Нассим Николас Талеб (Nassim Nicholas Taleb - американский статистик, бывший трейдер и риск-менеджер ливанского происхождения. Основная сфера научных интересов - изучение влияния случайных и непредсказуемых событий на мировую экономику и биржевую торговлю, а также механизмы торговли производными финансовыми инструментами. О нём см. также https://ru.wikipedia.org/wiki/Талеб,_Нассим_Николас – Н.Х.) написал несколько невероятных книг о риске.
Больше всего мне нравится его мысль о том, секрет успешности по большей части заключается в том, чтобы «оставаться в игре», чтобы сохранять возможность добиться успеха. Рассуждая об этом, он говорит как о необходимости рисковать (потому что риск и вознаграждение неразрывно связаны), так и то том, чтобы рисковать таким образом, чтобы избежать разорения - потому что разорение навсегда выводит Вас из игры.
Как это связано с нашей работой [по управлению документами – Н.Х.]?
Что делать, если не получается заставить сотрудников организации использовать систему управления электронными документами и контентом (Electronic Document and Records Management System, EDRMS – к числу таких систем относятся, например, СЭД и ECM-системы – Н.Х.)?
Ответ – прекратить эти попытки, и заняться тем, чтобы помочь им решить очередную стоящую перед ними проблему.
Помощь сотрудникам с решением очередной проблемы, с которой они столкнулись в своей деятельности, запускает позитивный, благотворный цикл (virtuous cycle), когда управление информацией приводит к улучшению результатов, что, в свою очередь, приводит к тому, что управление информацией рассматривается сотрудниками как полезное, и неизбежно ведёт к будущим возможностям.
В конечном итоге, в этой картине, вероятно, будет и EDRMS-система - решение очередной проблемы может привести к ней.
Даже если это и не случится, любое решение в области управления информацией (то есть нечто такое, что решает проблему - что помогает) приводит к более согласованной структуре информации, - и в конечном итоге, все наши управленческие процессы становятся дешевле и проще, когда информация организована более систематическим и согласованным образом.
Как с этим связан Талеб?
Поначалу мы все усваиваем принцип «А какая мне от этого польза?» (What's In It For Me, сокращённо WIIFM).
Мой комментарий: Рассуждения Карла Мелроуза о принципе WIIFM см. также здесь: http://rusrim.blogspot.com/2022/03/wiifm.html и http://rusrim.blogspot.com/2023/04/blog-post_112.html
В результате многие из нас сталкиваются с ситуациями, когда кто-то приходит к нам и говорит, что у него есть проблема, которую нужно решить - но при этом не хочет использовать EDRMS-систему. Часто эти люди долго рассказывают нам о том, как ненавидят эту EDRMS-систему, не понимают её, как она требует слишком много усилий - мы все знаем эту аргументацию.
Проблема с принципом WIIFM заключается в том, выслушав мнение сотрудников и последовав принципу WIIFM, мы заканчиваем разговор словами: «Вам просто нужно поместить эти материалы в EDRMS-систему».
Такой подход не запускает благоприятный цикл. Напротив, запускается порочный круг (vicious cycle), когда разговор с нами [специалистами по управлению документами – Н.Х.] не только не помогает, но и оставляет у коллег ощущение, что мы их не слушаем. Проще говоря, такой подход нас губит, потому что сотрудники больше не приходят к нам за помощью.
Поэтому, если Вы не можете заставить сотрудников использовать EDRMS-систему, возможно, стоит прекратить такие попытки - используйте свои экспертные профессиональные знания, чтобы помочь им с решением их очередной проблемы.
Да, часто приходится пройти более долгий путь, прежде чем EDRMS станет приемлемым вариантом в рамках программы управления документами. Однако управление информацией и документами - это не только EDRMS-система управления документами и контентом. Речь идёт о достижении лучших результатов за счёт того, что информацию становится легче найти и использовать
Бесполезно уговаривать сотрудников использовать специализированную EDRMS-систему управления документами и контентом, когда они определённо не собираются этого делать - это ничего не даст и приведёт к пустой трате времени как для нас, так и для сотрудников; а также к результатам, которые не меняются, либо к разработке решений людьми, не задумывающимися о том, каким образом информация выступает в роли движущей силы в деятельности организации.
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/what-to-do-if-you-cant-get-people
