Шесть шагов по управлению порождаемыми искусственным интеллектом документами

Данная заметка американского специалиста по стратегическому управлению информацией и ИИ д-ра Мойи Хилл (Dr. Moya Hill) была опубликована 18 сентября 2026 года в социальной сети LinkedIn.

В США недавно было выпущено первое федеральное руководство, подтверждающее то, чего многие организации не ожидали: системы искусственного интеллекта (ИИ) создают документы. Это могут быть запросы и подсказки (промпты), результаты их выполнения, резюме текстов, проекты материалов, принятые решения, журналы аудита и т.д.

Если система ИИ генерирует информацию, отражающую, что делала Ваша организация, какие решения принимала или какую информацию распространяла, то такая информация теперь считается официальными документами.

Мой комментарий: Здесь идёт отсылка к меморандуму Национальных Архивов США, адресованном руководителям федеральных министерств и ведомств, юрисконсультам, высшим должностным лицам федеральных органов исполнительной власти по вопросам управления документами и руководителям служб управления документами федеральных органов. Меморандум объёмом 7 страниц называется «Руководство по применению Закона о федеральных документах в отношении материалов, связанных с применением искусственного интеллекта» (Guidance on Applying the Federal Records Act to Artificial Intelligence Materials) – см. также пост на моём блоге: http://rusrim.blogspot.com/2026/09/blog-post_659.html 

Это разъяснение поступило от Национальных Архивов США (NARA). Есть, однако, одна проблема: федеральное правительство подтвердило, что ИИ создает документы, но не объяснило, как этими документами следует управлять.

Вот как это следует делать: мои «Шесть шагов по управлению порождаемыми искусственным интеллектом документами»:

Шаг 1. Выявите результаты работы ИИ, включив в это перечень все подсказки, выходные данные, резюме, решения и журналы аудита, используемые Вашей организацией. Если эти материалы отражают деловую деятельность, относитесь к ним как к документам.

Шаг 2. Определите статус каждого результата, порождённого ИИ:

• Некоторые результаты работы ИИ подлежат сохранению,
  
  
• Некоторые носят преходящий характер,
  
  
• Некоторые вообще не имеют значения.

Соответствующие решения должны принимать люди, а не система ИИ.

Шаг 3. Сохраните либо удалите результаты ИИ. Если ИИ генерирует деловую информацию, то определите, в течение каких сроков её следует хранить и когда можно будет её уничтожить. Указания по срокам хранения и действиям по их истечении должны применяться к порождённой ИИ информации точно так же, как и к любой другой.

Шаг 4. Зафиксируйте ключевые подробности - такие, например, как версия модели ИИ, использованная подсказка (промпт), сведения о выполнившем проверку сотруднике, показатель уверенности (confidence score), исходные данные. Эти детали сделают результат ИИ понятным и заслуживающим доверия.

Шаг 5. Храните документы надлежащим образом:

• Скачайте полученный результат,
  
  
• Экспортируйте его,
  
  
• Сохраните его в официальной системе компании — не в окнах чата и не в папке входящих сообщений электронной почты.

Шаг 6. Проведите обучение своих сотрудников: Каждый из них должен понимать, как надлежит обращаться с информацией, созданной искусственным интеллектом. Люди не могут управлять тем, чего они не понимают.

ИИ теперь создаёт информацию, которой Вашей организации необходимо управлять. Это реальная ответственность, и предлагаемый подход начинается с описанных выше шагов.

Готова ли Ваша организация к управлению документами, созданными ИИ?

Мойя Хилл (Dr. Moya Hill)

Источник: сайт LinkedIn
https://www.linkedin.com/posts/dr-moya-hill-912837179_the-us-just-released-its-first-federal-share-7506704216611090432-3d7W/ 

Евросоюз: Еврокомиссия одобрила проект новой редакции европейского закона о стандартизации

Данная заметка независимого консультанта Андреа Качча (Andrea Caccia) была опубликована 6 октября 2026 года в социальной сети LinkedIn

Важный шаг в сфере стандартизации в Евросоюзе был сделан 6 октября 2026 года!

В этот день Европейская комиссия (правительство Евросоюза – Н.Х.) утвердила проект новой редакции закона Евросоюза о европейской стандартизации, который должен заменить действующий сейчас Регламент (ЕС) №1025/2012, служащий с 2012 года правовой основой системы европейской стандартизации.

Мой комментарий: Речь идёт о законе, полное название которого звучит так: «Регламент Евросоюза № 1025/2012 Европейского парламента и Совета от 25 октября 2012 года о европейской стандартизации, вносящий изменения в Директивы Совета 89/686/EEC и 93/15/EEC, а также в Директивы Европейского парламента и Совета 94/9/EC, 94/25/EC, 95/16/EC, 97/23/EC, 98/34/EC, 2004/22/EC, 2007/23/EC, 2009/23/EC и 2009/105/EC, и отменяющий Решение Совета 87/95/EEC и Решение № 1673/2006/EC Европейского парламента и Совета (применим в Европейский экономической зоне)» (Regulation (EU) No 1025/2012 of the European Parliament and of the Council of 25 October 2012 on European standardisation, amending Council Directives 89/686/EEC and 93/15/EEC and Directives 94/9/EC, 94/25/EC, 95/16/EC, 97/23/EC, 98/34/EC, 2004/22/EC, 2007/23/EC, 2009/23/EC and 2009/105/EC of the European Parliament and of the Council and repealing Council Decision 87/95/EEC and Decision No 1673/2006/EC of the European Parliament and of the Council Text with EEA relevance), см. https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2012/1025/oj/eng 

В число анонсированных Еврокомиссией основных изменений входят:

• Установление обязательных крайних сроков разработки стандартов по требованию Еврокомиссии;
  
  
• Использование общих спецификаций (common specifications) в качестве резервного варианта, если стандарты не будут разработаны вовремя;
  
  
• Возможность направления запросов на разработку стандартов не только в европейские органы по стандартизации CEN, CENELEC и ETSI, но и в другие уполномоченные организации, занимающиеся разработкой стандартов;
  
  
• Публикация промежуточных результатов стандартизации, соответствие которым на временной основе обеспечивает презумпцию соответствия законодательству Евросоюза (вероятно, к этой категории относятся новые европейские «гибкие спецификации» European Agile Specifications (EAS), разрабатываемые CEN и CENELEC);
  
  
• Предоставление бесплатного доступа к стандартам, на которые ссылается законодательство Евросоюза (речь идет примерно о 3650 стандартах из 27 тысяч, включённых в каталоги европейских организаций по стандартизации, а не только о «гармонизированных» стандартах);
  
  
• Создание Экспертного центра по вопросам европейской стандартизации (Expert Centre on European Standardisation).

Еврокомиссия ожидает, что средний срок разработки стандартов сократится с 6 до 4 лет.

Новое законодательство может оказаться более революционным, чем Регламент №1025/2012, поскольку оно изменяет круг организаций, которые могут разрабатывать стандарты, поддерживающие применение европейского законодательства, и крайние сроки разработки, а также делает доступ к таким стандартам бесплатным.

Теперь данный законопроект направляется на рассмотрение в Европейский парламент и Совет ЕС (процедура 2026/0307 (COD)).

Тексты соответствующих документов и оценку ожидаемого воздействия можно найти здесь: https://single-market-economy.ec.europa.eu/publications/proposal-regulation-european-standardisation_en 

Андреа Качча (Andrea Caccia)

Источник: сайт LinkedIn
https://www.linkedin.com/posts/acaccia_hen-standardisation-singlemarket-share-7513249654361260032-O79W/ 

Минобороны России и Росгвардии предоставлено право на получение сведений о государственной регистрации актов гражданского состояния в электронном виде

Федеральный закон от 26 июля 2026 года №264-ФЗ «О внесении изменений в статью 13.2 Федерального закона «Об актах гражданского состояния» и признании утратившим силу пункта 1 части 13 статьи 3 Федерального закона «О внесении изменений в Федеральный закон «Об актах гражданского состояния»» наделил Министерство обороны Российской Федерации и Федеральную службу войск национальной гвардии РФ (Росгвардию) полномочиями на получение в электронной форме. сведений о государственной регистрации актов гражданского состояния, содержащихся в Едином государственном реестре записей актов гражданского состояния. Закон вступил в силу 26 июля 2026 года.

В пояснительной записке к законопроекту отмечалось, что «данная норма предлагается в целях оптимизации процесса предоставления социальных гарантий и компенсаций военнослужащим, лицам гражданского персонала Вооруженных Сил Российской Федерации, гражданам, уволенным с военной службы, и членам их семей, а также ведения воинского учета граждан». 

Сведения о государственной регистрации акта гражданского состояния будут предоставляться в рамках межведомственного взаимодействия (ч.2):

• Министерству обороны РФ - в части сведений, необходимых для предоставления военнослужащим, лицам гражданского персонала Вооруженных Сил Российской Федерации, гражданам, уволенным с военной службы, и членам их семей, а также иным категориям граждан в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, социальных гарантий и компенсаций, для воинского учета граждан;
  
  
• Росгвардии - в части сведений, необходимых для предоставления военнослужащим, лицам, проходящим службу в войсках Росгвардии и имеющим специальные звания полиции, лицам гражданского персонала войск Росгвардии, гражданам, уволенным с военной службы из внутренних войск, уволенным с военной службы (со службы) в войсках Росгвардии, и членам их семей, а также иным категориям граждан в случаях, предусмотренных законодательством РФ, социальных гарантий и компенсаций.

Органы ЗАГС будут обязаны сообщать сведения по запросам не только судов и органов МВД, но также (ч.3):

• Министерства обороны РФ;
  
  
• Командира (начальника) воинской части Вооруженных Сил РФ;
  
  
• Федеральной службы войск национальной гвардии РФ (Росгвардии);
  
  
• Командира (начальника, руководителя) воинской части (организации, учреждения, органа) войск национальной гвардии РФ.

Мой комментарий: Закон наделяет правом запрашивать сведения ЗАГС не только сами ведомства, но и командиров (начальников) воинских частей. Это упрощает процедуру, так как запрос может быть направлен напрямую с местного уровня, без прохождения дополнительных бюрократических инстанций.

Источник: Консультант Плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=540341
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=PRJ;n=271957

О Законе Колумбии №2631 от 2026 года: Можно обеспечивать цифровую прозрачность и при этом терять свою память (2)

(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2026/10/2631-2026-1.html )

Цифровизация для целей публикации и распространение – не то же самое, что цифровизация для обеспечения долговременной сохранности

Тот факт, что закон упоминает открытые данные, аудиовизуальные форматы и виртуальные каналы, не означает общего требования о переводе документов в цифровой вид. Изначально-электронный документ, оцифрованный документ и цифровое представление - это не одно и то же, и данное различие определяет требования к аутентичности, целостности и метаданным, которые не удовлетворяются просто посредством преобразования в поток битов.

Проблема возникает после публикации

Закон устанавливает чёткую цепочку этапов:

• Создание
  
  
• Выпуск (remisión)
  
  
• Публикация
  
  
• Распространение
  
  
• Обеспечение доступа

В то же время управление документами должно поддерживать другую цепочку действий, которая начинается как раз тогда, когда первая кажется завершённой:

• Захват
  
  
• Классификация
  
  
• Агрегация (упорядочивание)
  
  
• Хранение в течение установленных сроков
  
  
• Передача
  
  
• Обеспечение долговременной сохранности
  
  
• Обеспечение постоянной доступности

Доступность материалов сегодня не гарантирует их доступность в будущем. Сохранение URL-адреса не является надлежащей политикой обеспечения сохранности документов. Учётная запись учреждения в социальной сети не является архивным хранилищем. Сто тысяч опубликованных объектов не эквивалентны ста тысячам сохраненных архивных документов. Вопрос об обеспечении долговременной сохранности встает до передачи материалов на архивное хранение: «Что нужно сохранить сегодня, чтобы завтра можно было показать, что именно произошло?» 

В долгосрочной перспективе этот переход лучше всего осуществить с помощью архитектуры открытой архивной информационной системы OAIS (стандарт ISO 14721): Задача заключается не в перемещении файлов, а в создании достаточно хорошо документированных информационных пакетов для верификации и представления объекта в будущем.

Прозрачность также требует надежной архитектуры документирования

Данная тенденция наблюдается и вне рамок деятельности Конгресса. Государственные органы и учреждения все чаще предоставляют доказательства вне существующей системы управления документами - в критически-важных для выполнения их миссии системах, в API-интерфейсах, на платформах для совместной работы, в социальных сетях и системах ИИ. Нереально ожидать, что вся работа с документами будет происходить внутри существующих документных систем; но и допускать эту деятельность вне существующих документных систем в отсутствие механизмов захвата, сохранения контекста и обеспечения долговременной сохранности – нежизнеспособно с архивно-документационной точки зрения. Ответ лежит не в крайних вариантах, а в архитектуре, в рамках которой системы создают доказательства, события порождают доказательства, сервисы взаимодействуют, общее управление обеспечивается системой управления документами, а деятельность по обеспечению долговременной сохранности электронных материалов поддерживает те доказательства, которые должно пережить создавшие их технологии.

Учреждение может публиковать, передавать, открывать данные и формально выполнять свои обязательства по обеспечению прозрачности, - и при этом постепенно терять свидетельства / доказательства происходивших событий и действий. Цифровая прозрачность решает проблему видимости настоящего. Архитектура документирования, в сою очередь, - это то, что обеспечивает сохранность доказательств для будущего.

Определила ли Ваша организация, кто собирает и управляет теми доказательствами, которые в настоящее время создаются вне её системы управления документами?

Джон Гонсалес (Jhon Alexander González Flórez)

Источник: LinkedIn
https://www.linkedin.com/pulse/ley-2631-de-2026-la-transparencia-puede-ser-digital-y-gonzalez-f--ioake/