В сфере управления электронными документами проблемы начинаются не тогда, когда не утверждён (как в Колумбии) перечень видов документов с указанием сроков их хранения (Tabla de Retención Documental, TLD). Проблемы начинаются тогда, когда реальна практика работы с документами меняется быстрее, чем институциональные возможности по управлению ими.
Мой комментарий: Тема последствий запаздывания в системе управления (в данном случае, документами), думаю, пришлась бы по душе специалистам по техническим системам, в которых запаздывание в системе управления может приводить к потере устойчивости объекта управления :)
Для тех, кто не знает, что такое утверждение перечня видов документов с указанием сроков их хранения (TLD), поясню: «это официальная процедура, посредством которой компетентный архивный орган подтверждает соответствие данного инструмента всем техническим, правовым и управленческим требованиям, предъявляемым законодательством».
Недавние дискуссии на «технических» круглых столах заставили меня обратить внимание на вопрос, который, на мой взгляд, заслуживает более глубокого изучения.
Когда мы говорим об обновлении и утверждении архивных инструментов (как в случае Колумбии), мы, как правило, фокусируем внимание на самом инструменте: был ли он правильно подготовлен, соответствует ли он методологии, нуждается ли он в корректировке, кто его утверждает, кто его оценивает и сколько времени занимает его официальное утверждение.
Это всё необходимые вопросы; однако, с точки зрения корпоративной архитектуры, возникает другой, возможно, более неудобный вопрос: что происходит с управлением документами в период времени, проходящий между изменениями в организации - и появлением у инструментов эффективной способности управлять этими изменениями?
Это временное запаздывание не является нейтральным, оно влечёт за собой последствия, - и я предлагаю в дальнейшем называть его «запаздыванием при управлении документами» (latencia del gobierno documental).
Организация изменяется раньше, чем используемые ею инструменты.
Современные организации не ждут завершения циклов обновления своих архивных инструментов:
- Изменяются процессы и процедуры, некоторые процедуры исчезают, появляются новые цифровые процессы,
- Возникают зависимости,
- Внедряются информационные системы, платформы интегрируются,
- Автоматизируется принятие решений,
- Появляются новые типы документов,
- Изменяются форматы,
- Внедряются облачные сервисы, аналитика и искусственный интеллект.
И пока всё это происходит, создание документов продолжается: электронные документы не ждут, равно как и физические дела.
Вот почему, как мне кажется, существует структурное противоречие между двумя скоростями. С одной стороны, это скорость организационных и технологических преобразований; а с другой - скорость обновления, утверждения, оценки, валидации, настройки и внедрения инструментов, которые должны обеспечить управление этими преобразованиями с архивно-документационной точки зрения.
Когда эти две скорости расходятся слишком сильно, возникает зона риска, которую я называю «запаздыванием при управлении документами» (latencia del gobierno documental LGD). Это запаздывание определяется формулой:
LGD = T(эффективное управление) − T(изменение в работе с документами)
где:
- T(изменение в работе с документами) представляет собой момент времени, когда организационная, функциональная, процедурная или технологическая трансформация начинает реально влиять на работу с документами.
- T(эффективное управление) представляет собой момент времени, когда институциональные инструменты, правила, системы и механизмы контроля эффективно подготовлены для управления этой новой реальностью.
Промежуток между этими двумя моментами времени является ключевым фактором.
Однако обратите внимание: запаздывание - это не просто время, необходимое для утверждения новых инструментов. Такое толкование было бы слишком ограниченным и несправедливым (иногда недооценивается ответственность самой организации за возникающие проблемы, и вина перекладывается на разработчика политик, разве нет?).
Запаздывание при утверждение архивным органом может быть одним из факторов, - однако задержки могут возникать и внутри самой организации: это задержки в выявлении изменений, позднее обновление инструментов, недостатки планирования, несвоевременное заключение контрактов, отсутствие контроля версий, запоздалая технологическая параметризации и/или неспособность трансформировать решение об архивировании в правила, которые могут быть исполнены системами.
Таким образом, мы сталкиваемся с архитектурной проблемой и проблемой управления, а не только лишь с процедурным вопросом.
(Продолжение следует)
Джон Гонсалес (Jhon Alexander González Flórez)
Источник: LinkedIn
https://www.linkedin.com/pulse/la-latencia-del-gobierno-documental-cuando-el-tiempo-se-gonzalez-f--atcae/
