Этичное использование изначально-цифровых материалов в архивах

Данная заметка архивиста и консультанта Марго Ноут (Margot Note – на фото) была опубликована 8 сентября 2025 года на сайте компании Lucidea.

По мере того, как архивная практика меняется, реагируя на вызовы цифровой эпохи, этичное использование изначально-цифровых материалов становится одной из самых насущных проблем для архивистов. Эти материалы - электронные письма, веб-сайты, текстовые сообщения, цифровые фотографии, электронные таблицы, сообщения в социальных сетях и многое другое - создаются и хранятся в цифровых форматах с момента своего появления.

Изначально-электронные (изначально-цифровые) документы содержат ценную информацию о современной жизни, но они также являются причиной возникновения сложных этических дилемм, связанные с согласиями, неприкосновенностью частной жизни (защитой персональных данных), обеспечением долговременной сохранности и доступности. Архивистам теперь требуется переосмыслить традиционные этические концепции, чтобы адаптироваться к динамичной, фрагментированной и зачастую персональной природе цифровых электронных документов.

Новый вид документов - и новые этические вопросы

Изначально-электронные документы принципиально отличаются от аналоговых материалов. Они более эфемерны, легко размножаются и часто содержат в метаданных отметки времени, GPS-местоположение и идентификаторы устройств, которые раскрывают больше, чем могут себе представить создатели документов. Изначально-цифровой контент может существовать как в облачных средах, так и персональных устройствах, тем самым стирая границы между публичной и личной сферами.

В связи с огромным объёмом таких документов и их неформальным характером (например, в случае личных сообщений или черновиков документов) стают важные вопросы:

• Нужно ли сохранять всё подряд?
  
  
• Что может считаться «осознанным согласием» (informed consent) в условиях цифровой среды?
  
  
• Как архивистам определить границы этичного использования?

К примеру, коллекции электронных писем часто содержат очень личную переписку, перемешанную с повседневной профессиональной перепиской. Сообщения в социальных сетях могут быть общедоступными, но не предназначенными для постоянного сохранения или научного изучения. При создании документирующих важные вещи личных блогов, цифровых дневников и совместно создаваемых облачных документов, возможно, не предполагалась возможность их попадания в будущем в архивы.

Согласие в цифровой сфере

Одна из наиболее серьёзных этических проблем, связанных с изначально-цифровыми материалами, это вопрос согласия. В традиционных архивах согласие часто обеспечивается посредством договоров дарения или актов приёма-передачи. Однако изначально-цифровые коллекции и фонды часто включают в себя данные третьих лиц, такие как сообщения, которыми обменивались несколько человек; фотографии, на которых присутствуют посторонние; или совместно создаваемые документы, для которых известны или доступны не все их создатели.

Архивистам следует задаться вопросом: «Этично ли сохранять или делать доступным цифровой контент, содержащий информацию о лицах, которые никогда не давали согласия на его долговременное хранение или публикацию?». Этот вопрос особенно актуален при работе с коллекциями, содержащими материалы о несовершеннолетних и об уязвимых группах населения, или же затрагивающих иные «чувствительные» темы.

Даже в тех случаях, когда дарители дают своё явное согласие, они могут неправильно понимать сферу охвата передаваемых материалов. Архивисты должны объяснить им, что именно будет сохранено, как будут осуществляться архивное описание, доступ и использование материалов, - включая разъяснения относительно того, будут ли материалы доступны онлайн, будет ли проводиться цензурирование и какие меры контроля и управления (если таковые предусмотрены) будут использоваться при управлении доступом.

Этичная практика в этой сфере часто включает взаимодействие с сообществами и консультации с ними. В архивах сообществ и в проектах архивирования с привлечением заинтересованных сторон (participatory archiving projects) архивисты всё чаще работают совместно с создателями документов над тем, чтобы установить границы, определить уровни доступа и принять решение о надлежащем обращении с чувствительной информацией. Такой подход коллективного курирования признаёт права и интересы лиц, информация о которых представлена в документах.

Метаданные и защита персональных данных

Изначально-электронные документы насыщены метаданными, которые часто невидимы для обычного пользователя, но при этом весьма информативны. Простой файл с изображением может содержать информацию о времени и месте создания фотографии, об используемом устройстве и даже об имени владельца файла. Электронные письма и PDF-файлы часто сохраняют историю версий, сведения об авторстве и о сделанных изменениях.

Эти метаданные могут быть ценны для исследователей, но также могут представлять серьёзные риски в плане защиты персональных данных. Непреднамеренное раскрытие данных о местоположении, имён или личной переписки может нанести ущерб достоинству и безопасности людей. Архивистам следует разработать рабочие процессы для проведения экспертизы, удаления или цензурирование метаданных (когда это необходимо), соблюдая баланс между информационной ценностью и этическими обязательствами.

Проблема усугубляется масштабами цифровых коллекций. Автоматизированные инструменты могут помочь в выявлении чувствительного контента, но они не смогут заменить этические суждения. Архивистам при принятии решение о том, какие материалы сохранять и как их представлять, следует всё время принимать во внимание контекст, чувствительность культурного характера и эволюционирующие социальные нормы.

Цифровое неравенство

Использование электронных документов обещает более широкие возможности доступа, но при этом также встаёт вопрос о равенстве возможностей. Кто имеет доступ к оцифрованным архивным документам и на каких условиях? Участвуют ли сообщества, чьи документы сохраняются в архиве, в принятии решений о доступе и способе представления? Являются ли цифровые инфраструктуры безопасными и жизнеспособными, или же они подвержены рискам слежки, эксплуатации или утраты?

Архивистам необходимо тщательно продумать способы распространения изначально цифровых материалов. Открытый доступ может способствовать демократизации исторических знаний, однако он подвергает личные истории рискам неправомерного использования, использования вне контекста и коммерческой эксплуатации. В некоторых случаях ограниченный доступ или контролируемое использование могут быть более этически оправданными.

Более того, архивистам следует учитывать свои институциональные обязанности. Располагают ли они ресурсами, обучением и рамочными структурами для ответственного управления изначально-цифровыми материалами? Способствуют ли они формированию в своей практике культуры продумывания вопросов этики? Эти внутренние вопросы столь же важны, как и любая политика внешнего взаимодействия.

Приоритет этичного курирования цифровых материалов

Этичное использование изначально-цифровых материалов требует от архивистов гибкого, контекстно-зависимого подхода, основанного на прозрачности, заботе и подотчётности. Кодексы профессиональной этики содержат соответствующие руководящие принципы, однако быстро эволюционирующий характер цифровой культуры требует регулярного проведения их переоценки.

В качестве ответственных хранителей памяти в цифровом мире, архивисты должны обеспечивать сохранность контента и защищать людей. Этичное курирование цифровых технологий подразумевает постановку правильных вопросов, вовлечение затронутых сообществ и принятие решений, уважающих общественные интересы и достоинство отдельных лиц.

Выдвигая на передний план эти этические соображения, архивы смогут оставаться востребованными и ответственными учреждениями в цифровую эпоху, приверженными принципам обеспечения долговременной сохранности, справедливости, заботливого отношения и коллективного блага.

Марго Ноут (Margot Note)

Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/ethical-born-digital-archives/ 

Международная ассоциация специалистов по управлению документами ARMA International обновила свои знаменитые «Общепринятые принципы делопроизводства» (GARP), часть 2

(Продолжение, начало см. https://rusrim.blogspot.com/2025/11/arma-international-garp-1.html )

Продолжая разговор о новой редакции «Общепринятых принципов делопроизводства» (Generally Accepted Recordkeeping Principles ®, GARP) международной ассоциации специалистов по управлению документами ARMA International, я сегодня предлагаю читателям перевод материала, выложенного в октябре 2025 на сайте ARMA International.

«Общепринятые принципы делопроизводства» (Generally Accepted Recordkeeping Principles®) – далее «Принципы» - представляют собой широко используемый глобальный стандарт, определяющий ключевые критерии и формирующий высокоуровневую концептуальную структуру хороших практик для программ управления документами и информацией. 

Опубликованные ассоциацией ARMA International в 2009 году и обновленные в октябре 2025 года, «Принципы» основаны на практическом опыте, а также опираются на глубокое изучение и анализ правовой доктрины и на информатику. Они призваны предоставить организациям стандарт поведения в целях реализации стратегического управления информацией, а также руководящие принципы, на основании которых можно это поведение оценивать.

Переосмысление с учётом условий современной информационной эпохи

В начале 2025 года ассоциация ARMA International сформировала разностороннюю группу представляющих различные отрасли экспертов для пересмотра и модернизации «Общепринятых принципов делопроизводства». Результатом стал уточненный набор положений, отражающих современный эволюционирующий нормативно-правовой ландшафт, новые и нарождающиеся технологии и ключевую по важности роль управления документами для успешности деятельности организации. 

Эти обновлённые «Принципы» подтверждают давнюю приверженность ассоциации ARMA International делу разработки заслуживающей доверия, ориентированной на нужды специалистов-практиков концептуальной структуры ответственного управления информацией:

• Принцип управления жизненным циклом: Управление документами и информацией осуществляется на протяжении всего их жизненного цикла - от создания и получения до использования, хранения в течение установленных сроков и уничтожения либо передачи на постоянное архивное хранение. 
  
  Документы хранятся до тех пор, пока в них сохраняется потребность, а затем их окончательная судьба решается посредством уничтожения, передачи либо обеспечения долговременной сохранности в целях исполнения законодательно-нормативных, операционных, налоговых требований и/или ввиду их исторической ценности, в соответствии с утверждёнными организацией указаниями по срокам хранения и действиям по их истечении.
  
  
• Принцип подотчётности: Документы и информация являются ключевыми свидетельствами (доказательствами) подотчётности, а также важнейшими инструментами, поддерживающими подотчётность организации.
  
  Возлагая ответственность за надзор и контроль на высшее руководство, которое может, где это уместно, её делегировать, - организации поддерживают программу управления документами и информацией посредством адекватного обеспечения ресурсами, наличия компетенций и обучения персонала. В свою очередь, программа управления документами и информацией поддерживает способность документов и информации выступать в качестве свидетельств (доказательств) и использоваться в качестве инструментов оперативной деятельности.
  
  
• Принцип доступности: Документы и информация являются доступными, когда авторизованные пользователи способны находить их, получать к ним доступ и использовать их по мере необходимости, вне зависимости от их формата, системы или места хранения.
  
  Доступность документов и информации способствует эффективности оперативной деятельности, выполнению юридических обязательств, непрерывности деловой деятельности и принятию обоснованных решений, обеспечивая доступ без ненужных задержек вне зависимости от платформ, ответственных хранителей и внутренних границ в организации.
  
  
• Принцип исполнения законодательно-нормативных и иных обязательных требований (комплайнса): Управление документами и информацией способствует соблюдению организациями требований законодательства, стандартов и этических обязательств.
  
  Благодаря установлению четких политик, ролей, а также мер и средств контроля и управления, организации могут управлять документами и информацией на протяжении всего их жизненного цикла законным, проверяемым и этически разумным образом. Эти практики встраивают исполнение законодательно-нормативных требований в повседневную деятельность, укрепляя доверие и способствуя адаптивности в условиях изменяющихся законодательно-нормативных требований.
  
  
• Принцип надежности и доверия (trustworthiness): Документы поддерживают своё целевое применение только тогда, когда они в достаточной степени заслуживают доверия.
  
  Возможность доверять документам подтверждается посредством обеспечения их надёжности, точности и аутентичности. Заслуживающие доверия документы формируют фундамент доверия, поддерживая подотчётность, сохранение истории, обоснованное принятие решений, непрерывность оперативной деятельности и целостность деятельности организации.
  
  
• Принцип прозрачности: Управление документами и информацией поддерживает прозрачность посредством захвата и хранения документов в качестве проверяемых свидетельств (доказательств) решений и действий.
  
  Практики управления информацией и документацией должны чётко и ясно документироваться, последовательно применяться, и должна иметься возможность проведения их аудита. Посредством применения таких практик организации демонстрируют свою подотчётность, поддерживают этичность своего поведения и укрепляют доверие заинтересованных сторон.
  
  
• Принцип защиты: Защита документов и информации осуществляется с помощью основанных на оценке рисков и на подходах на основе жизненного цикла мер и средств контроля и управления, которые обеспечивает непрерывность деловой деятельности, исполнение законодательно-нормативных требований и защиту неприкосновенности частной жизни (персональных данных) в условиях эволюционирующих угроз.
  
  Выявляя уязвимости, оценивая воздействие и внедряя соответствующие защитные меры, организации обеспечивают безопасность, конфиденциальность, неприкосновенность частной жизни (защиту персональных данных) и возможность доверия в отношении чувствительной (высококонфиденциальной) и критически важной информации. Эти меры и средства контроля и управления помогают смягчить такие риски, как риски утечки данных, их утраты и несанкционированного доступа. Эффективная защита также способствует жизнеспособности перед лицом операционных, технологических и нормативных вызовов и проблем.

Мой комментарий: Если сравнивать с предыдущей редакцией, новые «Принципы» стали более высокоуровневыми. Они говорят о том, чего хочет добиться организация благодаря хорошему управлению документами и информацией – повысить эффективность, прозрачность, подотчётность деловой деятельности, соблюсти законодательно-нормативные требования, сохранить корпоративную память и снизить риски и затраты. 

То, как всё это обеспечивать и с помощью каких инструментов, имеющихся в распоряжении специалистов по управлению документами и информацией, теперь оставляется на усмотрение организаций.

Я считаю, что в условиях быстрых перемен, многоукладности, необходимости действовать одновременно в рамках нескольких юрисдикций – такой высокоуровневый подход к формулированию принципов является правильным и обеспечивает их долговечность. В то же время многим специалистам низшего и среднего звеньев, конечно, пользоваться такими высокоуровневыми принципами будет сложнее. Кому-то в организации придётся «переложить» Принципы на понятный большинству специалистов язык локальных нормативных актов, номенклатур дел, описей, метаданных, перечней с указанием сроков хранения и т.д.

(Окончание следует)

Источник: сайт ассоциации ARMA International
https://www.pathlms.com/arma-international/pages/principles# 

Давайте ценить и помнить людей, благодаря которым мы становимся мудрее

Куда ты ушёл от нас, Стивен Кларк?

Данный пост австралийского специалиста в области управления документами и информацией Карла Мелроуза (Karl Melrose – на фото) был опубликован 11 ноября 2025 года на его блоге Meta-IRM (Мета-управление информацией и документами).

Когда я впервые разговаривал со Стивеном Кларком (Stephen Clarke), у нас был двухчасовой спор на тему, которую я сейчас даже не могу вспомнить. Однако я помню, что мы затронули целый спектр научных вопросов, от памяти до письменных документов, стратегии документирования, онтологии (конечно же! – в последние годы Стивен Кларк активнейшим образом пропагандировал формирование и использование онтологий и таксономий – Н.Х.) и информационного моделирования зданий (Building Information Modeling, BIM).

Когда я видел Стивена Кларка в последний раз, (ровно две недели назад от момента, когда я пишу эти строки), у нас был двухчасовой спор, который, казалось, не был посвящен ничему конкретному. Думаю, мы просто привыкли получать удовольствие от умственной гимнастики, споря друг с другом, и поэтому превратили эти споры в привычку. Закончив дискутировать, мы выпили вместе, и он предложил сделать мне стамеску.

Карл Мелроуз (крайний слева) и Стивен Кларк (крайний справа)

Стивен был уникален.

Каждый разговор с ним оттачивал мой интеллект.

И вот теперь его нет …

Его уход заставил меня задуматься о том, как мне повезло найти людей, общение с которыми делало меня мудрее. Мне кажется, что мне удалось быстро пройти довольно большой путь именно потому, что столь много коллег в нашем профессиональном сообществе находили время поговорить со мной, просветить меня, выразить своё несогласие - вместе подумать о том, каким образом нам следовало бы выполнять возложенную на нас важную работу. Это могло быть общение по телефону, электронной почте, в комментариях или же, время от времени, посредством дискуссионных электронных писем / смс-сообщений / постов на блогах. Я очень ценю вас всех - спасибо вам, и надеюсь, что вам в равной степени посчастливилось проводить время с людьми, которые вас вдохновляют и делают мудрее.

Карл Мелроуз (Karl Melrose)

Источник: блог Meta-IRM 
https://metairm.substack.com/p/treasuring-the-people-who-sharpen 

Памяти Стивена Кларка

Сегодня от коллег по техническому подкомитету TC46/SC11 «Управление документами» Международной организации по стандартизации (ИСО) пришло неожиданное сообщение о том, что от нас ушёл уважаемый коллега по работе над стандартами, известный специалист в области архивного дела и управления документами, бывший Главный Архивист Новой Зеландии Стивен Кларк (Stephen Clarke).

Ещё буквально на днях Стивен выступал на крупной конференции RIMPA Live 2025 в Австралии, и ничто не предвещало беды … Его номинировали в совет директоров ассоциации RIMPA и сделали пожизненным почётным членом ассоциации – награда, которую он с радостью и гордостью принял …

Стивен Кларк становится почётным членом ассоциации RIMPA

Мне довелось в течение нескольких лет поработать вместе со Стивеном в рамках ИСО, и нам его будет не хватать – и как сильного аналитика отрасли, и как человека, способного твёрдо отстаивать свои позиции, уважая при этом другие мнения и не оглядываясь на различия в «регалиях».

Председатель технического подкомитета SC11 Мишель Толлидей (Michelle Tolliday) хорошо сказала в своём посте:

Стивен,

Как же мне будет не хватать твоего неиссякаемого энтузиазма, постоянной поддержки нашей работы, просто блестящего ума и поистине огромного сердца!

Мы скорбим о нашей утрате, - и помним всё, что ты дал нам за время, проведённое нами с тобой.

Независимо от того, здесь ли ты или смотришь на нас с небесных высот, я знаю, что буду продолжать быть твоей «фанаткой» ещё долгие десятилетия.

Прощай, дорогой коллега и друг!

Мишель Толлидей

Я буду помнить Стивена и его вклад в развитие отрасли, как помню вклад и заслуги других ушедших коллег. Частью этой памяти будут переведенные и выложенные на моём блоге посты Стивена, подборку которых можно найти здесь: https://rusrim.blogspot.com/search?q="Стивен+Кларк+(Stephen+Clarke)"