Для меня ключевой мерой эффективности является то, насколько далеко вниз по иерархии Вы можете зайти, прежде чем потеряете возможность обобщить то, что видите, в виде определённой модели (шаблона).
Мой комментарий: Как я понимаю, говоря об «обобщении», Мелроуз фактически имеет в виду то, что процессы и структуры являются регламентированными, стандартизированными, повторяющимися, следующими определенной политике или концепции …
Причина, по которой нам нравится упорядочивание по функциональному признаку, заключается в том, что если бы мы могли заставить всех сотрудников его использовать, то смогли бы обобщить всё, что имеет для нас значение, в рамках единой модели (шаблона).
Способность обобщить информационную архитектуру на самом деле многое говорит нам о зрелости организации и осуществляемой ею деятельности. Зрелые организации, которые не подвержены большим изменениям, имеют структуру, которую легко обобщить. Не очень зрелые организации, или же организации, чьи деловые процессы часто меняются, обобщить гораздо сложнее, - поскольку у каждого сотрудника есть свой шаблон выполнения транзакций, а на прошлой неделе их было трое, - так что шаблоны упорядочения размножаются до тех пор, пока уже становится невозможно понять, что является шаблоном, а что просто шумом.
Это также определяет предел эффективности: упорядочение информации никогда не будет более зрелым, чем степень зрелости процессов, которые эта информация представляет. Сотрудники, которые каждый день приходят на работу и импровизируют, неизбежно будут импровизировать и свою информационную архитектуру. Это означает, что в информационной архитектуре всегда присутствует взаимосвязь между лидером и последователями: действительно хороший руководитель может направлять развитие информационной архитектуры, подталкивая свою группу к более зрелым методам работы, которые приводят к более повторяющимся и легче обобщаемым моделям информации. Действительно хороший информационный архитектор также может вести группу к более зрелым процессам, помогая им структурировать информацию, поддерживающую их работу, более единообразными способами.
Это означает, что информационная архитектура может служить индикатором для оценки зрелости управления документами. Именно в этом вопросе, на мой взгляд, мы [специалисты по управлению документами – Н.Х.] склонны совершать чудовищные ошибки. Мы думаем об этом с точки зрения некой модели управления документами, которая сидит у нас в голове, – и которая неизбежно построена на находящихся на виду инструментах управления документами, а не на том, насколько эффективно сотрудники управляют своими документами. Можно сказать так: политика - это хороший опережающий индикатор, который может быть конвертирован в некую степень зрелости, (пример - назначение старшего должностного лица, ответственного за управление документами), но я бы сказал, что возможность обобщения - гораздо более точный показатель зрелости.
Вот простой тому пример: Если бы управление жизненным циклом было единственной целью, то наилучшим показателем зрелости было бы то, какую часть Ваших данных можно обобщить по единой модели (шаблону) — такому как «транзакция, классификация, дата уничтожения/передачи». Если Вы можете представить мне такой шаблон для 10% Ваших данных, то, полагаю, эта цифра расскажет нам больше о фактической зрелости, чем любые цифры о количестве политик, сотрудников и о величине расходов.
Я думаю, что эта идея обобщения также указывает на один из важнейших рычагов, которым мы обычно пренебрегаем, - и это руководители. С этой точки зрения, основная задача большинства руководителей заключается в составлении сводок о том, что делает их команда или что им следует делать, чтобы все понимали, над чем им следует работать, и чтобы у руководителя имелась определённая осведомленность о ходе работы. Эффективная информационная архитектура принимает этот фактор во внимание, поскольку, когда структура информации непосредственно влияет на работу руководства, руководство контролирует структуру - способность к обобщению говорит не только говорит нам о том, насколько хороша архитектура, но и говорит всем остальным, насколько зрелой является наша работа и насколько мы компетентны.
Здесь есть оговорка, которую мы все должны помнить: обобщение работы одного сотрудника не является обобщением работы другого. Функциональное упорядочение, хоть и является хорошей идеей, предназначено для того, чтобы упростить обобщение нашей [специалистов по управлению документами – Н.Х.] работы с использованием модели (шаблона). Оно не предназначена для упрощения обобщения работы других специалистов, поэтому они часто им не пользуются. Волшебство информационной архитектуры заключается в поиске способов структурировать информацию, которые можно содержательно обобщить таким образом, чтобы на этой основе поддерживать работу многих групп.
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Мой комментарий: На мой взгляд, автору стоило бы перевести данный пост с «философского» на простой и понятный английский язык :) Мне представляется, что основная мысль поста достаточно проста – упорядочивать информацию и документы нужно таким образом, чтобы и деловым подразделениям было удобно вести свою деятельность, и архивно-документационные службы могли эффективно справляться со своими непосредственными обязанностями.
При наличии развитых информационных систем, это часто вопрос разработки и внедрения достаточно богатых и гибких схем метаданных, на основе которых появляется возможность представления информации в различных «разрезах», в сочетании с разработкой и внедрением средств поиска и категоризации документов и контента по их содержанию.
Сейчас в электронной среде нет необходимости загонять всех и вся в одну-единственную информационную архитектуру, которая может быть удобна одним специалистам и неудобна другим (а в худшем случае – неудобна всем). Современные (правда, не очень распространённые) технологии позволяют параллельно поддерживать несколько вариантов упорядочивания информации и документов без их дублирования, обычно опираясь на соответствующие метаданные. В качестве альтернативы, можно полагаться не столько на «статическое» упорядочивание, сколько на мощные и гибкие инструменты поиска, к которым в последнее время добавились инструменты на основе искусственного интеллекта.
Что касается зрелости определённой деятельности, то её уровень в первую очередь определяется на основании таких факторов, как эффективность, качество и стабильность / жизнестойкость. Стандартизация информационных структур самоцелью быть не должна (хотя она часто полезна), и избыточный акцент на неё может привести к погоне за ложными целями (скажем, за количеством охватываемой «шаблоном» информации). Стандартизация полезна лишь там и тогда, где и когда она прямо способствует эффективности, качеству и стабильности деятельности организации.
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/measuring-effectiveness-of-records
