Жизненный цикл документа - не спецификация программного обеспечения (и путаница в этом вопросе обойдётся Вам в миллионы), часть 1

Данный пост колумбийского специалиста Джона Александра Гонсалеса Флореса (Jhon Alexander González Flórez, или Jhon A. Gonzalez F. – на фото), сотрудника управления проектов электронного документооборота в компании Grupo IB Consulting SAS, был опубликован 27 июля 2026 года в социальной сети LinkedIn.

В течение многих лет сотни тендерных документов и матриц с требованиями, - как в Колумбии, так и других странах региона, - основывались на одной и той же предпосылке: если архивный стандарт описывает планирование, создание, управление и обработку, упорядочение, распространение, окончательное уничтожение / передачу на архивное хранение и обеспечение долговременной сохранности, то и система управления электронными документами (Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo, SGDEA) должна выполнять каждый из этих процессов.

Эта предпосылка ошибочна с архитектурной точки зрения, и следование ей в течение двадцати лет влечет за собой затраты, которые никто не закладывает в бюджет, пока не становится уже слишком поздно.

В Колумбии также изначально исходили из этой же предпосылки.

Что же происходит на самом деле?

Жизненный цикл документа - это модель стратегического управления доказательствами, а не диаграмма функциональных возможностей, которые должно поддерживать программное обеспечение. Когда организация буквально переносит эту модель в архитектуру своей системы управления документами, то система перестаёт выполнять архивную функцию и начинает абсорбировать бизнес-логику: правила выполнения процессов и процедур, статусы, функциональные проверки и полные процессы из сферы управления деловыми процессами (Business Process Management, BPM). Документ перестаёт быть независимым институциональным активом и становится зависимым от программного обеспечения, которое, по определению, однажды будет заменено.

Мой комментарий: Читатели моего блога, наверное, заметили, что в настоящее время, наоборот, многие специалисты выдвигают аргументы в пользу большей интеграции документных систем с деловыми процессами – вместо выполнения ими роли исключительно хранилищ «отработанных» в ходе деловой деятельности документов. Те же наши российские СЭД (даже самые что ни на есть «традиционные») всегда поддерживали как минимум процессы управления организацией, контроль исполнения, переписку с внешними сторонами и т.п. – т.е. их роль никогда не сводилась исключительно к роли защищённого хранилища. Причина проста – никто не станет платить деньги за одно лишь хранение отработанных материалов – и никакие ссылки на «идейную чистоту» тут не помогут …

В то же время я соглашусь с тем, что некритично переносить требования архивно-документационных нормативных документов в спецификации систем неправильно – особенно тогда, когда эти системы как раз предполагается использовать для поддержки деловой деятельности организации!

Это именно то, что я в своей книге о зависимых и независимых архитектурах определяю как «зависимую (сопряжённую) архитектуру» (arquitectura acoplada) – это экосистема, в раках которой специалист по управлению документами не управляет делом, а является его владельцем (или, как говорится в другом месте, «это модель, в которой технологические решения обусловливают работу архивного инструмента» - Н.Х.).

Мой комментарий: В апреле 2026 года была опубликована новая книга Джона Александра Гонсалеса Флореса (Jhon Alexander González Flórez) «Зависимые и независимые архитектуры систем управления документами: Как проектировать системы, способные пережить институциональные изменения» (Arquitecturas Acopladas y Desacopladas en Gestión Documental: Cómo diseñar sistemas que sobrevivan al cambio institucional), на испанском языке, см. http://amazon.com/dp/B0GY4MP848

Почему данная проблема становится очевидной только через двадцать лет?

Данная проблема становится очевидной обычно только лет через двадцать, потому что большинство организаций оценивают успешность своей системы управления документами по её способности поддерживать деловую деятельность сегодня и сейчас (что, с моей точки зрения, логично – Н.Х.). Почти никто не оценивает её по её способности пережить замену самой системы - но именно это, а не нечто иное, должно быть истинным показателем зрелости.

Симптомы проблемы всегда появляется в одно и то же время – когда происходит миграция технологий. Именно в этот момент поднимаются вопросы, которые никогда не задавались на этапе проектирования. Где именно находится сам документ? Какая часть документов относится к деловой деятельности, а какая - к архиву? Возможно ли реконструировать контекст доказательств без переустановки исходного программного обеспечения?

Если ответ на эти вопросы нельзя получить, то проблема не в миграции - она носит архитектурный характер.

Последствия распространяются и на деятельность по обеспечению долговременной сохранности электронных материалов (электронной сохранности). Эталонная модель OAIS открытой архивной информационной системы четко говорит: необходимо обеспечить сохранность не просто двоичного файла, но и информации, необходимую для понимания этого объекта целевым сообществом спустя десятилетия. Когда смысл документа зависит от проприетарных систем управления деловыми процессами (BPM), обеспечение сохранности перестаёт быть технически осуществимым, независимо от того, сколько PDF/A-файлов было создано.

Мой комментарий: Утверждение о «невозможности обеспечения сохранности» как-то не вяжется с уже накопившимся за более чем 60 лет реальным опытом архивирования электронных материалов. Ничего невозможного тут нет – просто нужно своевременно позаботиться о сохранении достаточной вспомогательной информации и документов, которые необходимы для обеспечения доступности и пригодности к использованию архивных материалов.

(Окончание следует)

Джон Гонсалес (Jhon Alexander González Flórez)

Источник: LinkedIn
https://es.linkedin.com/comm/pulse/el-ciclo-de-vida-documental-es-una-especificaci%C3%B3n-y-te-gonzalez-f--qmrge 

Почему ИИ не спасёт Вашу программу управления документами – и что действительно сможет Вам помочь, часть 2

(Окончание, начало см. https://rusrim.blogspot.com/2026/09/1_0800855826.html )

Первостепенное внимание всегда должно уделяться архитектуре

Ответом профессионального сообщества на проблему фрагментации стали автоматическая классификация с помощью ИИ и управление документами и информацией «по месту их хранения» (in-place governance). Оба подхода являются реальными достижениями, и я ни в коем случае не преуменьшаю их значимость. Если, однако, внедрять их как законченные решения, а не как тщательно выверенные компоненты более широкой стратегии, они способны вместо решения проблемы обеспечения демократической подотчетности лишь усугубить её.

Проведенное Корнеллским университетом (Cornell University) исследование показало, что системы искусственного интеллекта порождают галлюцинации в 69–88% случаев при выполнении сложных задач, и до 50% случаев — при решении относительно простых задач. В контексте управления документацией это не просто неэффективность текущей деятельности. Искусственный интеллект, который неверно классифицирует документ - например, устанавливающий короткий срок хранения высокоценному документу или не распознающий то, что группа электронных писем представляет собой доказательную базу для принятия значимого решения, - фактически уничтожает те самые свидетельства / доказательства, которые в один прекрасный день могут потребоваться для обеспечения демократической подотчетности. Сам ИИ не осознаёт, что разрушает цепочку документальных свидетельств (аудиторский след), - но именно это он и делает.

Первопричина почти всегда одна и та же: ИИ начал применяться до того, как была выстроена информационная архитектура. Я непосредственно столкнулся с этим в своей работе, разрабатывая архитектуру для одного государственного ведомства. Мне тогда удалось убедить ведомство сформировать категории информации на основе реальных рабочих процессов сотрудников, а не использовать унаследованные схемы классификации документов, которые персонал не понимал и не применял.

В тот момент ИИ можно было бы обучить работать с учётом логики деловой деятельности и - что критически важно - отражать реальную структуру принимаемых организацией решений, за которые она должна быть подотчётна. Однако впоследствии ИТ-служба организации сочла этот подход «слишком сложным и устаревшим» и доверила ИИ классифицировать уже имеющийся неструктурированный контент. Никакого существенного прогресса в результате добиться не удалось.

«Правительство, которое заявляет, что управлением его документами занимается ИИ, но чья информационная архитектура никогда не анализировалась, - отнюдь не повысило уровень своей подотчётности. Оно лишь подменило реальный контроль его видимостью».

Те же провалы характерны и для более широкого подхода к управлению информацией «по месту ее нахождения» (in-place governance). Такие инструменты, как Microsoft Purview, обладают несомненными преимуществами: они масштабируемы, устраняют барьеры в работе и интегрируются с платформами, которые сотрудники реально используют. С другой стороны, они не были изначально рассчитаны на сохранение контекстной целостности, необходимой для высокоценных, имеющих ключевое значение для обеспечения подотчетности документов.

Речь идет о контексте агрегирования взаимосвязанных объектов из разных систем, о возможности защитить принятые решения об уничтожении / передаче, и о наличии полной доказательной базы для сложных решений. Глобальное исследование практики стратегического управления информацией показало, что уровень внедрения Purview для целей стратегического управления информацией фактически снизился (с 50 до 40% опрошенных организаций), причем 94% респондентов сообщили о серьезных трудностях.

Причина связана не с недостатком знаний. Специалисты-практики на собственном опыте приходят к тому же выводу: подход «управления по месту нахождения», используемый сам по себе, не является адекватным для обеспечения того уровня защитимого (в случае споров и расследований – Н.Х.) ведения документации, которого требуют стандарты публичной подотчётности.

Гибридное решение

Предлагаемое мною решение - это не модель централизованных специализированных EDRMS-систем управления документами и контентом, и не передача ответственности за управление документами деловым программным приложениям. Это также и не «управление по месту нахождения» в чистом виде. Это осознанно выбранное гибридное решение: выбор подходящей модели для конкретных документов, с учетом требований к подотчётности, касающихся этих документов. К такому выводу меня привели не одна только теория, но и многолетний опыт внедрения и изучения вопроса.

Высокоценные документы - те, что документируют решения, транзакции и факты использования властных полномочий, - собираются и централизованно управляются в специализированной EDRMS-системе, обеспечивающей защитимое управление жизненным циклом. 

В повторяющиеся транзакционные процессы управление документами может быть встроено непосредственно в момент создания документа. 

Рутинный контент с низким уровнем риска может управляться по месту его нахождения, при этом должны осознаваться и компенсироваться ограничения соответствующих инструментов.

Во всех случаях сначала должна выстраиваться информационная архитектура - не как работа, предваряющая разработку стратегии управления документами, а как сама суть этой стратегии. Этот момент я хочу особо подчеркнуть.

Если всё сделать правильно, то классификация с помощью ИИ станет мощным масштабируемым инструментом, позволяющим обеспечить стратегическое правление информацией в объемах, которые требуются для современных организаций. Если же допустить ошибку или пропустить этот этап, то ИИ лишь усугубит проблемы с управлением документами за счёт высокой скорости и больших масштабов, создавая при этом ложную иллюзию автоматизированного исполнения законодательно-нормативных требований. В таком случае пробел в плане обеспечения подотчётности не исчезает – наоборот, он незаметно увеличивается, скрываясь при этом за красивыми контрольными панелями (dashboard), которые рапортуют о том, что всё в порядке.

Почему я пишу об этом сейчас

Я размышляю над этим вопросом в тот момент, когда в мире плодятся государственные органы и учреждения, всё более склонные к непрозрачности. Их устраивает работа в условиях, когда недоступны, неполны или вовсе отсутствуют документы, свидетельствующие о том, как принимались решения. Искусственный интеллект, если мы этому не воспрепятствуем, лишь ускорит эту тенденцию. Сам по себе ИИ не сможет развернуть ситуацию в обратную сторону. 

В своем полном эссе я сформулировал шесть принципов для специалистов-практиков, а также - опираясь на свой сорокалетний опыт - обосновываю мысль о том, что управление документами является одной из важнейших сфер, в которые может инвестировать демократическое общество.

Эта работа не считается «гламурной» и редко оценивается по достоинству. Специалисты по управлению документами являются хранителями институциональной памяти, которая в свою очередь является «валютой» подотчётности. Без неё обещания того, что действия властей будут прозрачными, проверяемыми и подотчётными, останутся лишь пустыми словами.

Найджел Каррутерс-Тейлор (Nigel Carruthers-Taylor)

Источник: сайт издания IDM
https://idm.net.au/article/0015725-why-ai-wont-save-your-records-program-and-what-will 

Почему ИИ не спасёт Вашу программу управления документами – и что действительно сможет Вам помочь, часть 1

Данная заметка австралийского специалиста по управлению информацией и документами, основателя и бывшего руководителя известной австралийской компании iCognition, (приобретенной фирмой Kapish в апреле 2026 года) Найджела Каррутерс-Тейлора (Nigel Carruthers-Taylor, см. https://www.linkedin.com/in/nigelcarrutherstaylor/ – на фото) была опубликована 31 июля 2026 года на сайте специализированного австралийского издания IDM (Information and Data Manager - «Специалист по управлению информацией и данными»).

В ходе получившего довольно широкий резонанс вебинара международной ассоциации специалистов по управлению документами ARMA, Каан Волкан (Kaan Volkan – независимый консультант, активно сотрудничающий с ассоциациями ARMA и RIMPA – Н.Х.) выступил с серьезным предупреждением: использование для целей управления документами больших языковых LLM-моделей (лежащих в основе многих современных систем ИИ – Н.Х.) чревато, в отсутствие надлежащей информационной архитектуры, опасными сбоями. Он также сказал, чем эти сбои могут обернуться для организаций, пренебрегших данным предостережением, -вплоть до ошибочного уничтожения документов. Название его доклада говорило само за себя: «LLM-модели уничтожили мои документы».

Мой комментарий: Вебинар Каана Волкана на тему «LLM-модели уничтожили мои документы – Всё. Что Вам необходимо знать об ИИ!» (LLMs Destroyed My Records – All You Need to Know About AI!) продолжительностью 51 минута доступен на сайте YouTube по адресу https://www.youtube.com/watch?v=GThuRJqdP7M

 

Меня это не удивляет. Я проработал в сфере управления документами более сорока лет. и бесчисленное множество раз наблюдал, как повторяется подобный сценарий - но никогда прежде это не происходило столь стремительно и с такими необратимыми последствиями. Ставки никогда не были столь высоки. 

Эти документы, которые могут быть некорректно уничтожены, не просто некие активы, используемые в оперативной деятельности. Зачастую они служат свидетельствами / доказательствами принятия решений государственными учреждениями, которые должны быть подотчетными тем людям, которым они служат. Уничтожьте эти документы, и будет утрачена возможность призвать власти к ответу. Это уже проблема не делопроизводства, а демократии.

Именно этот тезис я отстаиваю в своём эссе «Документация, подотчетность и демократия». Моя главная мысль следующая: Управление документами - это не просто вид административной деятельности; оно является краеугольным камнем демократии. И как раз сейчас мы с этой задачей не справляемся.

Полный текст эссе «Документация, подотчетность и демократия: Размышления по итогам сорока лет работы» (Records, Accountability and Democracy: Reflections After Forty Years) опубликован в моем блоге https://nigelct.blogspot.com/2026/07/records-accountability-and-democracy.html (см. рис ниже).

Страница блога Найджела Каррутерс-Тейлора с его эссе

Ловушка «беспроблемности»

Подумайте о том, чего на самом деле требует демократическая подотчётность. Гражданин реализует свое право на получение информации. Парламентский комитет запрашивает документы. Королевская комиссия прослеживает весь путь принятия решения от самых истоков. Аудитор реконструирует хронологию того, как проходило заключение контракта. Каждый из этих процессов полностью и безоговорочно зависит от того, были ли созданы и сохранены документы; и была ли обеспечена их долговременная сохранность в форме, обеспечивающей их аутентичность, надёжность, полноту и доступность. Если с документами возникают проблемы, то обеспечение подотчетности становится не просто сложным делом - часто оно оказывается невозможным.

Мой комментарий: В Австралии Королевская комиссия (Royal Commission) - это высшая и наиболее авторитетная форма независимого общественного расследования, учреждаемая Генерал-губернатором страны по представлению правительства. 

Парадокс нашей эпохи: мы никогда не создавали столь много информации, но и отыскивать её нам никогда не было так трудно. Я называю это ловушкой беспроблемности»: когда создание документа ничего не стоит, когда сохранение или отправка файла требуют лишь одного клика, и когда каждое сообщение автоматически где-то сохраняется, - естественной реакцией становится стремление к тому, чтобы создавать, сохранять и распространять всё больше материалов, не утруждая себя их систематизацией. Информация, относящаяся к одному-единственному решению о закупке может быть разбросана по сообщениям в Teams, переписке в Outlook, документам в SharePoint, папкам в OneDrive, записям в Salesforce и SAP, а также по фотографиям в мобильных телефонах - и при этом не существует единого авторитетного документа, отражающего суть и обоснование принятого решения.

«Система государственного управления, не обеспечивающая возможность проведения аудита, не является демократией в подлинном смысле этого слова. Это управляемая фикция».

Мы наблюдали повторение такой ситуации с пугающей регулярностью: это министры, которые не моли представить документы, подтверждающие ход принятия решений; это процессы проведения закупок, документальные следы которых терялись в личных почтовых ящиках и зашифрованных сообщениях в мессенджерах; это обсуждения вопросов общественного здравоохранения, которые вообще невозможно было восстановить. Всё это не просто административные недочеты - это провалы демократического процесса, во многом вызванные коллапсом в цифровую эпоху управления документами как дисциплины.

Техническая фрагментация усугубляется фрагментацией культурной, значение которой, на мой взгляд, мы недооцениваем. Персонал на современных цифровых рабочих местах редко задумываются о полноте документальных свидетельств - сотрудников заботит выполнение текущих задач. По мере того как в процесс принятия решений все активнее вовлекается искусственный интеллект (ИИ), этот разрыв будет увеличиваться. Документы, способные прояснить логику принятого с помощью ИИ решения, могут просто не быть созданы; в результате чего организации лишатся возможности обосновать выбранные ими варианты действий, способные повлечь серьёзные последствия для людей, интересы которых эти организации призваны защищать.

(Окончание следует, см. https://rusrim.blogspot.com/2026/10/2.html )

Найджел Каррутерс-Тейлор (Nigel Carruthers-Taylor)

Источник: сайт издания IDM
https://idm.net.au/article/0015725-why-ai-wont-save-your-records-program-and-what-will 

Верховный Суд и Пленум Верховного Суда РФ будут давать руководящие разъяснения по вопросам судебной практики

Как отмечалось в пояснительной записке к законопроекту, Федеральный конституционный закон от 4 августа 2026 года № 3-ФКЗ «О внесении изменений в статью 19 Федерального конституционного закона «О судебной системе Российской Федерации» и статью 5 Федерального конституционного закона «О Верховном Суде Российской Федерации» «направлен на формирование дополнительных правовых средств обеспечения единообразия судебной практики». 

Для справки:

• Часть 4 статьи 19 Федерального конституционного закона от 31 декабря 1996 года № 1-ФКЗ «О судебной системе Российской Федерации» предусматривает, что Верховный Суд Российской Федерации в целях обеспечения единообразного применения законодательства Российской Федерации дает судам разъяснения по вопросам судебной практики.
  
  
• Часть 3 статьи 5 Федерального конституционного закона от 5 февраля 2014 года № 3-ФКЗ «О Верховном Суде Российской Федерации» устанавливает, что Пленум Верховного Суда Российской Федерации рассматривает материалы анализа и обобщения судебной практики и дает судам разъяснения по вопросам судебной практики в целях обеспечения единообразного применения законодательства Российской Федерации; 

В той же пояснительной записке обращалось внимание на то, что «несмотря на то что в настоящее время ни Конституция Российской Федерации, ни Федеральный конституционный закон «О Верховном Суде Российской Федерации» непосредственно не указывают на руководящий характер разъяснений Пленума Верховного Суда Российской Федерации, названные разъяснения, по существу, являются одним из элементов конституционного механизма обеспечения единства и непротиворечивости российской правовой системы, в связи с чем вопрос об их обязательности не ставится под сомнение в практической деятельности судов».

С 4 сентября 2026 года разъяснения Верховного Суда Российской Федерации и Пленума Верховного Суда Российской Федерации по вопросам судебной практики и в целях обеспечения единообразного применения законодательства Российской Федерации будут называться «руководящими».

Также статья 5 Федерального конституционного закона от 5 февраля 2014 года № 3-ФКЗ «О Верховном Суде Российской Федерации» дополнена пунктом 10.1, который наделяет Пленум Верховного Суда РФ новым полномочием - заслушивать доклады председателей судов всех уровней (от военных и региональных до арбитражных окружных и Суда по интеллектуальным правам) о том, как нижестоящие суды следуют разъяснениям и постановлениям Президиума.

10.1) заслушивает доклады председателей кассационных судов общей юрисдикции, кассационного военного суда, апелляционных судов общей юрисдикции, апелляционного военного суда, верховных судов республик, краевых, областных судов, судов городов федерального значения, суда автономной области и судов автономных округов, окружных (флотских) военных судов, арбитражных судов округов, арбитражных апелляционных судов, арбитражных судов субъектов Российской Федерации, Суда по интеллектуальным правам по вопросам учета в судебной практике правовых позиций, содержащихся в постановлениях Пленума Верховного Суда Российской Федерации и Президиума Верховного Суда Российской Федерации, сохранивших силу постановлениях Пленума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации;

Мой комментарий: Решения судов, не соответствующие руководящим разъяснениям ВС РФ, могут быть расценены как нарушающие единообразие судебной практики, что будет являться основанием для отмены судебных актов. 

Одновременно введение пункта 10.1 укрепляет вертикальный контроль над практикой правоприменения и превращает Пленум из органа, который только издает разъяснения, в орган, который еще и систематически проверяет их реальное использование в судах. 

Источник: Консультант Плюс/ Государственная Дума
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc&base=LAW&n=540927
https://sozd.duma.gov.ru/download/1f159a1e-0df9-6fa2-a24c-77f393139805