Великобритания: Сохранение электронной почты увольняющихся сотрудников

На форумах для специалистов по управлению документами коллеги временами задают интересные вопросы и получают заслуживающие внимания ответы от специалистов с богатым практическим опытом. 

В листе рассылки RECORDS-MANAGEMENT-UK@JISCMAIL.AC.UK 1 сентября 2026 года был задан следующий вопрос:

Лорен Кук (Lauren Cook): Когда сотрудник покидает Вашу компанию, его учётная запись, вероятно, блокируется или удаляется. В течение какого срока после увольнения сотрудника сохраняются его сообщения электронной почты? Есть ли у Вас процедура продления или сокращения этого срока?

На вопрос ответила Рейчел Митчелл (Rachel Mitchell – на фото), специалист шотландской консалтинговой компании Risio Solutions Ltd, специализирующейся на управлении информацией, защите данных и управлении документами.

Рейчел Митчелл: Как все мы знаем в сфере управления документами, электронная почта - это одновременно и благословение, и проклятие. 11 лет назад я написала магистерскую диссертацию по теме управления электронной почтой, - и как мне кажется, с тех пор немногое изменилось! Проблемные вопросы, судя по всему, остались прежними.

В настоящее время я не работаю на какую-либо конкретную организацию; я стараюсь помогать организациям ориентироваться в проблемах работы с электронной почтой в более широких рамках управления внутренними и внешними коммуникациями (поощряя, например, использование чатов в каналах Teams для внутренних обсуждений вместо электронной почты) …

Вот моё текущее понимание и наилучший, с моей точки зрения, подход к работе с электронной почтой в случае, если она хранится в Outlook:

Когда сотрудник увольняется, его учетная запись в Microsoft 365 обычно блокируется, а его лицензия Exchange Online удаляется в рамках процедуры увольнения. Если не применяется политика в отношении сроков хранения, временный запрет на уничтожение (legal hold – такие запреты обычно связаны с идущими или ожидаемыми судебными спорами – Н.Х.)  или иной механизм обеспечения сохранности, то Microsoft 365 сохраняет почтовый ящик в течение 30 дней после отзыва лицензии или удаления учётной записи. В течение этого периода почтовый ящик можно восстановить, заново прикрепив лицензию или восстановив учётную запись пользователя. По истечении 30-дневного периода почтовый ящик и всё его содержимое безвозвратно удаляются. 

С учётом этого, у организации должен быть документированный процесс определения того, как следует поступить с почтовым ящиком увольняющегося сотрудника - например:

• разрешить удаление почтового ящика по истечении 30 дней;
  
  
• преобразовать его в общий почтовый ящик для обеспечения дальнейшего доступа к данным в ходе деловой деятельности;
  
  
• сохранять и после истечения 30 дней с использованием политик хранения Microsoft Purview;
  
  
• сохранять в течение срока действия временного запрета на уничтожение; или
  
  
• сохранять в течение более длительного периода в соответствии с подходом вроде метода «Верхушка пирамиды» (Capstone), применяемого в отношении переписки старших должностных лиц и ключевых лиц, принимающих решения.

На мой взгляд, электронная почта в индивидуальных учётных записях должна управляться на протяжении всего её жизненного цикла в соответствии с установленной политикой в отношении сроков хранения, - не полагаясь на стандартные сроки Microsoft проведения уничтожения по окончании срока действия учётной записи. 

Организации следует рассмотреть вопрос о целесообразности использования подхода типа «Верхушка пирамиды» (Capstone), при котором сроки хранения привязаны к роли и связанным с принятием решений должностным обязанностям конкретного сотрудника. Например, почтовые ящики, принадлежащие руководителю службы внутреннего аудита, руководителям служб, директорам по направлениям деятельности и другим высокопоставленным лицам, принимающим решения, могут потребовать более длительных сроков хранения, чем почтовые ящики рядовых сотрудников, - что отражает большую доказательную, историческую ценность и ценность для подотчетности создаваемых ими документов.

Организация также должен обеспечить, чтобы в рамках процедуры увольнения все увольняющиеся сотрудники были обязаны проанализировать содержимое своих почтовых ящиков и разделов OneDrive, и перенести всю деловую информацию, все материалы и документы, которые следует сохранить, в соответствующие корпоративные хранилища. Важная информация не должна оставаться исключительно в личном почтовом ящике или личном хранилище сотрудника. Такой подход помогает обеспечить сохранение доступности документов, возможности поиска по ним и применение к ним установленных организацией сроков хранения и мер управления и после увольнения сотрудника.

Таким образом, решения в отношении сроков хранения должны приниматься на основе политики организации в сфере управления документами и указаний по срокам хранения и действиям по их истечении, - а не на основе статуса занятости сотрудника. Организация также должна быть в состоянии объяснить, как обеспечивается доступность подлежащей сохранению электронной почты после отключения учётной записи, и каким образом существующие системы резервного копирования поддерживают (но не заменяют!) формально установленные правила обеспечения сохранности и управления документами.

Я всегда говорю: сначала определите свои деловые требования, а затем найдите наилучший способ их удовлетворения с помощью технологий - но не наоборот.

Рейчел Митчелл (Rachel Mitchell)

Источник: Новостная рассылка RECORDS-MANAGEMENT-UK@JISCMAIL.AC.UK 

Порядок уничтожения по истечении сроков хранения документов, связанных с подготовкой и проведением выборов депутатов Государственной Думы

Центральная избирательная комиссия России (ЦИК) постановлением от 26 августа 2026 года № 44/312-9 утвердила «Порядок уничтожения по истечении сроков хранения документов, связанных с подготовкой и проведением выборов депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации девятого созыва», документ был согласован с Федеральным архивным агентством (Росархив) (письмо от 17 августа 2026 г. № 12/3573-Ю). Содержание документа следующее:

1. Общие положения

2. Оформление уничтожения документов и других носителей информации

3. Уничтожение документов, созданных на бумажном носителе и в машиночитаемом виде

Порядок устанавливает требования к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли, не имеющих научно-исторической ценности, утративших свое практическое значение и не подлежащих архивному хранению, созданных как на бумажном носителе, так и в машиночитаемом виде (1.1).

Уничтожение документов производится по истечении сроков их хранения только после проведения экспертизы их ценности и утверждения описей дел постоянного хранения Экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации или соответствующих уполномоченных исполнительных органов субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела (п.1.3), за исключением документов, указанных в пунктах 5, 9, 12, 15 «Порядка».
 
Оформление уничтожения документов и носителей информации

Экспертная комиссия (центральная экспертная комиссия), образованная в соответствующей избирательной комиссии для проведения экспертизы ценности документов, осуществляет отбор на уничтожение документов, сроки хранения которых истекли (п.2.1).

Для подтверждения факта уничтожения на отобранные к уничтожению документы и носители информации составляется «Акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению» (2.2). Акт составляется раздельно на каждый способ уничтожения документов / носителей информации (п.2.3).

Акт подписывается членами экспертной комиссии (центральной экспертной комиссии), а также руководителем архива (лицом, ответственным за архив), и утверждается председателем или секретарем соответствующей избирательной комиссии (п.2.4). 

При уничтожении документов должна быть исключена возможность ознакомления с ними посторонних лиц, неполного их уничтожения, восстановления текста документа (п.2.5).

Уничтожение производится специализированной организацией в присутствии представителя (представителей) соответствующей избирательной комиссии либо избирательной комиссией (п.2.6).
 
Уничтожение документов, созданных на бумажном носителе и в машиночитаемом виде
 
Для документов, созданных на бумажном носителе, в том числе содержащих конфиденциальную информацию, основными методами уничтожения являются (п.3.1):

• сжигание;
  
  
• измельчение на фрагменты (шредирование), исключающее прочтение текста;
  
  
• химическая обработка.

Срок хранения документов в машиночитаемом виде соответствует сроку хранения соответствующих документов на бумажном носителе (п.3.2).

Мой комментарий: В общем случае правильно то, что срок хранения документов не зависит от вида носителя. Однако сейчас достаточно часто встречаются ситуации, когда по объективным причинам ценность документов (или их копий) в электронном виде может намного превышать ценность бумажных оригиналов – например, если на основе массовых документов небольшого срока хранения формируется полезный информационный ресурс с мощными средствами поиска и аналитики, помогающий организации в ведении её деловой деятельности. Ввиду этого формально решать вопрос о сроках хранения неправильно, и полезно оценивать реальную ценность документов на носителях разных видов.

Для документов в машиночитаемом виде основным методом уничтожения является механический, связанный с повреждением основы - физического носителя информации (п.3.3). Уничтожение производится путем:

• механического нарушения целостности внешнего носителя, не позволяющего произвести считывание или восстановление информации, содержавшейся на данном носителе (надлом, физическое деформирование, разрезание, сжигание, механическое уничтожение, сдача предприятию по утилизации вторичного сырья);
  
  
• с предварительным удалением содержавшейся на носителе информации путем стирания на устройстве гарантированного уничтожения информации либо иным способом, обеспечивающим полное удаление данных с электронных носителей.

Уничтожение документов (данных), связанных с проведением дистанционного электронного голосования на выборах депутатов, сохраненных на внешних носителях информации и (или) в программно-техническом комплексе дистанционного электронного голосования, осуществляется по истечении срока их хранения и в соответствии с требованиями, установленными «Порядком дистанционного электронного голосования на выборах», назначенных на 20 сентября 2026 года, утвержденным постановлением Центральной избирательной комиссии Российской Федерации от 24 июня 2026 года № 10/98-9 (п.3.4).

Мой комментарий: Процедура уничтожения избирательной документации - это строго регламентированный законом завершающий этап избирательного процесса. Основное значение данной процедуры заключается в следующем:

• Окончательное завершение выборов: Процедура уничтожения представляет собой логическое завершение всех мероприятий по подготовке и проведению голосования. После того как все возможные судебные споры урегулированы, а установленные сроки хранения истекли, документы (бюллетени, списки избирателей, подписные листы) подлежат уничтожению, поскольку они утратили свою ценность;
  
  
• Гарантия конфиденциальности: Главная задача уничтожения - сделать восстановление информации невозможным. Документы строгой отчетности (в частности, избирательные бюллетени) уничтожаются таким образом, чтобы исключить возможность ознакомления с ними посторонних лиц. Для этого используется промышленное оборудование (например, шредеры с высокой степенью измельчения), а процесс происходит в присутствии членов избирательной комиссии.

Источник: Консультант Плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=542938

ИСО и МЭК: Идёт публичное обсуждение новых технических спецификаций ISO/IEC DTS 22443 «Искусственный интеллект – Рекомендации по учёту социальных вопросов и этических соображений»

В августе 2026 года сайт Международной организации по стандартизации (ИСО) сообщил о начале публичного обсуждения новых технических спецификаций ISO/IEC DTS 22443 «Информационные технологии – Искусственный интеллект – Рекомендации по учёту социальных вопросов и этических соображений» (Information technology - Artificial intelligence - Guidance on addressing societal concerns and ethical considerations) объёмом 44 страницы основного текста, см. https://www.iso.org/standard/87119.html . Публичное обсуждение завершится 21 октября 2026 года.

Документ подготовлен подкомитетом SC42 «Искусственный интеллект» (Artificial intelligence), входящим в состав Объединенного технического комитета JTC1 «Информационные технологии» Международной организации по стандартизации (ИСО) и Международной электротехнической комиссии (МЭК).

Во вводной части документа отмечается:

«Искусственный интеллект (ИИ) всё больше становится ключевым компонентом в различных секторах, стимулируя инновации и повышая эффективность. В то же время внедрение ИИ порождает множество вопросов, связанных с обеспокоенностью общественности и этическими аспектами, которые требуют тщательного анализа и управления.

Этические аспекты могут быть явными или неявными в зависимости от того, насколько чётко они сформулированы и поняты в конкретном контексте, в рамках конкретных культурных норм и политик организаций.

Настоящий документ содержит рекомендации по учёту обеспокоенности общественности и этических аспектов (не предлагая каких-либо оценочных суждений) при разработке и внедрении систем ИИ.

Системы ИИ потенциально способны оказать существенное влияние на отдельных людей и на общество в целом, которое может быть как положительным, так и негативным. В документе подчеркивается важность интеграции учёта обеспокоенности общественности и этических аспектов в процессы и механизмы принятия решений организации, тем самым способствуя укреплению доверия и обеспечению подотчётности. Кроме того, документ стремится помочь организациям ответственно управлять системами ИИ, предлагая концепцию выявления и принятия во внимание обеспокоенности общественности и этических аспектов на всех этапах жизненного цикла таких систем.

Уникальные особенности систем ИИ могут вызывать дополнительную обеспокоенность по сравнению с традиционными системами. Сюда входят проблемы обеспечения прозрачности и справедливости, а также вопросы потенциального социального воздействия систем ИИ. Принимая эти факторы во внимание, организации могут добиться того, чтобы их системы ИИ не только отвечали техническим и эксплуатационным требованиям, но и соответствовали более широким общественным интересам и этическим нормам.

Таким образом, настоящий документ выполняет роль всестороннего руководства для организаций, стремящихся ориентироваться в сложном этическом ландшафте искусственного интеллекта, - предлагая им стратегии и практики, обеспечивающие положительный вклад систем ИИ в развитие общества при одновременной минимизации возможных негативных последствий.

… В настоящем документе содержатся рекомендации о том, каким образом организация может выявлять и учитывать озабоченность общественности и этические аспекты на протяжении жизненного цикла систем ИИ, потенциально способных нанести вред отдельным людям и обществу в целом.

Документ дополняет существующие стандарты по вопросам стратегического управления ИИ, системы менеджмента ИИ и оценки воздействия ИИ. Он применим в разрабатывающих или использующих системы ИИ организациях любого типа, вне зависимости от их размера, типа или характера деятельности.»

Содержание документа следующее:

Предисловие
Введение
1. Область применения
2. Нормативные ссылки
3. Термины и определения
4. Стратегии выявления общественных опасений и этических аспектов, связанных с системами ИИ
5. Практические подходы к учету общественных опасений и этических аспектов, связанных с системами ИИ
6. Жизненный цикл системы ИИ
Приложение A (справочное): Варианты применения (для сведения)
Приложение B (справочное): Рекомендации по учету общественных опасений и этических аспектов на каждом этапе жизненного цикла системы ИИ
Библиография

Источник: сайт ИСО 
https://www.iso.org/standard/87119.html 
https://standards.iteh.ai/catalog/standards/iso/79baf995-46df-4f29-a958-a6df6feef7dd/iso-iec-dts-22443 

Ассоциация IEEE опубликовала проект стандарта IEEE P2863 «Рекомендуемая практика стратегического управления искусственным интеллектом в организации»

Сайт Международной ассоциации специалистов по электротехнике и радиоэлектронике IEEE (от Institute of Electrical and Electronics Engineers – «Институт инженеров по электротехнике и радиоэлектронике») в сентябре 2026 года сообщил о публикации нового «утверждённого IEEE проекта» стандарта IEEE P2863-2026 «Рекомендуемая практика стратегического управления искусственным интеллектом в организации» (IEEE Approved Draft Recommended Practice for Organizational Governance of Artificial Intelligence) объёмом 81 страница, см. https://standards.ieee.org/ieee/2863/10142/ и https://store.accuristech.com/standards/ieee-p2863?product_id=3019458 .

Над стандартом работает Комитет по стандартам искусственного интеллекта (Artificial Intelligence Standards Committee, C/AISC). Работа над проектом продолжается.

В аннотации на стандарт отмечается следующее:

Область применения

Данная Рекомендуемая практика устанавливает такие критерии стратегического управления, как безопасность, прозрачность, подотчетность, ответственность и минимизация предвзятости, - а также этапы процесса, необходимые для эффективного внедрения, аудита эффективности, обучения и обеспечения соответствия требованиям при разработке и/или использовании искусственного интеллекта в организациях.

Назначение

В данной Рекомендуемой практике приведены рекомендации, которым должна следовать разрабатывающая и/или использующая искусственный интеллект организация для обеспечения ответственной, этичной и подотчетной разработки и/или применения ИИ в своей оперативной деятельности. 

Данный комплекс рекомендаций объединяет внутренние меры, включающие адаптацию, обучение персонала, внедрение и обеспечение соблюдения установленных в организации содержательных и процедурных требований к стратегическому управлению. 

Кроме того, в данной Рекомендуемой практике описываются способы участия в формировании внешних инструментов стратегического управления и взаимодействия с ними - включая государственные нормативно-правовые акты, профессиональные стандарты и кодексы поведения, соответствующие рекомендации академических, неправительственных организаций и заинтересованных сторон, а также общественные ценности, имеющие отношение к ответственной разработке и использованию искусственного интеллекта.

Краткое содержание

Настоящая Рекомендуемая практика описывает меры стратегического управления, которые следует использовать разрабатывающей и/или использующей ИИ организации для обеспечения ответственной, этичной и подотчётной разработки и/или использования ИИ в её оперативной деятельности. 

Рекомендуемая практика описывает принципы стратегического управления, которые органу стратегического управления организации следует принять во внимание и приоритизировать. В ней также приводится перечень процессов, о внедрении которых, с целью реализации принципов, следует подумать органу стратегического управления организации.

Кроме того, в Рекомендуемой практике приведен ряд вариантов применения с использованием конкретных приложений ИИ, которые демонстрируют, каким образом следует использовать описанные в документе процессы для реализации принципов Рекомендуемой практики, в том числе для разрешения противоречий между принципами.

Содержание документа следующее:

Введение
1. Обзор
2. Нормативные ссылки
3. Определения, обозначения и сокращения
4. Ключевые понятия стратегического управления
5. Принципы стратегического управления ИИ
6. Процессы
7. Краткий обзор вариантов использования
Приложение: Варианты использования для IEEE P2863 (отдельный документ)

Источники: сайт IEEE / магазин стандартов IEEE SA
https://standards.ieee.org/ieee/2863/10142/ 
https://store.accuristech.com/standards/ieee-p2863?product_id=3019458