Международный Совет Архивов делает свои ежегодные конференции открытыми

Данная новость была опубликована на сайте МСА 26 июля 2011 года

В начале этого года Секретариат МСА по просьбе Исполнительного совета завершил тщательный анализ конференций CITRA. Рекомендация заменить CITRA ежегодной конференцией, открытой для всех членов МСА, была единогласно принята Исполнительным советом. Предложение будет представлено для формального утверждения ежегодным общим собранием, которое пойдёт в Толедо 28 октября 2011 года. Это станет важным шагом в расширении возможностей членов МСА по участию в деятельности организации.

Исходя из  предположения, что ежегодное общее собрание одобрит это изменение,  МСА предлагает подавать заявки на организацию и проведение ежегодных конференций нового стиля в 2013 и 2014 годах (претендовать на проведение конференций могут национальные архивы, национальные профессиональные ассоциации, секции МСА и другие архивные учреждения, при условии поддержки этой инициативы государством – Н.Х.). Приветствуется разработка потенциальными организаторами предложений, в полной мере использующих бренд МСА и основывающихся на бизнес-модели, подходящей для их конкретных условий. Заявки должны показать, каким образом будут усиливаться профессиональная активность и организованность МСА. Они также должны показывать, как будет укрепляться положение архивов в принимающей стране и регионе.

На сайте МСА выложен документ ( http://www.ica.org/download.php?id=1530 ), подробно описывающий критерии и процесс отбора (интересно, что обязательным условием является перевод выступлений на французский и английский языки – но не на русский. За свой бренд и поддержку МСА желает получить по 150 евро за каждого зарегистрированного участника, и эта сумма включается в регистрационный взнос.  -Н.Х.). Желающие побороться за право проведения конференции должны внимательно его прочитать, и не позднее 30 сентября 2011 года подать заполненную заявку. Возникающие вопросы можно задавать Маргарет Крокет (Margaret Crockett), заместителю Генерального секретаря МСА ( crockett@ica.org ). Заполненную заявку нужно отослать Маргарет, а её копию – Генеральному секретарю МСА Дэвиду Лейтчу (David Leitch,  leitch@ica.org ).

Предполагается, что окончательные рекомендации Исполнительного совета относительно выбора организаторов конференций 2013 и 2014 годов будут представлены на утверждение ежегодного общего собрания МСА в Толедо.

Источник: сайт МСА
http://www.ica.org/9020/news/ica-opens-its-annual-conferences.html

Перечень документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения

Вообще утверждение нового Перечня документов органа государственной власти для специалистов в области управления документацией – событие не рядовое. Во-первых, это случается все реже и реже. Во-вторых, не все органы государственной власти считают нужным размещать свои перечни в справочно-правовых системах. На 25 июля 2011 г. в Консультанте+ удалось обнаружить всего 5 действующих перечней:

• Центрального банка – 1994 г.,
• МВД – 2006 г.,
• ФНС - 2004 г.,
• Органов прокуратуры - 2008 г.,
• Федеральных судов общей юрисдикции – 2007 г.

Так что утверждение (приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 09 июня 2011 года № 112) нового «Перечня документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения» безусловно, представляет интерес для специалистов по управлению документами. Перечень начал действовать с 1 июля 2011 года.

Перечень позиционируется как основной нормативный акт, определяющий сроки хранения всех категорий документов, образующихся в процессе деятельности верховных судов республик, краевых и областных судов, судов городов федерального значения, судов автономной области и автономных округов, районных судов.

Перечень построен по функциональному принципу и содержит систематизированное перечисление видов документов, соответствующих основным направлениям деятельности федеральных судов общей юрисдикции. По сравнению с аналогичным Перечнем 2007 года (который теперь утратил силу), количество статей возросло с 456 до 498 (на 9%).

Общие положения мало изменились: изменения коснулись всего двух пунктов. Введен новый п. 1.6.

1.6. Судебные дела подлежат оформлению для сдачи в архив после обращения к исполнению вступившего в законную силу завершающего судебного акта.

Кроме того, разъяснен порядок составления данного Перечня:

1.7. Для составления заголовков дел и документов Перечня используются соответствующие наименования видов документов и сроки хранения, предусмотренные Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558.

В самом Перечне введен новый раздел 16 «Информатизация судов», в который включено 27 наименований видов документов. Именно этот раздел я изучила повнимательнее, и натолкнулась на ряд удивительных вещей.

Cудя по Перечню, помимо вершения правосудия, наши суды занимаются лицензированием (!) - в Перечень включено 8 видов документов по данному направлению. Правда, обнаружить в справочно-правовых системах, скажем, «Положение о лицензировании отдельных видов деятельности в судах общей юрисдикции» мне не удалось (п.446 Перечня).

Во всяком случае, в новом Федеральном законе от 04.05.2011 № 99-ФЗ «О лицензировании отдельных видов деятельности» в «Перечне видов деятельности, на которые требуются лицензии» (ст.12), лицензии на осуществление правосудия не упоминаются. В перечне федеральных органов исполнительной власти, осуществляющих лицензирование (утв. постановлением Правительства РФ от 26 января 2006 года № 45 «Об организации лицензирования отдельных видов деятельности») судебные органы также не значатся.

Сопоставление с другими перечнями показало, что данные статьи были бездумно скопированы из Перечня типовых управленческих архивных документов (раздел 1.2. организационные основы управления пп. 96-103). Такого рода документы действительно создаются, но только не всеми органами государственной власти, а только теми, кто осуществляет лицензирование. Например, ст. 464 судебного Перечня «Сводные реестры лицензий» и ст. 465 «Реестры лицензий» устанавливают постоянный срок хранения, т.е. эти документы подлежат передаче на постоянное хранение в государственные архивы. Однако, согласно законодательству, подобные реестры ведут только лицензирующие органы, к которым суды общей юрисдикции вроде как не относятся.

Дальше - больше. Выясняется, что наши суды общей юрисдикции занимаются ещё и сертификацией, и выдают сертификаты соответствия (пп. 470-472).

Согласно законодательству, этот вид деятельности осуществляется на основе положений закона «О техническом регулировании», а сертификация проводится органами по сертификации, к которым, насколько я понимаю, суды общей юрисдикции не относятся. В Перечне, однако, упомянут «перечень объектов, подлежащих сертификации в судах общей юрисдикции» и «реестры выданных сертификатов соответствия». Просто любопытно, кого и на соответствие чему сертифицируют суды?

Меня заинтриговала и статья 474 (скопированная с п. 211 Перечня 2010 года «Паспорта информатизации организации») «Паспорт информатизации суда» со сроком хранения «постоянно».

В течение ряда лет по заданию федеральных органов государственной исполнительной власти Всероссийский научно-исследовательский институт проблем вычислительной техники и информатизации (ВНИИПВТИ) проводит мониторинг состояния региональной информатизации на основе специально разработанного типового «Паспорта информатизации субъекта Российской Федерации» (см.: http://www.pvti.ru/reginfo-monitorungreginfo.htm ). Небольшое исследование с помощью Консультанта+ показало, что типового документа с таким названием и нормативной обязанности по его составлению не существует. В законодательстве упоминаются «паспорта информатизации субъекта Российской Федерации», а в регионах (Татарстан, Волгоградская область, Удмуртская республика, Мурманская область, Ямало-Ненецкий национальный округ и др.) – «паспорта информатизации органа государственной власти (муниципального образования)».

«Программные продукты (комплексы)» (п. 481) и «Базы данных информационных систем» (п.483) нужно будет хранить «постоянно» - с чем также можно было бы поспорить. На мой взгляд, имело бы смысл провести экспертизу ценности этих ресурсов, и только после этого принимать решения об установлении для них тех или иных сроков хранения. Я сильно сомневаюсь, что суды располагают необходимыми знаниями и техническими средствами для того, чтобы обеспечить долговременную сохранность таких сложных электронных объектов (тем более, что нет ни единого руководства, объясняющего, что на самом деле нужно сохранять и как это делать).

Мой комментарий: Раздел по информатизации судов, к сожалению, сделан халтурно, при этом проект Перечня точно прошел ЦЭПК Росархива. Очень хочется надеяться, что остальные разделы Перечня для судов общей юрисдикции написаны более профессионально: все-таки они содержат сведения о документах, которые в судах ведутся уже давно.

В Перечне я не обнаружила:

• Документов, связанных с исполнением законодательства о защите персональных данных
  
  
• Документов, связанных с исполнением законодательства о доступе к государственной информации

А ведь данные направления деятельности государственных органов уже существуют, и у судов также должна создаваться и сохраняться информация по этим вопросам!

Источник: Консультант +
http://www.consultant.ru/law/review/1105330.html

Управление документами в облаках: Иная перспектива

Данная заметка известного в отрасли эксперта по вопросам распознавания документов, ECM, аналитических технологий и т.д. Криса Райли (Chris Riley) была опубликована 24 июля 2011 года на блоге сообщества специалистов по управлению документами и контентом, базирующемся на сайте ассоциации AIIM. 

В мире технологий сейчас определенно туманно. Отчасти это связано с принципиальным смешением терминов, используемых для описания Облака. Поэтому, прежде, чем я перейду к основной части своего рассказа, позвольте мне кое-что прояснить. Есть три основных применения Облака, - и нет, в их число не входит редактирование фотографий, в чем пытается убедить реклама от Microsoft. Первое - это облачные файловые системы, второе -  базирующиеся в Облаке программные приложений (иначе говоря, программное обеспечение как услуга, SaaS), и третье - виртуализация.

Облачные файловые системы сейчас самая популярная тема в ECM-мире. Поэтому, когда ECM-специалист использует термин «облако», он, вероятно, говорит о таких решениях, как Box.net или Dopbox, которых являются облачными файловыми системами.

Для потребителей, «Облако», главным образом, означает приложения, у которых все настройки и вся обработка происходят где-то вне их компьютеров.

Однако, если об «Облаке» заговорить с системными администраторами и руководителями ИТ-служб, они, скорее всего, будут думать о виртуализации. О том, чтобы вычислительные среды целиков взять и поместить в «Облако», и о всех тех замечательных инструментах администрирования, которые в этом случае можно будет использовать.

Я повидал все эти миры, и понял, как важно понимать, о котором из них идёт речь. Я уже как-то говорил об управлении документами в облаке, и в тот раз я имел в виду обеспечение защиты информационных объектов в облачной файловой системе. Сегодня, однако, я хочу взглянуть на вопрос с несколько иной точки зрения, и обсудить управление документами в последней категории – в мире виртуализации.

В основе «Облака» лежит виртуализация. Это технология делает Облако масштабируемым, и при этом более дешевым, чем возня, как в добрые старые времена, с горами «железа». В центре концепции виртуализации находится понятие виртуальной машины (ВМ). Виртуальная машина является представлением в виде единого объекта используемой в вычислительной среде операционной системы (ОС), программного обеспечения и всех конфигураций. Это все равно, что взять Ваш компьютер и всё «уложить» в один файл. Как и любой другой файл, при наличии подходящей программы – в данном случае, гипервизора, - его можно открыть и запустить. Проблема в том, что эти файлы очень большие, и в среднем даже в сжатом виде виртуальная машина занимает 20 гигабайт.

Помимо своего размера, ВМ ничем не отличается от любого другого файла. Часто распространяемые в форматах  .vmdk и .ova, они имеют содержание (ОС, ПО, конфигурации), метаданные, описание, версию, дату последнего изменения и т.д. И вот здесь-то и начинается самое интересное.

В не слишком отдаленном будущем, придется ли нам задуматься о применении методов управления документами к виртуальным машинам? Я подозреваю, что да. На сайте CloudShare ( http://www.cloudshare.com/ ) мы это уже делаем, фактически мы установили сроки хранения для виртуальных машин, которые были удалены из старой среды или «снимка». Но в данном случае мы думаем об отслеживании сроков хранения с точки зрения производительности системы, а не с правовой точки зрения. Что произойдёт, когда в это дело будут вовлечены юристы? Что произойдёт, когда вычислительные среды в целом начнут рассматриваться как документы в спорных случаях? Может ли судья потребовать представить суду виртуальную машину целиком, точно так же, как требуется представлять файлы?

Это на самом деле уже происходит. В мире виртуальных Java-машин, Oracle требует от Google их конфигурацию виртуальной Java-машины, лежащей в основе устройств Android. И в мире компьютерного пиратства, в случаях, когда закон нарушается внутри виртуальных машин, сдача их в руки властей не является большим сюрпризом.

Подозреваю, что когда технический мир, в основном, окажется в облаках, где-то в каких-то виртуальных машинах, то контроль над ВМ-файлами будет иметь ключевое значение. Тогда понадобятся процесс контроля версий виртуальных машин и их «снимков», процесс объявления документом (record declaration), процесс отслеживания сроков хранения и уничтожения по их истечении, и даже процесс представления в случае расследований и судебных разбирательств.

Война за контроль над виртуализацией вовсю идёт уже сейчас. Я называю её «битвой гипервизоров», основными соперниками в которой в пространстве Windows являются VMWare и, конечно же, Microsoft. Хорошей новостью является то, что теперь возможно конвертировать файл VMware в формате VMDK в среду Hyper-V от Microsoft. Станет ли этот формат когда-нибудь таким же стандартом, как PDF? Весьма вероятно.

Единственным препятствием, мешающим передавать виртуальные машины так же, как  Word-документы, является их размер и степень знакомства с ними. Обе эти проблемы со временем будут решены. Уже существуют высокопроизводительные сети, передающие  гигабайты данных в секунду по сравнению с мегабайтами в секунду в обычных сетях, и в ближайшее время они станут доступны широкой публике. Одновременно технологии сжатия и ускорения позволят уменьшить файлы и ускорить их передачу. В результате станет возможным без проблем передавать виртуальные машины. Кроме того, все больше и больше специалистов в областях права, управления документами и судопроизводства будут понимать, что такое виртуальная машина, и требовать определенного контроля над ними. Так что, специалисты по управлению документами, готовьтесь - скоро Вам придётся включать VMDK-файлы в свои номенклатуры и перечни.

Крис Райли (Chris Riley)

Источник: сайт ассоциации AIIM
http://www.aiim.org/community/blogs/community/Records-Management-in-the-Cloud-Another-perspective

Арбитражная практика: За попытку восстановить утраченные документы АО оштрафованы на 200 тысяч рублей каждое

Чего только в жизни не бывает! На этот раз два акционерных общества были оштрафованы на 200 тыс. рублей каждое только потому, что, четко исполняя требования законодательства, пытались восстановить утраченные ими документы (дела № А40-131882/10-144-837 и № А40-131880/10-119-826).

Для справки: В соответствии с п.3.4 «Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ» (утв. Постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 г. №03-33/пс), хранению подлежат подлинники документов общества.

В случае утраты или повреждения подлинника документа общества хранению подлежит заверенная в установленном порядке копия такого документа.

О каждом случае утраты или повреждения подлинника документа общества должен быть составлен соответствующий акт с указанием причины утраты или повреждения, приобщаемый к передаваемой на хранение копии документа общества и подлежащий хранению вместе с ней. Указанный акт должен быть подписан руководителем структурного подразделения и утвержден единоличным исполнительным органом общества, а в случае утраты или повреждения документов бухгалтерского учета, бухгалтерской отчетности – также главным бухгалтером общества.

Суть дела

В августе 2010 года в региональное отделение Федеральной службы по финансовым рынкам (ФСФР России) в Центральном федеральном округе поступили письма от двух ЗАО - «Компания 1» и «Компания 2» - о предоставлении им копий документов, в связи с их утратой. К запросам были приложены акты об утрате документов от 21 июня 2010 г. (удивительное совпадение!).

«Компания 1» утеряла решение о выпуске ценных бумаг, отчет об итогах выпуска ценных бумаг, уведомление о государственной регистрации выпуска ценных бумаг общества.

«Компания 2» утеряла уведомление о государственной регистрации выпуска ценных бумаг ЗАО, решение о выпуске ценных бумаг и отчет об итогах выпуска ценных бумаг. Факт отсутствия документов был обнаружен после переезда заявителя в другое помещение. Поиск документов результатов не дал.

Эти обращения послужили основанием для составления в отношении обществ протоколов об административном правонарушении. При рассмотрении дел в региональном отделении ФСФР России в в сентябре 2010 года, общества были признаны виновными в совершении административного правонарушения, ответственность за которое предусмотрена ч.1 ст.13.25 Кодекса об административных правонарушениях (КоАП), и на каждое из них был наложен штраф в 200 тысяч рублей.

Не согласившись с решением регулятора, акционерные общества обратились в суд.

Позиции судов

Арбитражный суд города Москвы своими решениями от 20 декабря 2010 года и от 15 декабря 2010 года признал наличие в действиях обществ состава правонарушения, ответственность за которое предусмотрена ст.13.25 КоАП, и отказал обществам в отмене административных наказаний.

При рассмотрении в суде дела ЗАО «Компания 2», помимо ссылок на действующее российское законодательство, суд также сослался и на то, что в «Положении о порядке и сроках хранения документов» самого ЗАО «Компания 2»», утвержденного приказом общества, был установлен постоянный срок хранения решения о выпуске ценных бумаг и отчетов об итогах выпуска ценных бумаг.

Девятый арбитражный апелляционный суд своими решениями от 1 марта 2011 года и 14 февраля 2011 г. также счел факты совершения административных правонарушений доказанными, и сделал вывод о законности и обоснованности оспариваемых постановлений ФСФР России о штрафах.

Федеральный арбитражный суд Московского округа своими постановлениями от 26 мая года 2011 и 25 мая 2011 года оставил решения судов первой и апелляционной инстанций в силе.

«Компания 1», подавая кассационную жалобу в ФАС Московского округа, пыталась в качестве смягчающего обстоятельства подчеркивать тот факт, что она сама обратилось в ФСФР России с сообщением об утрате документов. По мнению общества, это свидетельствует о том, что оно приняло все необходимые меры для предотвращения неблагоприятных последствий нарушения, и позволяет квалифицировать правонарушение как малозначительное. На ФАС, однако, эта аргументация не произвела впечатления.

Мой комментарий: Акционерным обществам не повезло. Если бы копии утраченных ими документов хранились в каком-либо другом государственном органе, штрафа, возможно, и не было. ФСФР же наложила штраф по чисто формальному признаку: утратили документы, которые должны были хранить – платите!

Источник: официальный сайт Высшего арбитражного суда
http://kad.arbitr.ru/