Два механизма: экспертиза ценности и обеспечение доступности - и ограниченность вычислительной доступности архивных материалов (3)

(Продолжение, предыдущую часть см. https://rusrim.blogspot.com/2026/09/2_01778938856.html )

Свидетельство того, что вычислительный доступ всегда был возможен — и причина, по которой он оказался спрятанным в системе

Два артефакта из собственной истории Национальных Архивов США (NARA) иллюстрируют сказанное на конкретном примере (причём их легко спутать, потому что они используют трёхбуквенные сокращения из одних и тех же букв, но в разном порядке).

Первый артефакт - это «Система доступа к архивным базам данных» (Access to Archival Databases system, AAD), запущенная в эксплуатацию в 2003 году. AAD позволяет представителям общественности выполнять запросы по комбинации полей - по имени, дате, месту, организации - к файлов сотен структурированных баз данных, полученных из десятков федеральных органов исполнительной власти. Это, во всех смыслах, вычислительный доступ. И вот факт, который должен Вас заставить сделать паузу: система AAD была первым общедоступным приложением, разработанным в рамках программы «Электронный архив документов» (ERA). 

Примечание: О том, что запущенная в апреле 2003 года система AAD была «первым общедоступным приложением, разработанным в рамках» программы ERA, дословно утверждается как в публикации Национальных Архивов «AAD: Новый инструмент для поиска в базах данных Национальных Архивов» (AAD: A New Tool to Search NARA Databases, журнал Prologue (весна 2003 г.), https://www.archives.gov/publications/prologue/2003/spring/spotlight-aad.html ) , - так и в пресс-релизе № 03-34 «Тысячи людей ищут информацию в новой электронной базе данных Национальных Архивов» (Thousands Search National Archives New Electronic Database, 8 апреля 2003 года, https://www.archives.gov/press/press-releases/2003/nr03-34 ). 

В статье в журнале Prologue, написанной руководителем проекта AAD с момента его создания Дэвидом Кепли (David R. Kepley), - отмечается, что разработка началась летом 1999 года по контракту с Международной корпорацией по прикладному применению научных достижений (Science Applications International Corporation, SAIC), и что система AAD решала задачу «только доступа к определенному типу электронных документов – к базам данных», в то время как Национальные Архивы отдельно «сосредотачивали усилия на разработке системы ERA». Таким образом, отсылка здесь даётся на спонсора программы, а не на отдельный инженерный отдел ERA. См. также публикацию «Оценка воздействия AAD на неприкосновенность частной жизни (защиту персональных данных)» (AAD Privacy Impact Assessment, https://www.archives.gov/files/privacy/privacy-impact-assessments/aad.pdf ).

Проектирование AAD фактически началась раньше - Национальные Архивы заключили контракт с SAIC летом 1999 года - но программа ERA представила AAD как свой первый общедоступный результат. Первой публичной демонстрацией будущего системы ERA была демонстрация вычислительного доступа, а не обеспечения долговременной сохранности. Вычислительный доступ появился не как четвертый и последний этап эволюции - впервые он появился в 2003 году, а затем «оказался в подчинении», поскольку ERA стала системой обеспечения сохранности, а описательный Каталог Национальных Архивов - «входной дверью».

Почему AAD остался в рамках ERA? Потому что система AAD работала только там, где документы уже были представлены в виде структурированных данных; и даже в этом случае - только с наборами данных, индивидуально обработанными и упакованными специально для AAD, а не со всеми электронными фондами Национальных Архивов в целом. 

Описательный слой - суррогат, заменяющий миллиарды неструктурированных документов - никогда не наследовал эту возможность выполнения запросов. Система AAD продемонстрировала вычислительный доступ к тщательно подготовленному подмножеству структурированных наборов данных; она не могла и не должна была обобщаться на все архивные фонды.

Второй артефакт - это сам ведомственный DAA-перечень, и он объясняет приоритеты архитектуры. Организующей основой системы ERA является перечень. Ее первая институциональная задача – проведение экспертизы ценности и уничтожения / передачи на архивное хранение - исполнимое машиной решение об отборе на постоянное хранение и на уничтожение. Система, ключевым компонентом которой является перечень, оптимизирована для обеспечения ответственного хранения и подотчётности, а не для поиска и раскрытия. Целью было создание надежного цифрового хранилища; а создание вычислительной платформы для поиска и раскрытия такой целью не являлось. Система AAD - это возможности; DAA-перечни - причина, по которой AAD так и не стала «центром тяжести».

Совместное функционирование, при котором нет единой точки зрения 

Посмотрите на системы, которые фактически эксплуатируются, и идея «потолка» перестанет быть абстрактной. Национальные Архивы США управляет не одной-двумя двумя системами, а слабо связанной федерацией многих систем.

Каталог Национальных Архивов (преемник систем ARC и OPA) хранит описания и предоставляет к ним доступ через онлайн-интерфейс пользователя и открытый API чтения-записи - однако API выдаёт описательные метаданные и краудсорсинговые материалы, теги и транскрипции, а не взаимосвязи. 

Примечание: Об открытом API Каталога Национальных Архивов с возможностью чтения и записи см. страницу сайта Национальных Архивов «API для Каталога Национального архива» (API for the National Archives Catalog, https://www.archives.gov/research/catalog/help/api ), а также страницу «Использование API для Каталога Национального архива» (Using the National Archives Catalog API, https://github.com/usnationalarchives/Catalog-API ) на сайте Github.

Система AAD по-прежнему поддерживает отдельный от Каталога портал структурированных запросов. Система ERA- ныне ERA 2.0, перестроенная на модульной микросервисной архитектуре на базе государственного облака AWS GovCloud, - отвечает за управление сроками хранения и за обеспечение долговременной сохранности электронных документов постоянного срока хранения, поддерживая отдельные рабочие процессы для федеральных, президентских, законодательных, судебных, оцифрованных и пожертвованных материалов. 

Примечание: О модульной микросервисной архитектуре ERA 2.0 на базе AWS GovCloud и о рабочих процессах для документов различного вида «План Национальных Архивов в области открытого правительства» (National Archives Open Government Plan 2016 - 2018), раздел 6.4 «Архивы электронных документов» (Electronic Records Archives, https://usnationalarchives.github.io/opengovplan/erecordsarchives/ ); а также обзор новой версии 2.0 системы ERA, см. https://www.tagovcloud.com/2023/09/naras-electronic-records-archives-2-update-primer/ .

Ещё одна система – «Информационная система центров хранения архивов и документации» (Archives and Records Centers Information System, ARCIS) - отвечает за физическое ответственное хранение и логистику федеральных центров хранения документации – это «доцифровой» слой, который всё ещё функционирует. 

Примечание: О системе ARCIS и федеральных центрах хранения документации см. соответствующую страницу (About Archives and Records Center Information System (ARCIS), https://www.archives.gov/frc/arcis/about ) на сайте Национальных Архивов.

Существует ряд интерактивных инструментов - DocsTeach для образования, History Hub для краудсорсинговых проектов создания научно-справочного аппарата, Founders Online для курируемого редактирования документальных материалов – которые располагаются в данной иерархии поверх описаний.

Чего эти системы не разделяют между собой, так это слоя знаний. Общими в них являются идентификаторы, а не понимание. Первоначальный порядок сохраняется внутри каждого фонда; почти отсутствуют средства моделирования взаимосвязей между фондами. Это и есть реальный потолок четвёртого уровня: речь идёт не об недостающей функциональной возможности, а о недостающем едином видении. В архитектуре нет такого места, где структурированные записи в AAD, сохраняемые объекты в ERA, документация об ответственном хранении в ARCIS и описания в Каталоге были бы связаны друг с другом в виде графа.

Два механизма, работающие в противоходе

Здесь дискуссия меняет направление. Посмотрите, что делает собственная программа искусственного интеллекта Национальных Архивов. В её общедоступном каталоге вариантов использования ИИ упоминается автоматическая разметка примерно двух миллионов электронных документов, поиск на естественном языке по внутренним фондам и генеративные инструменты для резюмирования и подготовки проектов документов на основе оперативных документов. 

Примечание: О примерах использования ИИ в деятельности Национальных Архивов США см. страницу сайта Национальных Архивов «Реестр вариантов использования ИИ в NARA» (Inventory of NARA Artificial Intelligence (AI) Use Cases, https://www.archives.gov/ai ); а также страницу «Новая стратегическая концепция Национальных Архивов делает акцент на наращивании потенциала посредством ответственного использования искусственного интеллекта» (National Archives’ New Strategic Framework Emphasizes Building Capacity Through Responsible Use of Artificial Intelligence, https://www.archives.gov/news/articles/new-strategic-framework-artificial-intelligence ).

В каждом из этих вариантов использования машинное обучение применяется к описательному слою, и каждый порождает ещё больше описаний.

(Окончание следует)

Эндрю Поттер (Andrew Potter)

Источник: сайт Substack
https://metaarchivist.substack.com/p/the-two-machines 

Правительство определит перечень федеральных органов исполнительной власти, имеющих право на получение сведений из налоговых органов

Федеральный закон от 4 августа 2026 года №280-ФЗ «О внесении изменений в статьи 5 и 20 Федерального закона «Об основах государственного регулирования торговой деятельности в Российской Федерации» предоставил федеральным органов исполнительной власти право запрашивать сведения из налоговых органов для проведения мониторинга, оценки и комплексного анализа динамики и факторов формирования цен на продовольственные товары.

Часть 1 статьи 5 «Полномочия Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти в области государственного регулирования торговой деятельности и деятельности по исследованию товарных рынков» дополнена пунктом 3.10,  согласно которому в число полномочий Правительства РФ теперь будет входить:

3.10) утверждение перечня федеральных органов исполнительной власти, имеющих право на получение сведений о хозяйствующих субъектах, осуществляющих торговую деятельность по продаже продовольственных товаров, хозяйствующих субъектах, осуществляющих поставки продовольственных товаров, сделках между такими хозяйствующими субъектами, ценах на реализуемые такими хозяйствующими субъектами продовольственные товары, об объемах реализации такими хозяйствующими субъектами продовольственных товаров, о суммах доходов, расходов, прибыли таких хозяйствующих субъектов на основании данных налоговых деклараций (расчетов), бухгалтерской отчетности, аудиторских заключений о консолидированной финансовой отчетности либо иных документов, составляемых по результатам проверки промежуточной консолидированной отчетности, а также утверждение перечня продовольственных товаров, в отношении которых федеральные органы исполнительной власти имеют право на получение указанных сведений;

Статья 20 «Информационное обеспечение в области торговой деятельности» дополнена частью 7 следующего содержания:

7. В целях обеспечения возможности проведения мониторинга, оценки и комплексного анализа динамики и факторов формирования цен на продовольственные товары, перечень которых утверждается Правительством Российской Федерации, федеральный орган исполнительной власти, уполномоченный по контролю и надзору в области налогов и сборов, предоставляет федеральным органам исполнительной власти, перечень которых утверждается Правительством Российской Федерации, сведения, указанные в пункте 3.10 части 1 статьи 5 настоящего Федерального закона. 

Указанные сведения используются федеральными органами исполнительной власти … в целях проведения в пределах своих полномочий мониторинга, оценки и комплексного анализа динамики и факторов формирования цен на продовольственные товары, перечень которых утверждается Правительством Российской Федерации, и не подлежат разглашению, за исключением случаев, установленных Налоговым кодексом Российской Федерации. 

Состав сведений, указанных в пункте 3.10 части 1 статьи 5 настоящего Федерального закона, и порядок их предоставления, в том числе в электронной форме, федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов, федеральным органам исполнительной власти, перечень которых утверждается Правительством Российской Федерации, определяются федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов, по согласованию с федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере анализа и прогнозирования социально-экономического развития, развития предпринимательской деятельности.

Федеральный закон вступает в силу с 1 января 2027 года.

В пояснительной записке к законопроекту отмечается, что он был разработан «в целях осуществления мониторинга цен на всех этапах движения продовольственных товаров, фиксации их значений на каждом этапе для проведения анализа и выявления резкого роста цен, анализа причин такого роста заинтересованными федеральными органами исполнительной власти, которые обладают необходимыми полномочиями для применения соответствующих мер в ответ на повышение цен, и которым необходим доступ к ряду сведений о хозяйствующих субъектах, составляющих налоговую тайну».

Мой комментарий: Данный закон, разрешающий федеральным органам власти запрашивать у налоговой службы информацию о ценах на продукты и финансовые показатели компаний, торгующих продовольствием. - идёт в связке с другим законом (№281-ФЗ от 4 августа 2026 года). Таким образом:

• Закон №280-ФЗ даёт право запрашивать информацию;
  
  
• Закон №281-ФЗ гарантирует, что эта информация останется защищённой.

Это важное дополнение - без него переданные данные юридически «выпадали» бы из-под режима налоговой тайны и могли бы стать общедоступными или недостаточно защищёнными.

Государство реально хочет добиться следующего:

• Отслеживать цены по всей цепочке - от производителя до полки магазина;
  
  
• Анализировать причины роста цен на продукты;
  
  
• Быстро реагировать - если выявлены нарушения или необоснованный рост, уполномоченные органы смогут принять меры.

Информация, которую получат ведомства, включает:

• Отпускные цены на товары;
  
  
• Отдельные финансовые показатели участников оборота (выручка, себестоимость, рентабельность).

У государства появляется инструмент для обеспечения «прозрачности» продовольственного рынка. Теперь такие ведомства, как ФАС, Минпромторг, Минсельхоз, могут видеть реальные цены и финансовые показатели компаний на каждом этапе. Это позволяет выявлять спекулятивный рост цен и необоснованную наценку.

Налоговая тайна не отменяется. Режим защиты информации распространяется на новую категорию субъектов - те ведомства, которые получат эти данные.

Ответственность за утечку теперь лежит и на органах государственной власти, которые будут запрашивать сведения. Должностные лица уполномоченных ведомств несут ответственность за разглашение или утрату полученных сведений - так же, как сотрудники налоговой службы.

Источник: Консультант Плюс /сайт Государственной Думы
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=540929
https://sozd.duma.gov.ru/download/1f160dda-23b1-687e-8516-13c54fbd5d85 

Два механизма: экспертиза ценности и обеспечение доступности - и ограниченность вычислительной доступности архивных материалов (2)

(Продолжение, начало см. https://rusrim.blogspot.com/2026/09/1_0496848544.html )

Перечни, разработанные федеральными органами исполнительной власти (Disposition Authority created by an Agency, DAA) и входящие в их состав указания превратились из бумажных документов в машиночитаемые объекты. Передача документов на постоянное архивное хранение в Национальные Архивы всё чаще стала осуществляться в виде электронных документов, а не бумажных дел - хотя ведомства продолжали (а в некоторых случаях и до сих пор продолжают) передавать на хранение физические носители, такие как жёсткие диски. Уничтожение/передача документов стало больше похожим на рабочий процесс, чем на переписку. При этом основополагающей интеллектуальной концепцией по-прежнему оставались идеи Дженкинсона (Jenkinson), Шелленбера (Schellenberg), а также Закон о федеральных документах (Federal Records Act), а не какая-то новая теория, разработанная для вычислительных архивов. То, что экспертиза ценности находится уровнем ниже уровня вычислительного доступа, не было упущением - это было наследием бумажной эпохи.

Здесь важна точность формулировок, поскольку она усиливает аргументацию. Наличие для определённого вида указания по срокам хранения и действиям по их истечении (disposition authority) не говорит о том, что это документы постоянного срока хранения.  Каждый ведомственный DAA-перечень обычно охватывает виды документов как постоянного, так и временного срока хранения документы; в нём просто говорится, что должно произойти с каждым из видов документов. В отношении подавляющего большинства федеральных документов перечни предписывают проведение уничтожения по истечении установленных сроков хранения (хочу обратить внимание: в государственных органах США уничтожение по истечении сроков хранения является обязательным и не оставляется, как у нас, на усмотрение организации – Н.Х.), осуществляемое самим федеральным органом исполнительной власти или же федеральным центром хранения документации (Federal Records Center – в США действует сеть таких центров, контролируемая Национальными Архивами. Они в первую очередь осуществляют внеофисное хранение документов, а по истечении сроков хранения – сами уничтожают документы либо передают на постоянное архивное хранение в Национальные Архивы – Н.Х.). Лишь небольшая часть документов, признанных имеющими постоянную ценность, когда-либо передаётся в Национальные Архивы.

Таким образом, самим Национальным Архивам обычно никогда не приходится уничтожать федеральные документы временного срока хранения, поскольку они уничтожаются ещё до передачи в архивы. Временные документы – а это подавляющее большинство всего, что создают органы правительства - просто никогда до архивов не доходят. В то же время возможно проведение повторной экспертизы ценности, и Национальные Архивы могут авторизовать последующее уничтожение поступивших к ним документов при определенных, очень специфических обстоятельствах. 

Согласно оценке Национальных Архивов, документы постоянного срока хранения составляют примерно от 1% до 3% процентов от всего объёма документов, создаваемых органами федерального правительства; один часто цитируемый внутренний аналитический отчёт приводит цифру в 1,23 процента. 

Примечание: О доле федеральных документов, признанных имеющими постоянную ценность, см. страницу на сайте Национальных Архивов «Политика Национальных Архивов в отношении экспертизы ценности» (Appraisal Policy of the National Archives, https://www.archives.gov/records-mgmt/scheduling/appraisal ); а также пост на блоге «Текстовое сообщение» (The Text Message) Национальных Архивов под названием «Доля документов постоянного срока хранения, попадающих в Национальные Архивы: пересмотр материалов статьи 1985 года» (The Percentage of Permanent Records in the National Archives: A 1985 Article Revisited, https://text-message.blogs.archives.gov/2020/04/14/the-percentage-of-permanent-records-in-the-national-archives-a-1985-article-revisited/ ). Оценки различаются по величине в зависимости от ведомства и периода, но неизменно составляют лишь небольшую долю созданных документов.

Какой бы ни была точная величина, архив представляет собой небольшой, преднамеренно отобранный «остаток» от общего массива документов, и этот отбор проходит на более ранних этапах, ещё до того, как хранилище системы ERA вообще прикасается к документам.

Теперь вернёмся к четырём уровням и обратим внимание на то, что их объединяет. Физический, описательный, цифровой и вычислительный доступ — все они работают с одним и тем же остаточным массивом документов. Ни один из них не касается документов, которым был установлен временный срок хранения и которые были уничтожены по истечении этого срока. «Доступ» всегда означал доступ к тому, что было сохранено по итогам экспертизы ценности – и у нас есть четыре всё более сложных способа доступа к набору данных, границы которого были определены где-то ещё, кем-то другим и по причинам, не имеющим отношения к процессу поиска и раскрытия.

Механизм, которая разделился надвое

Создатели системы ERA (электронный архив Национальных Архивов США, также выполняющий ряд функций архивной информационной системы – Н.Х.)  исходили из предположения о том, что существующий процесс экспертизы ценности был правильным, и разработали программное обеспечение для его более эффективного выполнения. Хотя первоначальное видение системы ERA включало улучшенный публичный доступ, однако в центре внимания той архитектуры, которая в конечном итоге была реализована, оказались передача на архивное хранение, обеспечение долговременной сохранности, обеспечение аутентичности, управление сроками хранения и управлении хранилищем. Процесс поиска и раскрытия (discovery) оставался в значительной степени второстепенным по отношению к этим функциям. Он рассматривался скорее как потребитель сохранённых документов, чем как равноправная цель проектирования. Именно поэтому раскрытие никогда не было центральным элементом того решения, что было запущено в эксплуатацию.

На всё это можно взглянуть более глубоко. В аналоговом архиве имелся всего один механизм, и им был архивист. Представители одной и той же дисциплины определяли, что именно попадёт на архивное хранение, и помогали исследователям находить нужные им материалы. Между этими функциями существовало неявное единство, поскольку они выполнялись одними и теми же специалистами. Система ERA институционально разрушила это единство, создав взамен отдельные автоматизированные конвейеры – механизм экспертизы ценности (установление сроков хранения, передача, уничтожение), механизм обеспечения долговременной сохранности (хранилище), механизм доступа (Каталог) и механизм выполнения структурированных запросов – «Систему доступа к архивным базам данных» (Access to Archival Databases system, AAD). Историческое единство архивного суждения было разделено на независимые системы, каждая из которых оптимизирует что-то своё. Это разделение является предпосылкой для всего, о чём пойдёт речь далее.

Почему это потолок, а не пробел

Пожалуй, было бы комфортнее рассматривать фильтр в виде экспертизы ценности как некий пробел, который можно было бы закрыть с помощью более совершенной инженерии. Однако это не пробел, а потолок.

Система ценностей при проведении экспертизы ценности не совпадает с системой ценностей при выполнении поиска и раскрытия. Экспертиза ценности документов проводится на уровне отдельных серий (серия приблизительно соответствует документам, подпадающим под одну статью номенклатуры дел или перечня, за период в несколько лет – Н.Х.), зачастую за десятилетия до того, как у кого-либо появится представление о вопросах, которые может задать будущий исследователь — или будущая модели ИИ. Экспертиза основывается на оценке доказательной и информационной ценности документов в рамках архивной теории, основанной на принципе происхождения. Эта теория имеет свои реальные достоинства: она уважает контекст создания, сохраняет подобное с подобным, рассматривает само упорядочение документов как передающее определённый смысл. Но это теория об ответственном хранении и доказательствах, а не об отношениях и запросах. Вычислительный слой, выстроенный поверх остаточного массива документов постоянного хранения, полностью наследует эту онтологию экспертизы ценности, и не в состоянии увидеть определённые вещи. Взаимосвязь, которое связала бы уничтоженную серию документов временного срока хранения с сохранившейся серией документов постоянного срока хранения, не просто является недопредставленной в графе, она отсутствует - структурно и навсегда - потому что одна из его конечных точек никогда не была зафиксирована.

Среди документов постоянного срока хранения Вы можете искать любые взаимоотношения, какие захотите, - однако Вы не сможете обнаружить те, что «проходили» через выброшенные материалы. Когда машина мыслит на основе архивных материалов, то рассуждения выполняются над множеством, грани которого были определены суждением, к которому у машины нет доступа и которое она не смогла бы подвергнуть сомнению, даже если бы такой доступ имелся.

(Продолжение следует, см. https://rusrim.blogspot.com/2026/09/3.html )

Эндрю Поттер (Andrew Potter)

Источник: сайт Substack
https://metaarchivist.substack.com/p/the-two-machines 

«Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления» теперь разрешают включать в бумажные дела копии электронных документов

Приказом Росархива от 9 июля 2026 года № 91 внесены изменения в «Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления», утвержденные приказом Росархива от 22 мая 2019 г. № 71, в разделе VI. Документальный фонд государственного органа, органа местного самоуправления два пункта (6.24 и 6.26).

Пункт 6.24 дополнен абзацем следующего содержания:

«Поручения Правительства Российской Федерации и документы по их исполнению составляют единый комплекс документов и формируются в дела в хронологическом порядке по датам ответов.»

Пункт 6.26 дополнен абзацем следующего содержания:

«По согласованию с государственным или муниципальным архивом, источником комплектования которого является организация, в дела постоянного срока хранения на бумажном носителе при необходимости могут включаться заверенные копии электронных документов на бумажном носителе.»

Мой комментарий: Что касается включения копий электронных документов в бумажные дела (п. 6.26), можно порадоваться, что легализована давно существующая практика. Однако, чтобы на попасть впросак, здесь требуется определённая осторожность и хорошее понимание ценности оригинала в каждом конкретном случае. 

Подшивать в бумажные дела заверенные (и даже, возможно, незаверенные) копии электронных документов – это хорошая практика, обеспечивающая информационную полноту дела. Такие копии, однако, не приобретают равную подлиннику юридическую и доказательную силу. Существует риск того, что в ряде случаев передача на архивное хранение копий в составе бумажных дел и непередача электронных подлинников может расцениваться как невыполнение организацией возложенных на неё по закону обязательств – даже при наличии разрешения от соответствующего архива. 

Формулировка «при необходимости» оставляет принятие решений на усмотрение организации и архива, что потенциально чревато проблемами: 

• У различных структурных подразделений и даже у отдельных специалистов могут быть разные подходы. Кто-то будет распечатывать и подшивать копии всех электронных документов «для надежности», кто-то – сделает копии только наиболее важных (с его точки зрения) документов. В итоге возникают риски непоследовательного формирования дел. 
  
  Также, возможно, потребуется чётко идентифицировать копии и дать ссылки на места хранения соответствующих электронных подлинников.
  
  
• Требования архивов различаются. Один архив может потребовать дублирования всех электронных приказов на бумаге, а другой может разрешить хранить все электронные документы в их оригинальной форме. Единой позиции нет.
  
  
• Перестраховка руководства. Руководители «старой закалки», опасаясь утрат данных и документов, могут по-прежнему потребовать, чтобы все электронные документы распечатывались и заверялись, что приводит к неоправданным затратам ресурсов и сводит на нет весь смысл электронного документооборота.

В правилах нет ряда деталей, важных для практиков. Не говорится о том, кто и каким образом имеет право заверить бумажную копию электронного документа; не сказано, нужно ли (и в какой формулировке) указывать на копии, что это именно копия электронного документа.

Также не следует забывать о том, что сейчас многие электронные документы создаются в форматах, которые оптимизированы скорее для машинной обработки, чем для просмотра человеком или вывода на печать (например, XML-файлы, документы в базах данных). При конвертации таких документов в человеко-читаемую форму возможна утрата части существенной информации и метаданных.

В заключение отмечу, что двадцать лет назад подобные изменения в нормативно-правовой базе можно было бы только приветствовать, но тогда мы их не дождались. Сейчас же ситуация изменилась – с государственной точки зрения, крайне вредно поощрять «дремучесть» архивной отрасли, её неумение и нежелание иметь дело с современными документами …

Источник: Консультант Плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc&base=LAW&n=541782