От ведения и хранения документации к обеспечению долговременной сохранности доказательств, часть 4

(Окончание, предыдущую часть см. http://rusrim.blogspot.com/2026/08/3.html )

Реальный архивный объект – нечто большее, чем файл документа

Это тот ментальный сдвиг, который приводит к изменению архитектуры.

В «модели репозитория» архивный объект представляет собой файл плюс небольшое количество метаданных. В модели «сохранения доказательств» он понимается гораздо шире. Архивный объект может содержать исходный контент, технические и деловые метаданные, идентификаторы исходной системы, свидетельства о включении в систему и целостности, подтверждение происхождения, отметки времени, контекст проверки усиленной электронной подписи или печати, срок хранения и наличие временного запрета на уничтожение, историю доступа и аудита, относящиеся к обеспечению сохранности события я, историю формата и представления, свидетельства уничтожения/передачи и отчеты об экспорте (выгрузке). Часть этой информации невидима для бизнес-пользователя. Это нормально, с доказательствами так обычно и бывает.

Цель заключается не в том, чтобы сделать архив более сложным для пользователя, а в обеспечении защитимости деятельности архива для стоящей за ним организации. Когда аудитор, регулятор, следователь или суд запрашивают доказательства, ответ не должен сводиться к одному лишь экспортированному файлу и к обнадёживающим словам «вот что мы обнаружили в системе». Это должен быть хорошо управляемый архивный пакет и цепочка доказательств, которую реально можно объяснить.

Почему «достаточно хорошее» хранение ведёт к провалам, которые происходят с запаздыванием

Ловушка «достаточно хорошего» хранения связана с течением времени, потому что почти любое современное хранилище выглядит убедительно в первый год. Файлы открываются, поиск работает, права доступа соблюдаются, журнал аудита актуален. Сотрудники всё ещё помнят, как проводилась миграция. Исходная система всё еще существует. Сертификаты не истекли. Команда поставщика все еще в курсе того, что произошло с системой.

Проблема проявляется где-то на пятом году эксплуатации. Исходное приложение уже выведено из эксплуатации. Команда миграции перешла к следующему проекту. Сроки хранения изменились. Сертификат подписи истек, и сервис валидации теперь возвращает иной результат. Файл все еще открывается, но не совсем так, как раньше. При экспорте отсутствуют метаданные, необходимые для понимания документа, и никто не может сказать, был ли документ преобразован до или после начала его хранения в системе.

Сам файл никуда не делся - исчез контекст. Обеспечение сохранности доказательств, по сути своей, это дисциплина, направленная на предотвращение подобной потери контекста.

Уничтожение также представляет собой проблему для сохранения доказательств

Заманчиво считать, что сохранение доказательств сводится лишь к хранению объектов. Однако оно в равной степени включает и корректное их уничтожение.

Современное нормативно-правовое регулирование все чаще требует и того, и другого. Хранить слишком мало -  риск. Хранить слишком много - тоже риск. В этой связи архив должен доказать не только то, что документ был сохранён, но также и по какой причине, в соответствии с каким правилом, до какой даты; установлен ли для него временный запрет на уничтожение; кто утвердил проведение уничтожения и какие доказательства остались после этого. В любой сфере, где пересекаются персональные данные, доказательства исполнения законодательно-нормативных требований и законодательно-нормативные требования к срокам хранения, вопрос стоит уже не о том, «можем ли мы хранить этот документ десять лет?», - а о том, «сможем ли мы оправдать хранение этого документа в течение десяти лет; и сможем ли мы доказать его уничтожение по истечении срока хранения?». Управление сроками хранения является частью цепочки доказательств, а не отдельной задачей по наведению порядка в организации.

Цифровые идентификационные профили-кошельки делают архив даже более, а не менее важным

Существует успокаивающее предположение, что цифровые идентификационные профили-кошельки и аттестации упростят работу архивов, поскольку они сделают процесс регистрации в системе (onboarding) и верификации более цифровым. Да, они повысят удобство работы пользователей - но не решат проблему с доказательствами.

Если решение о регистрации в системе основывается на данных цифрового идентификационного профиля, на аттестации атрибутов, отметках времени, решении полагающейся стороны и на статусе отзыва на момент верификации, - то архив должен решить, что нужно сохранить. Недостаточно сохранить полученный PDF-файла или скопированное значения поля. Доказательства могут включать в себя представление данных, аттестацию, результат верификации, примененную политику, свидетельства о времени, контекст полагающейся стороны - и доказательство того, что ничто из всего этого не изменилось с момента начала сохранения. По мере внедрения по всей Европе европейских цифровых идентификационных профилей (EUDI Wallet) это становится ключевым вопросом проектирования, а не частным случаем. Вы больше уже не храните документ о регистрации - Вы сохраняете доказательства того, почему это решение было заслуживающим доверия в момент его принятия.

Версия для высшего руководства: доказательный долг

Есть полезный способ назвать то, что незаметно накапливается во многих организациях: доказательный долг (evidential debt).

Технический долг - это то, что возникает, когда Вы строите системы таким образом, который затрудняет будущие изменения. Доказательный долг - это то, что возникает, когда Вы храните документы таким образом, который затрудняет доказывание в будущем. Он накапливается незаметно: метаданные не захватываются при вводе документа в систему, не сохраняются доказательства проведения миграции, отчеты о валидации хранятся без соответствующего контекста, сроки хранения устанавливаются вручную и непоследовательно. Этому способствуют журналы аудита, которые способны жить лишь внутри исходной системы; экспорт, в ходе которого теряется информация о происхождении; решения об уничтожении, для которых не обеспечивается возможность проведения аудита; и отношение к архиву как к пассивному конечному месту назначения.

Счёт к оплате всегда предъявляется в самый неподходящий момент, которым может быть аудит, запрос от регулирующего органа, судебное разбирательство, проверка в рамках обеспечения должной осмотрительности перед сделкой, спор с клиентом, расследование инцидента, вывод системы из эксплуатации... К тому времени файлы у Вас ещё могут оставаться, но у Вас может больше не быть доказательств.

С чего начать

Инстинктивно кажется, что нужно начать с внедрения технологических решений. Но начните с вопросов, касающихся доказательств.

Для каждого класса ценных документов проработайте, что именно Вам на самом потребуется доказывать впоследствии, кто может это оспорить и какой контекст будет необходим для защиты своей позиции. Затем поинтересуйтесь, в какой системе этот контекст хранится в настоящее время, и что с ним произойдет после вывода этой системы из эксплуатации. Определите правила в отношении сроков хранений и действий по их истечении; метаданные, которые должны быть зафиксированы в момент ввода документа в систему; выясните роль доказательств, связанных с подписями, печатями, отметками времени, цифровыми идентификационными профилями или аттестациями. Наконец, решите, нужно ли архиву формировать отчёт о целостности или подтверждение подлинности, и какие этапы процесса действительно требуют использования квалифицированных услуг в сфере обеспечения доверия.

Все эти вопросы меняют подход к проектированию. Архив перестаёт быть просто местом, куда документы отправляются по завершения своей основной работы. Он становится частью архитектуры доверия.

Новый базовый уровень для серьёзного архивирования

Хранение документов никуда не исчезнет, оно по-прежнему необходимо. Но для регулируемых, высокоценных документов, требующих длительного хранения, этого уже недостаточно.

Архив следующего десятилетия должен обеспечивать сохранность собственно документа, контекста и свидетельств / доказательства, а также обеспечивать стратегическое управление всеми этими тремя аспектами. Именно поэтому квалифицированное электронное архивирование имеет значение - не потому, что каждой организации действительно нужен самый надёжный способ хранения каждого документа, а потому, что квалифицированное электронное архивирование наконец-то предлагает рынку чёткую модель того, что теперь означает «надёжное архивирование».

Дискуссия переходит с вопроса «где мы храним документы?» на вопрос «как мы обеспечиваем сохранность доказательств?».

Это правильная постановка вопроса – и для многих организаций, давно назревшая.

Фредерик Россель (Frederik Rosseel)

Источник: сайт LinkedIn
https://www.linkedin.com/pulse/from-record-keeping-evidence-preservation-frederik-rosseel-e6wbe/ 

США: По мнению архивистов, закрытие отделения Национальных Архивов в Чикаго угрожает праву граждан на доступ к истории

Региональное отделение Национальных Архивов США в Чикаго является ресурсом для жителей и исследователей, включая историков, генеалогов и библиотекарей.

Данная новость (сопровождающая аудиозапись дискуссии на радио WbezChicago), подготовленная Сианной Гривз (Cianna Greaves), была выложена на веб-сайте радиостанции 22 июля 2026 года.

Региональное отделение Национальных Архивов США в Чикаго (фото 2011 года)

Сталкиваясь с трудностями работы с архивными документами в условиях цифровой эпохи, американские чиновники планируют уничтожить миллионы бумажных федеральных судебных документов, чтобы сэкономить на расходах на хранение, - однако этот план вызвал негодование у ряда историков, частных детективов и других лиц, которые по-прежнему в значительной степени полагаются на эти документы. 

В июне 2026 года Национальные Архивы США (NARA) объявили о планах закрытия в течение следующих нескольких лет своих региональных отделений в Сан-Франциско, Сиэтле и Чикаго (см. также https://blockclubchicago.org/2026/07/06/chicago-national-archives-closure-will-be-loss-for-historians-researchers-even-deep-sea-divers/ ) 

Архивное ведомство заявляет, что этот шаг является мерой по сокращению расходов.

Расположенное в южной части города региональное отделение Национальных Архивов США в Чикаго (National Archives at Chicago, о нём см. https://www.archives.gov/chicago ) хранит материалы и федеральные архивные документы из штатов Иллинойс, Индиана, Миннесота, Мичиган, Висконсин и Огайо.

Мой комментарий: В состав регионального отделения также входит региональный центр хранения документации, в который федеральные органы исполнительной власти могут передавать свои документы на депозитарное хранение до наступления момента их передачи на архивное хранение. Таким образом, речь идёт не только о судьбе архива, но и о судьбе взаимосвязанного с ним центра хранения документации, оказывающего услуги внеофисного хранения и обеспечивающего беспроблемную их передачу в архив по истечении сроков ведомственного хранения.

В числе хранящихся там материалов - документы о натурализации, документы Бюро по делам индейцев, исторические карты, фотографии, а также обширная коллекция задокументированных свидетельств участников исторических событий, от забастовки в железнодорожной компании Пульман (Pullman) в 1894 году до стрельбы в Кентском 

Становится неопределённым будущее более десятка сотрудников отделения, поскольку документы из чикагского центра планируется перевезти в хранилище в Канзасе. Местные архивисты выражают обеспокоенность по поводу проводимых «втихую» преобразований и риска потери интеллектуального контроля над архивными фондами.

В подкасте, доступном на странице https://www.wbez.org/in-the-loop-with-sasha-ann-simons/2026/07/22/archivists-closure-of-chicago-national-archives-threatens-our-right-to-access-history , можно услышать мнение местных архивистов о том, как перемещение этих архивных документов повлияет на жителей Чикаго и Среднего Запада США.

В записи 20-минутного подкаста приняли участие:

• Хилари Позески (Hilarie Pozesky), председатель руководящего комитета архивистов Чикаго;
  
  
• Гретхен Нейдхардт (Gretchen Neidhardt), библиотекарь и архивист из Чикаго;
  
  
• Джастин Тобиаш (Justine Tobiasz), архивист Чикагской общественной медиакомпании.

Сианна Гривз (Cianna Greaves)

Источник: веб-сайте радиостанции WbezChicago
https://www.wbez.org/in-the-loop-with-sasha-ann-simons/2026/07/22/archivists-closure-of-chicago-national-archives-threatens-our-right-to-access-history 

От ведения и хранения документации к обеспечению долговременной сохранности доказательств, часть 3

(Продолжение, предыдущую часть см. http://rusrim.blogspot.com/2026/08/2.html )

Закон eIDAS 2 делает это различие правовым

Законодательство к настоящему моменту стало соответствовать этой реальности, и оно делает это таким образом, который трудно игнорировать.

Европейский закон eIDAS (Регламент ЕС № 910/2014) установил европейскую концептуальную структуру услуг в сфере обеспечения доверия. Регламент (ЕС) №2024/1183 внёс в него поправки, в том числе ввёл услуги электронного архивирования (Electronic Archiving Services) и квалифицированные услуги электронного архивирования (Qualified Electronic Archiving Services). Архивирование больше не является просто внутренней функцией службы ИТ или службы управления документами - теперь оно признается самостоятельной категорией услуг в области обеспечения доверия.

Мой комментарий: Регламент ЕС № 910/2014 – это закон Евросоюза eIDAS «Об электронной идентификации и услугах доверия для электронных транзакций на внутреннем рынке» (Регламент ЕС № 910/2014, действующую редакцию см. по адресу https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A02014R0910-20241018  ; аббревиатура eIDAS обычно расшифровывается как Electronic Identification, Authentication and Trust Services – «электронная идентификация, аутентификация и услуги доверия»).

Наиболее важна здесь статья 45i закона eIDAS «Правовые последствия использования услуг электронного архивирования» (Legal effect of electronic archiving services). Юридическая сила и допустимость данных и документов, сохраненных с использованием услуги электронного архивирования, не могут отрицаться только на том основании, что они являются электронными или же потому, что услуга не является квалифицированной. В отношении квалифицированной услуги электронного архивирования eIDAS идёт ещё дальше: он предоставляет презумпцию целостности и происхождения на протяжении всего периода хранения. Это подход, который совершенно отличается от позиции «у нас есть защищённый архив».

Далее статья 45j «Требования к квалифицированным услугам электронного архивирования» (Requirements for qualified electronic archiving services) того же закона устанавливает требования к квалифицированной услуге. Её оператором должен быть квалифицированный поставщик услуг доверия. Должны использоваться процедуры и технологии, способные обеспечить сохранность и читаемость данных за рамками срока «технологической» действительности - и, как минимум, в течение всего срока хранения в соответствии с требованиями законодательства и/или контрактными обязательствами, сохраняя при этом целостность и точность сведений о происхождении. Должна обеспечиваться защита от утраты и внесения изменений, допуская лишь контролируемые изменения носителя и/или формата. Также должна обеспечиваться возможность для авторизованной стороны получать автоматически формируемый отчёт, заверяемый электронной подписью или печатью поставщика, который подтверждает целостность с момента начала оказания услуги по обеспечению сохранности и до момента извлечения.

Перечитайте этот последний пункт ещё раз. Закон делает акцент не на хранении, а на предоставлении доказательств.

«Исполнительный регламент Еврокомиссии №2025/2532 от 16 декабря 2025 года, устанавливающий правила применения Регламента ЕС № 910/2014 Европейского парламента и Совета в отношении базовых стандартов и спецификаций для квалифицированных услуг электронного архивирования» (Commission Implementing Regulation (EU) 2025/2532 of 16 December 2025 laying down rules for the application of Regulation (EU) No 910/2014 of the European Parliament and of the Council as regards reference standards and specifications for qualified electronic archiving services, см. https://eur-lex.europa.eu/eli/reg_impl/2025/2532/oj/eng - см. также мой пост https://rusrim.blogspot.com/2025/12/blog-post_182.html – Н.Х.) превращает этот принцип в операционную модель. В регламенте перечисляются стандарты, на которые должны опираться квалифицированные услуги электронного архивирования, среди которых центральную роль играет в центре которых находится европейский стандарт CEN/TS 18170:2025 «Функциональные требования к сервисам электронного архивирования» (Functional requirements for the electronic archiving services, см. также мой пост https://rusrim.blogspot.com/2025/05/cen-cents-181702025.html - Н.Х.): он содержит функциональные требования, охватывающие получение, хранение, поиск и уничтожение, а также сохранение долговечности, читаемости, целостности, конфиденциальности и подтверждения происхождения на протяжении всего периода хранения.

Практический эффект прост. Квалифицированное электронное архивирование перестало быть просто стремлением; оно становится европейской дисциплиной с системой оценки, с правовой базой, с фундаментом в виде (обязательных – Н.Х.) стандартов и с моделью контроля и управления. Не каждый архив должен стать поставщиком квалифицированных услуг электронного архивирования. В то же время сместилась реперная точка для того, что считается серьезным электронным архивированием, и вопрос «хранит ли хранилище контент?» больше не является правильным вопросом.

Обеспечение сохранности - это не то же самое, что валидация

Речь идёт о различии, которое большинство групп упускает из виду, и это в итоге дорого обходится.

Многие организации считают, что решили проблему, поскольку они проверяют усиленную электронную подпись при поступлении документа и хранят отчёт о валидации вместе с документом. Это, конечно, помогает – но такой подход не обеспечивает долговременную сохранность доказательств.

Результат проверки (валидации) - это моментальный снимок, который показывает состояние подписи, сертификата, статуса отзыва и цепочки доверия в определённый момент времени. Сможете ли Вы по-прежнему объяснить этот результат спустя какое-то время, полностью зависит от того, сохранится ли контекст проведения проверки. Сертификаты истекают, алгоритмы устаревают, становятся недоступными источники сведений об отзыве сертификатов, изменяются списки доверенных поставщиков. Эволюционируют базовые программы, меняются форматы, проводится миграция систем. Документ может по-прежнему открываться, в то время как способность доказать то, что имело значение в тот период времени, незаметно снижается.

Для решения именно этой проблемы разрабатываются стандарты, подобные ETSI TS 119 511, рассматривающие обеспечение долговременной сохранности с использованием методов электронной цифровой подписи, включая отметки и доказательной база (evidence records – набор подтверждающих документов). Задача заключается не в том, чтобы «заморозить» файл в слое хранения; а в том, чтобы сохранить и, при необходимости, расширить доказательную базу с течением времени. Сохранение доказательств - это целый жизненный цикл, а не разовая проверка при вводе документа в систему.

Мой комментарий: Здесь упоминаются технические спецификации ETSI TS 119 511 «Электронные подписи и инфраструктуры доверия – Требования политики и требования по безопасности к поставщикам услуг доверия, обеспечивающих долговременную сохранность электронных цифровых подписей или произвольных данных с использованием технологии ЭЦП» (Electronic Signatures and Trust Infrastructures (ESI); Policy and security requirements for trust service providers providing long-term preservation of digital signatures or general data using digital signature techniques). На данный момент действует версия 1.2.1 (октябрь 2025 г.) объёмом 40 страниц, см. https://www.etsi.org/deliver/etsi_ts/119500_119599/119511/01.02.01_60/ts_119511v010201p.pdf 

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2026/08/4.html )

Фредерик Россель (Frederik Rosseel)

Источник: сайт LinkedIn
https://www.linkedin.com/pulse/from-record-keeping-evidence-preservation-frederik-rosseel-e6wbe/ 

Отменены требования к документированию работ при решении задач по пресечению угроз воздушного нападения на территорию Российской Федерации

Федеральный закон от 26 июня 2026 года №192-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об обороне» в связи с необходимостью пресечения угроз воздушного нападения на территорию Российской Федерации в период проведения специальной военной операции в соответствии с Федеральным законом от 31 мая 1996 года №61-ФЗ «Об обороне»» в ст. 2 установил особенности применения отдельных положений федеральных законов и иных нормативных правовых актов РФ.

При проведении работ по строительству, реконструкции, сносу, капитальному ремонту объектов капитального строительства, необходимых для оказания содействия Вооруженным Силам РФ в решении задач по пресечению угроз воздушного нападения на территорию РФ, не осуществляются (ч.2):

• Оформление документов, подтверждающих наличие прав на земельный участок, участок территории, на которых планируется проведение работ;
  
  
• Оформление и утверждение градостроительной документации, в том числе устанавливающей виды разрешенного использования земельных участков и объектов капитального строительства, а также документов территориального планирования;
  
  
• Проведение инженерных изысканий, подготовка проектной документации, рабочей документации, проведение экспертизы проектной документации и результатов инженерных изысканий;
  
  
• Проведение археологических разведок, археологических раскопок, археологических полевых работ;
  
  
• Оформление разрешений на строительство, на ввод в эксплуатацию, иных разрешений, ордеров, разрешений на вырубку зеленых насаждений, заключений, согласований, необходимых для проведения работ по строительству, реконструкции объектов капитального строительства и их эксплуатации;
  
  
• Заключение договоров на подключение (технологическое присоединение) к сетям инженерно-технического обеспечения, разработка и получение документации и разрешений, необходимых для заключения указанных договоров и выполнения мероприятий по подключению (технологическому присоединению);
  
  
• Представление документов для осуществления государственного кадастрового учета и государственной регистрации прав на созданное, реконструированное, снесенное недвижимое имущество, за исключением заявления, содержащего сведения, необходимые для осуществления государственного кадастрового учета и государственной регистрации прав, по форме, утвержденной федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным на осуществление функций по нормативно-правовому регулированию в сфере ведения Единого государственного реестра недвижимости, осуществления государственного кадастрового учета недвижимого имущества, государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним, предоставления сведений, содержащихся в Едином государственном реестре недвижимости;
  
  
• Размещение сведений, документов, материалов о развитии территорий, об их застройке, о существующих и планируемых к размещению объектах капитального строительства и иных сведений в сфере градостроительной деятельности в государственных информационных системах обеспечения градостроительной деятельности.

При проведении работ по созданию, демонтажу объектов, не являющихся объектами капитального строительства, в целях оказания содействия Вооруженным Силам РФ в решении задач по пресечению угроз воздушного нападения на территорию РФ не осуществляются (ч.3):

• Оформление документов, подтверждающих наличие прав на земельный участок, участок территории, на которых планируется проведение работ;
  
  
• Оформление разрешений, ордеров, заключений, согласований, необходимых для проведения работ по созданию, демонтажу объектов, не являющихся объектами капитального строительства, и их эксплуатации.

При реализации неотложных мероприятий, направленных на оказание содействия Вооруженным Силам РФ в решении задач по пресечению угроз воздушного нападения на территорию РФ (далее - неотложные мероприятия) (ч.4) в том числе «допускается обработка персональных данных без получения согласия субъекта персональных данных на их обработку».

В отношении систем активной и пассивной защиты, иных объектов, создаваемых для реализации неотложных мероприятий, не проводятся контрольно-надзорные мероприятия, в том числе государственный строительный надзор, строительный контроль, эксплуатационный контроль, пожарный надзор, санитарно-эпидемиологический контроль (надзор), налоговый контроль, контроль в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд, контроль за соблюдением законодательства при организации и проведении закупок отдельными видами юридических лиц, контроль за соблюдением антимонопольного законодательства, законодательства о государственном оборонном заказе, государственный финансовый контроль и муниципальный финансовый контроль, контроль за использованием средств государственными корпорациями, контроль за использованием земельных участков и иных объектов недвижимости, экологический контроль (надзор) (ч.5).

Перечень работ и объектов, в отношении которых проводятся неотложные мероприятия, утверждается решением единого национального центра, созданного в соответствии с решением Президента Российской Федерации, или решением его федерального оперативного штаба либо штабов в субъектах Российской Федерации. Реализация решений единого национального центра, его федерального оперативного штаба, штабов в субъектах Российской Федерации относится к исключительной компетенции единоличного исполнительного органа (руководителя) организации, задействованной в противодействии угрозам нападения на территорию Российской Федерации с использованием беспилотных воздушных судов (ч.8).

Мой комментарий: В мирное время строительство и ввод объектов в эксплуатацию - это многоступенчатый процесс, где каждый шаг требует оформления отдельного документа (разрешение, экспертиза, согласование).

Нормы закона полностью снимают эти требования для объектов, строящихся в целях ПВО. Перечень исключений (п.2 и п.3) - это отказ от затратных и требующих времени бюрократических административных процедур. В условиях военной угрозы оперативность имеет приоритет над административными формальностями. 

Документ фактически «выключает» систему государственного строительного надзора и земельного контроля на время строительства объектов ПВО. С точки зрения документирования это означает переход на «упрощенный стандарт военного времени» + снижение риска раскрытия военной тайны:

• Отменены все разрешительные и согласовательные документы;
  
  
• Отменена проектная документация как основа для строительства;
  
  
• Отменен кадастровый учет.

Правда, это создает потенциальную проблему в будущем: на значительное количество объектов, которые впоследствии нужно будет вводить в гражданский оборот (или сносить), не будет необходимых для этого документов. Поэтому текущие изменения - это не отказ от документирования как такового, а «отложенное» документирование, которое будет проводиться уже по окончании специальной военной операции.

Источник: Консультант Плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc&base=LAW&n=537858