертификат усиленной электронной подписи; и
  
  
• Криптографические данные, обеспечивающие аутентичность.

Проще говоря, электронная печать позволяет компании в электронном виде подписывать контракты, документы или отчётность, имея при этом ту же юридическую силу, что и оттиск физической печати.

Мой комментарий: Китайская электронная печать соответствует российской усиленной квалифицированной электронной подписи, выданной лицу, действующему на основании устава (т.е. руководителю организации).

На кого распространяется действие «Порядка»?

«Порядок» должен применяться не только государственными органами и учреждениям, но и:

• Предприятиями (включая компании с иностранными инвестициями, китайско-иностранные ООО, отечественные компании, государственные предприятия),
  
  
• Учреждениями и организациями,
  
  
• Общественными объединениями и иными юридически зарегистрированными в Китае лицам.

Это означает, что работающие в Китае предприятия с иностранными инвестициями подпадают под действие те же правовых требований, что и китайские компании.

Ключевые моменты «Порядка»

Равная юридическая сила

Действительная электронная печать имеет ту же юридическую силу, что и оттиск физической печати. Документы с квалифицированной электронной печатью имеют обязывающую силу, если только закон прямо не требует физического проставления печати.

Упрощенная процедура подачи заявок на получение электронных печатей

«Порядок» способствуют упрощению процедуры подачи заявок на получение электронных печатей для предприятий, сокращая бумажный документооборот и позволяя воспользоваться удобствами цифровых технологий.

Безопасное управление

Компании несут ответственность за безопасное использование своих электронных печатей, - то есть ответственность несёт тот, кто владеет, контролирует и использует печати.

Случаи неправомерного использования, подделки или утери должны надлежащим образом документироваться, должны приниматься соответствующие меры, и о таких случаях должны немедленно уведомляться компетентные органы.

Национальное взаимное признание

Электронные печати должны признаваться во всех провинциях и государственных учреждениях, обеспечивая интероперабельность между цифровыми платформами в масштабах всей страны.

Юридическая ответственность

Любая подделка, неправомерное или несанкционированное использование электронных печатей карается согласно законодательству Китая так же, как и неправомерное использование физических оттисков печатей.

Что это означает для компаний с иностранными инвестициями

Для компаний с иностранными инвестициями, совместных предприятий и представительств данный «Порядок» открывает возможности для более быстрой и соответствующей требованиям законодательства цифровой оперативной деятельности в Китае.

«Порядок» позволяет компаниям:

• Подписывать контракты и утверждать внутренние документы в электронном виде,
  
  
• Подавать отчётность или заявки онлайн с использованием защищенных электронных печатей,
  
  
• Снизить зависимость от бумажной документации,
  
  
• Обеспечить прослеживаемость и безопасность с помощью криптографической верификации.

Компании, однако, должны обеспечить следующее:

• Их электронная печать должна быть выдана авторизованным в Китае поставщиком услуг электронной сертификации;
  
  
• Должны быть чётко определены внутренние политики контроля, управления и авторизации печатей;
  
  
• Должны быть реализованы надлежащие процедуры архивирования и защиты данных.

Практические рекомендации для коммерческих организаций

• Оцените Вашу существующую систему управления печатями: Определите, где внедрение электронных печатей может оптимизировать рабочие процессы (подписание договоров, управление кадрами, работа с поставщиками
  
  
• Работайте с лицензированными поставщиками услуг сертификации: Только печати, выданные официально признанными сертификационными учреждениями имеют полную юридическую силу.
  
  
• Разработайте внутренние нормативные документы: Определите, кто имеет право использовать электронные печати, при каких условиях, и обеспечьте безопасное хранение и управление доступом.
  
  
• Интегрируйте электронные печати в Ваши ИТ-системы: Убедитесь, что Ваши системы управления документами и контентом и/или ERP-системы способны безопасно и надёжно проверять и хранить файлы, снабжённые электронными печатями.
  
  
• Планируйте обеспечение исполнения законодательно-нормативных требований в будущем: Учитывая, что со временем использование электронных печатей станет стандартом на государственных и коммерческих платформах, их раннее внедрение позволить смягчить возможные административные проблемы.

«Порядок управления электронными печатями» обеспечивает единую, юридически обязывающую правовую основу для использования электронных печатей по всему Китаю.

Электронные печати постепенно изменят подход компаний к контрактной работе, к подаче документов и получению одобрений как внутри компании, так и при взаимодействии с государственными органами.»

Источник: сайт Правительства КНР / сайт Sapience Pro
https://www.gov.cn/gongbao/2025/issue_12346/202510/content_7044732.html 
https://sapiencepro.com/blog/china-electronic-seal/ 

ИСО: Проекты стандартов по тематике коллективной работы человека и машины

О коллективной работе человека и машины (Human-Machine Teaming, HMT) говорят (см. https://www.researchgate.net/publication/381268606_Practical_guidance_for_human-machine_teaming_assurance_of_AI-enabled_systems ), что она

«… революционизирует взаимодействие и сотрудничество в таких областях, как оборона, здравоохранение и автономные системы, интегрируя процессы принятия решений на основе искусственного интеллекта, калибровки доверия и адаптивной коллективной работы.

Взаимодействие человека и машины - это адаптивное двунаправленное взаимодействие в группе между людьми и машинами, которое расширяет возможности человека для достижения лучших результатов при выполнении миссий, при обучении, при разработке политик организации, а также в плане тактики, методов и процедур (Tactics, Techniques, and Procedures, TTP). Порой, однако, архитектура систем может привести к неэффективной коллективной работе человека и машины, особенно ввиду того, что разработчикам часто приходится использовать способы взаимодействия с машинами, которые являются негибкими или ограниченными по сравнению с взаимодействием с людьми, выполняющими аналогичные функции.»

В настоящее время ИСО и МЭК уже открыли следующие проекты:

• Проект технического отчёта ISO/IEC AWI TR 42109 «Информационные технологии – Искусственный интеллект – Варианты использования коллективной работы человека и машины» (Information technology - Artificial intelligence - Use cases of human-machine teaming), см. https://www.iso.org/standard/88243.html и https://www.din.de/en/getting-involved/standards-committees/nia/projects/wdc-proj:din21:374636841 
  
  
• Проект стандарта ISO/IEC AWI 25589 «Информационные технологии - Искусственный интеллект – Концепция коллективной работы человека и машины» (Information technology – Artificial intelligence - Framework for human-machine teaming), https://www.iso.org/standard/90831.html и https://www.din.de/en/getting-involved/standards-committees/nia/projects/wdc-proj:din21:385979299 

В апреле 2025 года на очередной пленарной встрече технического подкомитета ИСО/МЭК JTC1/SC42 «Искусственный интеллект» была принята резолюция об открытии ещё одного нового проекта ISO/IEC PWI 25880 «Информационные технологии - Искусственный интеллект – Рекомендации по внедрению в организации концепции коллективной работы человека и машины» (Information technology - Artificial intelligence - Guidance for [the] organizational implementation of human-machine teaming [concept]), который был предложен немецким национальным органом по стандартизации DIN. Редактором проекта назначен Михаэль Вейландт (Michael Weilandt, Германия). Предполагается, что выполнять проект будет рабочая группа SC42/WG 4.

Область применения этого стандарта описана следующим образом:

«Настоящий стандарт может быть использован всеми заинтересованными сторонами, которые производят, планируют использовать или фактически используют приложения на основе ИИ.

Стандарт описывает исключительно требования организаций и инструкции по процедурам для реализации в организациях концепции коллективной работы человека и машины (HMT).»

Предполагается, что содержание стандарта будет следующим:

Предисловие
Введение
1. Область применения
2. Нормативные ссылки
3. Термины и определения
4. Коллективная работа человека и машины (Human-Machine Teaming, HMT)
5. Основы внедрения системы ИИ

5.1. Общие положения
5.2. Заинтересованные стороны
5.3. Стадии жизненного цикла системы ИИ
5.4. Доверие
5.5. Контроль со стороны человека

6. Формирование соответствующего доверия в HMT-взаимоотношениях 
7. Реализация концепции коллективной работы человека и машины в оперативной деятельности организации
8. Обучение персонала для внедрения HMT
9. Документация
Приложение A (справочное): Примеры инструкций по процедурам в HMT-взаимоотношениях 
Приложение B (справочное): Критерии закупки системы ИИ
Библиография

Источники: сайт ИСО / сайт национального органа по стандартизации Черногории (ISME)
https://isme.me/en/project/show/iso:proj:91833 

Продолжается работа над европейским стандартом prEN 18274 «Требования к компетенциям специалистов по этичному использованию ИИ»

Как сообщили сайты Европейского комитета по стандартизации CEN (от фр. Comité Européen de Normalisation) и Европейского комитета электротехнической стандартизации CENELEC (от фр. Comité Européen de Normalisation Électrotechnique), а также сайты органов по стандартизации стран Евросоюза, с 1 октября начато публичное обсуждение проекта нового европейского стандарта prEN 18274 «Требования к компетенциям специалистов по этичному использованию ИИ» (Competence requirements for professional AI ethicists) объёмом 26 страниц, см. https://standards.cencenelec.eu/dyn/www/f?p=CEN:110:0::::FSP_PROJECT,FSP_ORG_ID:78133,2916257&cs=1202C436710754208918990D8EDC54435 

Над стандартом работает технический комитет CEN/CLC/JTC 21 «Искусственный интеллект» (Artificial Intelligence).

Публичное обсуждение продлится до 29 ноября 2025 года. С текстом проекта можно ознакомиться на сайтах национальных органов по стандартизации стан Евросоюза, в т.ч. на эстонском сайте, см. https://komport.evs.ee/Default.aspx?s=standardCommenting&doc=19617 
 

Веб-страница публичного обсуждения на сайте эстонского органа по стандартизации

Во вводной части стандарта отмечается:

«В настоящем документе представлена систематизированная концептуальная структура компетенций специалистов по этике в области ИИ, категоризирующая эти компетенции на знания, навыки и личные качества, которые связаны с конкретными видами деятельности и задачами выполняющих данные роли лиц. 

В документе определены требования и рекомендации, необходимые для эффективного выполнения своих обязанностей специалистами по этике в области ИИ. 

Данные компетенции включают в себя глубокое понимание европейских ценностей и фундаментальных прав, что ещё больше расширяет знания, навыки и взгляды, необходимые для этой профессии.

Мой комментарий: Приведенный в разделе 7 список 17 желательных личных качеств впечатляет – по сравнению с ним бледнеют как «10 заповедей», так и «Кодекс строителя коммунизма» :) Такие люди вообще бывают?

Цель документа является способствование единому пониманию ключевых понятий и принципов, присущих роли специалиста по этике в области ИИ. Документ является примером четкого и единообразного подхода к неотъемлемым компонентам данной профессии.

Кроме того, в документе описывается, как роль специалиста по этике в области ИИ может быть беспроблемно интегрирована в деятельность широкого спектра организаций. К таким организациям относятся (но не ограничиваются ими) коммерческие предприятия, государственные органы и учреждения, и некоммерческие организации.»

Содержание документа следующее:

Европейское предисловие
Введение
1. Область применения
2. Нормативные ссылки
3. Термины и определения
4. Обзор
5. Компетенции в области стратегического управления, связанные с этичным использованием ИИ
6. Компетенции в области жизненного цикла систем ИИ
7. Личные качества специалистов
Приложение А (справочное): Взаимосвязь с другими стандартами.
Приложение В (справочное): Интеграция специалистов по этике ИИ в деятельность организаций
Библиография

Источники: сайт CEN / сайт эстонского органа по стандартизации
https://standards.cencenelec.eu/dyn/www/f?p=CEN:110:0::::FSP_PROJECT,FSP_ORG_ID:78133,2916257&cs=1202C436710754208918990D8EDC54435
https://komport.evs.ee/Default.aspx?s=standardCommenting&doc=19617 

Росстандарт: Опубликован стандарт ГОСТ Р 72297-2025 «Государственное управление. Качество данных официального статистического учета»

На сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии ( http://www.gost.ru/ ) в сентябрьском 2025 года разделе ( https://protect.gost.ru/default.aspx?control=6&month=9&year=2025 ) был выложен текст нового стандарта ГОСТ Р 72297-2025 «Государственное управление. Качество данных официального статистического учета» объёмом 28 страниц, вступающего в силу 01.01.2026 года, см. https://protect.gost.ru/document1.aspx?control=31&baseC=6&id=268395  .

Стандарт разработан Федеральной службой государственной статистики (Росстат), внесён Техническим комитетом по стандартизации ТК 012 «Методология стандартизации».

Во вводной части стандарта, в частности, отмечается:

«Настоящий стандарт устанавливает требования к обеспечению качества данных официального статистического учета и распространяется на деятельность субъектов официального статистического учета, осуществляющих сбор данных, формирование и распространение официальной статистической информации в соответствии с Федеральным законом от 29 ноября 2007 г. № 282-ФЗ «Об официальном статистическом учете и системе государственной статистики в Российской Федерации» и Федеральным планом статистических работ (утв. Распоряжением Правительства Российской Федерации от 6 мая 2008 г. № 671-р).

Настоящий стандарт применяется:

• при сборе, формировании и распространении официальной статистической информации;
  
  
• внедрении цифровых технологий сбора данных и формирования официальной статистической информации.

Настоящий стандарт распространяется:

• на первичные статистические данные, собранные в результате федеральных статистических наблюдений;
  
  
• административные данные, используемые при формировании официальной статистической информации;
  
  
• официальную статистическую информацию, сформированную в результате обработки первичных и административных данных с применением установленных методов и алгоритмов;
  
  
• метаданные, описывающие источники, методологию, классификаторы и другие характеристики данных.»

Содержание стандарта следующее:

Предисловие
Введение
1. Область применения
2. Термины, определения и сокращения
3. Принципы обеспечения качества данных официального статистического учета
4. Этапы статистического производства и требования к ним
5. Критерии и метрики качества
6. Процесс обеспечения качества данных официального статистического учета на этапах статистического производства.
7. Паспорт качества данных официального статистического учета
8. Политика пересмотра данных официального статистического учета
Приложение А (обязательное): Метрики качества данных официального статистического учета
Приложение Б (обязательное): Форма паспорта качества данных официального статистического учета
Приложение В (справочное): Пример заполнения паспорта качества данных статистического показателя

Источник: сайт Росстандарта
https://protect.gost.ru/document1.aspx?control=31&baseC=6&id=268395 

Китай: Опубликован «Порядок управления электронными печатями»

9 октября 2025 года сайт Госсовета КНР выложил извещение Канцелярии Госсовета № 33 (2025) о публикации «Порядка управления электронными печатями» (《电子印章管理办法》).

Мой комментарий: В Китае электронные (цифровые) печати широко используются в соответствии с Законом КНР об электронной подписи, который придаёт электронным печатям такую же юридическую силу, как и традиционным физическим печатям. Электронные печати в основном применяются в таких сферах, как государственные услуги, электронная коммерция, финансы и здравоохранение, что значительно повышает эффективность и удобство работы. Китайское правительство активно продвигает развитие и применение технологий электронных печатей, обеспечивая безопасность и надежность их использования и способствуя тем самым цифровой трансформации и интеллектуализации управления обществом.

Электронная печать - аналог традиционной печати или штампа организации. Она призвана подтверждать подлинность документа, исходящего от юридического лица (организации, ИП). Если понятие «электронная подпись» (电子签名) в основном относится к действиям физического лица, то электронная печать (电子印章) рассматривается как атрибут юридического лица (компании, государственного органа). Технически электронная печать также реализована на основе технологии электронной подписи, но визуально и функционально представляет собой цифровой аналог официальной печати организации.

Иными словами, китайская электронная печать является аналогом российской электронной подписи, выданной юридическому лицу или его руководителю, действующему на основании устава – но с поддержкой визуализации печати.
    
«Порядок управления электронными печатями» включает 8 глав и 38 статей. Содержание документа следующее:

1. Общие положения

2. Управление и поставщики услуг

3. Управление созданием, регистрацией и аннулированием

4. Управление использованием

5. Взаимное доверие и признание

6. Управление безопасностью

7. Ответственность за незаконную и противоправную деятельность

8. Вспомогательные положения

В главе 1 «Общие положения» говорится следующее:

Статья 1. Настоящий Порядок разработан в соответствии с Законами Китайской Народной Республики «Об электронной подписи» (《中华人民共和国电子签名法》), «О криптографии» (《中华人民共和国密码法》), «О кибербезопасности» (《中华人民共和国网络安全法》), «О безопасности данных» (《中华人民共和国数据安全法》), а также соответствующими законами и нормативными актами об управлении печатями в целях укрепления стандартизированного управления электронными печатями, содействия их широкому использованию и содействия цифровому развитию государства, экономики и общества.

Статья 2. В настоящем Порядке под электронными печатями (电子印章) понимаются данные в специальном формате, являющимся представлением печати на основе криптографических и связанных с ними цифровых технологий, которые используются для реализации надежных электронных подписей в электронных документах.

Электронная печать включает в себя данные изображения печати, наименование печати, информацию о владельце печати, сертификат ключа электронной подписи и соответствующие данные для создания электронной подписи.

Статья 3. Настоящий порядок применяется в отношении управления и использования электронных печатей, включая официальные печати административных органов, предприятий, учреждений, общественных организаций и других законно созданных организаций (далее совместно именуемых «подразделения (организации)»), внутренние печати организаций, печати коммерческих организаций с указанием их официального наименованиями, а также личные печати, используемые в деловой деятельности подразделения (организации).

Статья 4. Управление электронными печатями должно осуществляться в соответствии с принципами скоординированного развития, иерархического управления, стандартизированных правил и безопасной и контролируемой оперативной деятельности.

Статья 5. Электронные печати, соответствующие требованиям настоящего Порядка, имеют ту же юридическую силу, что и физические печати. За исключением случаев, когда законы и нормативные акты прямо указывают на их неприменимость, электронные документы, подписанные в электронном виде, имеют ту же юридическую силу, что и бумажные документы, скрепленные физическими печатями.

Источник: сайт Госсовета КНР
https://www.gov.cn/zhengce/zhengceku/202510/content_7043697.htm 

Экспертная панель «Электронные архивы с ЭП. Усовершенствованные форматы ЭП. Провайдеры услуг доверенного хранения информации с ЭП» на «PKI-Форуме Россия 2025»

На XXIII международной конференции по проблематике инфраструктуры открытых ключей и электронной подписи «PKI-Форум Россия 2025» 18 сентября 2025 года я приняла участие в работе экспертной панели (круглого стола) «Электронные архивы с электронной подписью (ЭП). Усовершенствованные форматы ЭП. Провайдеры услуг доверенного хранения информации с ЭП».

 

Полная видеозапись панели выложена по адресу:  https://vkvideo.ru/video-212085506_456239348?ref_domain=pki-forum.ru 

Ведущими экспертной панели были:

• Никитина Наталья Борисовна, советник Генерального директора по взаимодействию с государственными органами, СКБ Контур; и 
  
  
• Смирнов Павел Владимирович, к.т.н., директор по развитию, КриптоПро

В дискуссии принимали участие:

• Мелузов Антон Сергеевич, к.ф.-м.н., заместитель генерального директора, РТЛабс;
  
  
• Храмцовская Наталья Александровна, к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией, компания «ЭОС»;
  
  
• Сильченкова Анастасия Анатольевна, начальник отдела по документационному обеспечению и административным вопросам ООО «Газпром сеть АЗС», член Ассоциации специалистов в сфере управления документами.

В ходе обсуждения были затронуты следующие ключевые аспекты:

• Электронные архивы являются частью стратегической инфраструктуры. Это не просто хранилище, а комплексная система, обеспечивающая:
  
  
• ­    Целостность и неизменность документов и информации на всем протяжении жизненного цикла;
  
  
• ­    Оперативный доступ и возможность быстрой проверки подлинности документа и информации в любой момент;
  
  
• Эволюция форматов электронной подписи. Обсуждался переход от «базовых» форматов усиленной электронной подписи (УЭП) к усовершенствованным, в т.ч. с целью продлить период проверяемости УЭП. 
  
  По мнению экспертов, такие форматы, как «расширенные» / »архивные» варианты международных форматов CAdES, XAdES и PAdES (это форматы внешних УЭП для электронных объектов и встроенных УЭП для XML-файлов и PDF-файлов соответственно), не только обеспечивают более высокий уровень безопасности, но и содержат встроенные механизмы для продления срока проверяемости подписи за счет включения в структуру подписи дополнительных документов – квитанций о проверке подписей, штампов времени, «архивных» отметок и т.п. Однако у нас в стране порядок использования таких форматов на законодательном уровне до сих пор не урегулирован надлежащим образом, что может ограничить возможность их использования;
  
  
• Ещё одной темой обсуждения стала роль провайдеров услуг доверенного хранения. По мнению ряда участников дискуссии, в условиях быстрого устаревания криптографических алгоритмов именно специализированные, аккредитованные и/или сертифицированные доверенные сервисы способны обеспечить возможность перепроверки электронных подписей и сохранение их юридической значимости спустя 5, 10 и более лет. Это особенно важно для юридических, кадровых и бухгалтерских документов с длительными сроками хранения.

Технологии усовершенствованной электронной подписи, сервисы отметок времени, услуги доверенного хранения и корпоративные электронные архивы должны быть между собой тесно интегрированы, формируя доверенную цифровую среду для деловой и государственной деятельности.

Источник: сайт «VK Видео»
https://vkvideo.ru/video-212085506_456239348?ref_domain=pki-forum.ru

США: Чтобы обеспечить сохранность документов, Департамент внутренней безопасности теперь полагается на скриншоты, которые должны делать его сотрудники

Данная статья корреспондента газеты «Нью-Йорк Таймс» (New York Times) Минхо Кима (Minho Kim – на фото) была опубликована 6 ноября 2025 года на сайте газеты.

По мнению экспертов, новая политика ведомства, согласно которой было прекращено использование программного обеспечения для автоматического захвата текстовых сообщений, открывает широкие возможности как для умышленного, так и для непреднамеренного несоблюдения федеральных законов о документах.

Мой комментарий: Согласно законодательству США, вся информация, созданная или полученная федеральными органами исполнительной власти в рамках ведения ими своей деятельности, включая текстовые сообщения, считается федеральными документами и подлежит сохранению в течение установленных сроков.

Согласно данным на этой неделе в суде под присягой показаниям, Департамент (министерство) внутренней безопасности США (Department of Homeland Security, DHS) прекратил использование программного обеспечения, которое автоматически захватывало текстовые сообщения и тем самым сохраняло следы общения между государственными служащими.

Вместо этого с апреля 2025 года ведомство начало требовать от своих сотрудников, чтобы, в целях исполнения федеральных законов о документах, они вручную делали скриншоты своих сообщений - ссылаясь при этом на проблемы кибербезопасности, имеющиеся у программного обеспечения для автоматического сохранения текстовых сообщений.

Эксперты по вопросам управления государственными документами утверждают, что новая политика управления документами открывает широкие возможности как для преднамеренного, так и непреднамеренного несоблюдения как федеральных законов о документах, так и закона о свободе доступа к государственной информации органами той президентской администрации, которая уже продемонстрировала отсутствие интереса к исполнению законодательства о документах (см. https://www.nytimes.com/2025/08/22/us/politics/homeland-security-foia-text-messages.html ) и готовность его обходить ( https://www.nytimes.com/2025/02/10/us/politics/trump-musk-doge-foia-public-records.html ). По словам экспертов, такое развитие событий вызывает особую тревогу в связи с тем, что именно это министерство реализует агрессивную политику массовых депортаций президента Трампа – кампанию, по ходу которой высказывались многочисленные обвинения сотрудников правоохранительных органов в неправомерных действиях.

«Если Вы – должностное лицо или агент иммиграционной службы, и считаете, что общественность впоследствии может подвергнуть критике Ваши действия, или же что Ваши документы могут поспособствовать привлечению Вас к ответственности, - станете ли Вы прилагать все усилия для сохранения этих документов, которые могут раскрыть неправомерные действия?» - спрашивает выступающая за прозрачность деятельности правительства Лорен Харпер (Lauren Harper) из Фонде свободы прессы (Freedom of the Press Foundation).

Агенты Департамента внутренней безопасности во время операции по обеспечению соблюдения иммиграционного законодательства, проводившейся на Манхэттене в прошлом месяце. Фото: Victor J. Blue для «Нью-Йорк Таймс»

В состав Департамента внутренней безопасности входят такие ключевые иммиграционные агентства, как Иммиграционная и таможенная полиции США (U.S. Immigration and Customs Enforcement agency, ICE) и Таможенно-пограничная служба США (Customs and Border Protection, CBP). 

На запросы нашего издания о комментариях Департамент первоначально не ответил, однако после публикации данной статьи он в электронном письме сообщил, что приложение, использование которого было прекращено, «не является единственным способом сохранения текстовых данных», - но не объяснил, почему оно перешло на ручное документирование.

В присланном заявлении также говорится, что Департамент хранит и будет продолжать хранить данные об общении по телефону, включая текстовые сообщения, - тем самым повторив то, что представители ведомства сообщили в заявлении, представленном в суд 5 ноября 2025 года.

Тем не менее, эксперты выразили скептицизм по поводу того, что новая политика ручного исполнения требований отдельными должностными лицами может быть эффективной и что она была разработана добросовестно.

Согласно ведомственному руководству, которое было представлено суду, политика предполагает, что сотрудники Департамента сначала сделают скриншоты текстовых сообщений на своих рабочих телефонах, отправят их на свою рабочую электронную почту, затем загрузят на свои рабочие компьютеры, а потом запустят программу, которая распознает текст и сохранит его в форматах, доступных для поиска.

Согласно Закону США о федеральных документах (Federal Records Act), государственные органы исполнительной власти обязаны сохранять всю документацию, создаваемую должностными лицами и федеральными служащими при исполнении своих обязанностей. Они также обязаны предоставлять общественности доступ к федеральным документам в соответствии с Законом о свободе доступа к государственной информации (Freedom of Information Act, FOIA), если только они не подпадают под конкретные исключения.

О новой политике стало известно в ходе судебного разбирательства по иску, связанному с необычными ответами Департамента на запросы о предоставлении государственных документов, поданные некоммерческой организацией «Американский надзор» (American Oversight).

Департамент отклонил запрос на предоставление государственных документов, связанных с развертыванием Национальной гвардии в Лос-Анджелесе летом 2025 года  ( https://www.nytimes.com/2025/08/22/us/politics/homeland-security-foia-text-messages.html ) и с лагерем для задержанных мигрантов в Эверглейдс (Everglades), известным как «Алькатрас с аллигаторами» (Alligator Alcatraz). Департамент заявил, что с начала апреля 2025 года не сохраняет данные о текстовых сообщениях, пересылаемых высокопоставленными должностными лицами.

Однако в своих судебных заявлениях под присягой представители ведомства заявили, что такие ответы были даны «по ошибке». Они пояснили, что сотрудники отдела по связям с общественностью ошибочно пришли к выводу, что у ведомства нет возможности найти отвечающие запросу документы – не проведя при этом поиск по изготавливаемым вручную скриншотам. С 9 апреля изготовление скриншотов стало официальной практикой документирования текстовых сообщений в Департаменте.

В настоящее время ведомство ищет документы, запрошенные «Американским надзором». Однако, согласно исковому заявлению, ведомство не смогло уложиться в установленные сроки представления ответа на запрос Национальных Архивов США о соблюдении ведомством законодательства о документах. В качестве причины задержек ведомство сослалось на приостановку работы правительства.

Исполнительный директор «Американского надзора» Чиома Чукву (Chioma Chukwu), заявила, что соблюдение федерального законодательства о документах лучше всего могло бы быть достигнуто с помощью централизованной системы, обеспечивающей прозрачность её использования. «Всякий раз, когда Вы полагаетесь на людей, которые должны провести ручное архивирование информации, существует вероятность ошибок», - сказала г-жа Чукву.

Изменение политики Департамента в отношения сохранения информации в начале апреля 2025 года произошло после того, как в марте 2025 года должностные лица, занимающиеся вопросами обороны и национальной безопасности, оказались в центре громкого скандала, связанного с разглашением в мессенджере Signal конфиденциальной информации о планах авиаудара США по Йемену. Пользователи Signal имеют возможность настроить удаление сообщений по истечении заданного времени; о чат-группе стало известно после того, как в неё был случайно добавлен журналист.

Г-жа Чукву заявила, что расследования  (см. https://www.nytimes.com/2025/04/03/us/politics/signal-pete-hegseth-pentagon.html ) и судебные иски (см. https://americanoversight.org/judge-orders-additional-declarations-in-american-oversights-case-on-use-of-signal-by-top-trump-official/ ), последовавшие за скандалом вокруг мессенджера Signal, показали, что представители администрации часто использовали имеющуюся в мессенджере функцию автоматического удаления сообщений (что заведомо является нарушением федерального законодательства о документах – Н.Х.).

В мае 2025 года, - через месяц после того, как Департамент перешёл на практику ручного изготовления скриншотов, - агентство по кибербезопасности в составе Департамента внутренней безопасности публично предупредило о том, что приложение TeleMessage, обеспечивающее автоматический захват текстовых сообщений, может быть уязвимо для злонамеренного взлома (см. https://www.cisa.gov/news-events/bulletins/sb25-153 ).

Эксперты по федеральным требованиям к государственным документам, однако, заявили, что даже столь обоснованные опасения по поводу безопасности не освобождают администрацию от необходимости внедрения практик управления документами и/или нового программного обеспечения, обеспечивающих полное соблюдение требований законодательства.

«Независимо от мотивов своих действий, Департамент внутренней безопасности, вернувшись к политике ручного архивирования сообщений, связанных с осуществлениями государственными органами их деятельности, - увеличил риск невыполнения своих обязательств по сохранению важных федеральных документов», - заявил Джейсон Барон (Jason R. Baron), бывший директор по судебным разбирательствам Национальных Архивов США, имея в виду действия Департамента внутренней безопасности.

Лорен Харпер, в свою очередь, заявила, что изготовление скриншотов текстовых сообщений не является адекватным средством сохранения цепочек сообщений, которыми должностные лица обмениваются в рамках ведения официальной государственной деятельности, даже в том случае, если администрации удастся сохранить все соответствующие сообщения – поскольку закон требует сохранения «полной документа», включая ссылки и вложения. Новая политика «резко увеличивает вероятность того, что ведомство не соблюдает требования Закона о федеральных документах», — подчеркнула она.

Минхо Ким (Minho Kim)

Источник: сайт газеты «Нью-Йорк Таймс»
https://www.nytimes.com/2025/11/06/us/politics/homeland-security-foia.html 

Применения мобильного приложения федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг»

Правительство Российский Федерации постановлением от 19 сентября 2025 года №1443 утвердило согласованные с Федеральной службой безопасности:

• Перечень документов, содержащих сведения, содержащиеся в документах, удостоверяющих личность гражданина РФ, либо иных документах, выданных гражданам Российской Федерации государственными органами РФ, которые могут быть представлены с использованием мобильного приложения федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)»;
  
  
• Правила применения мобильного приложения федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)»;
  
  
• Правила ведения реестра, содержащего данные о юридических лицах и видах их деятельности, для осуществления которых используются сведения, содержащиеся в документах, удостоверяющих личность гражданина РФ, либо иных документах, выданных гражданам Российской Федерации государственными органами Российской Федерации, представленные с использованием мобильного приложения федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)»;

Постановлением определены шесть этапов с указанием сроков выполнения мероприятий, направленных на реализацию Указа Президента Российской Федерации от 18 сентября 2023 г. №695 «О представлении сведений, содержащихся в документах, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации, с использованием информационных технологий» (п.2).

Представление, получение, проверка и обработка с использованием мобильного приложения единого портала сведений, содержащихся в документах, осуществляются с учетом реализации ФСБ, Службой внешней разведки, Федеральной службой охраны, Министерством внутренних дел и Министерством обороны полномочий по обеспечению мер защиты кадрового состава, а также лиц, подлежащих государственной защите, государственной охране, и членов их семей (п.3).

Мой комментарий: С моей точки зрения, это один из самых важных пунктов постановления. Упоминание ФСБ, СВР, ФСО, МВД и Минобороны в контексте защиты их кадрового состава и подзащитных лиц означает, что:

• Для этих категорий граждан могут действовать особые режимы доступа к их данным;
  
  
• Система безопасности приложения и передачи данных должна быть максимально надёжной, чтобы исключить утечки информации, которые могут угрожать национальной безопасности и/или безопасности конкретных людей.

Министерству цифрового развития, связи и массовых коммуникаций по согласованию с Федеральной службой безопасности обеспечивать для целей реализации настоящего постановления доработку информационных систем, входящих в состав инфраструктуры, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг и исполнения государственных и муниципальных функций в электронной форме, в соответствии с этапами, определенными пунктом 2 настоящего постановления (п.4).

Мой комментарий: На Минцифры возлагается ключевая задача по доработке всей сопутствующей инфраструктуры. Это означает масштабные работы не только с самим приложением «Госуслуги», но и с системами межведомственного электронного взаимодействия с тем, чтобы все государственные органы и уполномоченные организации могли принимать и проверять электронные документы.

Министерству внутренних дел необходимо обеспечить согласование с Федеральной службой безопасности модели угроз и нарушителя информационной безопасности в подсистеме «Витрина данных ГИБДД» федеральной информационной системы Госавтоинспекции (п.5).

До 1 июля 2027 года гражданин РФ вправе подписать согласие, а также отзыв такого согласия простой электронной подписью, ключ которой получен физическим лицом в соответствии с «Правилами использования простой электронной подписи при оказании государственных и муниципальных услуг», утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 25 января 2013 г. №33. Указанные согласие и отзыв такого согласия, подписанные простой электронной подписью, признаются электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью такого гражданина.

Мой комментарий: Постановление является продолжением и конкретизацией указа Президента №695 от 2023 года. Его главная цель - легализовать использование мобильного приложения «Госуслуги» в качестве официального инструмента для предъявления ключевых документов, удостоверяющих личность, в электронном виде.

Пока в «Перечень документов, содержащих сведения, содержащиеся в документах, удостоверяющих личность гражданина РФ …» включён только «Паспорт гражданина Российской Федерации, удостоверяющий личность гражданина Российской Федерации на территории Российской Федерации». 

Это шаг к созданию полноценного «цифрового профиля», интегрированного в самый популярный государственный электронный сервис.

Какие потенциальные последствия это будет иметь:

• Для граждан: В перспективе можно будет не носить с собой физические документы для подтверждения личности или прав во множестве ситуаций (аренда автомобиля, получение услуг в банках, регистрация на мероприятия и т.д.);
  
  
• Контроль со стороны гражданина: Механизм согласия и его отзыва дает пользователю определенный контроль за тем, кто и когда получает доступ к его персональным данным;
  
  
• Большая ответственность для «Госуслуг»: На портал и приложение ложится колоссальная ответственность за сохранность и безопасность передачи самых чувствительных данных граждан. Любой сбой или утечка будут иметь крайне серьезные последствия. 

Успех всей этой работы будет зависеть от безупречной технической реализации, обеспечения высочайшего уровня кибербезопасности и доверия со стороны граждан. 

Но здесь возможна и «ложка дёгтя». Будет несовременно и даже глупо сохранять на портале Госуслуг, передавать ведомствам и/или демонстрировать в приложении графические образы документов вместо передачи структурированной информации, подписанной оператором площадки Госуслуг. 

Иными словами, хотелось бы, чтобы при проверке документов человек не картинку документа демонстрировал на своём смартфоне, а показывал полученный от Госуслуг QR-код (или что-то ещё в таком роде – возможно, предъявлял биометрию), при считывании которого проверяющий получал бы на своё устройство необходимые сведения в нужном ему объёме и формате.

Источник: Консультант Плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=514916

Китай: Проект «Правил работы архивов провинции Сычуань» представлен на первое чтение Постоянному комитету Собрания народных представителей провинции Сычуань

Данная заметка репортёра китайской газеты «Сычуань жибао» (四川日报) Лю Цзя (刘佳 ) была опубликована 28 сентября 2025 года на сайте газеты.

Мой комментарий: В июне 2025 года проект «Правил работы архивов провинции Сычуань» (《四川省档案条例（草案）》) был опубликован для публичного обсуждения. Его текст доступен по адресам https://baike.baidu.com/item/四川省档案条例/65766504 и
https://www.doc88.com/p-29990137402903.html ; а пояснительная записка к проекту (关于《四川省档案条例（草案征求意见稿）》的说明)   – по адресу https://www.doc88.com/p-89954012748945.html 

28 сентября 2025 года на 21-й сессии Постоянного комитета Собрания народных представителей провинции Сычуань (四川) 14-го созыва был представлен проект «Положения об архивах провинции Сычуань» (《四川省档案条例（草案）》). 

От имени правительства провинции проект представлял директор Архивного управления провинции Сычуань (四川省档案局) Чэнь Ньеньву (陈念芜). Он пояснил, что принятые в 1996 году «Меры по реализации Закона об архивах Китайской Народной Республики в провинции Сычуань»《四川省〈中华人民共和国档案法〉实施办法》претерпели ряд изменений и за время своего существования оказали мощную правовую поддержку развитию архивного сектора провинции. Однако по мере экономического и социального развития страны ответственные за архивное дело организации стали всё более диверсифицированными, что привело к созданию большого количества электронных документов, в том числе архивных. Институциональные реформы привели к разделению архивных бюро и архивов, а также к разделению государства и коммерческого сектора. Это существенно изменило внутренние и внешние условия для архивного дела, вследствие чего старый нормативный документ больше не отвечает текущим потребностям архивного сектора Сычуани. По этой причине пришло время и появилась необходимость отменить «Меры по реализации …» и разработать новое «Положения об архивах провинции Сычуань».

Проект «Положения об архивах провинции Сычуань» объясняются намерения законодательства, описаны сфера применения, вопрос партийного руководства, принципы архивного дела, а также вопрос о поощрениях и наградах. В документе также разъясняются конкретные обязанности местных органов власти, компетентных ведомств, общественных организаций и архивов в области архивного дела; и подчеркивает важность региональной координации для содействия скоординированному развитию архивного дела в Экономической сфере городов-побратимов Ченду-Чунцин.

Вопрос управления архивными документами привлек значительное внимание. Проект «Положения» дополнительно уточняет и стандартизирует управление архивными документами в таких областях, как архивирование, сбор, хранение, требования по обеспечению конфиденциальности, доверенные услуги и реагирование на чрезвычайные ситуации. Документ также включает конкретные положения по управлению архивными документами, связанными с крупными событиями и чрезвычайными ситуациями, крупными строительными проектами, а также специализированными архивами. Предусматриваются дополнительные правила для органов и организаций, занимающихся вопросами раскрытия государственной информации до наступления срока передачи документов на постоянное архивное хранение.

Проект «Положения» разъясняет порядок открытия, использования и публикации архивных документов. В документе подчеркивается, что архивы должны упрощать процедуры, быть эффективными и удобными, а также играть роль в жизни людей и консультировать по вопросам политики. Документ также включает положения об использовании архивных документов, относящихся к культурному наследию, материалов специальных архивов и архивов компартии, поощряя архивы и общественные организации к активизации развития архивных ресурсов.

Развитие информатизации архивов также является одним из ключевых вопросов, рассматриваемых в документе. Проект «Положения» предусматривает совершенствование систем, используемых для информатизации управления архивными документами, создание электронных архивов (служб), оцифровку архивных документов, архивирование электронных документов, приём-передачу электронных документов на архивное хранение, системы резервного копирования и разработку платформ совместного использования ресурсов. 

Кроме того, в проекте правил подчёркнута необходимость усиления поддержки архивной работы посредством технологических инноваций, архивно-пропагандистской работы и образования, развития талантов и вовлечения общественности. В проекте отмечается, что функции и порядок использование зданий местных государственных архивов не должны изменяться без разрешения, а также предусмотрены такие меры контроля и управления, как надзор и инспекции, выявление угроз и сотрудничество с правоохранительными органами.

Лю Цзя (刘佳 )

Сайт газеты «Сычуань жибао»
https://sichuan.scol.com.cn/ggxw/202509/83128978.html