Архивист США о Президентском меморандуме о делопроизводстве от 28 ноября 2011 года

Заметка Архивиста США Дэвида Ферьеро (David Ferriero) была опубликована на его блоге 28 ноября 2011 года, в день публикации президентского меморандума, о котором идёт речь.

Сегодня Президент издал меморандум, адресованный руководителям федеральных органов исполнительной власти, по поводу управления государственными документами. Это знаменует собой начало усилий в масштабе исполнительной ветви власти по реформированию политик и практик управления документами.

Я полностью поддерживаю эту инициативу Президента, который посылает очень четкий сигнал федеральным органам относительно важности управления электронными документами. Управление документами должно идти в ногу с технологиями, используемыми для создания документов в федеральном правительстве, и президентский меморандум подчеркивает, что это критически-важное дело.

Каждый федеральный орган исполнительной власти должен будет сообщить Архивисту США имя своего высокопоставленного  руководителя, который в этом органе власти будет курировать проведение полномасштабной оценки его программ управления документами. В ходе этих проверок, которые должны быть завершены в течение 120 дней, следует сосредоточить внимание на электронных документах, включая электронную почту и социальные сети, а также на тех программах, в ходе которых могут развертываться или разрабатываться облачные сервисы.

Президентский меморандум также просит Национальные Архивы выявить возможности для реформ, которые бы способствовали улучшению практики управления документами в масштабах федерального правительства. Мы немедленно начнем координировать соответствующие обсуждения с федеральными органами власти, межведомственными группами и с внешними заинтересованными сторонами.

Я и мои сотрудники надеемся на совместную работу с Административно-бюджетным управлением администрации Президента (OMB), с заместителем Генерального прокурора, со всеми федеральными органами власти, с тем, чтобы обеспечить выполнением ими требований нового меморандума; а также на то, что мы продолжим усилия в масштабе федерального правительства по обеспечению сохранности электронных документов постоянного срока хранения, которые в конечном итоге станут частью фондов Национальных Архивов.

Я рад, что эта работа является приоритетной для нынешней администрации, и ценю то, что Президент еще раз подтвердил философию NARA, заключающуюся в том, что хорошее управление документами является основой открытого правительства. Данный меморандум обеспечит сохранение творимой в настоящее время истории, и обеспечит гражданам возможность самостоятельно судить о действиях федерального правительства на основании самих документов.

Меморандум президента можно прочитать по адресу http://www.whitehouse.gov/the-press-office/2011/11/28/presidential-memorandum-managing-government-records . В конце этой недели блог Национальных Архивов «Документный экспресс» (Records Express), посвященной национальной программе управления документами, разместит более подробную информацию о требованиях, изложенных в меморандуме Президента.

Дэвид Ферьеро (David S. Ferriero), Архивист США

Источник: Блог Архивиста США на сайте Национальных Архивов
http://blogs.archives.gov/aotus/?p=3810&utm_source=feedburner&utm_medium=feed&utm_campaign=Feed%3A+aotus+%28AOTUS%3A+Collector+in+Chief%29 

Минкомсвязи утвердило «Порядок передачи органам власти реестров квалифицированных сертификатов ключей проверки электронной подписи удостоверяющими центрами, прекратившими свою деятельность»

Приказом Министерства связи и массовых коммуникаций РФ от 29 сентября 2011 года №242 утвержден «Порядок передачи реестров квалифицированных сертификатов ключей проверки электронной подписи и иной информации в федеральный орган исполнительной власти, уполномоченный в сфере использования электронной подписи в случае прекращения деятельности аккредитованного удостоверяющего центра».

Разработка данного нормативного правового акта была предусмотрена ст.8 Федерального закона от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

За месяц до даты прекращения своей деятельности аккредитованный удостоверяющий центр обязан сообщить об этом как в письменной форме, так и в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью, в уполномоченный федеральный орган (п.3).

Помимо передачи реестров квалифицированных сертификатов, в уполномоченный федеральный орган передается также следующая информация (п.5):

• Реквизиты основных документов, удостоверяющих личность владельцев квалифицированных сертификатов - физических лиц;
  
  
• Сведения о наименовании, номере и дате выдачи документов, подтверждающих право лиц, выступающих от имени заявителя - юридического лица, обращаться за получением квалифицированного сертификата;
  
  
• Сведения о наименованиях, номерах и датах выдачи документов, подтверждающих полномочия владельцев квалифицированных сертификатов действовать по поручению третьих лиц, если информация о таких полномочиях владельцев квалифицированных сертификатов включена в квалифицированный сертификат.

Передача реестров квалифицированных сертификатов, а также иной предусмотренной Порядком информации в уполномоченный федеральный орган осуществляется в электронной форме с использованием информационной системы головного удостоверяющего центра (п.6). Передаваемые электронные документы должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица аккредитованного удостоверяющего центра.

Передаваемые реестры квалифицированных сертификатов должны быть сформированы в соответствии с порядком формирования и ведения реестров квалифицированных сертификатов, а также предоставления информации из таких реестров (п.7). (Этого документа пока в природе не существует – Н.Х.)

Одновременно установлены требования к обеспечению сохранности реестров:

III. Хранение и обеспечение доступа к реестрам квалифицированных сертификатов ключей проверки электронной подписи

11. Уполномоченный федеральный орган обеспечивает хранение и круглосуточный беспрепятственный доступ с использованием информационной системы головного удостоверяющего центра к реестрам квалифицированных сертификатов ключей проверки электронной подписи, переданных в уполномоченный федеральный орган в связи с прекращением деятельности аккредитованного удостоверяющего центра.

При хранении реестров квалифицированных сертификатов уполномоченный федеральный орган создает архив реестров квалифицированных сертификатов на цифровых носителях.

К информации о реестрах должен быть обеспечен круглосуточный доступ (п.12) с использованием информационной системы головного удостоверяющего центра.

Источник: Кодекс
http://docs.kodeks.ru/document/902306541

В Китае растет интерес к вопросам управления электронными документами и их архивного хранения

В Китайской Народной Республике в последнее время заметно вырос интерес к вопросам управления электронными документами и их архивного хранения. Изучается международный и собственный опыт, проводятся семинары и конференции с приглашением крупнейшим мировых экспертов. Одновременно все более заметной становится роль представителей Китая в работе соответствующих технических комитетов ИСО.

Только в этом месяце прошли два интересных мероприятия. 19 ноября в Нанкинском университете прошла «Международная конференция по управлению документами и информацией с использованием передовых технологий» (新技术环境下文件信息管理国际学术研讨会), в работе которой приняли участие более 90 специалистов, в том числе представители 34 университетов, в которых преподается управление документами и архивное дело, а также архивисты из центральных и региональных органов государственной власти.

Алан Шипман (Великобритания) рассказывает о международных стандартах обеспечения долговременной сохранности электронных документов

На конференции выступили руководитель службы управления документами (Chief Records Officer) Национальных Архивов США Пол Вестер (Paul Wester), известный британский специалист в области обеспечения долговременной сохранности юридически значимых электронных документов Алан Шипман (Alan Shipman), председатель технического комитета TC46 Международной организации по стандартизации (ИСО) по вопросам управления документами и архивными документами австралиец Дэвид Молдрич (David Moldrich), - а также самый заметный представитель Китая на международной арене, профессор Народного университета Ань Сяоми (安小米), рассказавшая о направлениях развития в будущем управления электронными документами.

Любопытно отметить, что Дэвид Молдрич лично на конференции не присутствовал – его доклад  «в прямом эфире» транслировался из Австралии.

Выступает профессор Ань Сяоми

Буквально через несколько дней, 22 ноября 2011 года в Народном университете Китая (Renmin University of China) в Пекине прошёл Второй национальный форум по управлению электронными документами (第二届中国电子文件管理论坛成功举办). Он собрал 80 участников - специалистов ИТ,  архивистов, специалистов по управлению документами и информацией из органов власти различных уровней.

Выступает Пол Вестер (Национальные Архивы США)

Программа форума, в частности, включала следующие доклады:

• Пол Вестер (Национальные Архивы США) «Разработка в США политик и стандартов в области управления электронными документами» ( докладе, в частности, затрагивался вопрос использования технологий «Веб 2.0»)
  
  
• Гуо Сыпин (郭嗣平), руководитель архивной службы  КНР  «Нормативная база для управления электронными документами в Китае и разработка стандартов»
  
  
• Ань Сяоми, Народный университет КНР «Разработка международных стандартов в области управления документами»
  
  
• Ма Линьчин (马林青), Народный университет КНР «Вопросы сохранения аутентичности в исследованиях, проводимых в рамках международного проекта InterPARES»

Источники: сайт Нанкинского университета / сайт Народного университета Китая
http://im.nju.edu.cn/shownodir.aspx?contentid=cont2011112121&tcategoryid=tcat2010060876
http://www.irm.cn/news_and_events/pic_news/201111/24-1324.html 
http://www.ermrc.org/index.php?a=content&id=350 

Арбитражная практика: Хранение документов акционерного общество по месту нахождения исполнительного органа

Неоднократно возвращаясь к вопросу об организации хранения документов коммерческих организаций, я обращала внимание коллег на то, что требования к организации хранения документов акционерных обществ, установленные в законе «Об акционерных обществ», могут привести к попыткам привлечь их к ответственности в тех случаях, когда документы хранятся, например, в территориально-удаленном от центрального офиса архиве общества или в случае использования внеофисного хранения.

Проблема для акционерных обществ связана с тем, что в федеральном законе «Об акционерных обществах» четко указано, где акционерное общество должно хранить свои документы:

Федеральный закон № 208 от 26 декабря 1995 «Об акционерных обществах»

Статья 89. Хранение документов общества

п.2. Общество хранит документы, предусмотренные пунктом 1 настоящей статьи, по месту нахождения его исполнительного органа в порядке и в течение сроков, которые установлены федеральным органом исполнительной власти по рынку ценных бумаг.

Сравните требования законодательства к хранению документов организаций других форм собственности:

Федеральный закон № 14-ФЗ от 08.02.1998 г. «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Статья 50. Хранение документов общества

2. Общество хранит документы, предусмотренные пунктом 1 настоящей статьи, по месту нахождения его единоличного исполнительного органа или в ином месте, известном и доступном участникам общества.

Федеральный закон № 161-ФЗ от 14.11.2002 г. «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях».

Статья 28. Хранение документов унитарного предприятия

2. Унитарное предприятие хранит документы, предусмотренные пунктом 1 настоящей статьи, по месту нахождения его руководителя или в ином определенном уставом унитарного предприятия месте.

Таким образом, закон об акционерных обществах в его нынешнем виде ущемляет право акционерного общества на выбор наиболее надёжного, защищённого и экономически для него выгодного места хранения, с целью обеспечения сохранности документов во исполнение других, более жестких требований законодательства к акционерным обществам. Имеет место дискриминация в этом вопросе акционерных обществ по сравнению с организациями других форм собственности. В результате для акционерных обществ возник риск санкций за хранение документов в неположенном месте.

Было ясно, что рано или поздно, что регулятор - федеральная служба по финансовым рынкам (ФСФР) попытается привлечь какое-либо общество к ответственности за выявленный факт хранения документов в ненадлежащем месте.

В марте 2011 г. Арбитражный суд Республики Татарстан оценивал, нарушило ли законодательно-нормативные требования ОАО «Татэнергосбыт», которое организовало хранение хозяйственных договоров не по месту нахождения его исполнительного органа (дело № А65-29269/2010).

Суть спора

ФСФР в августе-сентябре 2010 г. провела плановую выездную проверку деятельности ОАО на соблюдение требований законодательства о ценных бумагах.

В ходе проверки было обнаружено, что в нарушение требований п. 2 ст. 89 Федерального закона «Об акционерных обществах», п.186 подраздела 4.1. «Бухгалтерский учет и отчетность» раздела 4 «Учет и отчетность» Перечня типовых управленческих документов 2000 года, п. 346 (похоже, что здесь опечатка, и имелся в виду п. 436 – Н.Х.) подраздела 4.1. «Бухгалтерский учет и отчетность» раздела 4 «Учет и отчетность» Перечня типовых управленческих архивных документов 2010 года, - общество не обеспечил хранение хозяйственных договоров ОАО по месту нахождения его исполнительного органа.

Для сведения: Статьи перечней, упомянутые в предписании ФСФР, устанавливают только сроки хранения, и не устанавливают требования к месту хранения документов.

«Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (утв. руководителем Федеральной архивной службой России 06.10.2000 г.)

п. 186 - Договоры, соглашения (кредитные, хозяйственные, операционные) – 5 лет ЭПК (после истечения срока действия договора, соглашения)

«Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организации, с указанием сроков хранения» (утв. приказом Министерства культуры от 25.08.2010 №558)

п. 436 - Договоры, соглашения (не указанные в отдельных статьях Перечня) – 5 лет ЭПК (после истечения срока действия договора, соглашения)

На этом основании ФСФР направило в адрес ОАО предписание с требованием устранить выявленные нарушения. ОАО, не согласившись с ненормативным актом, обратилось в суд.

Позиция Арбитражного суда Республики Татарстан

Исследовав материалы дела, заслушав представителей сторон, суд обосновал свое решение положениями статьи 89 «Хранение документов общества» закона «Об акционерных обществах».

Суд отметил, что перечень документов, которые общество обязано хранить по месту нахождения его исполнительного органа, установлен в п.1 статьи 89 Закона, и что в указанный перечень все договоры, заключаемые обществом в процессе осуществления им хозяйственной деятельности, не входят.

Регулятором не было представлено доказательств и того обстоятельства, что уставом ОАО, его внутренними документами, решениями общего собрания акционеров, совета директоров (наблюдательного совета), органами управления установлен перечень иных документов (кроме прямо поименованных в п. 1 статьи 89 Закона), которые должны храниться по месту нахождения его исполнительного органа.

Сослался суд и на то, что Перечень типовых управленческих документов 2000 года предусматривает хранение в составе документов бухгалтерского учета (раздел 4) некоторых видов договоров, - но не всех.

Суд пришел к выводу, что ОАО не нарушены требования законодательства о хранении документов, и на этом основании суд признал предписание, выданное Региональным отделением Федеральной службы по финансовым рынкам России в Волго-Камском регионе, недействительным.

Одиннадцатый арбитражный апелляционный суд в июне 2011 г. оставил это решение без изменения. Эту позицию поддержал в августе 2011 года и Федеральный арбитражный суд Поволжского округа.

Мой комментарий: Из любопытства я посмотрела, о каком объеме документов в данном случае идет речь. Информация нашлась в годовом отчете открытого акционерного общества «Татэнергосбыт» за 2010 год ( www.tatenergosbyt.ru/download/reporting_2010.doc ).

с. 7 На обслуживании у ОАО «Татэнергосбыт» находятся 27 384 юридических лиц и 849 841 физических лиц (население). Таким образом, по итогам 2010 года клиентская база ОАО «Татэнергосбыт» составила 877 225 потребителей электрической энергии.

с. 9 По итогам 1 квартала 2010 года клиентская база ОАО «Татэнергосбыта» составила 6562 потребителей тепловой энергии. Таким образом, на обслуживании у ОАО «Татэнергосбыт» находятся 5464 юридических лица и 1 098 физических лиц (население).

Думаю, что столь большой объем документации любой здравомыслящий руководитель коммерческой организации постарается разместить в помещениях, стоимость которых на порядок дешевле, чем в головном офисе компании.

Источник: Официальный сайт Высшего арбитражного суда
http://ras.arbitr.ru/