Ожидая рейса в аэропорту, самое время углубиться в вопросы объяснимого ИИ и архивного мышления

Данный пост эксперта в области управления электронными документами, эксперта ИСО от США Энди Поттера (Andy Potter - на фото) был опубликован 8 ноября 2025 года в социальной сети Substack

Я всё ещё в пути – точнее, в ожидании вылета :) То ли из-за погоды, то ли из-за перестановок в расписании, мой авиарейс снова отложили. Поэтому, как любой архивист с беспокойным умом, застрявший в зале ожидания радом с точкой для подзарядки, я снова открыл свой ноутбук.

Этот пост является продолжением предыдущего, который был первым наброском рассказа о том, как может выглядеть объяснимый ИИ (Explainable AI, XAI) с точки зрения управления документами, архивной теории и информатики. Предшествующий пост был написан в более спокойный момент, когда я начал связывать прозрачность архивов с алгоритмической объяснимостью. Теперь, будучи (временно) прикованным к земле и потягивая мутноватый крепкий эль IPA, я углубился в само исследование, пытаясь сформировать «строительные леса» для этих идей.

 

 

Переосмысление представления об управлении документами

Отправной точкой по-прежнему является опубликованная в 2020 году работа Дженни Банн (Jenny Bunn) «Работа в ситуациях, когда важна прозрачность: Взгляд на объяснимый ИИ с точки зрения управления документами» (Working in Contexts for Which Transparency Is Important: A recordkeeping view of Explainable Artificial Intelligence (XAI), https://discovery.ucl.ac.uk/id/eprint/10092921/3/Bunn_Explainable_Artificial_Intelligence__final.pdf ). В этой статье Банн рассматривает объяснимость ИИI не как «техническую» дополнительную функциональную возможность, а как необходимое для управления документами условие: объяснимость становится элементом того, что делает документ подотчётным. Банн в своей статье ставит вопрос о том, какие новые формы документов возникают в том случае, когда сам процесс принятия решений опосредуется машинным обучением. Это правильный вызов.

Далее следует статья 2021 года Джованни Колавицца (Giovanni Colavizza), Тобиаса Бланке (Tobias Blanke), Чарльза Джергенса (Charles Jeurgens) и Джулии Ноордеграаф (Julia Noordegraaf) из университета Амстердама, Голландия, на тему
«Архивы и ИИ: Обзор текущих дискуссий и будущих перспектив» (Archives and AI: An Overview of Current Debates and Future Perspectives, https://dl.acm.org/doi/full/10.1145/3479010 ). В ней приведен панорамный обзор того, как автоматизация видоизменяет традиционные архивные принципы, такие как происхождение, первоначальный порядок, проведение экспертизы ценности. Наблюдение авторов о том, что алгоритмическое посредничество потихоньку меняет то, что архивисты считают контекстом, нашло отклик в моих мыслях.

И есть ещё точка зрения Патрисии Фрэнкс (Patricia Franks), чья статья 2022 года «Позиционирование параданных как процессуальной документации для ИИ» (Positioning Paradata as AI Processual Documentation,  https://www2.archivists.org/sites/all/files/Franks_In%20the%20Pursuit%20of%20Archival%20Accountability.pdf ) вводит понятие «параданных» - метаданных о создании метаданных – в качестве одной из форм артефактов, обеспечивающих подотчётность. В мире объяснимого ИИ это понятие транслируется в следы процессов, журналы решений, пояснения к моделям. Всё это является частью документации.

Мой комментарий: Подборку постов на моём блоге о параданных см. здесь: https://rusrim.blogspot.com/search?q=параданные 

Доклад Чжан Луфаня (Lufan Zhang) и Пола Скифлита (Paul Scifleet) из Технологического университета Суинберна (г. Мельбурн,  Австралия) на конференции 2024 года на тему «Прокладывая курс для трансформации управления корпоративной информацией: Объяснимость и прозрачность ИИ в практике управления корпоративной информацией» (Charting the Transformation of Enterprise Information Management: AI Explainability and Transparency in EIM Practice, https://www.scitepress.org/Papers/2024/129511/129511.pdf ) распространяет всё это на уровень стратегического управления. Одно дело - документировать решения, принятые ИИ, и совсем другое - интегрировать эту документацию в концептуальные рамки жизненного цикла и обеспечения исполнения законодательно-нормативных требований.

В совокупности эти работы отражают то, как наша предметная область без лишнего шума переосмысливает себя: архивы начинают восприниматься не как пассивные хранилища доказательств, а как системы, которые сами должны давать объяснения.

Информационно-теоретический подтекст

На этот раз мне также захотелось узнать, что говорят специалисты по информатике, и это привело меня к литературе по вопросу «узкого горлышка информационного потока» (Information Bottleneck, IB) - элегантному математическому аналогу концепции архивного происхождения.

Мой комментарий: Теория «узкого горлышка информационного потока» утверждает, что по мере прохождения данных через слои нейронной сети каждый слой фильтрует и извлекает информацию, сохраняя только то, что необходимо для конечного результата.

«Обзор по вопросу узкого горлышка информационного потока» (A Survey on Information Bottleneck, https://dl.acm.org/doi/10.1109/TPAMI.2024.3366349 ) 2024 года авторов Ху Шидже (Shizhe Hu), Лю Дженджен (Zhengzheng Lou), Янь Сяочьен (Xiaoqiang Yan) и Е Яндун (Yangdong Ye) из китайского университета Дженджоу (Zhengzhou), описывает следующую логику: всякое объяснение является компромиссом между компактностью и точностью. Чем лаконичнее объяснение, тем меньше информации оно несёт - и наоборот. Эти идеи не так далеки от наших собственных архивных противоречий в вопросах экспертизы ценности и обеспечения долговременной сохранности документов.

Далее, в 2025 году на сайте arXiv был выложен «Комплексный обзор самоинтерпретируемых нейронных сетей» (A Comprehensive Survey on Self-Interpretable Neural Networks, https://arxiv.org/html/2501.15638v2 ) авторов Цзы Ян (Yang Ji) и др., развивающий эту идею. Это системы, спроектированные таким образом, чтобы «запроектированным» образом генерировать объяснения собственных решений, оптимизируя тот же баланс, который мы стремимся достичь при работе с документами - информации должно быть достаточно для понимания, но не настолько много, чтобы система рухнула под собственной тяжестью.

В исследовании Линдси Саннеман (Lindsay Sanneman), Майкала Такера (Mycal Tucker) и Джули Шах (Julie A.Shah) из Массачусетского технологического института (MIT) на тему «Характеризация понимания через представление об «узком горлышке информационного потока» - Компромисс с точки зрения рабочей нагрузки в человеко-ориентированном объяснимом ИИ» (An Information Bottleneck Characterization of the Understanding - Workload Tradeoff in Human-Centered Explainable AI,  https://dspace.mit.edu/bitstream/handle/1721.1/155782/3630106.3659032.pdf  ) вся проблема переосмысливается как компромисс с точки зрения рабочей нагрузки на человека. Чем подробнее объяснение, тем большую когнитивную нагрузку оно налагает. Это до боли знакомо любому, кто когда-либо пытался написать или прочитать чересчур насыщенный стандарт метаданных.

Итак, пока архивный мир спорит о том, какие нужно сохранять журналы аудита ИИ, специалисты по информатике потихоньку подсчитывают, какого объёма объяснений будет достаточно. Это неожиданный диалог, в котором энтропия встречается с подотчётностью.

Почему это (всё ещё) важно 

Если в моём предыдущем посте ставился вопрос о том, можно ли в обсуждении упоминать рядом архивы и объяснимый ИИ, то в этом посте ответе обосновывается положительный ответ на него.

В сфере стратегического управления документами и информацией имеется прямая связь. Происхождение, подотчётность, прозрачность - это не необязательные добродетели; они являются необходимыми условиями доверия. Объяснимый ИИ - это просто следующий рубеж, на котором должно быть обеспечено выполнение данных условий.

В информатике вопрос релевантности рассматривается в обратном направлении. Такие концепции, как «взаимная информация» (mutual information) и сжатие предлагают терминологию - и даже исчисление – способствующую понимания того, что означает сохранить суть объяснения, не утонув при этом в данных.

Я постоянно возвращаюсь к двум вопросам, которые, на мой взгляд, определяют пересечение этих миров:

• Что мы должны задокументировать тогда, когда система ИИ принимает решение? - и
  
  
• Какая точность объяснения необходима (или даже возможна), учитывая ограничения, установленные в информатике?

Между этими вопросами лежит нарождающаяся практика управления документами в контексте ИИ, в которой качественная этика архивов соединяется с количественной логикой информатики.

На табло замигал номер моего рейса, предвещая появление нового оповещения … Завершая данный пост, скажу: я убеждён, что разговор, который нам больше всего нужен, это обсуждение вопроса о том, как заставить машины объяснять свои решения и действия - и как сохранить эти объяснения в качестве документов.

Эндрю Поттер (Andrew Potter)

Источник: сайт Substack
https://metaarchivist.substack.com/p/caught-between-gates 

Политика Европейского уполномоченного органа по надзору за зашитой персональных данных в отношении управления собственными документами и архивами (2)

(Продолжение, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2026/01/1_0855547899.html )

Обработка персональных данных, содержащихся в архивных документах EDPS

Вопросу обработки персональных данных (ПДн) содержащихся в архивных документах Европейского уполномоченного органа по надзору за зашитой персональных данных (European Data Protection Supervisor, EDPS) посвящена ст. 14 «Решения 2025/2608 Европейского уполномоченного органа по надзору за зашитой персональных данных от 25 ноября 2025 года об управлении документацией и архивами», полный перевод которой приведен ниже:

Статья 14. Обработка персональных данных, содержащихся в архивных документах EDPS

1. При обработке персональных данных в целях архивирования в общественных интересах, EDPS должен реализовать надлежащие защитные меры для обеспечения исполнения положений статьи 13 Регламента Евросоюза 2018/1725. В число таких мер входят технические и организационные меры, служащие, в частности, для обеспечения соблюдения принципа минимизации данных. Защитные меры должны включать следующее:

(а) Отбор документов и дел для передачи в исторические архивы осуществляется на основе перечней EDPS видов документов с указанием сроков их хранения. 

Перед закрытием и передачей какого-либо документа или дела ответственное структурное подразделение должно, в рамках административной процедуры закрытия, провести экспертизу с целью убедиться, что в документах сохраняются только персональные данные, которые необходимы и соразмерны целям исторического архивирования. 

Эта экспертиза проводится отдельно для каждого конкретного случая в соответствии с принципом минимизации персональных данных. Порядок проведения и критерии этой оценки должны быть дополнительно уточнены в имплементационных правилах для настоящего Решения. 

Все остальные дела, включая дела, содержащие структурированные ПДн, такие как кадровые и медицинские документы, или же дела, указанные в статье 26 «Положений о кадрах должностных лиц Евросоюза и Условий трудоустройства иных служащих» (Staff Regulations of EU officials and the Conditions of Employment of Other Servants) не подлежат передаче в исторические архивы, и должны быть уничтожены по истечении срока их хранения в административных целях, установленного в соответствующих применимых правилах и в соответствии с имплементационными правилами для настоящего Решения;

(b) Установленные EDPS сроки хранения должны авторизовывать уничтожение в рамках административной деятельности определенных, указанных в них типов документов до истечения сроков хранения в административных целях, применимых к соответствующим делам. Как следствие, эти типы документов должны быть исключены из обработки «в целях архивирования в общественных интересах»;

(c) До проведения экспертизы ценности цел, которые планируется передать в архивы EDPS, службы EDPS должны проанализировать потенциальное наличие в них документов, содержащих специальные категории персональных данных (в соответствии с определением ст. 10(1) Регламента Евросоюза 2018/1725). Кроме того, они должны оценить необходимость и соразмерность обработки в целях архивирования в общественных интересах, и проконсультироваться архивной службой EDPS для определения соответствующих конкретных мер, которые должны быть приняты в соответствии со статьей 10(2)(j).

2. В соответствии со статьей 25(4) Регламента Евросоюза 2018/1725, EDPS может применять исключения из прав субъектов данных, перечисленных в статьях 17 (Право доступа субъекта данных), 18 (Право на исправление), 20 (Право на ограничение обработки), 21 (Обязательство уведомления об исправлении или удалении персональных данных или ограничении их обработки) и 23 (Право на возражение) Регламента Евросоюза 2018/1725, - при условии соблюдения надлежащих условий и применения мер защиты, предусмотренных в статье 13 Регламента Евросоюза 2018/1725, в той мере, в какой применение исключения необходимо для выполнения целей архивирования в общественных интересах и для сохранения целостности исторических архивов EDPS. 

Мой комментарий: Иными словами, архивистам придётся в каждом конкретном случае доказывать, что передаваемые на архивное хранение документы портить нельзя! И всегда будет риск, что в случае. например, проигрыша судебного спора документы придётся обрабатывать заново (что дорого и трудозатратно) и вымарывать из них информацию (тем самым нарушая их целостность и ставя под сомнение возможность им доверять).

Могут применяться исключения из следующих прав субъектов данных, в соответствии с положениями статьи 25(4) Регламента Евросоюза 2018/1725:

(а) право доступа, предусмотренное статьей 17 Регламента Евросоюза 2018/1725, - в той мере, в какой осуществление этого права может с большой вероятностью сделать невозможным или серьезно затруднить достижение конкретных целей, для которых персональные данные обрабатываются в целях архивирования в общественных интересах, - и когда такое исключение необходимо для достижения этих целей. 

При оценке и документировании действий, которые должны быть предприняты в отношении требования субъекта ПДн, особое внимание должно уделяться предоставленной субъектом данных информации, а также характеру, охвату и объёмам потенциально затрагиваемых документов;

(b) право на исправление, предусмотренное статьей 18 Регламента Евросоюза 2018/1725, - в той мере, в какой исправление делает невозможным сохранение целостности и аутентичности документов, отобранных на постоянное архивное хранение в исторических архивах. 

Это не исключает возможности включения дополнительного заявления или внесения примечания к соответствующему документу, если только подобная мера не окажется невозможной и/или не повлечет за собой несоразмерные административные усилия;

Мой комментарий: Включение задним числом каких-либо заявлений или примечаний, вообще говоря, можно рассматривать как существенное искажение оригинальных документов – даже если такие заявления и примечания невозможно будет смешать с первоначальным контентом. В сложившейся практике подобные заявления и примечания, существенно влияющие на интерпретацию документов, вполне допустимы в научных публикациях – однако им не место в самих фондах.

(c) право на ограничение обработки, предусмотренное статьёй 20 Регламента Евросоюза 2018/1725, - в той мере, в какой персональные данные содержатся в документах, отобранных на постоянное архивное хранение в исторических архивах EDPS, в качестве неотъемлемой и необходимой части этих документов;

(d) обязанность уведомлять об исправлении или удалении персональных данных или об ограничении их обработки, предусмотренное в статье 21 Регламента Евросоюза 2018/1725, - в той мере, в какой такое уведомление может сделать невозможным или серьезно затруднить достижение конкретных целей архивирования в общественных интересах, и когда такое исключение необходимо для достижения этих целей. 

При оценке и документировании действий, которые необходимо предпринять в отношении требования об уведомлении, особое внимание следует уделить имеющейся информации, а также специфическому характеру и охвату потенциально затронутых документов;

(e) право возражать против обработки, предусмотренное в статье 23 Регламента Евросоюза 2018/1725, - в той мере, в какой персональные данные содержатся в документах, отобранных на постоянное архивное хранение в исторических архивах EDPS, в качестве неотъемлемой и необходимой части этих документов;

3. Европейский уполномоченный орган по надзору за защитой персональных данных (EDPS) в целях обеспечения подотчетности, должен представить документ, описывающий причины применения исключений, права субъекта ПДн, для которых были сделаны исключения, и результаты проведенной оценки. Такие документы и, где это применимо, материалы, отражающие фактический и/или правового контекст, должны включаться в специальный реестр, который должен предоставляться по запросу EDPS, выступающему в роли органа надзора над защитой персональных данных.

4. EDPS должен консультироваться с уполномоченным по защите персональных данных (Data Protection Officer, DPO) при рассмотрении вопроса о применении в конкретных случаях исключений в отношении прав субъектов ПДн в соответствии с настоящим Решением - и, в любом случае, делать это до принятия решения о применении такого исключения в соответствии с настоящим Решением. 

Уполномоченному по защите персональных данных должен быть предоставлен доступ к документу [о применении исключения – Н.Х.] и всем материалам, отражающим фактический и правовой контексты. Участие уполномоченному по защите персональных данных в этом процессе должно быть должным образом задокументировано.

(Продолжение следует)

Источник: портал EUR-Lex 
https://eur-lex.europa.eu/eli/proc_rules/2025/2608/oj 

Размышления о прошедшем годе

Данный пост специалиста австралийской компании Synercon Конни Кристенсен (Conni Christensen – на фото) был выложен на сайте LinkedIn 11 декабря 2025 года.

Сейчас, когда 2025 год подходит к концу, в моей работе по вопросам стратегического управления информацией, цифровым рабочим местам и управлению жизненным циклом контента постоянно всплывают несколько тем. Ни одна из них не является новой … но все они, безусловно, «долгоиграющие».

1. Избыточно длительное хранение данных по-прежнему остается серьезной проблемой

Избыточно длительное хранение данных остаётся серьезной проблемой. Регламентирующие сроки хранения и уничтожения нормативные документы, которым мы должны следовать, не соответствуют системам, в которых мы работаем, поэтому подход «сохранения всего» становится путем наименьшего сопротивления - особенно когда имеются весьма ограниченные рекомендации по внедрению.

2. Защита данных также остаётся серьезной проблемой

ИТ-службы продолжают возводить все более высокие «заборы», однако очень немногие на самом деле знают, где именно кроется уязвимость их информации. И давайте будем честны - почти никто не любит создавать и поддерживать реестры информационных активов. Должен быть более простой способ!

3. Уровень зрелости реализаций SharePoint очень неравномерен

Большинство современных специалистов по внедрению SharePoint не имеют базовых знаний в области «классической» информационной архитектуры (по таким вопросам, как таксономии, классификация, навигация, поиск, модели метаданных) - и это сказывается. Курируемые метаданные являются одним из самых мощных инструментов в нашем арсенале, - однако они по большей части простаивают без дела и не используются, хотя могли бы приносить огромную пользу. И поскольку они не используются, продолжает страдать качество поиска для конечного пользователя.

4. Развитие таксономий по-прежнему идёт медленно

Развитие таксономий по-прежнему идёт в лучшем случае фрагментарно. Ввиду того, что практически отсутствуют соответствующие программы обучения, настоящих специалистов по таксономиям в нашей отрасли очень мало. Несмотря на многолетние разговоры об этом, мы почти не продвинулись в разработке универсальных, межотраслевых таксономий, которые могли бы реально масштабироваться. 

Следует отдать дань уважения Агентству транспорта Новой Зеландии (NZ Transport Agency) за их «Стандарт данных, относящихся к управлению активами» (Asset Management Data Standard, https://nzta.govt.nz/roads-and-rail/asset-management-data-standard ). Если бы только остальной мир был бы столь же активен в этом вопросе …

5. Искусственный интеллект помогает - но не устраняет необходимость в курировании данных

Искусственный интеллект (ИИ), безусловно, способствовал повышению производительности, однако выдаваемым им ответам нельзя слепо доверять. Машинам сложно учиться на цифровом «мусоре». Любые выводы по-прежнему требуют тщательного курирования, установления контекста и проверки человеком - особенно когда речь идет о рисках, нормативно-правовом регулировании и долговременной ценности.

6. Автоматическая классификация по-прежнему окутана тайной

Большинство инструментов автоматической классификации воспринимаются как «черные ящики». Маркетологи твердят об «генерируемых с помощью ИИ знаниях и идеях», однако лежащая в их основе логика, обучающие данные и ограничения обычно остаются невидимыми. Машины могут учиться только на том, что мы им предоставляем, - а большинство организаций «скармливают» им несогласованный, устаревший и/или неполный контент. Плохие данные на входе - непредсказуемые результаты на выходе.

Отсутствие прозрачности делает весь процесс автоматической классификации загадочным - или подозрительным. Конечные пользователи не могут увидеть, как работает автоматическая классификация, не могут её исправить и не могут извлечь из неё уроки. Без прозрачности же доверие никогда не возникнет.

Заключительные мысли

Глядя на эти темы, я не очень-то уверена в том, что мы добились значительного прогресса — и такое же мнение я слышала от коллег и на конференции RIMPA в октябре 2025 года. В отношении дальнейшего движения вперёд говорилось очень осторожно, как будто все всё еще ждут более чётких указаний. Было одно замечание, которое мне особенно запомнилось: пока высшее руководство гонится за «яркими» результатами, мы пытаемся справиться с хаосом.

Тем не менее, дискуссии становятся боле зрелыми, осведомленность растёт, и при наличии чуть большей согласованности есть шанс, что в следующем году мы сможем добиться большего прогресса.

Всего Вам наилучшего в период рождественских каникул и в Новый год!

Конни Кристенсен (Conni Christensen)

Источник: сайт LinkedIn
https://www.linkedin.com/pulse/reflecting-year-conni-christensen-vtsic/ 

Политика Европейского уполномоченного органа по надзору за защитой персональных данных в отношении управления собственными документами и архивами (1)

23 декабря 2025 года в Официальном журнале Европейского Союза (Official Journal of the European Union, https://eur-lex.europa.eu/eli/proc_rules/2025/2608/oj ) был опубликован интересный нормативный акт – «Решение 2025/2608 Европейского уполномоченного органа по надзору за зашитой персональных данных от 25 ноября 2025 года об управлении документацией и архивами» (Decision of the European Data Protection Supervisor of 25 November 2025 on records and archives management).

Мой комментарий: Европейский уполномоченный орган по надзору за зашитой персональных данных (European Data Protection Supervisor, EDPS, см. https://europa.eu/european-union/about-eu/institutions-bodies/european-data-protection-supervisor_en ) обеспечивает соблюдение учреждениями и органами Евросоюза прав людей на неприкосновенность частной жизни при обработке их персональных данных.

Документ представляет собой высокоуровневую политику управления документами и архивами, в которой перечислены основные цели и задачи, но нет низкоуровневых организационно-технологических деталей. В этом плане он выгодно отличается от типичных для российских государственных органов документов, регламентирующих порядок делопроизводства и архивного дела.

Особый интерес представляет то, как регулятор регламентирует защиту персональных данных при работе с документами, и особенно – с архивными документами. Очевидно, что именно такие подходы EDPS буде впоследствии навязывать как органам Евросоюза, так и государственным органам стран-членов Евросоюза.

Документ включает введение (преамбулу) и 5 глав, содержащих в общей сложности 22 статьи. Содержание документа следующее:

Преамбула

Глава I. Общие положения

Статья 1. Предмет и сфера применения
Статья 2. Определения

Глава II. Управление документами

Статья 3. Создание документов
Статья 4. Захват документов 
Статья 5. Регистрация документов
Статья 6. Классификационная схема (filing plan)
Статья 7. Электронные системы и процессы
Статья 8. Действительность документов и процедур
Статья 9. Электронные подписи, печати, отметки времени
Статья 10. Информационная безопасность и защита

Глава III. Обеспечение долговременной сохранности документов и исторических архивов

Статья 11. Сроки хранения и требования к хранению
Статья 12. Стратегия обеспечения долговременной сохранности электронных материалов
Статья 13. Экспертиза ценности
Статья 14. Обработка персональных данных, содержащихся в архивных документах EDPS
Статья 15. Передача исторических архивов EDPS на хранение в Исторические Архивы Европейского Союза (HAEU, Historical Archives of the European Union) в Европейском университетском институте (University Institute) во Флоренции (European University Institute, EUI)

Глава IV. Стратегическое управление и реализация

Статья 16. Внутренние структуры EDPS
Статья 17. Роли и обязанности
Статья 18. Информация, обучение и поддержка

Глава V. Заключительные положения

Статья 19. Правила реализации
Статья 20. Пересмотр и обновление
Статья 21. Отмена предыдущих политик EDPS по вопросам управлению документами и архивами
Статья 22. Вступление в силу

В преамбуле документа, в частности, сказано следующее:

(1) В соответствии с Регламентом №354/83 с поправками, внесенными Регламентом № 1700/2003 Еврокомиссии и Евроатома и Регламентом Еврокомиссии 2015/496, учреждения Евросоюза обязаны создавать свои исторические архивы, открывать для общественности доступ к архивным документам по истечении 30 лет и устанавливать внутренние правила применения данного Регламента. Эти внутренние правила должны включать правила обеспечения долговременной сохранности исторических архивов и открытия их для общественности, а также правила защиты содержащихся в них персональных данных.

(2) В своем мнении от 10 октября 2012 года, касающемся предложения Еврокомиссии о Регламенте, вносящем поправки в Регламент №354/83, Европейский уполномоченный орган по защите персональных данных (European Data Protection Supervisor, EDPS) подчеркнул необходимость принятия адекватных имплементационных правил для обеспечения эффективного решения вопросов, касающихся защиты персональных данных, в контексте законного ведения документации в правовых, финансовых, административных и архивных целях, а также в соответствии с правилами защиты персональных данных, применимыми к учреждениям и органам Евросоюза.

(3) Имеющиеся у EDPS документы являются основой его оперативной деятельности и повседневной работы. Они представляют собой часть организационных активов EDPS и являются важными источниками административной, доказательной и исторической информации. Они совершенно необходимы организации для осуществления её текущей и будущей оперативной деятельности, для обеспечения подотчетности и прозрачности, а также для знания и понимания её истории и процедур. В связи с этим документами необходимо управлять в соответствии с эффективными правилами, распространяющимися на всем подразделения и на всех сотрудников.

(4) Внутренние правила управления документами и архивами должны принимать во внимание соответствующие обязательства в области информационной безопасности, в особенности те, что изложены в Решении EDPS от 9 марта 2020 года (в редакции от 11 ноября 2022 года) о правилах безопасности для обеспечения защиты секретной информации Евросоюза,- а также усилия EDPS в плане цифровой трансформации. Они должны использовать существующие решения для управления электронными документами и контентом, а также использовать последние достижения в области обеспечения целостности электронных объектов и электронного архивирования, международные стандарты и наилучшие практики.

(5) Учреждениям, органам, управлениям и агентствам Евросоюза рекомендуется признавать услуги в области электронной идентификации и доверия, охватываемые Регламентом Евросоюза № 910/2014 (закон eIDAS – Н.Х.), в целях административного сотрудничества, особенно опираясь на существующую хорошую практику и на результаты текущих проектов в областях, охватываемых этим Регламентом.

(6) Документы EDPS должны быть электронными по умолчанию, хотя возможны исключения. EDPS хранит документы, которые создаются или поступают, а затем управляются в ходе его деятельности. Все документы, независимо от формата и технологической среды, в рамках которой они собираются, создаются или поступают, - захватываются и хранятся в официальном электронном хранилище документов.

(7) Внутренние правила управления документами и архивами должны охватывать жизненный цикл документов и обеспечивать аутентичность, надёжность, целостность и пригодность к использованию документов и их метаданных во времени.

(8) Эффективное надлежащее управление документами и архивами позволяет EDPS 

• обеспечивать принятие обоснованных и эффективных решений; 
  
  
• реализовывать принцип подотчетности действий органов государственного управления; 
  
  
• выполнять обязательства по обеспечению прозрачности и исполнять законодательно-нормативные требования; 
  
  
• управлять деловыми рисками; 
  
  
• защищать права и исполнять обязанности EDPS, обеспечивать доказательную базу в случае судебных разбирательств; и 
  
  
• обеспечивать сохранность институциональной памяти.

(9) Внутренние правила управления документами и архивами должны согласовываться с обязанностью предоставлять доступ к документам EDPS в соответствии с принципами, положениями и ограничениями, установленными в Регламенте Еврокомиссии № 1049/2001 от 30 мая 2001 г. о доступе общественности к документам Европейского парламента, Совета и Еврокомиссии.

(10) Внутренние правила управления документами и архивами также должны обеспечивать исполнение обязательств по защите персональных данных, установленным в Регламенте Евросоюза 2018/1725 (это Регламент «о защите физических лиц в плане обработки персональных данных учреждениями, органами, ведомствами и агентствами Европейского союза, и о свободном перемещении таких данных» - иными словами, законодательство о защите ПДн в органах Евросоюза – Н.Х.). В соответствии с этим Регламентом EDPS обязан предоставлять субъектам ПДн информацию об обработке их персональных данных и содействовать осуществлению прав субъектов ПДн в соответствии со статьями 17–24 Регламента. Реализация этих прав должна быть сбалансирована с целями архивирования в общественных интересах.

(11) Все сотрудники EDPS подотчётны за создание и надлежащее управление документами, касающимися политик, процессов, процедур и действий, за которые они несут ответственность в соответствии с применимыми правилами и процедурами.

(12) Данные и информация в рамках EDPS должны быть доступны и должны как можно шире использоваться для способствования совместной работы сотрудников, для повышения эффективности поиска и повторного использования данных и информации, а также для содействия синергии ресурсов с целью повышения общей эффективности.

(13) Доступ к данным и информации может быть ограничен, если таких ограничений доступа требуют секретность/конфиденциальность информации или законодательно-нормативные требования. В частности, меры защиты, связанные со степенью конфиденциальности информации, с присутствием персональных данных или иными чётко определенными причинами, могут потребовать введения более ограниченного и целенаправленного доступа на основе принципа «необходимости знать».

(Продолжение следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2026/01/2_01866335939.html )

Источник: портал EUR-Lex 
https://eur-lex.europa.eu/eli/proc_rules/2025/2608/oj