Национальные Архивы США: цифры, факты, проблемы

14 мая 2008 года в подкомитете по управлению федеральными финансами, государственной информации, федеральным службам и международной безопасности комитета Сената США по внутренней безопасности и деятельности государства прошли слушания на тему «Выполнение Национальными Архивами США своих контрольных функций: Защищая и сохраняя историю нации для будущих поколений».

Перед законодателями отчитывались:

• руководитель Национальных Архивов (NARA), 9-й Архивист США Аллен Вайнстайн (Allen Weinstein),
  
  
• директор по вопросам информации и управления контрольно-счётной палаты (Government Accountability Office, GAO) Линда Кунц (Linda Koontz),
  
  
• генеральный инспектор NARA Пол Брэчфелд (Paul Brachfeld).

Помимо официальных лиц, сенаторы выслушали также:

• Патрис Макдермот (Patrice McDermott),  директора OpenGovernment.org – неправительственной организации, цель которой – содействовать правительствам и гражданам в построении более открытого государства;
  
  
• Томаса Блантона (Thomas Blanton), директора «Архива документов по вопросам национальной безопасности» (National Security Archive) - независимого негосударственного научно-исследовательского института, расположенного в университете им. Джорджа Вашингтона, который собирает и публикует рассекреченные документы, полученные на основании закона о свободе доступа к государственной информации;
  
  
• Джима Хендерсона (Jim Henderson), бывшего Архивиста штата Мэйн,
  
  
• Мартина Шервина (Martin Sherwin), профессора истории из университета им. Джорджа Мэйсона.

В своем выступлении Аллен Вайнстайн рассказал проблемах, с которыми сталкиваются Национальные Архивы. За последние 10 лет объем хранимых NARA документов на традиционных носителях почти удвоился, и становится все труднее принимать новые поступления и находить им место на полках.

NARA принимает меры к разборке накопившихся «завалов». Это примерно миллион архивных коробов с документами, которые пока еще не были как следует описаны, для того, чтобы к ним был возможен эффективный доступ.

Особую озабоченность вызывает рассекречивание документов и перевод их в режим открытого доступа. В настоящее время Исполнительным приказом Президента США установлен 25-летний срок для автоматического рассекречивания документов. С момента выпуска приказа в 1995 году, рассекречено 460 миллионов страниц. Своей очереди ждут еще 400 миллионов страниц, для которых 25-летний срок уже истек.

В истекшем году Президентские библиотеки США, во исполнение требований Исполнительного приказа, направили все нерассекреченные президентские документы с истекшим 25-летним сроком в NARA на анализ и принятие решения о рассекречивании. Секретные президентские документы сканировались на местах и электронным образом пересылались в Вашингтон, где в специально отведенном месте представители соответствующих агентств их анализировали. Всего библиотеки отсканировали 3,6 миллиона страниц. Ожидается, что к лету решения будут приняты по 1 миллиону страниц. Кроме того, NARA запаздывает с передачей уже рассекреченных документов в открытый доступ.

Хотя при экспертизе и цензурировании документов по-прежнему много «ручного» труда, использование электронных систем заметно ускоряет весь процесс. Следующей крупной работой в этой области будет экспертиза и рассекречивание 7-8 миллионов страниц из библиотеки Рейгана.

Для ускорения процесса рассекречивания, Национальные Архивы в 2005 году создали межведомственный справочный центр, персонал которого готовил документы для рассмотрения в создавшем их агентстве. Сейчас, по мере поступления из агентств принятых решений, начинается обработка этих документов для перевода их на открытое хранение. Идет поиск способов упростить этот процесс и сделать его более быстрым и эффективным. В частности, вместо того, чтобы по очереди посылать документы (физически или в электронном виде) в заинтересованные агентства, представители всех агентств приглашаются в NARA – в результате решения принимаются быстрее, и быстрее разрешаются спорные ситуации.

Национальные Архивы контролируют деятельность федеральных агентств по рассекречиванию – в частности, проверяется, передаются ли рассекреченные документы в открытый доступ.

В области оцифровки документов, Национальные Архивы активно используют партнерские соглашения с частными организациями. Например, в 2006 году было заключено соглашение с частной компанией, которая взялась оцифровать всю коллекцию бумаг, фотографий и аудиозаписей президента Кеннеди. Заключено соглашение с Google о пилотном проекте по оцифровке ряда аудиовизуальных фондов и организации к ним онлайн-доступа на сайте компании. Недавно было заключено соглашение с компанией Footnote.com (предоставляющей платный доступ к информации для подписчиков) об оцифровке миллионов страниц документов. К настоящему времени компания уже оцифровала 33 миллиона страниц, и предоставляет к ним доступ через свой сайт. Ещё одно соглашение заключено с Генеалогическим обществом штата Юта – об оцифровке пенсионных дел ветеранов Гражданской войны.

Хотя каждое такое соглашение по-своему уникально, выработана стратегия оцифровки, содержащая ряд базовых принципов, обеспечивающих:

• Безопасность и доступность оригинальных документов во время процесса оцифровки,
  
  
• Партнерские соглашения не предоставляют исключительных прав, и во всех таких соглашениях предусматривается свободный доступ к выложенным в Интернете материалам из расположенных на территории страны читальных залов NARA;
  
  
• Во всех случаях, после истечения определенного периода времени, к NARA переходят все права собственности на данные и графические образы;
  
  
• Для обеспечения прозрачности, проекты таких соглашений публикуются для публичного обсуждения -  с тем, чтобы узнать мнение общественности до принятия окончательного решения.

Одной из наиболее серьёзных проблем для Национальных Архивов является стремительный рост количества создаваемых федеральным правительством электронных документов. В отличие от документов на традиционных носителях, электронные документы могут быстро стать недоступными с течением времени и изменениями в технологиях. Оборудование и программное обеспечение, использованное для создания этих документов, может устаревать очень быстро – за считанные годы и даже месяцы. В итоге огромное число важных документов подвергаются риску быть навсегда утраченными. Но есть и хорошие новости – технология обеспечения сохранности электронных документов наконец-то догоняет технологию их создания.

В июне этого года начнет действовать первая очередь создаваемой Национальными Архивами системы ERA («Архив электронных документов»). Задачей системы является аутентификация, обеспечение сохранности и предоставление доступа к важным электронным документам федерального правительства – на протяжении длительного времени, и независимо от того, какое оборудование и программное обеспечение были использованы для создания этих документов, или же будут доступны в будущем.

На первом этапе будут обеспечены базовые возможности по управлению унаследованными электронными данными и документами, и для поддержки текущей деятельности федеральных агентств. Вторая фаза предусматривает ввод документов администрации Буша, которые будут переданы в NARA в январе 2009 года.

Говоря о сети центров хранения документации, Архивист США отметил, что в настоящее время действуют 18 таких центров, хранящих в общей сложности 26 миллионов архивных коробов с документами. В ближайшие три года планируется открыть еще три центра.

Крупнейшим является Центр хранения документов военного персонала в Сент-Луисе. В центральном хранилище находятся 100 миллионов кадровых и медицинских документов, начиная с начала 20-го века. В год обрабатывается миллион запросов (5 тысяч за каждый рабочий день). Срочные запросы центр выполняет круглосуточно, без выходных

Помимо этого, в подчинении NARA находятся 14 региональных архивов. В большинстве случаев, они расположены рядом с одним из центров хранения документации.

Источник:  Сайт Сената США
http://hsgac.senate.gov/public/index.cfm?Fuseaction=Hearings.Detail&HearingID=ad3cffc2-8768-4952-8cfb-2f62188f39c8