На днях я кое-что осознал. Глядя на диаграмму процесса, я понял, что выбор места, где в организации обычно осуществляется управление архивными документами и архивами, не является случайным. Интуитивно, мы находим себе место именно там, где нам нужно быть.
Документ появляется на заключительном этапе процесса, это конечный результат - он является результатом действия, отражая то, каким образом это действие выполнялось. После того, как документ был составлен и задание было принято, а документ отправляется в архив.
В любой организации создаются документы и генерируется информация, связанная с процессами осуществления определённых видов деятельности. К этим процессам привлекаются представители нескольких профессий. Когда дело касается защиты информации, привлекаются специалисты по информационной безопасности и по защите персональных данных; в то время, как ИТ-специалисты обеспечивают функционирование систем, передающих информацию, - и, конечно же, в работе с информацией участвуют те, кто её создаёт, и те, кто её читает. Исполнители всех этих ролей, представители всех этих профессий нуждаются в этой информации для выполнения действий, осуществляемых прямо сейчас. Иными словами, необходимость в их участии немедленная. Если у Вас утечка данных - это затрагивает Вас сейчас; если Вы допустили раскрытие персональных данных – проблема имеет место прямо сейчас. Сервер вышел из строя – это тоже проблема, актуальная прямо сейчас.
В отличие от этого, после завершения процесса созданный документ или информация должны быть сохранены для возможного использования в будущем. Документ имеет возможную, потенциальную актуальность. Нет никакой гарантии, что он когда-либо будет использован, но мы храним его, и в случае необходимости мы должны иметь возможность найти и представить его. Это если он понадобится; а пока он не нужен, он просто остаётся лежать где-то в углу хранилища или сервера. Конечно, нужны будут усилия для его курирования и поддержки, но это требует ресурсов.
Итак, столкнувшись с выбором с точки зрения логистики и финансов, что бы Вы сочли актуальным: то, что определённо необходимо сегодня, или же то, что может понадобиться (а может и не понадобиться) на следующей неделе? Думаю, в большинстве случаев ответ будет таким: то, что необходимо сегодня.
Иными словами, для того, чтобы управление архивами стало осознано восприниматься как важный для организации вид деятельности, необходимо найти аргументы, подтверждающие его актуальность сегодня, здесь и сейчас – для целей поиска информации и для поддержки оперативной деятельности. Качество, содержание, финансовая эффективность – всё это позволит принимать сегодняшние решения на основе документов, созданных в прошлом, а не на основе каких-то новых исследований или неудачных решений, повторяющих прошлый ошибочный опыт.
Как я полагаю, именно здесь и заключается наша проблема – в том, чтобы немного «поднять» место вовлечение управления архивами в структуре процессов деловой деятельности (т.е. по возможности включаться в поддержку оперативной деловой деятельности своих организаций, и не ограничиваться лишь сохранением памяти о прошлом – Н.Х.).
Богдан-Флорин Поповичи (Bogdan-Florin Popovici)
Источник: блог Богдана-Флорина Поповичи
https://bogdanpopovici2008.wordpress.com/2025/11/29/business-process/
