Архивист будущего будет заниматься аудитом деятельности машин

Данный пост цифрового архивиста-консультанта и специалиста по активам американской компании Digital Archivy, Inc. Дэвида Кея (David Kay - на фото) был опубликован 30 июня 2026 года в социальной сети LinkedIn,

Как я полагаю, мы уже начинаем ощущать на себе неслышно происходящие перемены, вследствие которых архивисту будущего, возможно, придётся тратить меньше времени на описание документов, и больше - на аудит работы машин.

Искусственный интеллект (ИИ) сейчас способен в больших масштабах генерировать теги (ключевые слова, метки), описания, резюмировать тексты и даже готовить альтернативные тексты. Те задачи, на которые прежде уходило много часов, теперь можно выполнять практически мгновенно.

Эта скорость, однако, влечёт за собой новый вид ответственности и порождает серьезную проблему. Кто-то всё равно ведь должен задавать вопросы вроде:

• Откуда взялись эти метаданные?
  
  
• Какая сторонняя информация повлияла на эти метаданные?
  
  
• Были ли они получены из самого графического образа - или же из встроенных EXIF-данных?
  
  Мой комментарий: Согласно Википедии, EXIF (от англ. Exchangeable Image File Format) - стандарт, позволяющий добавлять к изображениям и прочим медиафайлам дополнительную информацию (метаданные), комментирующую этот файл, описывающий условия и способы его получения, авторство и т. п. Получил широкое распространение в связи с появлением цифровых фотокамер (см. https://ru.wikipedia.org/wiki/EXIF )
  
  
• Насколько эти метаданные точны – не являются ли они просто чьим-то мнением или допущением?

И, пожалуй, самый важный вопрос:

• Следует ли вообще рассматривать эти метаданные как составную часть архивных документов?

В прошлом архивная работа была на виду. Можно было обратиться к описанию и узнать, кто принял решение. С искусственным интеллектом этот процесс принятия решений становится куда менее видимым - и становится легче доверять ему без каких-либо сомнений.

В этом и заключается риск.

Дело не в том, что ИИ заменяет архивистов, - а в том, что он затушевывает необходимость в них, потому что соответствующая работа не исчезает, а изменяется.

Она изменяется:

• От описания → к валидации;
  
  
• От создания → к интерпретации;
  
  
• От применения стандартов → к обеспечению соответствия стандартам результатов машинной обработки.

Архивист становится тем лицом, которое обеспечивает, что:

• Сгенерированные ИИ метаданные явным образом помечены, 
  
  
• Контекст сохраняется, а не порождает в результате логического вывода,
  
  
• Авторитет остается за человеком, даже когда помощь ему оказывается машиной.

ИИ способен генерировать метаданные, но он не может взять на себя ответственность за них. Эта часть работы по-прежнему принадлежит архивистам.

Вопрос к читателям: Сохраняете ли Вы все сгенерированные ИИ метаданные или часть их, - или же рассматриваете все их как эфемерные и не заслуживающие сохранения, или как изменчивые и нестабильные?

Дэвид Кей (David Kay)

Источник: сайт LinkedIn
https://www.linkedin.com/posts/david-kay-mls_ai-digitalpreservation-digitalarchives-share-7477391764149112832-GgIC/ 

Инструкция о порядке организации работы архивов федеральных судов общей юрисдикции

Судебный департамент при Верховном Суде РФ приказом от 02 июля 2026 года №185 утвердил «Инструкцию о порядке организации работы архивов федеральных судов общей юрисдикции». Приказ вступил в силу с июля 2026 года.
 
Содержание «Инструкции о порядке организации работы архивов федеральных судов общей юрисдикции» следующее:

1. Общие положения
2. Составление сводной номенклатуры дел, нарядов и производств суда
3. Составление описей дел (описей электронных документов) суда
4. Экспертиза ценности документов. Задачи и функции экспертной комиссии суда
5. Оформление дел и иных документов к хранению в архиве суда
6. Порядок уничтожения архивных документов
7. Передача дел (электронных дел) в архив суда, порядок их хранения
8. Справочно-поисковые средства к архивным документам
9. Учет документов в архиве суда
10. Проверка наличия и состояния документов (электронных дел) в архиве, порядок
передачи архивных документов при смене председателя суда
11. Организация использования документов архива
12. Обеспечение сохранности архивных документов
13. Сроки и порядок передачи дел на хранение в государственный архив

Инструкция разработана в целях обеспечения единого порядка организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) кассационных судов общей юрисдикции, апелляционных судов общей юрисдикции, верховных судов республик, краевых и областных судов, судов городов федерального значения, судов автономной области и автономных округов, районных, городских и межрайонных судов (далее - суды, суд, районные суды) (п.1.2).

7.6. Электронные документы временных сроков хранения до 10 лет включительно хранятся в течение установленного срока в информационной системе (хранилище электронных документов) в формате, в котором они были созданы или включены в информационную систему. В архив суда такие документы не передаются.

Мой комментарий: Подразумевается хранение в специализированной информационной системе (системе электронного документооборота суда или системе хранения), которая обеспечивает поиск, доступ и защиту от несанкционированных изменений.

Нет требования к конвертации в долговременный архивный формат (например, PDF/A-1). Допускается хранение в рабочих форматах: .docx, .xlsx, .odt, .rtf, .jpg, .eml и т.д.
Это создает определённые риски, поскольку формат «создания» может быть проприетарным или зависимым от версии ПО. Правила не обязывают суд проводить миграцию форматов для этой категории документов.

При использовании такого подхода необходимо сохранять не только файл документа, но и сведения и/или метаданные о том, каким ПО и на какой операционной системе он был создан, чтобы через 10 лет можно было подобрать ПО для просмотра документа или для его конверсии в современный формат (если это потребуется).

Источник: Консультант Плюс 
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=538774

Достижение долгосрочных результатов в управлении информацией и документами

Данный пост австралийского специалиста в области управления документами и информацией Карла Мелроуза (Karl Melrose – на фото) был опубликован 23 июня 2026 года на его блоге Meta-IRM (Мета-управление информацией и документами).

Самым большим ограничением для достижения долгосрочных результатов являются те результаты, о которых Ваша привыкла думать организация в рамках сложившейся внутренней культуры.

Наилучшей практикой в управлении документами и информацией является создание вещей, которые не требуют изменений. Попытки такого рода почти всегда терпят неудачу, потому что они сродни попыткам заставить тонущего человека прямо сейчас сосредоточить внимание на правильной технике плавания, чтобы позже ему не пришлось отучиваться от плохих привычек - пока тонущего не спасут, он просто не станет об этом думать!

Иными словами, это всё равно что пытаться заставить тонущего человека сфокусировать внимание на всех возможных будущих применениях методов спасения утопающих :)

Хороша ли эта аналогия или не очень, но управленческая культура в каждой организации, а также субкультуры в отдельных частях организации, имеют определённый «горизонт времени», на котором сосредоточено их внимание.

Во многих случаях в центре внимания управленческой культуры находится «тушение пожаров», которые начались вчера.

Такие люди не могут продумывать свои действия на долговременную перспективу - они не в состоянии сосредоточить внимание даже на завтрашнем дне. Складывается впечатление, что в центре их внимания находятся задачи сегодняшнего дня, но на самом деле они занимаются решением вчерашних проблем. Просить их сосредоточить внимание на «вечном» - это верный путь к провалу.

Мы [специалисты по управлению документами – Н.Х.], однако, можем помочь им в этом, если будем смотреть на вещи в более длительной перспективе – чем мы, собственно, и занимаемся.

С этой целью нам сначала нужно показать им, каким образом мы можем помочь им сделать их текущие проблемы более управляемыми.

Как только текущие проблемы будут решены, мы можем помочь им расширить свой кругозор и посмотреть, какие проблемы придётся решать завтра, на следующей неделе, на в следующем месяце и в следующем году.

Первым шагом для нас является «внутренний» шаг. Нам следует помнить, что тонущие люди способны думать только о выживании. Пытаться помочь им с будущим, которого они не видят, - это не помощь, а бестактность, бесчеловечность и жестокость.

Если мы хотим, чтобы эти люди увидели ценность того, что мы [специалисты по управлению документами – Н.Х] делаем, нам нужно сначала продемонстрировать им, что мы способны оказать им помощь в рамках того «горизонта времени», на котором они сейчас сфокусировано их внимание - потому что они не в состоянии посмотреть дальше.

Они тонут, и им нужно сначала помочь выжить, прежде чем они смогут подумать обо всех возможных будущих случаях применения методов «спасения утопающих».

Карл Мелроуз (Karl Melrose)

Источник: блог Meta-IRM 
https://metairm.substack.com/p/getting-to-long-term-outcomes-in 

Опубликован европейский стандарт EN 18286:2026 «Искусственный интеллект - Система менеджмента качества для поддержки исполнения требований Закона ЕС об искусственном интеллекте»

Данный пост американского специалиста Майкла Холла (Michael Hall – на фото) был опубликован 23 июля 2026 года в его учётной записи в социальной сети LinkedIn.

Мой комментарий: Речь идёт об опубликованном 22  июля 2026 года новом европейском стандарте EN 18286:2026 «Искусственный интеллект - Система менеджмента качества для поддержки исполнения требований Закона ЕС об искусственном интеллекте» (Artificial intelligence - Quality management system for EU AI Act regulatory purposes) объёмом 51 страница, см. https://standards.cencenelec.eu/... , а также мои посты 
http://rusrim.blogspot.com/2025/12/pren-18286.html и https://rusrim.blogspot.com/2025/12/pren-18286.html  .

Стандарт EN 18286 опубликован, и теперь все задаются вопросом: «Что это значит?». С моей точки зрения, более интересен другой вопрос: «Какую проблему он на самом деле решает?».

Стандарт EN 18286 является важным шагом вперёд. Он предоставляет организациям практичную концепцию управления качеством в соответствии с требованиями Закона ЕС об искусственном интеллекте. Это ценно - многие организации ждали появления руководства, которое транслировало бы нормативно-правовые требования в процессы оперативной деятельности.

Но давайте постараемся не будем путать управление с обеспечением уверенности.

Система менеджмента качества может показать нам, что организация реализовала:

• документированные процессы,
  
  
• четко распределённые обязанности и ответственность, 
  
  
• управление изменениями,
  
  
• мониторинг,
  
  
• отчетность об инцидентах,
  
  
• непрерывное совершенствование.

И всё это важно.

Однако система менеджмента качества не обязательно говорит нам о том, есть ли возможность реконструировать, объяснить и защитить конкретное решение, принятое вчера искусственным интеллектом – это другая проблема.

По мере того как системы ИИ становятся всё более динамичными - с эволюционирующими источниками поиска и извлечения, меняющимися инструментами, новыми интеграциями, изменяющимися правами доступа и расширяющимися контекстами использования - система менеджмента остаётся относительно стабильной, в то время как поведение, которым она управляет, продолжает меняться.

Вопрос, который все чаще будут задавать регулирующие органы, аудиторы, страховщики и суды, будет звучать не просто «Была ли у Вас система менеджмента качества?», а, скорее, так: «Можете ли вы доказать, что эта система ИИ делала на самом деле, почему она это делала, и была ли она на это авторизована?»

Стандарт EN 18286 является важной вехой в стратегическом управлении ИИ. Это не конечная цель обеспечения уверенности в ИИ (AI assurance).

Это два разных вопроса - и отрасль только-только начинает понимать разницу между ними.

Майкл Холл (Michael Hall)

Мой комментарий: Не все понимают, что «классическая» система менеджмента направлена на обеспечение стабильного (но не обязательно высокого) качества. Сейчас, когда стоит вопрос о соответствии требованиям законодательства, уже необходимо обеспечить определённый минимальный уровень качества – как мне кажется, в этом и заключается та разница между «менеджментом» и «обеспечением уверенности», о которой говорит автор.

Источник: сайт LinkedIn
https://www.linkedin.com/feed/update/urn:li:activity:7486027398300393472/