(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2026/03/1_01562493472.html )
Мой комментарий: Присоединённый Богданом-Флорином к его посту текст положений о замещающей оцифровке из первоначального проекта румынского нормативного акта показался мне очень интересным, поэтому ниже я привожу его (слегка отредактированный) автоматический перевод.
С одной стороны, румынские архивисты в своём проекте отразили целый ряд интересных аспектов. С другой стороны, я понимаю, почему румынские «силовики» - как и наши – заблокировали идею замещающей оцифровки: в проекте совершенно не продуман вопрос обеспечения сохранности доказательств и защиты прав заинтересованных сторон в случае, если проводящая оцифровку сторона (пусть даже это будет пользующийся презумпцией доверия государственный орган) решит слегка «подправить» при этом неудобные документы. Контроль качества замещающей оцифровки полностью отдан «на откуп» тому, кто эту оцифровку проводит, и не предусмотрено даже информирование заинтересованных сторон о проведении замещающей оцифровки и о последующем уничтожении аналоговых оригиналов!
Статья 82.
(1) Аналоговые документы оцифровываются для защиты от повреждений, потери информации или для улучшения рабочих процессов.
(2) В зависимости от назначения, цифровые копии аналоговых документов могут создаваться с целью:
a) замены;
b) страхования;
c) обеспечения доступа;
d) технической защиты / резервного копирования.
(3) Цифровые копии-заменители аналоговых документов изготавливаются с целью замены аналогового оригинала, подлежащего уничтожению даже до истечения срока хранения документа данной категории, если этот срок менее или равен 10 годам, за исключением документов, созданных до 1990 года.
(4) Цифровые страховые копии изготавливаются с целью замены оригинала в случае его утери, повреждения или несанкционированного уничтожения и имеют те же технические параметры, что и электронные копии-заменители.
(5) Цифровые копии для доступа создаются для облегчения ознакомления и защиты физической целостности документов, режим их создания и распространения регулируется процедурами, связанными с SMA-системой архивного управления документами (sistem care asigură managementul arhivistic al documentelor), в зависимости от степени конфиденциальности содержания.
(5) Цифровые копии для технической защиты / резервные копии создаются в соответствии со специальными правилами, касающимися непрерывности работы ИТ-системы.
Статья 83.
(1) Информация, содержащаяся в аналоговых документах, воспроизведенных создателем и/или владельцем документов в электронном формате для целей, предусмотренных в статье 82, созданных и хранящихся таким образом, чтобы точно и полно воспроизводить и сохранять внешний вид и информационное содержание исходного документа, имеет ту же доказательную ценность, что и документы, на основе которых они были воспроизведены, за исключением типов документов, прямо указанных в законодательстве как имеющие ценность только в первоначальной форме, в которой они были заключены.
(2) Точность и полнота внешнего вида и содержания подразумевает:
a) точное воспроизведение всей информации, содержащейся в исходном документе, включая внешний вид, где он может передавать контекстную информацию;
b) воспроизведение всех страниц или частей исходного документа.
Статья 84.
Аналоговые документы могут быть преобразованы в цифровой формат:
a) индивидуально, когда преобразование осуществляется одновременно с получением и распространением документа и происходит, как правило, на стадии оперативной работы с документами;
b) массово, когда преобразование осуществляется ретроспективно, для уже заархивированных документов, в больших количествах и происходит, как правило, на стадии промежуточного (ведомственного) архивного хранения.
Статья 85.
В контексте SMA-системы архивного управления документами устанавливается:
a) типы аналоговых документов, заменяемых их цифровыми эквивалентами;
b) на каком этапе документального цикла осуществляется цифровое копирование в интересах обеспечения доступа, создания страхования, замены и технического обеспечения безопасности / резервного копирования;
c) параметры и устройства для копирования;
d) лица, ответственные за копирование;
e) порядок обеспечения и проверки качества получаемых копий;
f) характеристики авторитетной версии.
Статья 86.
Создатели и/или владельцы архивов обязаны отмечать наличие заменяющей цифровой копии и её метаданные в используемых инструментах учёта следующим образом:
a) при преобразовании аналогового документа на стадии оперативного использования— в средствах учета регистрации;
b) при преобразовании аналогового документа на стадии промежуточного (ведомственного) архивного хранения — в отдельном инструменте учета, который включает минимальные метаданные, предусмотренные в […].
Статья 87.
(1) Минимальные технические параметры, рекомендуемые для создания цифровой копии для замены аналоговых текстовых и графических документов, указаны в […]
(2) В зависимости от размера носителя и релевантности содержания выбираются более высокие технические параметры при условии соблюдения принципа точного копирования, так что цифровая версия позволяет, при необходимости, получить аналоговую версию, качество которой не ниже качества оригинала.
Статья 88.
(1) Процесс преобразования аналогового в цифровое представление сопровождается процессом проверки и подтверждения результатов.
(2) В процессе проверки контролируются и регистрируются результаты в отношении как минимум следующих аспектов:
a) полное копирование исходного документа;
b) полученные файлы открываются, и информация в них читаема;
c) соблюдаются технические параметры, принятые для копирования;
d) метаданные собраны корректно и полно.
(3) Результаты считаются подтвержденными только в том случае, если все проверенные аспекты соответствуют требованиям.
Статья 89.
(1) Документы, содержащие аналоговые документы со сроком хранения менее или равным 10 годам, для которых создатели и/или владельцы архива имеют цифровые копии-заменители с техническими параметрами, указанными в […], и результаты процесса копирования были подтверждены, - могут быть уничтожены до истечения срока хранения, если отсутствуют прямо предусмотренные правовые положения, устанавливающие юридическую силу исключительно для оригинальной формы, в которой был составлен документ - аспекты, явно задокументированные в акте об отборе на уничтожение.
(2) Положения пункта (1) не применяются к документам, которые не были полностью оцифрованы.
(3) Электронно преобразованные текстовые документы могут сопровождаться, но не заменяться, версией с автоматически распознанным текстом.
(4) Электронные документы, полученные в результате процесса преобразования с целью замены и отправляемые за пределы создателя и/или владельца архива, должны содержать видимое упоминание, указывающее:
a) что документ является цифровой копией-заменителем, сделанной, когда оригинал документа находился в распоряжении создателя и/или владельца архива;
b) дата создания цифровой копии-заменителя;
c) дата подтверждения процесса цифрового копирования;
d) подтверждение идентичности содержимого в период между моментом регистрации в записях цифровых копий, предусмотренных в ст. 86 п. b), и моментом выдачи цифровой копии;
e) дата и акт отбора на уничтожение оригинала документа.
(5) Цифровые копии-заменители имеют сроки хранения, аналогичные срокам хранения аналоговых документов, которые они воспроизводят.
Статья 90.
Электронные документы конвертируются в другие цифровые форматы, если исходный формат технологически устарел или больше не поддерживается используемыми приложениями.
Статья 91.
(1) В целях оптимизации процесса архивирования количество форматов, используемых на уровне создателей и/или владельцев архивов, ограничивается строгим минимумом.
(2) В контексте SMA-системы архивного управления документами устанавливается используемый на уровне создателя и/или владельца архива цифровой формат и способ обработки электронных документов, полученных в несогласованных форматах.
Статья 92.
Преобразование электронных документов обеспечивает сохранение их существенных свойств, которые определяются и документируются на основе специального анализа, изучения передовых практик, а также проверяются и подтверждаются создателями и/или владельцами архива в рамках процесса обеспечения качества.
Статья 93.
В случае конверсии файлов с электронной подписью создатели и/или владельцы архивов обязаны принимать технические меры для обеспечения аутентичности документа, даже если первоначальная электронная подпись не проверяется.
Статья 94.
(1) Преобразование электронных документов должно сопровождаться указанными метаданными.
(2) После цифрового преобразования проводится процесс верификации и подтверждения результатов.
(3) Процесс верификации должен охватывать как минимум следующие аспекты:
a) преобразование всех запланированных файлов;
b) читаемость цифрового контента;
c) сохранение выявленных существенных свойств;
d соблюдение технических параметров, принятых для преобразования;
e) корректный и полный сбор/преобразование метаданных.
(4) Результаты считаются подтвержденными только в том случае, если все проверенные аспекты соответствуют требованиям.
Статья 95.
(1) Миграция электронных документов осуществляется путем перемещения документов в другие аппаратные или программные информационные системы, в том числе на другие носители.
(2) Миграция электронных документов с носителей WORM на новые носители является обязательной для электронных документов со сроком хранения более 10 лет, при этом периодичность не должна превышать 10 лет.
(3) В случае информационных систем, содержащих электронные документы с неистекшим сроком хранения, можно выбрать экспорт данных или миграцию электронных документов и метаданных в другие аналогичные или упрощенные системы для обеспечения доступа к данным.
(4) Процесс миграции обеспечивает неизменную передачу существенных свойств документов/информации, внутри- и междокументных/информационных связей и связанных с ними метаданных, которые определяются и документируются в соответствии со специальным анализом и изучением передового опыта и проверяются в рамках процесса обеспечения качества.
(5) В процессе миграции создатель и/или владелец архива обязаны обеспечить безопасность задействованных данных, неизмененность документов/информации, являющихся предметом процесса, и сохранение электронного формата документа.
(6) Результаты процесса проверяются и подтверждаются, а документация хранится в течение максимально возможного срока хранения мигрированных документов.
Источник: сайт LinkedIn
https://www.linkedin.com/posts/bogdan-florin-popovici-b4b03417_propunere-ugcPost-7438945725788491776-xz3g
