С Новым 2026 годом!

Дорогие коллеги и друзья, в канун Нового года я хочу поздравить всех Вас - профессионалов, сохраняющим как юридически значимые документы и контент, так и документальное наследие организаций и общества, и обеспечивающих порядок в мире информации!

От всей души желаю Вам здоровья, счастья и тепла в домашнем кругу; успешных проектов и карьерного и профессионального роста на работе; и удачи во всех начинаниях!

Счастливого Нового года!

Первоначальный порядок электронных документов

Данный пост известного британского консультанта и педагога в области управления документами Джеймса Лепена (James Lappin - на фото) был опубликован 20 сентября 2025 года на его блоге «Thinking Records» (Думая о документах).

Один из основополагающих принципов архивной науки заключается в необходимости уважать исходный порядок документов. Если организация ретроспективно проведёт реструктуризацию массива документов таким образом, что исходный порядок будет скрыт или утерян, то возникнет риск создания ложной картины:

• того, как накапливался контент;
  
  
• того, как работали сотрудники;
  
  
• того, кто именно знал о том, что и когда происходило - в связи с работой, в результате которой возникли эти документы.

Одно из главных преимуществ электронных документов (в отличие от аналоговых) заключается в том, что их можно представлять и просматривать множеством различных способов и в разном порядке. Так сохраняется ли принцип уважения исходного порядка документов в цифровую эпоху? Будет ли цифровое хранилище поддерживать одну-единственную структуру, которая, как правило, лучше всего будет подходить для установления и отслеживания сроков хранения, выполнения действий по уничтожению/передаче и для принятия решений в рамках экспертизы ценности контента в хранилище? Мы можем использовать простой мысленный эксперимент, чтобы показать, что данный принцип действительно по-прежнему актуален.

Мысленный эксперимент, демонстрирующий исходный порядок в контексте электронных документов

Представьте, что Вы – специалист по управлению документами или информацией, просматривающий унаследованное цифровое хранилище (например, унаследованные общий диск (файлообменник), систему SharePoint или систему электронной почты). Вы можете переупорядочить материалы в этом хранилище неограниченным количеством способов, одним нажатием кнопки, несколькими строками кода или с помощью хорошо сконструированного запроса.

А теперь вернёмся немного назад во времени. Представьте себя на месте конечного пользователя, использующего общий диск, сайт SharePoint или учётную запись электронной почты в ходе своей деловой деятельности. У такого пользователя тоже имелась возможность переупорядочивания контента на этом конкретном общем диске, сайте SharePoint или в учётной записи электронной почты. Однако маловероятно, что этот пользователь смог бы переупорядочить контент во всём хранилище общих дисков, во всём хранилище сайтов SharePoint или во всём хранилище учётных записей электронной почты.

В корпоративных системах, таких как общие диски, системы SharePoint, почтовые системы и т.п., конечным пользователям предоставляется частичный доступ к системе. Они могут помещать данные в один или несколько «контейнеров» в системе, но не в остальные. Они могут получить доступ к одному или нескольким контейнерам в системе, но не к остальным.

Такое разделение доступа необходимо в любой многоцелевой системе, которую могут использовать все или большинство сотрудников организации для выполнения всех или большинства своих деловых операций. Это необходимо, поскольку в крупной организации со сложным разделением труда обычно не рекомендуется предоставлять отдельным сотрудникам возможность просматривать, редактировать и добавлять контент во все части системы.

Важность контейнеров в цифровых хранилищах

Порядок, который больше всего влияет на накопление контента в цифровой системе, — это порядок, определяющий, кто и куда может добавлять контент, а также порядок, устанавливающий права доступа к контенту по умолчанию. Поэтому, чтобы определить исходный порядок, нам необходимо найти группы, для которых в системе были установлены права доступа по умолчанию. Этот порядок также сильно влияет на поведение людей в системе. Люди с большой вероятностью могут изменить свой стиль общения и типы информации, которой они готовы поделиться, в зависимости от прав доступа к конкретному контейнеру, в который они размещают данные.

Контент в корпоративных цифровых системах, как правило, распределяется по контейнерам, в которые определенные лица, команды или рабочие группы могут добавлять контент:

• в локальном мире, до появления облачных решений, группы не могли использовать общие диски (файлообменники) до тех пор, пока кто-либо не предоставлял им папку верхнего уровня.
  
  
• группа не может работать в SharePoint, пока кто-то не предоставит ей сайт SharePoint.
  
  
• сотрудник не может работать в системе электронной почты, пока кто-то не предоставит ему учётную запись электронной почты, которую он мог бы использовать.

Каждый элемент в корпоративной многоцелевой цифровой системе должен иметь связанные с ним разрешения на доступ с момента его сохранения в системе. Следовательно, необходимо какой-то способ назначений разрешений на доступ по умолчанию доступа ко всему контенту. Контейнеры — это инструмент, с помощью которого применяются разрешения по умолчанию. Следовательно, каждый элемент должен находиться в каком-либо контейнере.

В системе SharePoint каждый документ располагается на сайте. В системе электронной почты каждое сообщение находится в учётной записи электронной почты. В локальных общих дисках каждый элемент находится в структуре, берущей начало от папки верхнего уровня. В Microsoft 365, решение Microsoft Teams использует SharePoint, OneDrive и Exchange в качестве хранилищ. Каждый документ, пост или сообщение, отправленное в канал или чат Teams, хранится либо на сайте SharePoint, либо на сайте OneDrive, либо в учётной записи электронной почты Exchange.

Это означает, что если у специалиста по управлению документами/информацией есть средства работы с контейнерами, то у него есть средства работы со всеми элементами в хранилище. Это делает контейнеры очень мощным способом управления контентом в активных цифровых хранилищах и инструментом масштабирования действий и решений, касающихся контента в устаревших цифровых хранилищах.

Идея этой публикации

Это второй из серии моих постов, в которых предпринимается попытка сформулировать интуитивные принципы управления документами для специалистов по данным. Идея этой публикации заключается в следующем:

• Корпоративные многоцелевые цифровые системы — это системы, которые могут использоваться всеми или большинством сотрудников для выполнения всех или большинства выполняемых ими задач. Примерами служат системы электронной почты, системы совместной работы, общие диски (файлообменники) и т. д.
  
  
• Контент в таких системах, как правило, разбивается по контейнерам, в каждый из которых может размещать контент определённое лицо, команда или рабочая группа. Каждый элемент, попадающий в хранилище, будет размещен в одном из этих контейнеров.

Предыдущая пост в этой серии - «Интуитивные соображения об управлении документами для специалистов по аналитике данных» (см. https://thinkingrecords.co.uk/2025/09/04/intuitions-about-records-management-for-data-scientists/  , а также перевод на русский язык по адресу: https://rusrim.blogspot.com/2025/10/blog-post.html - Н.Х.).
  
Джеймс Лепен (James Lappin)

Источник: блог «Thinking Records» (Думая о документах)
https://thinkingrecords.co.uk/2025/09/20/the-original-order-of-digital-records/ 

Китай: Метод работы «семь единиц» решает проблемы в городе Ичане провинции Хубей, ускоряя процесс приема документов на архивное хранение на 80%

Данная новость была опубликована 14 ноября в финансовом разделе сайта влиятельного китайского медийного концерна Sina (新浪网) – которая, в частности, владеет популярным микроблог-сервисом Weibo.

В городе Ичане (宜昌 – город с 7000-летней историей, с населением в 1,4 млн. человек – Н.Х.), провинция Хубэй (湖北), процесс приёма на архивное хранение документов строительных проектов, который прежде длился от одного до двух месяцев, теперь может быть завершён всего за три рабочих дня. Такие перемены стали возможными благодаря пилотной реформе, допустившей сегментированную передачу на архивное хранение документов строительных проектов в Ичане. Город эффективно решил проблемы длительных традиционных циклов приёма-передачи документов в архивы и ложащегося при этом на предприятия большого бремени, внедрив инновационный метод работы «Семь единиц» (七个一): «Один этап - одна проверка; приёмка в один клик; интегрированное сотрудничество; единая сеть связи; общий доступ к единому пулу данных; архивация в одной форме; и заполнение одной карты» (“一步一验、一键验收、一体协同、一网贯通、一池共享、一套归档、一图到底”). Это открыло новый путь к оптимизации деловой среды и повышению степени цифровизации управления городским хозяйством.

Мой комментарий: Что касается «архивации в одной форме» (一套归档), то речь идёт о системе архивирования документов, при которой только электронная версия документа признается официальной и подлежит долгосрочному хранению. Бумажная версия либо не создается изначально, либо уничтожается после проверки соответствия оригиналу электронного отсканированного образа документа.

Ичан отказался от старой модели централизованной приёмки документов завершенных проектов на архивное хранение. В зависимости от степени выполнения строительных работ, проекты строительства зданий и коммунальных инженерных сетей научным образом разделены на несколько «узлов приёма-передачи документов», реализуя подход «один этап - одна проверка». Этот шаг выводит на передний план и унифицирует процесс проверка качества упорядочения и описания архивных документов, при этом вместо одной «окончательной проверки» проводятся «поэтапные проверки», что значительно сокращает временной цикл централизованного упорядочения и приёмки на архивное хранение документов на более поздних этапах.

Главным особенностью этой реформы является новаторское внедрение метода приёмки «сначала электронная версия, потом бумажная» (先电子、后纸质). После утверждения электронных документов пилотных проектов система может одним щелчком мыши сформировать акт приёмки на архивное хранение, сокращая время принятия решения с 1-2 месяцев до 3-5 рабочих дней, тем самым экономя предприятиям в среднем более 25 рабочих дней. По оценкам, это может сэкономить около 80% затрат на архивирование, помогая проектам быстрее запускаться в эксплуатацию и давать результаты.

Реформа делает акцент на повышении эффективности совместной работы. Город Ичан интегрировал ресурсы своих департаментов, используя, например, такие технологии, как аэрофотосъёмка, для отслеживания хода проектов. Используя цифровую облачную платформу для жилищного и гражданского строительства, городские власти продвигают прохождение этапов приёма объектов в режиме реального времени, напоминая строительным подразделениям о необходимости одновременной загрузки документов и направляя их соответствующие действия. Это позволило сформировать межведомственный, точный механизм контроля всех этапов процесса на ключевых этапах, эффективно решая имеющиеся проблемы надзора и контроля, вызванные разрозненностью проектов и нехваткой персонала.

Используя коды проектов и единый городской идентификационный код, город Ичан интегрировал несколько деловых информационных систем, охватывающих весь жизненный цикл проекта, обеспечив бесперебойную онлайн-передачу и совместное использование электронных документов, таких как документы об утверждении / согласовании проектов, чертежи и результаты проверки качества строительства. Это позволило создать новую экосистему управления для делового взаимодействия и интеграции данных, укрепив «цифровой фундамент» города.

Сформировав электронный пул ресурсов документации строительных проектов, город Ичан централизовал управление разбросанными по различным системам электронными данными, такими как документы о согласовании, проектные чертежи и протоколы испытаний и проверок. Предприятия теперь могут легко выбирать необходимые им документы из «пула ресурсов» для архивирования, не представляя их повторно, что значительно сокращает трудозатраты и материальные затраты на многократную печать, сканирование и загрузку документов.

Активное внедрение модели «архивации в одной форме», характеризующейся передачей на архивное хранение электронных документов, — еще один важный шаг Ичана в будущее. Функциональные возможности платформы по обеспечению и проверке четырёх ключевых свойств архивных документов (四性检测技术 – речь идёт о таких качествах, как целостность, аутентичность, надёжность и пригодность к использованию – Н.Х.) у электронных документов обеспечивают качество архивирования и закладывают основу для реализации цифрового управления электронными архивными документами на протяжении всего процесса.

С помощью единого идентификационного кода традиционные данные архивов городского строительства были успешно связаны с пространственными элементами на платформе «Информационное моделирование города» (City Information Modeling, CIM), формируя визуально проверяемую «единую карту» архивов городского строительства. Это не только вдыхает новую жизнь в архивные документы, способствуя более эффективному управлению городом, но и позволяет накапливать ценные «исторические документы» для создания «цифрового двойника» города.

Пилотная реформа города Ичана по сегментированному приему на архивное хранение документов строительных проектов, как сообщается, достигла значительных результатов и была успешно внедрена в ходе ряда проектов, получив высокую оценку участников рынка. Эта реформа на основе метода «семи единиц» не только повысила эффективность управления архивными документами, но и, благодаря глубокой цифровизации и возможностям для совместной работы, создала ценную «модель города Ичана», используемую для реформы, предусматривающей «оптимизацию администрирования, делегирование полномочий и повышение качества услуг», а также для оптимизации деловой среды в секторе гражданского строительства. 

Источник: Сайт концерна Sina
https://finance.sina.cn/2025-11-14/detail-infxkhuy2962568.d.html 

Коллективная работа человека и машины

В рамках технического подкомитета ИСО/МЭК JTC1/SC42 «Искусственный интеллект» идёт работа над стандартами по тематике коллективной работы человека и машины (Human–Machine Teaming, HMT).

Данный пост эксперта в области управления электронными документами, эксперта ИСО от США Энди Поттера (Andy Potter - на фото) был опубликован 27 октября 2025 года в социальной сети Substack

(Размышления по итогам октябрьской 2025 года пленарной встречи подкомитета SC42 в Сиднее, Австралия)

Я не смог лично присутствовать на октябрьской 2025 года пленарной встрече в Сиднее, Австралия, которую проводил подкомитет SC42 «Искусственный интеллект» (Artificial intelligence), входящий в состав Объединенного технического комитета JTC1 «Информационные технологии» Международной организации по стандартизации (ИСО) и Международной электротехнической комиссии (МЭК) - но на итоги этой встречи невозможно было не обратить внимание. 

Обсуждения, начинавшиеся как абстрактные дискуссии о взаимодействии людей и интеллектуальных систем, теперь обрели официальную форму в виде проекта стандарта ISO/IEC 25589 «Информационные технологии - Искусственный интеллект – Концепция коллективной работы человека и машины» (Information technology - Artificial intelligence - Framework for human-machine teaming, см. https://www.iso.org/standard/90831.html , а также мой пост http://rusrim.blogspot.com/2025/10/isoiec-awi-25589.html - Н.Х.).

Этот проект воспринимается как поворотный момент. Он показывает, что подкомитет SC42 начинает рассматривать участие человека как неотъемлемый аспект технической архитектуры ИИ, а не как задачу, решаемую «задним числом».

Проект «встаёт на ноги»

Сейчас стандарт ISO/IEC 25589, работа над которым идёт в рамках рабочей группы WG4 «Варианты использования и приложения ИИ», продвигается к стадии «проекта комитета» (Committee Draft), на которую он должен выйти в 2026 году. Координатор проекта Нобу Хосокава (Nobu Hosokawa) и редактор Чэн Ючан (Yuchang Cheng) направляют работу над рядом взаимосвязанных проектов, которые вместе определяют, как должна выглядеть кооперация человека и машины на практике.

Помимо ISO/IEC 25589, существует ещё несколько тесно взаимосвязанных проектов:

• Проект стандарта ISO/IEC 42109 «Информационные технологии – Искусственный интеллект – Варианты использования коллективной работы человека и машины» (Information technology - Artificial intelligence - Use cases of human-machine teaming, см. https://www.iso.org/standard/88243.html );
  
  
• Проект третьей редакции технического отчёта ISO/IEC TR 24030 «Информационные технологии – Искусственный интеллект (ИИ) – Варианты применения» (Information technology - Artificial intelligence (AI) - Use cases, см. https://www.iso.org/standard/91832.html ), в котором расширяется каталог вариантов использования ИИ,
  
  
• Проект стандарта ISO/IEC PWI 25880 «Рекомендации по внедрению в организации коллективной работы человека и машины» (Guidance for the organizational implementation of human-machine teaming), содержащего рекомендации для организаций по внедрению коллективной работы человека и машины; и 
  
  
• Новый проект стандарта ISO/IEC «Информационные технологии - Искусственный интеллект - Моделирование и анализ социотехнических систем для приложений искусственного интеллекта» (Information technology - Artificial intelligence - Socio-technical system modelling and analysis for artificial intelligence applications).

Каждый этакой проект является частью более общего целого. Варианты использования обеспечивают опору на реальный практический опыт, социотехническая модель отражает взаимодействия на системном уровне, а руководство по внедрению связывает концептуальные рамки с повседневной оперативной деятельностью.

Социотехническое мышление оказывается в центр внимания

Социотехнический проект наиболее ярко отражает эволюцию взглядов подкомитета SC42 на искусственный интеллект. В нём признаётся, что интеллектуальные системы функционируют внутри организаций, рабочих процессов и в социальных контекстах. Если стандарт ISO/IEC 25589 определяет общие рамки кооперации человека и машины, то социотехнический стандарт описывает структурированный способ анализа того, как люди и системы ИИ влияют друг на друга с течением времени.

Это партнёрство отражает более широкий сдвиг в подкомитете в сторону понимания ИИ как «живой» системы, которая должна согласовываться с человеческим суждением, институциональной ответственностью и коллективными ценностями.

От систем к взаимоотношениям

Я в течение несколько лет следил за деятельностью подкомитета SC42, и возникает такое ощущение, что настал момент, когда меняется характер обсуждений. Работа выходит за рамки технической производительности, стремясь к охвату таких вопросов, как понимание взаимосвязей между агентской деятельностью и подотчётностью. Интерес к аспекту коллективной работы человека и машины отражает этот сдвиг.

Речь идёт о чётком определении ролей, о доверии к процессу и совместной ответственности за результаты. Всё это уже не абстрактные идеи; эти аспекты становятся измеримыми характеристиками в рамках формального стандарта, определяя, каким образом будут формироваться команды с участием систем ИИ, и как будет осуществляться стратегическое и оперативное управление ими.

Признание и координация

Коллективная работа человека и машины также было признана одной из «сквозных» тем подкомитета, наряду с агентным ИИ и генеративным ИИ. Такое признание способствует координации между рабочими группами подкомитета и поддерживает внимание к данной теме на стратегическом уровне.

Рабочая группа WG4 продолжит проводить регулярные заседания до 2026 года, а публикация стандарта ISO/IEC 25589 ожидается ближе к концу десятилетия. К данной рамочной концепции стандарту присоединятся сопутствующие стандарты по внедрению и социотехническому моделированию, формируя согласованную структуру, связывающую воедино концепцию, методологию и практику.

Заглядывая в будущее

Для меня значимость этой работы заключается в том, как она переосмысливает представление о «заслуживающем доверия ИИ». Подкомитет SC42 начинает регламентировать не только технические меры безопасности и средства контроля над рисками, но и саму актуальную динамику коллективной работы людей и интеллектуальных систем.

Проект стандарта ISO/IEC 25589 – это то место, где эти идеи начинают воплощаться в жизнь. Это точка, где встречаются стратегическое управление и командная работа, где должны сосуществовать надзор и автономия. Такая концептуальные структура может быть представлена в виде технического документа, однако её фундаментальная цель – гуманитарная.

Эндрю Поттер (Andrew Potter)

Источник: сайт Substack
https://metaarchivist.substack.com/p/teamwork-with-the-machine 

Правила формирования и ведения реестра аттестатов о присвоении ученых званий и сведений о присвоенных ученых званиях

Правительство Российской Федерации постановлением от 22 ноября 2025 года №1864 утвердило «Правила формирования и ведения реестра аттестатов о присвоении ученых званий и сведений о присвоенных ученых званиях».

Министерству науки и высшего образования РФ (Минобрнауки) до 1 марта 2027 года. поручено обеспечить внесение в реестр сведений о выданных до 1 марта 2026 года. аттестатах о присвоении ученых званий и сведений о присвоенных до 1 марта 2026 года. ученых званиях, содержащихся в федеральной информационной системе государственной научной аттестации, предусмотренной статьей 6.4 федерального закона «О науке и государственной научно-технической политике».

Постановление вступит в силу с 1 марта 2026 года.

Формирование и ведение реестра осуществляются Минобрнауки в федеральной информационной системе государственной научной аттестации, предусмотренной статьей 6.4 федерального закона «О науке и государственной научно-технической политике» (п.2).

Минобрнауки обеспечивает внесение в реестр записи о выданном аттестате о присвоении ученого звания и о присвоенном ученом звании (реестровая запись) при принятии Министерством решения о присвоении ученого звания (п.2).

При выявлении дублирования записи или при наличии записи, по которой отсутствует решение Министерства или решение, предусмотренное пунктом 16 или пунктом 17 настоящих Правил, такая запись подлежит исключению из реестра в течение 5 рабочих дней со дня ее выявления (п.5).

Уникальный номер реестровой записи присваивается в автоматическом режиме в соответствии с пунктами 22 и 23 приложения №2 к «Правилам ведения федеральной государственной информационной системы «Федеральный реестр государственных и муниципальных услуг (функций)», утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 24 октября 2011 г. №861 «О федеральных государственных информационных системах, обеспечивающих предоставление в электронной форме государственных и муниципальных услуг (осуществление функций)» (п.9).

Реестровой записи в реестре присваивается один из следующих статусов (п.10):

• «действующая» - со дня внесения в реестр сведений о присвоении либо восстановлении ученого звания;
  
  
• «аннулирована» - со дня внесения в реестр сведений о лишении ученого звания.

Внесение изменений в сведения, содержащиеся в реестровой записи, осуществляется Минобрнауки в следующих случаях (п.12):

• Принятие решения о лишении ученого звания;
  
  
• Принятие решения о восстановлении ученого звания;
  
  
• Изменение персональных данных (фамилии, имени или отчества (при наличии) обладателя ученого звания;
  
  
• Наличие технической ошибки в реестровой записи.

Внесение изменений в реестровую запись осуществляется путем дополнения содержащихся в ней сведений (с сохранением уникального номера записи и ранее внесенных в нее сведений, за исключением случаев, предусмотренных пунктом 4 и подпунктом «г» пункта 12 настоящих Правил) (п.18).

После внесения в реестр реестровой записи организации, на основании представления которой Министерством принято решение о присвоении ученого звания, предоставляется выписка из реестра (выписка) в форме электронного документа, содержащего двухмерный штриховой код (QR-код) и подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью Министерства, в том числе посредством федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)» (единый портал) (п.19).

Доступ к сведениям, содержащимся в реестровой записи, может предоставляться посредством личного кабинета обладателя ученого звания на едином портале при условии размещения указанных сведений в федеральной государственной информационной системе «Единая система идентификации и аутентификации …» с согласия обладателя ученого звания, выраженного с использованием указанной федеральной государственной информационной системы.

Организация, на основании представления которой Министерством принято решение о присвоении ученого звания, или обладатель ученого звания также вправе получить выписку по заявлению, поданному в Министерство, в том числе посредством единого портала.

Форма выписки, технические требования к выписке, а также порядок оформления и выдачи выписки утверждаются Министерством (п.20).

Доступ к сведениям обеспечивается пользователям ФГИС научной аттестации, на официальном сайте Высшей аттестационной комиссии при Министерстве науки и высшего образования РФ в сети «Интернет» (п.22). Доступ к указанным сведениям и адресу страницы реестра в сети «Интернет» с размещенной на ней реестровой записью обеспечивается в том числе посредством двухмерного штрихового кода (QR-кода), нанесенного на выписку.

Мой комментарий: 

Цели создания реестра:

• Повышение достоверности и актуальности данных. Централизованный учет и автоматическое присвоение номеров (п. 9) минимизируют риски ошибок и фальсификаций;
  
  
• Борьба с дублированием и нелегитимными записями: Пункт 5 предписывает исключать из реестра дублирующие записи и те, которые не подтверждены официальным решением Минобрнауки. Это важный механизм «очистки» реестра от «грязных данных»;
  
  
• Обеспечение публичного доступа к информации: Пункт 22 гарантирует, что сведения из реестра будут открыты для пользователей через официальные сайты.

Потенциальные проблемы при реализации:

• Качество «переноса» исторических данных. Успех всей системы во многом зависит от того, насколько аккуратно и полно будут перенесены данные за предыдущие годы. И как будут исправляться ошибки и нестыковки;
  
  
• Защита персональных данных. Несмотря на упоминание о согласии через ЕСИА (см.п.19), стоит задача обеспечения защиты от несанкционированного доступа к персональным данным ученых;
  
  
• Реализация на практике. Эффективность борьбы с дублированием и нелегитимными записями будет зависеть от качества алгоритмов и человеческого контроля со стороны Минобрнауки.

Источник: Консультант Плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=519593

На счётчике лет 45 в квадрате, и отсчёт продолжается – На какие аспекты ИИ гик-математик обратил внимание участников конференции RIMPA Live 2025

Данный пост эксперта в области управления электронными документами, эксперта ИСО от США Энди Поттера (Andy Potter - на фото) был опубликован 29 октября 2025 года в социальной сети Substack

Мой комментарий: Речь идёт о ежегодном конгрессе RIMPA Live, проводимом Ассоциацией специалистов Австралазии по управлению документами и информацией (Records and Information Management Professionals Australasia, RIMPA, http://rimpa.com.au/ ). Конгресс 2025 года проходил в Мельбурне с 28 по 30 октября, см.: https://www.rimpa.com.au/events/rimpa-live-2025.html 

Репортаж из Мельбурна

В зале стоит та особая утренняя атмосфера конференции, поровну насыщенная кофеином и любопытством. Сцену обрамляют баннеры компании-спонсора Iron Mountain, отмечающие сорокалетие ассоциации RIMPA, и зал ощущается словно мост между двумя эпохами: эпохой хранителей бумажного прошлого и эпохой кураторов цифрового будущего.

 

Признаюсь, я пришёл на данный доклад, не имея ни малейшего представления о том, что меня ждёт. Мне прежде не доводилось слышать Адама Спенсера (Adam Spencer), и его имя ничего мне не говорило вне рамок того, что было узнать из печатной программы. Однако буквально через несколько минут он полностью покорил аудиторию - и меня тоже. Математик по образованию, он когда-то стремился получить в университете Сиднея степень доктора философии по чистой математике, прежде чем переключиться на работу на радио, телевидении и в комедийном жанре. Его пленарный доклад являлся редко встречающимся сочетанием интеллектуальной точности и чувства юмора, и вся мощь натренированного на доказывание ума была теперь нацелена на хаос искусственного интеллекта.

45 в квадрате = 2025

Адам начал, вполне ожидаемо, с числового трюка. «2025 равно 45 в квадрате», - объявил он так радостно, словно открыл тайну космического масштаба. Это маленькое совпадение, по его словам, является достаточным поводом для того, чтобы отметить текущий год – как, так сказать, «квадрат будущего». Эта шутка задала тон: весь доклад был построен на любопытстве и распознавании закономерностей, свойственных как человеку, так и искусственным объектам.

С этого момента Спенсер сделал головокружительный вираж, пройдя от попискивания модема в 1980-х годах до «шёпота» ИИ-модели GPT-4. Он продемонстрировал старый видеоролик британской BBC, в котором некто впервые отправляет электронное письмо - процесс, включающий возню с кабелями, разъёмами, и шесть минут ожидания. «Когда-то всё это, - сказал он, - было самой передовой технологией».

Теперь, конечно же, мы все носим в своих карманах суперкомпьютеры – это те самые устройства, которые мы используем для просмотра ленты новостей в перерывах между докладами.

GPT-революция 

Пленарный доклад Спенсера не был «технической» лекцией. Он рассказал историю о масштабах - о том, как генеративные модели практически моментально превратились из салонного фокуса в инфраструктуру планетарного масштаба. Он продемонстрировал аудитории свою любимую «галлюцинацию ИИ» - комично переусложнённый ответ, данный ИИ на классическую головоломку с пятилитровым и двухлитровым кувшинами, - а затем показал слайд, уже ставший легендой в кругах специалистов ИИ: как модель GPT-4 обгоняет GPT-3 в стандартизированных тестах. «Сегодня, - сказал он, - наступил тот самый день, когда всё изменилось».

Мой комментарий: В Интернете ходит ряд мемов, демонстрирующих различие между моделями GPT-4 и GPT-3 (а сейчас появилась и ещё более мощная модель GPT-5). Ниже  я решила привести для читателей наиболее симпатичный из них.

Адам Спенсер описал движение к универсальному искусственному интеллекту (Artificial General Intelligence) - к системам, которые к 2030 году смогут превзойти большинство людей при выполнении большинства задач; и к гипотетическому Сверхинтеллекту, который к 2040 году может обогнать всех нас. Его настрой был не алармистским, не нагнетающим тревогу, а, скорее прагматичным - этот поезд мчится быстро, и нам лучше стоит научиться вести его, прежде чем он начнёт вести нас.

Галлюцинации ИИ

Настоящая магия доклада заключалась в том, как Спенсер проиллюстрировал восприятие людьми сложного поведения ИИ. Он показал, как модель NotebookLM может превратить 400-страничный PDF-файл в девятиминутный подкаст. Затем он запустил полностью синтетическую телевизионную рекламу, транслировавшуюся в США во время финальных матчей баскетбольной лиги НБА, при создании которой не использовались ни актёры, ни камеры, а одни только алгоритмы. Он также продемонстрировал «скачок поколений» в генерировании изображений и видеоматериалов, от раннего ролика «Уилл Смит ест спагетти» (Will Smith eating spaghetti – желающие могут увидеть его здесь: https://en.wikipedia.org/wiki/Will_Smith_Eating_Spaghetti_test - Н.Х.) с его многочисленными дефектами, и до современных высокотехнологических фальшивок, которые практически неотличимы от реальности.

Каждая демонстрация вызывала что-то среднее между благоговением и тревогой. Публика смеялась, - а затем замолкала.

Уроки для информационных профессий

Где-то между шутками о спонсорстве компании Iron Maiden и забавными математическими трюками Спенсер произнес фразу, которая зацепила меня больше всего: «Специалисты по управлению информацией находятся в самом центре этой революции. Вы управляете питающими ИИ данными, контролируете результаты ИИ и защищаете доверие».

Спенсер не вёл абстрактных разговоров, скажем, о метаданных. Он имел в виду реальную работу - классификацию, хранение в течение установленных сроков, целостность - негламурную основу памяти организаций. Такие инструменты, как Iron Mountain Insight и Microsoft Syntex, уже способны классифицировать и размечать тегами данные с машинной скоростью, но стоящее за ними человеческое суждение по-прежнему имеет важное значение. «Попробуйте нанять цифрового помощника, который уже имеет двухлетний опыт работы в этой сфере», - съязвил он.

Его предостережения были столь же ясными и резкими. Энергопотребление центров обработки данных в настоящее время уже превышает энергопотребление целых австралийских штатов. Предвзятость проникает в каждый набор данных, а чрезмерная зависимость от ИИ может притупить интеллект людей: так, одно исследование, проведенное в Массачусетском технологическом институте, показало, что студенты, активно использующие модели GPT, демонстрируют меньшую мозговую активность и более слабое запоминание (правда, всерьёз доверять подобным псевдо-исследованиям, на мой взгляд, могут лишь очень далёкие от серьёзной науки люди :) – Н.Х.).

«Может так получиться, что мы отдадим обучение на аутсорсинг, — предупредил Спенсер, — «ещё до того, как закончим урок».

Использовать ИИ для расширения возможностей человека, а не для его вытеснения

Главная мысль, которую Спенсер стремился донести до своих слушателей - и для представителей сферы управления документами - была проста: используйте ИИ для расширения возможностей, а не для замены человека. Создавайте системы, которые помогут Вам лучше делать то, в чём Вы уже хороши, а не лениться при освоении того, что Вам следует знать.

Он говорил о риске в «период ученичества» - в тот период, когда молодые специалисты учатся через повторение и преодолевая скуку, а не идя короткими путями. Исключите этот этап, сказал Адам, и вы потеряете экспертов завтрашнего дня.

Затем он с усмешкой добавил: «Если вы используете ChatGPT для заполнения имеющихся у Вас пробелов, будьте осторожны. Это всё равно что отправить кого-то другого в спортзал вместо себя».

Математика доверия

К концу лекции бальный зал, в котором она проходила, стал казаться светлее, умнее, более человечным. Гениальность Спенсера проявилась в том, что он сделал тему ИИ продолжением того же любопытства, которое когда-то побуждало его гоняться за простыми числами в бесконечном множестве целых чисел. Вопрос, который он оставил висеть в воздухе, заключался не в том, могут ли машины мыслить, а в том, захотим ли мы сами продолжать мыслить.

Когда я уже выходил из зала, один из находившихся рядом коллег высказал вслух то, о чём я и сам подумал: «Это был первый пленарный доклад за много лет, который заставил меня захотеть открыть электронную таблицу».

Если всё это не свидетельство смены парадигмы, то я даже и не знаю, как это иначе оценить.

Эндрю Поттер (Andrew Potter)

Источник: сайт Substack
https://metaarchivist.substack.com/p/45-and-counting 

Доклад Н.А. Мошковой на ежегодной клиентской конференции компании ЭОС «Осенний документооборот»

31 октября 2025 на проводимой компанией «Электронные офисные системы» (ЭОС) ежегодной клиентской конференции «Осенний документооборот – 2025: Вызовы и возможности управления документами в цифровой среде» с докладом «ЭОС и стандартизация работы с электронными документами в России» выступила Наталья Александровна Мошкова (на фото), ответственный секретарь подкомитета ПК6 «Жизненный цикл электронного документооборота» технического комитета по стандартизации ТК 459 «Информационная поддержка жизненного цикла изделий», ведущий эксперт по проектной деятельности компании «ЭОС».

Н.А.Мошкова поделилась итогами усилий компании ЭОС и поддерживаемого ею подкомитета ТК 459/ ПК6 в сфере стандартизации. «Мы - единственный разработчик систем электронного документооборота и архивного хранения, на базе которого функционирует подкомитет Росстандарта – ТК 459/ ПК6. С 2008 года подкомитет осуществляет разработку требований к электронным документам и информационным системам, обеспечивающих их обработку на всех этапах жизненного цикла электронного документооборота. Это позволяет нам учитывать отечественный и мировой опыт при создании продуктов», – напомнила она.

Видеозапись выступления Н.А.Мошковой доступна по адресу https://rutube.ru/video/7a978d3b4d057335f4c95e17ffc34b98/ .

Презентация к докладу доступна по адресу https://disk.yandex.ru/i/RBNw_UBUTG0JJQ 

Полная запись конференции доступна по адресу: https://rutube.ru/video/1a4686e4115e872241ce4114b4a23410/

Источник: RuTube / Yandex Disk
https://rutube.ru/video/7a978d3b4d057335f4c95e17ffc34b98/
https://disk.yandex.ru/i/RBNw_UBUTG0JJQ 
https://rutube.ru/video/1a4686e4115e872241ce4114b4a23410/

ИСО и МЭК: Завершается работа над стандартом ISO/IEC DIS 24970 «Искусственный интеллект – Протоколирование в системах ИИ»

Согласно информации на сайте Международной организации по стандартизации (ИСО), выходит на завершающий этап работа над новым стандартом ISO/IEC DIS 24970 «Искусственный интеллект – Протоколирование в системах ИИ» (Artificial intelligence - AI system logging) объёмом 20 страниц основного текста, см. https://www.iso.org/standard/88723.html и https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:88723:en .

Над стандартом работает подкомитет SC42 «Искусственный интеллект» (Artificial intelligence), входящий в состав Объединенного технического комитета JTC1 «Информационные технологии» Международной организации по стандартизации (ИСО) и Международной электротехнической комиссии (МЭК).
  

Во вводной части стандарта отмечается:

«В настоящем документе описаны типичные возможности, требования и поддерживающая их информационная модель для протоколирования событий в системах искусственного интеллекта. 

Данный документ предназначен для использования совместно с системой менеджмента риска.»

Содержание стандарта следующее:

Предисловие
Введение
1. Область применения
2. Нормативные ссылки
3. Термины и определения
4. Сокращения
5. Ведение и использование журналов аудита
6. Проектирование системы протоколирования
7. Триггеры для протоколирования
8. Фиксируемая информация
9. Хранение журналов аудита и доступ к ним
Приложение A (справочное): Информационная модель
Библиография

Источник: сайт ИСО / сайт BSI
https://www.iso.org/standard/88723.html 
https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:88723:en 

Росстандарт: Опубликован предстандарт ПНСТ 1033-2025 «Безопасность в чрезвычайных ситуациях. Обеспечение безопасности населения в природных и техногенных чрезвычайных ситуациях. Общие положения»

На сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии ( http://www.gost.ru/ ) в ноябрьском 2025 года разделе ( https://protect.gost.ru/default.aspx?control=6&month=11&year=2025 ) был выложен новый предварительный национальный стандарт ПНСТ 1033-2025 «Безопасность в чрезвычайных ситуациях. Обеспечение безопасности населения в природных и техногенных чрезвычайных ситуациях. Общие положения» объёмом 16 страниц, действующий с 01 февраля 2026 до 01 февраля 2029 года, см. https://protect.gost.ru/document1.aspx?control=31&baseC=6&id=269060  

Стандарт разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом по проблемам гражданской обороны и чрезвычайных ситуаций МЧС России (Федеральный центр науки и высоких технологий); внесён Техническим комитетом по стандартизации ТК 071 «Гражданская оборона, предупреждение и ликвидация чрезвычайных ситуаций».

Во вводной части стандарта, в частности, отмечается:

«Настоящий стандарт разработан для содействия интеграции Российской Федерации в мировые подходы к обеспечению безопасности населения, внедрения передовых методов и технологий управления риском чрезвычайных ситуаций. Стандарт разработан по результатам научно-исследовательских работ, относящихся к данному объекту и аспекту стандартизации.

Стандарт позволит провести апробацию предложенных подходов к обеспечению безопасности населения в чрезвычайных ситуациях и собрать практический опыт его реализации.

… Стандарт предназначен для установления гармонизированного подхода по отношению к международным нормам в области обеспечения безопасности населения в природных и техногенных чрезвычайных ситуациях (ЧС).

Стандарт применим к организациям любого типа и численности, обязанным и привлекаемым осуществлять планирование мероприятий по защите населения, предупреждение и ликвидацию ЧС, таким как органы местного самоуправления, региональные и федеральные органы исполнительной власти, муниципальные и государственные организации, коммерческие организации и организованные группы населения (добровольцы).»

Содержание стандарта следующее:

Предисловие
Введение
1. Область применения
2. Нормативные ссылки
3. Термины и определения
4. Общие положения
5. Предупреждение чрезвычайных ситуаций
6. Готовность к чрезвычайным ситуациям
7. Реагирование на чрезвычайные ситуации
8. Восстановление после чрезвычайной ситуации
Приложение А (справочное): Применение согласованных требований, норм и правил, способов и методов, направленных на обеспечение безопасности населения и объектов народного хозяйства и окружающей среды, на различных этапах обеспечения безопасности населения
Библиография

Источник: сайт Росстандарта
https://protect.gost.ru/document1.aspx?control=31&baseC=6&id=269060  

ИСО: Завершается работа над стандартом ISO/IEC DIS 22424 «Практическое руководство по архивации в формате EPUB 3 с целью обеспечения долговременной сохранности (EPUB/A)»

Согласно информации на сайте Международной организации по стандартизации (ИСО), 19 ноября 2025 года начато публичное обсуждение нового стандарта ISO/IEC DIS 22424 «Информационные технологии – Цифровая издательская деятельность – Практическое руководство по архивации в формате EPUB 3 с целью обеспечения долговременной сохранности (EPUB/A)» (Information technology – Digital publishing – Code of practice for EPUB 3 archiving for long-term preservation (EPUB/A)) объёмом 12 страниц основного текста, см. https://www.iso.org/standard/87780.html и https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:87780:en . Публичное обсуждение продлится до 20 января 2026 года.

Над документом работает международный технический подкомитет по стандартизации ИСО/МЭК JTC1/SC34 «Языки для описания и обработки документов» (Document description and processing languages). Новый стандарт заменит ныне действующие технические спецификации:

• ISO/IEC TS 22424-1:2020 «Цифровая издательская деятельность – Обеспечение долговременной сохранности публикаций в формате EPUB3 – Часть 1: Принципы» (Digital publishing - EPUB3 preservation - Part 1: Principles), см. https://www.iso.org/standard/73163.html и https://www.iso.org/obp/ui/#!iso:std:73163:en ;
  
  
• ISO/IEC TS 22424-2:2020 «Цифровая издательская деятельность – Обеспечение долговременной сохранности публикаций в формате EPUB3 – Часть 2: Требования к метаданным» (Digital publishing - EPUB3 preservation - Part 2: Metadata requirements), см. https://www.iso.org/standard/73169.html и https://www.iso.org/obp/ui/#!iso:std:73169:en .

Во вводной части стандарта отмечается:

«Формат EPUB 3 предоставляет инструмент представления, упаковки и кодирования структурированного и семантически обогащённого веб-контента, - ресурсы в форматах HTML, CSS, SVG и другие, - для распространения посредством одного файла-контейнера.

Формат EPUB 3, как правило, считается подходящим для цифрового архивирования, поскольку он является открытым/прозрачным, стандартизированным, обычно поддерживает прямую и обратную совместимость версий, обеспечивает определённую степень защиты файлов от повреждения; версии выпускаются с разумной частотой и обычно обеспечивается их интероперабельность.

Формат EPUB 3 широко используется в книгоиздательской деятельности и, в случае стандартизации его архивной версии, может получить широкое применение для сохранения знаний человечества.

Настоящий документ формализует набор требований к созданию публикаций в формате EPUB 3, подходящих для обеспечения их долговременной сохранности. Он запрещает использование функциональных возможностей, которые могли бы поставить под угрозу обеспечение долговременной сохранности, при этом предписывая использование функциональных возможностей, повышающих его пригодность для целей обеспечения сохранности.

В случае установления ограничений на использование определённых функциональных возможностей, документ пытается объяснить, почему эти возможности способны поставить под угрозу обеспечение электронной сохранности. Кроме того, в нём обосновывается необходимость использования предписываемых функциональных возможностей. Целью является минимизация рисков для обеспечения долговременной доступности документов в формате EPUB.

… Настоящий документ специфицирует требования к соответствию контента и требования к упаковке публикаций в формате EPUB 3, направленных на обеспечение их долговременной сохранности. Он описывает более ограниченное подмножество возможностей формата EPUB, допускаемых стандартами EPUB 3.0.1, ISO/IEC 23736 и EPUB 3.3.

Использование языка разметки в стандарте не рассматривается, за исключением случаев, когда это напрямую влияет на возможность обеспечить долговременную сохранность публикаций в формате EPUB/A.»

Содержание стандарта следующее:

Предисловие
Введение
1. Область применения
2. Нормативные ссылки
3. Термины и определения
4. Связь с форматом EPUB 3
5. Соответствие публикации
6. Ресурсы публикации
7. Формат открытого контейнера
8. Пакетный документ
9. Документы с EPUB-контентом
10. Доступность
11. Более не поддерживаемые функциональные возможности
12. Соответствие
13. Местоположение архива
Библиография

Источник: сайт ИСО / сайт BSI
https://www.iso.org/standard/87780.html 
https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:87780:en 

Судебная практика: Закон не допускает подачу заявления о назначении пенсии по старости на электронную почту пенсионного органа

Электронное взаимодействие между гражданами и государственными фондами строится на установленных правилах, и если гражданин при обращении использует «не тот» канал связи, то он часто не сможет получить нужную ему услугу.

Свердловский районный суд города Белгорода в августе 2022 года вынес решение по делу № 2-2566/2022 (УИД: 31RS0022-01-2022-004836-42) в котором спор был связан с тем, что гражданин отправил заявление о назначении пенсии по старости в виде отсканированного образа бумажного документа на обычную электронную почту Пенсионного фонда России (ПФР). Поскольку ПФР не признал это обращение как надлежащее заявление, и дал гражданину ответ в рамках закона об обращениях граждан, разъяснив установленный порядок, пенсия была назначена существенно позже. Гражданин через суд потребовал назначить пенсию с даты первого обращения.

Суть спора

В марте 2020 года гражданин направил на электронный адрес управления Пенсионного фонда России (УПФР по Белгородской области) в г. Белгороде отсканированный образ заявления о назначении страховой пенсии по старости.

В ответ он получил письмо, в котором ему разъясняли порядок правильной подачи заявления о назначении пенсии, а также сообщали о необходимости предоставления документа, подтверждающего его местожительство, регистрацию, местопребывание.

Истцу была назначена страховая пенсия по старости с июня 2021 года.

Гражданин обратился с иском в суд, в котором просил возложить на УПФР обязанность назначить ему страховую пенсию по старости с даты его первого обращения за назначением пенсии в марте 2020 года. 

Позиция Свердловского районного суда города Белгорода

По мнению суда, у ответчика не имелось оснований для рассмотрения данного обращения, поскольку оно подано с нарушением установленной формы. Установленная законом форма обращения граждан в государственные органы необходима для идентификации обратившегося лица и закрепления его действительного волеизъявления.

Обращение истца не соответствовало требованиям постановления Правительства РФ «О порядке оформления и представления заявлений и иных документов, необходимых для предоставления государственных и/или муниципальных услуг, в форме электронных документов» от 07.07.2011 г. № 553.

Суд отметил, что федеральный закон «О страховых пенсиях» не допускает подачу заявления о назначении пенсии по старости на электронную почту пенсионного органа. Ответчик рассматривал обращение в порядке федерального закона «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 02.05.2006 г. № 59-ФЗ, поскольку данный закон не предъявляет дополнительных требований к порядку оформления электронного документа и не запрещает подачу обращения на электронный адрес органа.

В ответе УПФР разъяснило истцу порядок правильного оформления заявления о назначении пенсии, а также куда его необходимо подавать. 

Ответчик также в ответе указал на необходимость предоставления документа о регистрации по месту жительства либо пребывания с учетом требований приказа Минтруда России от 28.11.2014 г. № 958н. УПФР не должно было принимать решение об отказе в назначении пенсии истцу, поскольку к ним в установленном законом порядке не поступило его заявление о назначении пенсии.

В случае несогласия истца с ответом УПФР он имел право в соответствии со ст. 16 закона «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» требовать возмещения ему убытков, но не назначения пенсии по старости с 12.04.2020 г., поскольку он не обратился в установленном законом порядке за назначением пенсии.

В ходе рассмотрения дела гражданин не представил доказательств того, что у него не было возможности обращения из Республики Грузия в пенсионный орган РФ в марте и апреле 2020 г. в письменном виде либо оформления нотариальной доверенности представителю с отправкой этих документов в г. Белгород почтовой связью. 

Суд отказал в удовлетворении иска гражданина к УПФР по Белгородской области о назначении страховой пенсии по старости.  

Позиция Судебной коллегии по гражданским делам Белгородского областного суда

Судебная коллегия по гражданским делам Белгородского областного суда рассмотрела дело в ноябре 2022 года (дело № 33-5601/2022) отметила, что в соответствии с пунктом 84 Постановления Правления Пенсионного фонда РФ от 23.01.2019 №16п «Об утверждении Административного регламента предоставления Пенсионным фондом Российской Федерации государственной услуги по установлению страховых пенсий, накопительной пенсии и пенсий по государственному пенсионному обеспечению», гражданин может направить заявление в форме электронного документа, порядок оформления которого определен постановлением Правительства РФ от 07.07.2011 № 553 «О порядке оформления и представления заявлений и иных документов, необходимых для предоставления государственных и/или муниципальных услуг, в форме электронных документов», и который передается с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети «Интернет», включая Единый портал и сайт ПФР, с использованием «личного кабинета», обеспечивающего возможность направления и получения однозначной и конфиденциальной информации, также промежуточных сообщений и ответной информации в электронном виде, в том числе с использованием простой электронной подписи, в порядке, предусмотренном законодательством РФ.

Средства электронной подписи, применяемые гражданином при направлении заявления в форме электронного документа, должны быть сертифицированы в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Суд отметил, что обращение истца на электронный адрес УПФР с заявлением в виде отсканированного образа заявления о назначении страховой пенсии по старости не соответствовало порядку и форме обращения за назначением пенсии, т.е. не соответствовало установленной законом форме обращения граждан в государственные органы для идентификации обратившегося лица и закрепления его действительного волеизъявления.

Кроме того, к заявлению не были приложены документы, подтверждающие фактическое место жительство истца, в то время, когда из заявления следовало его нахождение в Грузии.

Пенсионный орган подробно проинформировал истца о порядке обращения с заявлением о назначении пенсии и его форме, и о необходимости представления документов, подтверждающих его место жительства, место пребывания, фактическое место жительства, что вопреки доводам апеллирующего лица не свидетельствует об отказе в назначении пенсии.

При соответствующем обращении истца в установленном законом порядке за назначением страховой пенсии по старости, таковая истцу назначена в июне 2021 года.

Судебная коллегия оставила без изменения решение Свердловского районного суда г. Белгорода по делу по иску гражданина к УПФР о назначении страховой пенсии по старости, а апелляционную жалобу гражданина - без удовлетворения.

Судебная коллегия по гражданским делам Первого кассационного суда общей юрисдикции в апреле 2023 года (дело № 88-9889/2023) оставила без изменения решение Свердловского районного суда г. Белгорода и апелляционное определение судебной коллегии по гражданским делам Белгородского областного суда, а кассационную жалобу гражданина - без удовлетворения.

Позиция Конституционного суда РФ
 
Конституционный Суд Российской Федерации рассмотрел (см. Определение Конституционного Суда РФ от 27.02.2024 № 336-О «Об отказе в принятии к рассмотрению жалобы гражданина Беречикидзе Зураба Георгиевича на нарушение его конституционных прав частью 2 статьи 22 Федерального закона «О страховых пенсиях»).

По мнению заявителя, оспариваемая норма, примененная в его деле судами общей юрисдикции, препятствует обращению граждан за назначением пенсий путем направления заявления о назначении пенсии на адрес электронной почты территориального органа, осуществляющего такое назначение с использованием информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», а также позволяет отказывать в рассмотрении названных заявлений.

По мнению Конституционного Суда, оспариваемая норма не может расцениваться как нарушающая права лиц, обращающихся за назначением пенсии. Разрешение же вопроса о предоставлении указанным лицам права обращаться в органы, осуществляющие назначение пенсии, без соблюдения установленного Правительством РФ порядка, в том числе направляя не оформленное надлежащим образом заявление, не подтвержденное электронной подписью - не относится к полномочиям Конституционного Суда РФ.

Конституционный Суд РФ отказал в принятии к рассмотрению жалобы гражданина, поскольку она не отвечает требованиям федерального конституционного закона «О Конституционном Суде Российской Федерации», в соответствии с которыми жалоба в Конституционный Суд РФ признается допустимой.

Мой комментарий: Суды всех инстанций подчеркивали, что установленный порядок подачи заявлений - это не бюрократическая прихоть, а правовой механизм, обеспечивающий:

• Идентификацию личности: Пенсия - это денежное обязательство государства перед конкретным человеком. Идентифицировать того, кто направил электронное письмо проблематично.
  
  
• Фиксацию даты подачи заявления: Момент подачи правильно оформленного заявления фиксирует дату обращения, от которой зависит дата назначения пенсии. Электронное письмо не гарантирует такой однозначной фиксации.
  
  
• Конфиденциальность: Передача персональных данных (паспорт, СНИЛС, трудовой стаж и т.д.) по незащищенной электронной почте нарушает законодательство о защите персональных данных.

Суды четко разграничили различие между «обращением гражданина» и «заявлением о назначении пенсии»

• Обращение гражданина (по федеральному закону №59): Любое сообщение, поступившее в госорган. На него обязаны ответить в течение 30 дней, но оно не порождает правовых последствий, таких как назначение пенсии. Именно так ПФР и расценил первое письмо истца — как обращение, на которое он дал разъясняющий ответ.
  
  
• Заявление о назначении пенсии (по федеральному закону №400 «О страховых пенсиях»): Строго формализованный документ, подача которого в установленном порядке запускает административную процедуру назначения пенсии.

ПФР действовал абсолютно корректно: он не проигнорировал письмо, а ответил на него по правилам федерального закона №59 и подробно объяснил, как нужно действовать дальше. 

Данное дело наглядно демонстрирует важность следования административным регламентам в цифровую эпоху. Благие намерения и «очевидность» волеизъявления не отменяют необходимости соблюдения правил, предназначенных для обеспечения безопасности и правовой определенности.

Источник: сайт Свердловского районного суда города Белгорода /Судебные решения/ Консультант Плюс
https://sverdlovsky--blg.sudrf.ru/modules.php?name=sud_delo&srv_num=1&name_op=case&case_id=267413277&case_uid=d985a844-a459-4442-a5fc-a4c979c3a9db&delo_id=1540005 
https://судебныерешения.рф/74053213
https://судебныерешения.рф/74340137
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=ARB;n=803381

Переосмысление управления сроками хранения: От правил жизненного цикла к непрерывной подотчётности в рамках континуума документов

Данный пост эксперта в области управления электронными документами, эксперта ИСО от США Энди Поттера (Andy Potter - на фото) был опубликован 27 августа 2025 года в социальной сети Substack.

В последнее время я размышлял над некоторыми более старыми работами по теории архивного дела, и меня поразило то, насколько часто вопросы нормативно-правового регулирования оказываются поворотными моментами при переходе от концепции жизненного цикла к континууму документов. Складывается впечатление, что именно законодательство, а не архивная теория, вынуждает специалистов в области управления документами и архивного дела подумать об использовании альтернативной модели.

На протяжении большей части 20-го века доминировала модель жизненного цикла. Управление сроками хранения подразумевало этапы, чёткие процедуры передачи дел и документов, и проведение окончательного отбора на постоянное хранение и на уничтожение. Документы создавались, некоторое время осуществлялось управление ими, а затем они в конечном итоге либо уничтожались, либо передавались на постоянное хранение в архивы. Регуляторные «крючки» находились в конце этой цепочки.

Мой комментарий: Сказанное, на мой взгляд, не соответствует действительности. Модель жизненного цикла хорошо работает там и тогда, где и когда в реальной жизни можно четко выделить этапы, через которые документы определенных видов проходят за время своего существования. Её суть – именно в возможности выделения таких этапов, на которых обычно управление документами осуществляется разными сторонами и по различающимся правилам. Вопрос о том, как и на каком из этапов исполнялись законодательно-нормативные требования, к самой модели не имеет отношения. 

Более того, вопреки мнению автора, во многих странах (включая Россию и США) сложилась многоэтапная система управления сроками хранения – в одних случаях сроки хранения устанавливаются ещё до создания документов (в законодательстве, во внутренних нормативных актах самой организации, в положениях контрактов и т.д.); в других – регулярно проводится экспертиза ценности и документы уничтожаются или передаются на постоянное хранение в архивы в тот момент, когда становится возможно принять такое решение; а  в третьих - экспертиза ценности проводится так, как пишет автор – по истечении заранее установленного срока или при наступлении определённого события (ликвидация организации, слияние/поглощение, и т.п.). Когда сроки хранения известны заранее, они учитываются, в том числе, при выборе архитектур информационных систем, их функциональных возможностей, а также носителей информации; и при планировании на будущее действий по обеспечению долговременной сохранности и доступности документов.

Как напомнили своим читателям в 1994 году Фрэнк Апворд (Frank Upward) и Сью Маккемиш (Sue McKemmish) [австралийские специалисты – разработчики теории «континуума документов» - Н.Х.]:

«Ссылки на установление документам сроков хранения и на проведение регистрации документов, таким образом, являются ключевыми аргументами в защиту управления документами» («Где-то за рамками ответственного хранения» (Somewhere Beyond Custody), 1994 г.).

Это, по сути, идеология жизненного цикла - применение правил на конечном этапе, с целью обеспечить, что ничто не ускользнёт от внимания.

Однако к началу 1990-х годов ситуация стала меняться. В Австралии коррупционные скандалы в провинциях Квинсленд и Западная Австралия привели к тому, что стало сложно отстаивать точку зрения о том, что законодательно-нормативное регулирование должно касаться лишь правил, применяемых в самом конце срока службы документа. Гленда Экланд (Glenda Acland) и другие авторы указывали на то, что документы сами по себе являются частью механизма подотчётности. Апворд и Маккемиш говорили об этом так:

«В подотчётном демократическом правительстве целостность документов столь же важна, как и крепкая финансовая основа» (Somewhere Beyond Custody, 1994).

Эта фраза привлекла моё внимание. Здесь, в разговоре об управлении сроками хранения информации, речь идёт не об исторических артефактах, а о доверии к правительству, о документах как о свидетельствах того, как органы власти используют свои полномочия.

Пару лет спустя Апворд заострил этот вопрос:

«Законодательство о защите персональных данных, о свободе доступа к государственной информации, о контрольных органах, а также корпоративное законодательство изменили концепцию памяти общества; а постоянно расширяющееся применение процессов раскрытия информации в ходе судебных разбирательств и расследований изменило правовые аспекты использования документов» («Структурирование континуума документов» (Structuring the Records Continuum), 1996 г.).

Читая это, я думал следующие: права, раскрытие информации, свобода доступа к государственной информации, защита персональных данных – при появлении всех этих правовых режимов уже невозможно представление о документах, в котором документы спокойно проходят через ряд этапов до тех пор, пока не попадут в руки архивиста. Нормативно-правовое регулирование осуществляется постоянно, активно, напирает со всех сторон.

Мой комментарий: Из всего сказанного никак не следует, что привычные этапы – по крайней мере, для организационно-распорядительной документации – куда-то исчезли. Это подтверждается и тем фактом, что ни одна из стран Австралазии, «молящихся» на теорию континуума, никак не поменяла свои архивные законы и нормативные акты, фактически основанные на теории жизненного цикла :) 

В 1997 году в своей статье «Теория структурирования и ведение документации» (Structuration Theory and Recordkeeping) Апворд даже предположил, что неудачи в области электронного архивирования данных стали катализатором «потери веры в методы ответственного хранения (кастодиальные методы – подходы, при которых архивисты обладают как интеллектуальным, так и физическим контролем над документами – Н.Х.)». Опять же, центральным здесь был нормативно-правовой аспект: если модели ответственного хранения не могли обеспечить подотчётность, то что-то должно было измениться.

Мой комментарий: Вопрос использования кастодиальных или иных моделей никакого отношения к пригодности модели жизненного цикла опять же не имеет.

И вот тогда наступает полный разворот. В книге «Моделирование континуума как смена парадигмы» (Modelling the Continuum as Paradigm Shift, 2000 г.) Апворд переосмыслил весь вопрос. Модели жизненного цикла, по его словам, стали «устаревшими», и «континуум документов» был предложен в качестве новой модели. Меня восхитило то, как Апворд явным образом связывает свою новую модель с нормативно-правовыми потребностями:

«[Эта модель] позволяет видеть управление документами на этапе их создания, внутри групп, на уровне организации и на межорганизационном уровне… определяя социальные и правовые требования к управлению документами» (Modelling the Continuum as Paradigm Shift, 2000 г.).

В данном случае управление сроками хранения не является проблемой, решаемой в конце срока службы документов. Оно «заложено» в каждую размерность модели континуума: создание, захват, организация, распространение (диаграмму континуума документов Фрэнка Апворда см. здесь: http://rusrim.blogspot.com/2024/10/blog-post_137.html - Н.Х.).

Я не уверен, какой ещё вывод можно сделать, помимо привлечения внимания к тому, насколько последовательно законодательно-нормативное регулирование выступают в роли катализаторов этого сдвига. Возможно, в те времена, когда всем заправляла бумага, правила уничтожения/передачи в конце цепочки работали достаточно хорошо. Возможно, потребовались законы о защите персональных данных, о свободе доступа к государственной информации и требования к раскрытию информации, чтобы показать, что управление сроками хранения осуществляется непрерывным, а не только в самом конце.

Мой комментарий: Автор не раз говорит о законодательстве как катализаторе отхода от использования модели жизненного цикла – однако на самом деле давным-давно существуют огромные и крайне важные массивы документов, которые никогда толком не вписывались в модель жизненного цикла и де факто всегда управлялись по иным принципам – примером может служить научно-техническая и опытно-конструкторская документация, медицинская документация и многое другое, что находится за рамками административной (организационно-распорядительной) документации, столь привычной государственным архивистам.

Я задаюсь вопросом: Повлияло ли законодательство на теорию, или же теория просто догнала то, что законодательства и практика уже сделали неизбежным?

В любом случае, непрерывность («континуум» как раз означает «непрерывную среду» - Н.Х.) очевидна. С точки зрения жизненного цикла, процесс уничтожения/передачи на архивное хранение был механизмом, обеспечивающим, что в конечном итоге исполнялись требования к срокам хранения, - и являлся способом аккуратного завершения всех процессов. С точки зрения континуума, подотчётность никогда не откладывается до самого конца и пронизывает все размерности (модели континуума – Н.Х.): создание, захват, организация, распространение.

Мой комментарий: И в старые добрые времена господства бумаги и чётко определенного жизненного цикла, подотчётности никогда не ждала – и пока документ существует, с подотчётностью нет проблем, не так ли? Поэтому автор в данном случае, как мне кажется, сравнивает «кислое с солёным».

И я подозреваю, что мы находимся в таком же положении и сегодня: Мы зажаты между удобством проведения уничтожения/передачи в конце и хаосом жизни в условиях непрерывного исполнения законодательно-нормативных требований в пространстве и во времени.

Мой комментарий: Задам напоследок риторический вопрос – а вообще возможно ли уничтожить документ не в конце его срока существования? :)

Эндрю Поттер (Andrew Potter)

Источник: сайт Substack
https://metaarchivist.substack.com/p/rethinking-retention 

Китай: Опубликованы «Правила управления электронными документами» для гражданской авиации

Данная новость была опубликована 1 декабря 2025 года на сайте Государственного архивного управления (Госархива) Китая.

Управление гражданской авиации Китая (CAAC) 1 декабря 2025 года опубликовало и ввело в действие свои «Правила управления электронными документами» (《民航局电子档案管理办法》).

Недавно канцелярия Управления гражданской авиации Китая (CAAC) опубликовала «Правила управления электронными документами Управления гражданской авиации Китая».

Государственное архивное управление Китая оказало активную поддержку в разработке «Правил». «Правила» основаны на проблемно-ориентированном и системном подходе, следуя принципам «что это такое», «кто этим управляет», «как этим управлять» и «как этим пользоваться». Документ состоит из 6 глав и 28 статей, в которых основное внимание уделяется обязанностям всех сторон, вовлечённых в управление электронными документами, а также рабочим требованиям на каждом этапе архивирования и управления электронными документами.

«Правила» устанавливают четкую концептуальную структуру управления электронными документами, обеспечивая упорядоченное выполнение различных задач. В «Правилах» излагается концепция сквозного электронного управления вплоть до передачи документов в архивы, соответствующая требованиям построения электронного правительства и тенденциям информатизации. Документ отражает сервисно-ориентированный подход, отвечающий потребностям в документальной информации при выполнении различных задач, помогая получить деловую отдачу от электронных документов, повысить эффективность обслуживания и уровень архивной работы.

Принятие данных «Правил» является важным шагом на пути к полномасштабной реализации национальных требований к управлению электронными документами и электронными архивами, а также необходимым условием для дальнейшего совершенствования электронного правительства в секторе гражданской авиации. «Правила» служат практическим руководством, служащим для улучшения и стандартизации управления электронными архивами Управления гражданской авиации Китая (CAAC). Канцелярия CAAC будет обеспечивать интерпретацию «Правил» и организовывать соответствующее обучение, а также выпустит дополнительные руководства по архивированию электронных документов в деловой системе гражданской авиации.

Источник: сайт Госархива КНР
https://www.saac.gov.cn/daj/c100163/202512/58a8cb9549ce47a4a63de409bb415332.shtml 

Бельгия: Усиленная электронная подпись и электронное архивирование временных трудовых договоров: Нормативно-правовые требования и заблуждения

Данная заметка, подготовленная бельгийской компанией Docbyte, была опубликован 16 октября 2025 года в социальной сети LinkedIn.

Использование электронной подписи при заключении трудовых договоров стало общепринятой практикой во многих секторах. Законодатель также сделал возможным электронное заключение договоров в сфере временного трудоустройства. В то же время существуют недопонимание и мифы относительно законодательно-нормативных требований и роли квалифицированных сервисов электронного архивирования (l’archivage électronique qualifié, QeA). В этой статье приведена актуализированная информация по данному вопросу.

1. Законодательство: Использование электронных подписей допускается

С момента принятия закона от 30 августа 2016 года (внёсшего изменения в статью 8 закона от 24 июля 1987 года) срочные трудовые договоры могут быть подписаны в электронном виде. Ключевые моменты:

• Допускается использование не только усиленной квалифицированной электронной подписи (QES) - другие виды электронных подписей могут быть достаточными при условии, что обеспечиваются идентификация личности подписанта, его согласие и целостность договора.
  
  
• Это отличает данное положение от статьи 3bis Закона о трудовых договорах (Loi relative aux contrats de travail, LCT, см. http://www.ejustice.just.fgov.be/cgi_loi/article.pl?language=fr&cn_search=1978070301&caller=SUM&&view_numac=1978070301f ), где подобное расширение пока ещё не введено.

Вкратце: электронные подписи допускаются, но должны соответствовать строгим требованиям к их качеству.

Мой комментарий: Выше были упомянуты следующие бельгийские законы:

• Закон от 30 августа 2016 года о внесении изменений в статью 8 Закона от 24 июля 1987 года о временной работе, временном исполнении обязанностей и предоставлении работников в распоряжение пользователей в целях отмены правила 48 часов и расширения возможности использования электронных временных трудовых договоров (Loi du 30 août 2016 modifiant l'article 8 de la loi du 24 juillet 1987 sur le travail temporaire, le travail intérimaire et la mise de travailleurs à la disposition d'utilisateurs, aux fins de supprimer la règle des 48 heures et d'élargir la possibilité de recourir à des contrats de travail intérimaire électroniques), см. https://etaamb.openjustice.be/fr/loi-du-30-aout-2016_n2016204544 
  
  
• Закон от 24 июля 1987 года о временной работе, временном исполнении обязанностей и предоставлении работников в распоряжение пользователей в целях отмены правила 48 часов и расширения возможности использования электронных временных трудовых договоров (Loi du 24 juillet 1987 sur le travail temporaire, le travail intérimaire et la mise de travailleurs à la disposition d'utilisateurs, aux fins de supprimer la règle des 48 heures et d'élargir la possibilité de recourir à des contrats de travail intérimaire électroniques), см. https://etaamb.openjustice.be/fr/loi-du-24-juillet-1987_n2007000038.html 

2. Обязанности в отношении архивирования: Необходимость использования квалифицированного сервиса электронного архивирования (QeA) 

Электронное подписание - это только первый шаг. Закон также устанавливает требования в отношении электронного архивирования:

• Где хранить? У авторизованного поставщика квалифицированных услуг электронного архивирования либо в самой компании, при условии, что используется решение для электронного архивирования (QeA), соответствующее положениям Кодекса экономического права (Code de droit économique).
  
  
• Доступ сотрудников: Временные работники должны иметь постоянный и свободный доступ к своим трудовым договорам.
  
  
• Срок хранения: Договора должны оставаться доступными в течение не менее чем пяти лет после окончания трудовых отношений.

Эти правила обеспечивают доказательную силу и юридическую определённость электронных договоров.

3. Наиболее распространённые заблуждения

Несмотря на чёткость положений закона, продолжают циркулировать его неверные толкования:

• Миф 1: «Архивирование (пока) не является обязательным». - Данная обязанность существовала с самого начала. Прежний режим толерантности, установленный министерством труда, занятости и социального диалога (SPF Emploi, Travail et Concertation sociale, где SPF – сокращение от Service Public Federal), предполагал лишь отсрочку применения санкций, не давая при этом правовой защиты. В случае неиспользования квалифицированного сервиса электронного архивирования документов, работодатель рискует тем, что в случае возникновения спора договор может быть признан незаключенным.
  
  
• Миф 2: «Нашей электронной системы управления документами и контентом (système de gestion documentaire, GED) достаточно». - Система управления документами и контентом не является платформой квалифицированного архивирования документов. Она управляет оперативными документами, но не гарантирует их целостность и аутентичность, и не обеспечивает их долговременную сохранность.
  
  
• Миф 3: «Мы легко можем сертифицировать свой собственный архив». - Это возможно только при соблюдении всех требований к качеству - к целостности, согласованности, отметкам времени, аудиту и т. д. Поэтому внутренний сервер или решение SharePoint не могут считаться квалифицированным сервисом электронного архивирования.
  
  
• Миф 4: «Разово проведенной сертификации достаточно». - Квалифицированный сервис электронного архивирования подлежит постоянному мониторингу и регулярным аудитам. Сертификация - это не разовое мероприятие, а непрерывный процесс.
  
  
• Миф 5: «Проведенные пересмотр европейского закона eIDAS всё изменил». - Напротив, пересмотренный закон eIDAS (Регламент (ЕС) №2024/1183 Европейского Парламента и Совета, вносящего поправки в Регламент (ЕС) №910/2014 в отношении создания Европейской системы цифровой идентификации» (Regulation (EU) 2024/1183 of the European Parliament and of the Council amending Regulation (EU) No 910/2014 as regards establishing the European Digital Identity Framework), см. https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2024/1183/oj  ) подтверждает статус квалифицированного сервиса электронного архивирования как европейского сервиса услуг обеспечения доверия, и дополнительно усиливает ранее существовавшие требования. Стандарты качества архивирования остаются неизменными.
  
  
• Миф 6: «Мы уже осуществляем юридически-значимое архивирование». Подобный термин (l’archivage légal) не имеет под собой правовой основы. Только архивирование, соответствующее стандартам QeA, обеспечивает необходимую доказательную силу.

Подведём итоги:

Временные трудовые договоры могут быть заключены полностью в электронном виде при условии, что они:

• подписаны соответствующей требованиям законодательства электронной подписью, и
  
  
• архивируются с использованием квалифицированного сервиса электронной архивации.

Игнорирование любого из этих двух условий влечёт за собой значительные риски: потерю доказательной силы, споры с сотрудниками, санкции в случае проверок и репутационный ущерб. Для юристов кадровых служб, юрисконсультов и специалистов по комплаенсу идея ясна: требование к использованию квалифицированного сервиса электронного архивирования (QeA) — это не формальность, а краеугольный камень электронной правовой безопасности.

Источник: сайт LinkedIn
https://www.linkedin.com/pulse/signature-et-archivage-num%25C3%25A9riques-des-contrats-dinterim-exigences-ritte/