Проект национального стандарта ГОСТ Р ИСО 7538 «Функциональные требования к уничтожению документов либо их передаче на архивное хранение» вынесен на публичное обсуждение

На сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии 27 мая 2026 года было размещено уведомление о разработке проекта стандарта ГОСТ Р ИСО 7538  «Функциональные требования к уничтожению документов либо их передаче на архивное хранение», см. https://fgis.gost.ru/share/page/rsprs/nds-details?uuid=f8e51b91-273c-4421-bf7c-e89119902e40 . Публичное обсуждение проекта стандарта продлится до 26 июля 2026 года.

Проект подготовил подкомитет ПК6 «Жизненный цикл электронного документооборота» российского технического комитета по стандартизации ТК 459 «Информационная поддержка жизненного цикла изделий». 

Первая редакция национального стандарта является идентичной по отношению к международным техническим спецификациям ISO/TS 7538:2024 «Функциональные требования к уничтожению документов либо их передаче на архивное хранение» (Functional requirements for disposition of records), о которых см. мой пост https://rusrim.blogspot.com/2024/09/isots-75382024.html .

Дополнительную информацию о ходе работы над национальным стандартом можно найти в материалах подборки https://rusrim.blogspot.com/search?q="ТК+459"+ПК6+7538&max-results=20&by-date=true .

В пояснительной записке к проекту стандарта отмечается, что « …эффективное управление документами является горизонтальной областью, оно поддерживает абсолютно все виды государственного управления, деловой и общественной деятельности. Грамотное, законное и своевременное уничтожение документов играет важнейшую роль в обеспечении информационной безопасности, защиты персональных данных, повышения эффективности работы информационных систем и сокращении расходов на хранение информации.»

В настоящем стандарте определяются цели и преимущества проведения уничтожения документов либо их передачи на архивное хранение, а также даются рекомендации организациям по управлению процессами, связанными с уничтожением/передачей.

В частности, данный стандарт:

• определяет ответственность за процессы уничтожения/передачи документов;
  
  
• содержит рекомендации, касающиеся ключевых процессов, по которым можно оценивать процессы уничтожения / передачи документов;
  
  
• содержит требования и рекомендации для тех, кто внедряет процессы уничтожения / передачи документов; и
  
  
• даёт рекомендации по интеграции процессов уничтожения / передачи документов в деятельность организации.

Копию проекта стандарта на бумажном носителе можно получить по адресу107113, Москва, ул. Шумкина, д.20, стр.1, тел. +74952212431, email: laptanovich@eos.ru 

Источник: сайт Росстандарта
https://fgis.gost.ru/share/page/rsprs/nds-details?uuid=f8e51b91-273c-4421-bf7c-e89119902e40 

ИСО: В технический комитет TC46 «Информация и документация» внесено предложение о создании целевой группы по согласованию стандартов в области обеспечения долговременной сохранности электронных материалов

Долгое время в техническом комитете TC46 «Информация и документация» Международной организации по стандартизации (ИСО), который разрабатывает стандарты в области библиотечного и музейного дела, информатики и управления документами, вопросы обеспечения долговременной сохранности и доступности электронных документов и информации (электронной сохранности) и электронного архивирования практически не рассматривались. 

Сейчас появились первые признаки того, что, возможно, в будущем ситуация начнёт меняться – и одним из таких признаков стало распространенное в TC46 накануне предстоящей пленарной встречи в Италии предложение о создании целевой группы по согласованию стандартов в области обеспечения долговременной сохранности электронных материалов (Ad Hoc Group on Digital Preservation Standards Alignment), которое подготовил известный американский специалист Энди Поттер (Andy Potter – на фото), хорошо знакомый читателям моего блога по многочисленным переводам его постов. Полный текст этого предложения приведен ниже.

Предложение о создании целевой группы по согласованию стандартов в области обеспечения долговременной сохранности электронных материалов

Я предлагаю техническому комитету ИСО TC46 создать временную целевую группу для изучения потенциала взаимодействия ИСО с широко используемыми стандартами электронной сохранности, разработанными вне ИСО.

Обеспечение электронной сохранности (долговременной сохранности и доступности электронных материалов - digital preservation) превратилось в ключевую компетенцию в контексте деятельности архивов, библиотек, государственных и научно-исследовательских учреждений и организаций. На практике эта работа уже опирается на набор зрелых, стабильных и широко используемых стандартов, включая такие стандарты, как 

• Стандарт METS (Metadata Encoding and Transmission Standard – «Стандарт кодирования и передачи метаданных», см. https://www.loc.gov/standards/mets/METSOverview.v2.html и https://www.prlib.ru/mets ) 
  
  Мой комментарий: METS - это спецификация кодирования и передачи данных на языке XML, разработанная в США для кодирования метаданных, необходимых для обработки цифровых объектов в репозитории, и обмена такими объектами. Библиотека Конгресса США выполняет функции ведущей организации, в частности, осуществляя хостинг веб-сайта. В настоящее время METS широко используется цифровыми библиотеками и архивами, поскольку он позволяет объединить в одном XML-документе всю информацию об объекте: из каких файлов он состоит, где они размещаются, как связаны между собой, какие метаданные относятся к объекту и его компонентам, каковы условия использования объекта, какие действия должна выполнять система при открытии объекта. Важным свойством METS является наличие инструментов для установления связи между объектами METS или их компонентами и соответствующими метаданными. В России не адаптировался.
  
  
• Стандарт PREMIS (PREservation Metadata: Implementation Strategies – «Метаданные для долговременной сохранности: Стратегии реализации», см. http://www.loc.gov/standards/premis/ и https://www.loc.gov/standards/premis/v3/premis-3-0-final.pdf  . 
  
  Мой комментарий: Стандарт разработан группой международных экспертов, в России не адаптировался, предоставляет богатый структурированный язык для документирования текущей истории и управления электронными (цифровыми) объектами.
  
  
• Стандарт EAD (Encoded Archival Description – «Кодированное описание архивных материалов»).
  
  Мой комментарий: EAD является непроприетарным стандартом кодирования архивных описей для использования в онлайн-среде. Документация по стандарту хранится на сайте Библиотеки Конгресса США. Разработку и поддержку стандарта осуществляет Технический подкомитет по стандартам кодированного архивного описания (Technical Subcommittee for Encoded Archival Description, TS-EAD) Комитета Общества американских архивистов (SAA) по стандартам, см. https://www2.archivists.org/groups/technical-subcommittee-on-encoded-archival-standards-ts-eas/encoded-archival-description-ead . Версия 3 стандарта EAD  (EAD3) была опубликована в 2015 году, о ней см. также мой пост здесь: http://rusrim.blogspot.com/2015/08/3-ead.html . В настоящее время завершается подготовка 4-й редакции стандарта, см. https://www2.archivists.org/groups/technical-subcommittee-on-encoded-archival-standards-ts-eas/final-call-for-comments-revision- . В России не адаптировался.

В совокупности эти стандарты поддерживают структурирование сложных цифровых объектов, документирование происхождения и действий по обеспечению сохранности, а также представление архивного контекста.

Несмотря на их зрелость и широкое распространение, данные стандарты остаются вне портфеля стандартов ИСО. В настоящее время в рамках технического комитета TC46 отсутствует скоординированные механизмы для их оценки, принятия или согласования с ними, а также для поддержки их интегрированного использования в интероперабельных рабочих процессах обеспечения электронной сохранности. Это создает пробел в ландшафте стандартов технического комитетаTC 46 в вопросах упаковки цифровых объектов, интеграции метаданных для долговременной сохранности и межсистемной интероперабельности.

Подобная ситуация встречается не впервые. Международная организация по стандартизации успешно решала аналогичные проблемы посредством сотрудничества с внешними сообществами разработчиков стандартов – в первую очередь благодаря взаимодействию между Консультативным комитетом по системам хранения данных космических исследований (Consultative Committee for Space Data Systems, CCSDS – глобальная организация, основной задачей которой является разработка и поддержка стандартов и рекомендаций, связанных с космическими исследованиями. Ею разработан и поддерживается стандарт OAIS и взаимосвязанные с ним стандарты – Н.Х.) – и техническим подкомитетом ИСО TC20/SC13 «Системы передачи данных и информации о космическом пространстве» (Space data and information transfer systems). При такой модели стандартизации стандарты разрабатываются и поддерживаются внешними организациями, а затем адаптируются и публикуются ИСО, при этом поддерживается постоянная координация. Эталонная модель открытой архивной информационной системы (Open Archival Information System, OAIS) является показательным примером такого подхода.

Можно подумать об использовании похожей модели стандартизации в отношении стандартов электронной сохранности. Вместо разработки новых спецификаций, Международная организация по стандартизации (ИСО) могла бы сосредоточить усилия на оценке и, где это уместно, на адаптации существующих стандартов или на согласовании с ними, а также на получении полезной отдачи посредством разработки рекомендаций по интеграции, концепций интероперабельности и принципов соответствия.

Для постепенного и инклюзивного продвижения по этому пути я предлагаю создать в рамках технического комитета ИСО TC46 целевую группу со следующими задачами:

• анализ существующего ландшафта стандартов в области электронной сохранности, имеющих отношение к деятельности TC46, включая стандарты METS, PREMIS и EAD;
  
  
• оценка зрелости этих стандартов, стратегического управления ими и их уместности для целей ИСО;
  
  
• оценка возможных направлений работы с такими стандартами, включая адаптацию, транспозицию, профилирование или скоординированное согласование усилий с внешними организациями, разрабатывающими стандарты;
  
  
• рассмотрение моделей работы в рамках ИСО со свободно доступными стандартами;
  
  
• выявление потенциальных преимуществ, рисков и последствий различных подходов.

Учитывая, что данный вопрос затрагивает несколько предметных областей, представляется нецелесообразным рассматривать его в рамках какого-то одного существующего подкомитета (занимающегося стандартизации только в одной предметной области, например, в сфере управления документами – Н.Х.), такого как SC11 «Управление документами» или SC4 «техническая интероперабельность». В этой связи для обеспечения широкого участия и учёта мнений всех структур комитета необходимо создание целевой группы на уровне технического комитета.

Деятельность целевой группы будет ограничена по времени (например, от 6 до 12 месяцев), после чего группа представит техническому комитету TC46 отчет, содержащий:

• краткую сводку результатов,
  
  
• оценку вариантов использования внешних стандартов в работе ИСО,
  
  
• рекомендации по последующим шагам, которые могут включать создание рабочей группы или другие формы деятельности

Данное предложение задумано как прагматичный первый шаг, который позволит TC46 изучить явно относящуюся к сфере его деятельности область, не принимая при этом на себя преждевременных обязательств в плане конкретных структурных решений, - и одновременно дает техническому комитету возможность взаимодействовать с устоявшимися, широко используемыми внешними стандартами.

Я был бы рад возможности подробнее обсудить данное предложение и помочь в определении круга вопросов и состава предлагаемой целевой группы.

Энди Поттер (Andy Potter)
компания MetaArchivist Consulting, https://metaarchivist.com/about/ 

Документы, оформляемые донорами при сдаче крови, и сроки их хранения

Минздрав России приказом от 27 марта 2026 года №215н утвердил «Порядок прохождения донорами медицинского обследования, перечня медицинских противопоказаний (временных и постоянных) для сдачи крови и/или ее компонентов и сроков отвода, которому подлежит лицо при наличии временных медицинских противопоказаний, от донорства крови и/или ее компонентов». Приказ вступит в силу 1 января 2027 года

В случае отсутствия в единой базе данных по осуществлению мероприятий, связанных с обеспечением безопасности донорской крови и ее компонентов, развитием, организацией и пропагандой донорства крови и ее компонентов (база данных донорства крови и ее компонентов) информации о противопоказаниях к донорству, донор перед каждой донацией заполняет анкету донора крови и/или ее компонентов (анкета) самостоятельно или при содействии медицинского регистратора (п.5).

Донор перед первой донацией в организации службы крови, где ранее им донации не осуществлялись:

• Представляет информированное добровольное согласие на медицинское обследование и донацию крови и/или ее компонентов (информированное добровольное согласие);
  
  
• Представляет согласие на обработку персональных данных, включая специальные категории персональных данных (согласие на обработку ПДн).

В случае отказа от заполнения анкеты, подписания информированного добровольного согласия, согласия на обработку персональных данных он не допускается к медицинскому обследованию и донации (п.6).

Анкета, информированное добровольное согласие и согласие на обработку персональных данных могут быть оформлены в форме электронного документа, подписаны простой электронной подписью донора.

Регистрация донора в организациях службы крови осуществляется медицинским регистратором на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность донора на территории Российской Федерации, и страхового номера индивидуального лицевого счета гражданина в системе обязательного пенсионного страхования (при наличии) (п.7).

При первой донации донору присваивается уникальный идентификационный номер в базе данных донорства крови и ее компонентов, при последующих обращениях донора идентификационный номер присваивается только донации (п.8).

Анкета донора хранится в организации службы крови 30 лет на бумажном носителе и/или 50 лет в базе данных донорства крови и ее компонентов с даты донации в организации службы крови, в которой она была дана, информированное добровольное согласие, согласие на обработку персональных данных хранятся в организации службы крови 30 лет на бумажном носителе и/или 50 лет в базе данных донорства крови и ее компонентов с даты последней донации в организации службы крови, в которой они были даны (п.27).

Для справки: В признанном утратившим силу «Порядке прохождения донорами медицинского обследования и перечня медицинских противопоказаний (временных и постоянных) для сдачи крови и/или ее компонентов и сроков отвода, которому подлежит лицо при наличии временных медицинских показаний, от донорства крови и/или ее компонентов», утв. приказом Минздрава России от 28 октября 2020 года №1166н, срок хранения этих документов был установлен гораздо меньший:

«25. Анкета, информированное добровольное согласие, согласие донора на обработку персональных данных хранятся в организации службы крови 5 лет после даты донации.»

Мой комментарий: Данный документ меняет подходы к документообороту, идентификации доноров и хранению данных и делает серьезный шаг в сторону перевода процесса в «цифру», хотя и сохраняет бумажные носители.

• Электронная анкета и согласия (п. 5, 6): Впервые закреплена возможность оформления анкеты донора, информированного добровольного согласия и согласия на обработку персональных данных в форме электронного документа;
  
  
• Простая электронная подпись (ПЭП): Разрешено подписывать эти электронные документы простой электронной подписью. Это означает, что для участия в донорстве не потребуется оформлять квалифицированную электронную подпись; достаточно будет подтверждения через СМС или логин/пароль в закрытой системе организации;
  
  
• Интеграция с базой данных (п. 5): Вводится важное правило: если в единой базе данных донорства нет информации о противопоказаниях, то донор обязан заполнить анкету. 

Усиливается контроль за личностью донора и за прослеживаемостью крови:

• Ужесточение идентификации: Регистрация теперь производится не только по паспорту, но и с обязательным указанием СНИЛС;
  
  
• Вводится четкое разграничение: донору присваивается уникальный идентификационный номер (один раз на всю жизнь), а каждой донации (процедуре сдачи) присваивается свой отдельный номер. 

Увеличение срока хранения документов является одним из самых серьёзных изменений. Оно направлено на долгосрочную безопасность и возможность расследования инцидентов спустя десятилетия. Установлены следующие сроки:

Анкета донора:

• Бумага: 30 лет (ранее было 5 лет);
  
  
• Электронная база: 50 лет.

Согласия (ИДС и обработка ПД):

• Бумага: 30 лет с даты последней донации;
  
  
• Электронная база: 50 лет с даты последней донации.

Если у пациента, которому перелили кровь, через 15-20 лет проявятся отсроченные инфекционные осложнения, то служба крови сможет поднять архивы и установить источник. Согласно прежнему порядку, через 5 лет данные уничтожались, и отследить путь компонента крови было невозможно.

Источник: КонсультантПлюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=533292

Китай: В городе Шэньян началось публично обсуждение проекта нового «Положения об архивном деле в городе Шэньян»

Город Шэньян (沈阳) с населением более 9 миллионов человек - один из крупнейших городов в северо-восточной части Китая. Это город субпровинциального значения, административный центр провинции Ляонин (辽宁). Шэньян является важным в масштабах всего северо-восточного Китая промышленным центром и крупным транспортным узлом, а также имеет богатую историю (ранее он был известен как Мукден).

30 апреля 2026 года официальный сайт городского комитета Коммунистической партии Китая города Шэньян (中共沈阳市委) и Народного правительства города Шэньян (沈阳市人民政府) опубликовал следующее извещение Административного управления Постоянного комитета Народного собрания города Шэньян, см. https://www.shenyang.gov.cn/zwgk/qtzfxx/zfgg/202604/t20260430_5021683.html :

Извещение №22 Административного управления Постоянного комитета Народного собрания города Шэньян

Дата: 30 апреля 2026 г. 
Источник: ежедневная газета «Шеньян жибао» (沈阳日报)

28 апреля 2026 года на 31-м заседании Постоянного комитета 17-го Народного собрания города Шэньян состоялось первое рассмотрение проекта «Положения об архивном деле в городе Шэньян» (《沈阳市档案条例（草案）》进行了初次审议 ), представленного Народным правительством города Шэньян. Полный текст проекта публикуется для общественного обсуждения, и общественность извещается о следующем:

I. Все государственные органы всех уровней, политические партии, общественные организации, граждане, юридические лица и иные организации в пределах города могут направлять свои мнения письмом, факсом или электронной почтой.

II. Период сбора мнений – с даты публикации настоящего извещения до 5 июня 2026 года.

Почтовый адрес: Комиссия по законодательным вопросам Постоянного комитета Народного собрания города Шэньян (ул. Циннянь Северная, 26, район Шэньхэ, Шэньян, почтовый индекс: 110823)

Факс: (024) 22736151, 22730073

Электронная почта: fzw2-srd@shenyang.gov.cn 

Также выложен текст проекта «Положения об архивном деле в городе Шэньян», состоящего из 10 глав и 46 статей, следующего содержания:

Глава 1. Общие положения

Глава 2. Архивные учреждения и их обязанности

Глава 3. Управление архивами

Глава 4. Раскрытие и использование архивных документов

Глава 5. Охрана и развитие «Красных архивов» (红色档案, это, в основном, архивные документы, под руководством компартии – Н.Х.) 

Глава 6. Охрана и развитие архивов истории индустриального развития

Глава 7. Информационная инфраструктура архивов

Глава 8. Надзор и инспекция

Глава 9. Юридическая ответственность

Глава 10. Дополнительные положения

В данном Положении термин «архивные документы» понимается (ст.2) как «исторические документы в различных формах (таких как тексты, чертежи и аудиовизуальные материалы), непосредственно созданные прошлыми и настоящими государственными органами, организациями, предприятиями, общественными учреждениями и отдельными лицами в ходе их экономической, политической, культурной, социальной, экологической, военной, внешнеполитической и научно-технической деятельности, имеющие оправдывающую их сохранение ценность для государства и общества.»

Как уже стало традиционным для архивного дела в Китае, в обязанности архивных учреждениям, помимо прочего, вменяется сбор материалов о крупнейших событиях и чрезвычайных ситуациях – как тех, что создаются организаторами событий, так и, в случае необходимости, документируя такие события самостоятельно.

Наиболее интересны, с моей точки зрения, статьи из главы 7 об использовании электронно-цифровых технологий в архивном деле:

Глава VII. Информационная инфраструктура архивов

Статья 37. Государственные органы, организации, предприятия, общественные учреждения и другие субъекты обязаны выполнять требования по созданию архивной информационной инфраструктуры, создавать электронные системы управления архивной информацией в соответствии с соответствующими национальными и провинциальными нормативно-правовыми актами и подключать такие системы к системам автоматизации офисных процессов и к деловым системам для обеспечения всестороннего управления электронными архивными документами.

Государственные органы, общественные организации, государственные предприятия и общественные учреждения обязаны создавать и совершенствовать механизмы работы с архивной информацией и институциональные нормы, стандартизировать архивирование электронных документов и управление электронными архивными документами, а также осуществлять по мере необходимости оцифровку архивных документов на традиционных носителях. Они также должны, при условии соблюдения норм конфиденциальности, использовать электронную систему управления архивной информацией для единообразного управления и использования цифровых архивных ресурсов.

Статья 38. Формирование и управление электронными архивными документами должны соответствовать требованиям к безопасности и конфиденциальности, установленным законами, нормативными актами и национальными правилами, обеспечивая надежность источников, стандартизированные процедуры и соответствующие требованиям элементы. Электронные архивные документы имеют ту же юридическую силу, что и архивные документы на традиционных носителях, и могут использоваться в качестве доказательств в электронной форме.

В отношении вопросов, работа с которыми включена в интегрированную платформу государственных услуг, соответствующие государственные ведомства должны, в соответствии с требованиями к управлению архивным делом, стандартизировать управление электронными документами, созданными в ходе выполнения своих обязанностей, и оперативно архивировать и передавать их в электронном виде. За исключением случаев, предусмотренных законами и нормативными актами, архивирование и передача больше не будут осуществляться на традиционных носителях.

Государственным органам, общественным организациям, государственным предприятиям и учреждениям рекомендуется архивировать и передавать соответствующие электронные документы, созданные в ходе их деятельности, исключительно в электронном виде в соответствии с соответствующими нормативными актами об управлении электронными архивными документами.

Статья 39. Национальные архивы обязаны, в соответствии с соответствующими национальным и провинциальным законодательством, создавать, эксплуатировать и поддерживать электронные архивы, используя современные информационные технологии для обеспечения сбора, долговременного безопасного хранения и эффективного использования цифровых архивных ресурсов.

Государственным органам, организациям, предприятиям, учреждениям и другим субъектам, обладающим необходимыми ресурсами, рекомендуется создавать службы электронной архивации в соответствии с соответствующими национальными, провинциальными и муниципальными нормативными актами для повышения уровня информатизации архивной работы.

Статья 40. Архивы, а также государственные учреждения, организации, предприятия, институты и другие субъекты должны выполнять свои соответствующие обязанности, укреплять и обеспечивать безопасность архивной информации и, в соответствии с национальным уровнем защиты сети, применением коммерческой криптографии, классификацией и классификацией данных, а также правилами конфиденциальности, совершенствовать систему защиты и обеспечения конфиденциальности архивных сетей, архивных информационных систем и цифровых архивных ресурсов.

Национальные архивы должны создавать механизмы хранения, обнаружения, резервного копирования, миграции и восстановления цифровых архивных ресурсов, предоставлять услуги резервного копирования важных цифровых архивных ресурсов и осуществлять внеофисное гетерогенное резервное копирование важных цифровых архивных ресурсов в составе своих коллекций.

Государственные учреждения, организации, предприятия, государственные институты и другие субъекты должны укреплять резервное копирование цифровых архивных ресурсов в соответствии с действующими нормативными актами.

Источник: сайт городского комитета КПК и Народного правительства города Шэньян
https://www.shenyang.gov.cn/zwgk/qtzfxx/zfgg/202604/t20260430_5021683.html