Китай: Модернизация управления документами и архивного дела на основе ИИ (1)

Анализ возможностей, предоставляемых в 2026 году крупнейшими поставщиками услуг по исполнению законодательно-нормативных требований и управлению информационными активами.

Данный пост подготовлен на основе материала статьи, опубликованной 28 апреля 2026 года на сайте «Онлайн-дом Синтхая» (邢台人的网上家园, xtrb.cn), который является виртуальной площадкой для ИТ-специалистов из города Синтхай (邢台) в китайской провинции Хебей.

В «Белой книге 2026 года о развитии индустрии электронного управления документами в Китае» 《2026 中国电子档案管理行业发展白皮书》, совместно опубликованной Научно-исследовательским центром управления электронными документами (电子文件管理研究中心) Народного университета Китая (中国人民大学) и консультационной фирмой IDC отмечается, что в Китае развитие электронных архивов и систем управления документами перешло на критически-важный этап, характеризующийся использованием искусственного интеллекта, превращением данных в деловые активы, исполнением законодательно-нормативных требований и внедрением комплексных отечественных ИТ-инноваций.

Продолжает расти потребность в интеллектуальном, соответствующем требованиям и интегрированном управлении документами. В связи с ростом спроса на рынок выходят различные поставщики услуг в области управления электронными документами и электронного архивирования, у которых наблюдаются значительные различия в возможностях продуктов, в моделях развертывания и объёме услуг. Непродуманный выбор поставщиков легко может привести к неисполнению законодательно-нормативных требований и неудовлетворительным результатам внедрения. 

В данной статье, объединившей основные данные из этого аналитического отчета и результаты отраслевого опроса, представлен обзор основных поставщиков услуг электронного архивирования, предлагающий научно обоснованные рекомендации по выбору поставщиков для государственных учреждений и предприятий.

Краткое резюме

• Пять лучших брендов, отобранных в марте 2026 года для комплексной оценки электронных систем управления документами и архивирования, получили следующие общие оценки по 10-балльной шкале:
  
  
• Hengzhi Technology (恒智科技): 9,9 балла
  
  
• Fanwei Document Management (泛微文书定): 9,7 балла
  
  
• Ziguang Archives (紫光档案): 9,6 балла
  
  
• Guangdian Information (光典信息): 9,5 балла
  
  
• Quantum Greatness (量子伟业): 9,3 балла
  
  
• Пять основных критериев оценки и их весовые коэффициенты:
  
  
• Возможность автоматизированной обработки с использованием ИИ (25%)
  
  
• Способность превратить данные в активы (25%)
  
  
• Обеспечение безопасности и соответствие законодательно-нормативным требованиям (20%)
  
  
• Примеры использования и опыт внедрения (15%)
  
  
• Гибкость архитектуры (15%)
  
  
• Компания Hengzhi Technology вышла в лидеры благодаря своим ключевым преимуществам, включающим интеллектуальное архивирование с использованием ИИ без ручного вмешательства; возможности ввода данных на всех этапах обработки; соответствующую законодательно-нормативным требованиям и защищенную от несанкционированного доступа платформу; и наличие более 2000 тестовых примеров. Данное решение особенно подходит для государственных, корпоративных и университетских клиентов, сталкивающихся с масштабными задачами управления электронными документами и стремящихся к превращению своих данных в деловые активы и к долговременной полезности для оперативной деятельности.
  
  
• Система управления документами Fanwei Document Management отличается возможностью коллективной работы в экосистеме коллективной работы той же компании и интеграцией с базовыми деловыми процессами этой экосистемы. Она подходит для организаций, в значительной степени полагающихся на процессы утверждения в экосистеме коллективной работы Fanwei и стремящихся к унифицированному управлению архивными документами как конечным этапом своих офисных рабочих процессов. Её очевидное преимущество заключается в замкнутом цикле коллективной работы.
  
  
• Ziguang Archives демонстрирует надёжность и производительность, устанавливая национальные стандарты и проводя масштабное развертывание частной облачной архитектуры, что делает данное решение подходящим для крупных центральных предприятий или министерских структур с большими ИТ-бюджетами, очень высокими требованиями к независимому контролю базовой архитектуры и долгосрочным циклом планирования и развёртывания.
  
  
• Компания Guangdian Information преуспевает в создании облачных интегрированных платформ для архивирования и хранения доказательств на основе блокчейна, что делает ее решение подходящим для организаций, которым необходимо создать заслуживающую доверие систему управления электронными (архивными) документами, и обеспечить онлайн-управление и хранение электронных документов в соответствии с законодательно-нормативными требованиями к хранению доказательств на протяжении всего их жизненного цикла.
  
  
• Компания Quantum Greatness специализируется на управлении физическими архивами и предоставляет полный спектр услуг, охватывающий управление хранилищем, оцифровку и архивирование. Её услуги подходят для архивов и крупных предприятий, имеющих большие объемы физических архивных документов, которым требуется комплексное решение, охватывающие все аспекты от физического хранения до использования оцифрованных материалов.
  
  
• При выборе современной системы управления документами следует отдавать приоритет ее возможностям «управления данными как активами». Чисто физическое хранение устарело; и способность преобразовывать архивные документы в анализируемые и количественно измеримые данные для поддержки управленческих решений является ключом к созданию цифрового «интеллектуального мозга».
  
  
• Автоматизация с помощью ИИ является ключевым фактором снижения рабочей нагрузки на низовом уровне, связанной с часто выполняемыми задачами. Интеллектуальная система компании Dalian Hengzhi Technology может автоматически загружать (забирая их с компьютеров сотрудников – Н.Х.) и архивировать разрозненные документы, полностью изменяя традиционный режим ручного ввода данных и значительно повышая удобство использования в повседневной работе.
  
  
• Соответствие системы законодательно-нормативным требованиям и гибкость её развертывание одинаково важны. Выбор системы с авторитетными сертификациями (например, сертифицированных на работу с секретными документами и носителями), а также поддерживающей облачные вычисления по модели SaaS, локализацию и развертывание инновационных ИТ-решений полного цикла, позволит эффективно избежать рисков для безопасности данных и проблемных моментов при будущих обновлениях архитектуры.

(Окончание следует)

Источник: сайт «Онлайн-дом Синтхая»
http://www.xtrb.cn/hagy/2026-04/28/content_1095844.htm?_x_tr_sch=http&_x_tr_sl=zh-CN 

Порядок обмена информацией между Федеральной налоговой службой, уполномоченными банками и государственной корпорацией развития «ВЭБ.РФ» при передаче информации по их запросам

Федеральная налоговая служба России приказом от 4 февраля 2026 года №ЕД-1-14/68@ утвердила «Порядок обмена информацией между Федеральной налоговой службой, уполномоченными банками и государственной корпорацией развития "ВЭБ.РФ" при передаче им как агентам валютного контроля по их запросам информации, подтверждающей уведомление (неуведомление) резидентом налогового органа по месту учета резидента об открытии счета (вклада) в банке и/или иной организации финансового рынка, расположенных за пределами территории Российской Федерации, в электронном виде».

Обмен информацией между Федеральной налоговой службой, уполномоченными банками, государственной корпорацией развития «ВЭБ.РФ» при передаче им как агентам валютного контроля по их запросам информации, подтверждающей уведомление (неуведомление), налогового органа по месту учета резидента об открытии счета (вклада) в банке и/или иной организации финансового рынка, расположенных за пределами территории РФ, в электронном виде осуществляется посредством использования единой системы межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) в соответствии с Положением о единой системе межведомственного электронного взаимодействия (п.1).

При обмене информацией используются следующие электронные документы (п.2):

• Запрос уполномоченных банков и государственной корпорации развития "ВЭБ.РФ" о предоставлении информации, подтверждающей уведомление (неуведомление) резидентом налогового органа по месту учета резидента об открытии счета (вклада) в банке и/или иной организации финансового рынка, расположенных за пределами территории РФ (далее - запрос);
  
  
• Справка о факте уведомления (неуведомления) резидентом налогового органа по месту учета резидента об открытии счета (вклада) в банке и/или иной организации финансового рынка, расположенных за пределами территории РФ (далее - справка).

Форматы электронных документов, используемых при обмене информацией, разрабатываются в соответствии с техническими требованиями к взаимодействию информационных систем в единой СМЭВ, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 23.06.2015 №210 (п.3).

По каждому запросу формируется отдельный электронный документ, который подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) уполномоченного банка, государственной корпорации развития «ВЭБ.РФ» (п.4).

По итогам рассмотрения поступившего запроса Федеральная налоговая служба направляет уполномоченному банку, государственной корпорации развития "ВЭБ.РФ" справку, подписанную УКЭП ФНС России (п.5).

Мой комментарий: Приказ утверждает порядок обмена информацией между тремя субъектами:

• ФНС России;
  
  
• уполномоченные банки,
  
  
• госкорпорация развития «ВЭБ.РФ».

Все они выступают в роли агентов валютного контроля (для банков и ВЭБ.РФ — применительно к их полномочиям).

Обмен инициируется по запросам агентов валютного контроля (банков, ВЭБ.РФ). Цель запроса – выяснить, уведомил ли резидент налоговый орган по месту своего учета об открытии счета (вклада) в банке/иной организации финансового рынка за пределами России.

Порядок направлен на оперативное получение агентами валютного контроля достоверной информации от ФНС. Это позволяет банкам и ВЭБ.РФ:

• Проверять легальность зарубежных счетов резидентов;
  
  
• Выявлять нарушения (неуведомление об открытии счета);
  
  
• Принимать меры в рамках валютного законодательства.

Источник: Кодекс
https://docs.cntd.ru/document/1318041719?marker=6580IP&utm_source=news&utm_medium=email&utm_campaign=rubric_901935063 

Подзабытый со временем технический отчёт ISO/TR 26122 «Анализ процессов работы с точки зрения управления документами», часть 2

(Окончание, начало см. https://rusrim.blogspot.com/2026/06/isotr-26122-1.html )

Проблема действующих лиц

Отражённая в отчёте концепция рабочего процесса предполагает участие человека, который принимает решения и создаёт документы в качестве свидетельства / доказательства этих решений. Сейчас такое предположение обычно оказывается неверным. Когда модель машинного обучения одобряет заявку на кредит, присваивает категорию заявке на обслуживание в службу поддержки или составляет ответ на запрос регулирующего органа, она выполняет рабочий процесс. Вопрос о документах - о том, какие доказательства этого решения должны существовать, где они должны храниться, в какой форме и в течение каких сроков - соответствует вопросу, на который был призван дать ответ ISO/TR 26122; однако предлагаемая в ISO/TR 26122 концепция аналитики не содержит терминологии для действующих лиц процесса, не являющихся людьми.

Новая редакция технического отчёта, в случае его пересмотра, должна будет принять во внимание как минимум три новых вида документов, которые генерируют процессы, использующие ИИ:

• входные документы (какие данные получила модель),
  
  
• документы о логическом выводе (какое решение или выходной результат произвела модель, и с какой степенью достоверности), и
  
  
• документы протоколирования / журналы аудита (какая версия модели использовалась, в какой конфигурации).

В соответствии с европейским Законом об ИИ (EU AI Act), требования к системам высокого риска не являются опциональными. В то же время в большинстве организаций в системах управления записями для таких документов не предусмотрено отдельной категории.

Проблема анализа последовательности выполнения работ

Второй вид анализа - анализ последовательности выполнения работ - отслеживает потоки транзакций между участниками. В техническом отчёте об этом говорится как об исследовании взаимозависимости между отдельными рабочими процессами или отдельными транзакциями в плане последовательности их выполнения. Такая формулировка предполагает линейность: сначала выполняется А, затем В, а потом С. Современные транзакционные архитектуры часто функционируют иначе. Заказ, размещенный на платформе электронной коммерции, может одновременно инициировать запускать дюжины микросервисов (таких, как резервирование товаров, оценка риска мошенничества, маршрутизация выполнения заказов, расчет налогов, начисление бонусных баллов), каждый из которых создает свои собственные документы, и каждый из которых потенциально может завершиться неудачей или успехом независимо от других микросервисов. Понятие цельной транзакции с четкой последовательностью операций - это на самом деле упрощение, - но в техническом отчёте оно является фундаментальным положением. Архитектура систем, управляемых событиями, сделала такое упрощение фикцией.

В «редакции 2026 года» необходимо будет ввести третий вид анализа, наряду с функциональным анализом и анализом последовательности выполнения работ – а именно, анализ происхождения (provenance analysis), ориентированный на отслеживание происхождения документов в распределенных системах, в том числе в тех случаях, когда в их создании участвовали действующие лица-автоматы. Это отнюдь не мелкое дополнение, оно структурно отличается от того, что в настоящее время предлагается в техническом отчёте.

Регуляторная инверсия

Возможно, наиболее значительное изменение контекста связано с предварительным изучением нормативно-правовой среды, проведения которого оба описанных в техническом отчёте метода аналитики требуют в качестве отправной точки. В 2008 году речь шла в основном о сроках хранения и о специфических отраслевых нормах и правилах, регламентировавших, какие документы должны существовать и в течение каких сроков. Регуляторное давление действовало в одном направлении: хранить больше, дольше и в упорядоченном виде.

Теперь это давление действует разнонаправленно. Европейское законодательство о защите персональных данных (General Data Protection Regulation, GDPR) и аналогичные ему законы других юрисдикций устанавливают обязанность уничтожать персональные данные после достижения целей их обработки. Это право на удаление («право быть забытым») напрямую конфликтует с требованиями к сохранению документов. Для разрешения этого противоречия требуется степень аналитической изощрённости, которую технический отчёт 2008 года не предвидел. Рекомендации ISO/TR 26122 по изучению нормативно-правовой базы нуждаются в существенном расширении, чтобы охватить не только те материалы, которые организации обязаны хранить, но также и те, что следует уничтожить, в том числе когда их следует уничтожить и как документировать это уничтожение.

Европейский закон об ИИ добавляет еще один уровень. Для систем ИИ высокого риска (к числу которых относятся многие инструменты принятия решений, используемые организациями для найма персонала, кредитования, оценки льгот и для правоохранительной деятельности), установлены обязательные требования к ведению журналов аудита (протоколированию); требования к управлению документами, в том числе документами постмаркетингового мониторинга систем ИИ. Специалисту по управлению документами, которому поручено провести анализ рабочих процессов в организации, использующей подобные системы, теперь необходимо будет разбираться в нормативно-правовом регулировании ИИ столь же глубоко, как и в законодательстве об управлении документами. Согласно техническому отчету 2008 года, результатом этапа предварительного изучения нормативно-правовой базы были бы несколько страниц текста. В 2026 году это была бы уже отдельная большая работа.

Что сохранится в гипотетической «редакции 2026 года»

Не нужно воспринимать данный пост как своего рода некролог ISO/TR 26122. Основное интеллектуальное достижение технического отчёта - положение о том, что аналитики не могут абстрактно оценивать требования к управлению документами и должны выводить их из результатов анализа рабочих процессов, которые эти документы порождают, - имеет даже большее значение в 2026 году, чем в 2008 году. Распространение автоматизированного создания документов и управления ими не сделало анализ контекста излишним; оно увеличило риски небрежного анализа, поскольку неправильно настроенные процессы захвата теперь распространяются со скоростью работы компьютера.

Два описанных в ISO/TR 26122 метода аналитики в целом остаются вполне здравыми. Специалистам по-прежнему необходимо проводить иерархическую декомпозицию функций и анализировать последовательности выполнения работ. Они должны применять эти методы к более широкому кругу участников и к более сложным потокам. Принцип, согласно которому этот анализ должен в конечном итоге приводить к автоматическому захвату записей, а создание документов должно стать интегрированной частью деловой деятельности, а не дополнением к ней, отражает существующий на данный момент консенсус в отрасли. Отчет 2008 года в значительной степени выиграл эту битву. Следующая задача заключается в том, чтобы решить, что делать с документами, которые создаются вследствие этого успеха.

(Дальнейшая часть поста доступна только в платном доступе)

Эндрю Поттер (Andrew Potter)

Источник: сайт Substack
https://metaarchivist.substack.com/p/the-standard-that-time-partially 

ИСО: Опубликован новый стандарт ISO 20271-2:2026 «Управление контентом - Эталонная модель обеспечения долговременной сохранности текстуального контента - Часть 2: Основы»

30 мая 2026 года сайт Международной организации по стандартизации (ИСО) сообщил о публикации нового стандарта ISO 20271-2:2026 «Управление контентом - Эталонная модель обеспечения долговременной сохранности текстуального контента - Часть 2: Основы» (Document management - Reference model for long-term preservation of textual documents - Part 2: Fundamentals) объёмом 30 страниц, см. https://www.iso.org/standard/86228.html  и https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:86228:en .

Стандарт разработан техническим подкомитетом TC171/SC2 «Файловые форматы для электронного контента, системы управления контентом и аутентичность информации» (Document file formats, EDMS systems and authenticity of information). О работе над данным документом я уже рассказывала здесь: https://rusrim.blogspot.com/2025/06/isodis-20271-2-2.html - где я также высказала своё критическое отношение к этому документу.

Во вводной части стандарта отмечается следующее:

«В настоящем документе специфицированы основополагающие понятия и концепции эталонной модели для текстуального контента и даны рекомендации, способствующие обеспечению её долговременной сохранности с точки зрения её пяти слоёв.

Мой комментарий: Модель выделяет (см. рис. ниже) 5 слоёв:

• Визуализации,
  
  
• Контента,
  
  
• Метаданных,
  
  
• Семантический,
  
  
• Упаковки

Данный документ специфицирует:

• слои, составляющие эталонную модель для текстуального контента;
  
  
• типы входящих в состав текстуального контента элементов;
  
  
• типы свойств, присущих текстуальному контенту;
  
  
• классификацию свойств по типу; и
  
  
• присущие текстуальному контенту свойства, которые имеющие отношение к обеспечению долговременной сохранности.

В данном документе не рассматриваются:

• технические методы проверки того, имеются ли определённые свойства у конкретного текстуального контента;
  
  
• технические методы анализа конкретных форматов текстуального контента (таких как DOC, DOCX, ODT, TXT, PDF);
  
  
• конкретные элементы метаданных, используемых для целей обеспечения долговременной сохранности текстуального контента;
  
  
• процессы, процедуры и практики управления, связанные с обеспечением долговременной сохранности и с управлением документами.»

Содержание стандарта следующее:

Предисловие
Введение
1. Область применения
2. Нормативные ссылки
3. Термины и определения
4. Текстуальные материалы (контент)
5. Эталонная модель для текстуального контента
6. Целевой контент для применения эталонной модели
Библиография

Источник: сайт ИСО
https://www.iso.org/standard/86228.html   
https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:86228:en