(Окончание)
Проходит год за годом, а мы всё ещё никак не можем выпутаться из этого ежедневно идущего ослабления терминологии. Проблема заключается в том, что мы больше не можем полагаться на эту идентификацию состояния документа как черновика, оригинала или копии при определении архивной ценности документа, чтобы на её основании принять решение о (не)сохранении документа.
Раньше на курсах подготовки архивистов учили, что при проведении отбора документов на хранение или уничтожение целесообразно выбрасывать черновики и копии, а оставлять только оригиналы. Черновики быстро распознавались по рукописному тексту; в то же время для копий было характерно ухудшенное визуальное представление текста из-за использования либо копировальной бумаги, либо очень тонких листов бумаги, называемой «плюр» (pelure - очень тонкая, как правило, прозрачная бумага, часто ломкая, см. https://otvet.mail.ru/question/15804113 - Н.Х.) (на неё наносились символы, напечатанные на пишущей машинке), либо из-за прохождения листа бумаги через копировальный аппарат (1980-2010 годы). - Можно было подумать, что сам факт того, что документ написан от руки или откопирован, определяет его ценность документа для его владельца. Эх, окончательный отбор на хранение/уничтожение, какой только глупости не творили во имя твоё! (Действительно ли я могу сейчас говорить об этом в прошедшем времени?…)
На протяжении полувека мы наблюдаем постепенную деградацию хорошей практики составления, распространения документов и их размещения в дела. Это связано с сочетанием нескольких факторов: как технологического развития, так и роста связанного с документами риска: преставление в качестве доказательства оригинала со всеми отметками проверки и консервации, требуемыми в прошлом, встречается редко по сравнению с использованием доказательств в письменной форме ( https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000032042296/ ), которые сегодня принимаются во внимание судами и надзорными органами – это и распечатанная электронная почта, СМС-сообщения, сведения о соединениях, едва датированные заметки, PDF-файлы на жестком диске, и т.д. К этому следует добавить другие последствия технологического развития - ускорение производства и воспроизведения информации, а также фрагментацию данных по нескольким инструментам.
Таким образом, архивная и дипломатическая ценность архивного документа постепенно отделялись от его состояния, с точки зрения его формального и, прежде всего, визуального совершенства.
Столкнувшись с этой трудностью, можно было бы попытаться побороться за восстановление применения «хорошей» практики применения терминов «черновик», «оригинал» и «копия», - но эта задача нерешаемая ввиду стремительного развития технологий, и не обязательно оправданная; иными словами, идея подобного шага назад является иллюзией. Можно также поискать другие критерии, помогающие определить документный риск и архивную ценность документов и, следовательно, облегчающие их архивирование (обеспечение безопасности и долговременной сохранности, уничтожение).
Приведу один пример. Юрист одной компании дал мне однажды довольно объемное судебное дело, в котором предложил разобраться. В этом деле было три набора «бумаг»:
- Более 90% объёма составляли судебные решения и юридические справки объемом в несколько десятков и даже сотен страниц каждое, созданные в результате распечатывания на бумаге PDF-файлов, полученных от судов, юристов или от самой компании и хранящихся компанией в иных местах в цифровом виде. Действительно ли это были необходимые документы? Нет, если мы будем считать их «копиями», при условии, что мы где-то храним весь этот документальный набор или «сводное виртуальное дело» (в чём как раз и заключается роль управления документами);
- 9% материалов представляли собой внутренний обмен информацией внутри компании по текущим судебным разбирательствам. В основном это были распечатанные электронные письма, хранящиеся в электронных почтовых ящиках компании (правда, архивация электронной почты мало кому интересна) и в человеческой памяти коллектива (также верно и то, что управление знаниями редко является приоритетным делом …);
- К 3-й группе, составлявшей менее 1% объема, относились утопленные между хрустящих листов бумаги «белее белого» скромные посеревшие листы с несовершенными карандашными набросками. Адвокат объяснил мне, что это были заметки, сделанные директором по правовым вопросам во время беседы с очень пожилой дамой, которая впоследствии умерла - бывшим исполнительным секретарём компании (о сохранении архивов которой не было сведений), находящейся в центре продолжающегося судебного разбирательства. Документ представлял собой продиктованную пожилой дамой организационную структуру этой компании, чья память ничуть не ослабела. Это внутренние заметки полу-персонального характера. В чём их польза? В возможности разобраться в данном случае, «почему» и «как».
Подводя итог, можно сказать, что самый скромный на вид документ (написанный карандашом, без даты и подписи, контекстуализированный только другими документами дела) оказался наиболее ценным, поскольку содержал необходимые для понимания очень сложного дела сведения, восстановить которые в случае утери документа было бы крайне сложно, поскольку пожилая дама к тому времени умерла.
Критерием анализа здесь был не внешний вид, а:
- Дискуссия между действующими лицами по вопросам ответственности: если решение суда или записка адвоката были направлены в компанию, они также сохранялись у их автора. Это не освобождает компанию от необходимости хранить их, хотя в данном случае мы почти наверняка сможем найти эти документы в государственных органах или у частных юридических лиц, от которых они происходят (при условии хороших отношений). Что касается носителя, то если документы были переданы в цифровом формате, их сохранение в этом формате предпочтительнее сохранения в виде бумажной распечатки;
- Уникальность информации в плане знания фактов: рукописная диаграмма была единственным источником знаний об организационной структуре этой компании. Можно считать такой документ не столь надёжным, как соответствующий организационно-распорядительный документ, но априори ничего другого не имелось.
Таким образом, при экспертизе архивной ценности абсолютный критерий формы уступает место относительному критерию избыточности ( https://www.marieannechabin.fr/2016/02/redondance/ ). Поскольку движимая технологиями практика отказалась от формальных и визуальных элементов бывших до сих пор самодостаточными материальных документов, уместно анализировать документальные объекты во взаимосвязи с другими документами, другими представлениями того же содержания и другими элементами, - лишь они позволяют определить документный риск, и, следовательно, архивную ценность.
Конечно, сами технологии предложила контрмеры для этих отклонений от формы. Наиболее показательным примером является электронная подпись, юридически признаваемая в течение уже более двадцати лет, которая позволяет выражать согласие подписанта с данным контентом, данное на определенную дату, с использованием цифровых инструментов и третьих сторон. Однако массив письменных документов и материалов, которые отслеживают ответственность и документируют память их создателя или получателя, намного обширнее, чем набор документов, подписанных в электронном виде с соблюдением формальной процедуры аутентификации, расширенной или квалифицированной, как это предусмотрено европейским законодательством eIDAS ( https://fr.wikipedia.org/wiki/Signature_num%C3%A9rique ).
Ответственность за архивирование, за принятие решений о сохранении или несохранении, распространяется на весь массив созданных и полученных организацией письменных документов.
Мари-Анн Шабен (Marie-Anne Chabin)
Источник: блог Мари-Анн Шабен
https://www.marieannechabin.fr/2023/04/le-document-dans-tous-ses-etats/
Комментариев нет:
Отправить комментарий