США: Руководства по управлению документами в процессе передачи президентской власти

Данная заметка Кристофера Мэги (Christopher Magee – на фото) была опубликована 16 ноября 2016 года на блоге Национальных Архивов «Records Express».

День президентских выборов миновал, и федеральное правительство в настоящее время работает в переходном режиме. Вступление в должность нового Президента США означает не только появление новой администрации в Белом доме, но и приход новых руководителей высшего звена во все органы федерального правительства.

В этот переходный период Национальные Архивы будут взаимодействовать с федеральными органами исполнительной власти с тем, чтобы обеспечить ознакомление как уходящих, так и вновь приходящих политических «назначенцев» с их обязанностями и ответственностью в части управления и обеспечения надлежащей сохранности их документов. Управление документами – это повседневная деятельность, требующая постоянного внимания и повышения квалификации на протяжении всей карьеры человека на государственной службе.

Помогая федеральным органам исполнительной власти в их усилиях, мы разработали ряд документов, отражающих те изменения, которые были внесены в правила и рекомендации со времени последней передачи президентских полномочий, а также новые требования, введенные принятыми в 2014 поправками в Закон о федеральных документах (Federal Records Act):

• Меморандум Архивиста США Дэвида Ферьеро от 7 ноября 2016 года для высших должностных лиц государственных органов по вопросам управление документами (Senior Agency Officials for Records Management, SAORM), https://recordsexpress.files.wordpress.com/2016/11/saorm-memo-11-7-2016-signed.pdf


• Веб-редакция 2016 года наставления «Документирование деятельности Вашего государственного органа» (Documenting Your Public Service,  https://www.archives.gov/records-mgmt/publications/documenting-your-public-service.html ), включающая руководство по управлению учетными записями в социальных сетях (  https://records-express.blogs.archives.gov/2016/10/31/social-media-guidance-now-in-dyps/ )


• 6-минутный видеобрифинг (по-нашему, вводный инструктаж) «Руководство по управлению документами для политических назначенцев» (Records Management Guidance for Political Appointees), включающий вступительное слово Архивиста США (  https://www.youtube.com/... – все сказано коротко и по делу, о ключевых обязанностях и ответственности – Н.Х.).


• Листовка-напоминание «Руководство по управлению документами для политических назначенцев» (Records Management Guidance for Political Appointees), http://www.archives.gov/records-mgmt/publications/rm-for-political-appointees.pdf


• Типовые контрольные списки по вопросам управления документами и информацией для лиц, приходящих на федеральную государственную службу и покидающих её, https://presidentialtransition.usa.gov/files/2015/11/Model-Records-and-Information-Management-Entrance-and-Exit-Checklists.docx

Кроме того, мы провели брифинги по вопросам ответственности за управление документами для некоммерческой организации «Партнерство в поддержку государственной службы» (Partnership for Public Service, http://ourpublicservice.org/ ), для  Круглого стола помощников министров по административно-управленческим вопросам (Assistant Secretaries for Administration and Management Roundtable), а также для руководителей служб управления документами федеральных органов исполнительной власти.

Сегодня утром мы выпустили меморандум AC 09.2017 «Руководство в отношении материалов переходной команды избранного президента» (Guidance Relating to President-Elect Transition Team Materials, https://www.archives.gov/records-mgmt/memos/ac09-2017 ).  В этом коротком меморандуме отмечается, что материалы переходной команды избранного президента (President-Elect Transition Team, PETT) в целом не являются ни федеральными, ни президентскими документами, и считаются личными материалами. В то же время созданные федеральными органами ознакомительные материалы и переписка федеральных органов с переходной командой являются федеральными документами. Если же член переходной команды буден назначен на официальный пост в государственном органе и включит такого рода материалы в состав документации федерального органа, они станут, в зависимости от подчиненности конкретного органа, федеральными или президентскими документами.

В переходные периоды управление документами приобретает особенно большое значение. Способность зафиксировать и передать знания имеет первостепенное значение для обеспечения плавной передачи власти. Федеральные документы обеспечивают защиту прав и интересов общественности, подотчетность должностных лиц за их действия, а также документируют историю нашей страны. Наша миссия заключается в том, чтобы защитить эти документы и сделать их доступными для общественности. Хорошее управление документами в такие переломные моменты обеспечит доступность для будущих поколений документов нашего времени.

Кристофер Мэги (Christopher Magee)

Источник: блог «Records Express» на сайте NARA
https://records-express.blogs.archives.gov/2016/11/16/records-management-guidance-for-the-presidential-transition/