Мой комментарий: Хочу сразу отметить, что я не согласна с основным тезисом поста Каана Волькана - перефразируя классику, «слухи о смерти метода «больших корзин» слегка преувеличены». Австралийский коллега, похоже, не в курсе того, что данный метод стал в ряде стран общепринятой нормой … Однако сам по себе поднятый в посте вопрос, на мой взгляд, заслуживает внимания.
Подход «больших корзин» (в буквальном перевод с английского, «больших вёдер» - big buckets) предназначался для использования специалистами-людьми, но он не работает.
Мой комментарий: В этом коротком предложении содержится два существенно неверных утверждения. Во-первых, метод «больших корзин» был разработан с целью упрощения проведения экспертизы ценности документов и сокращения числа статей в соответствующих перечнях с тысяч до сотен и десятков. При этом устранялись многие нюансы (а также условные сроки, отчитывавшиеся от наступления специфических событий), знание которых требовало глубоких экспертных знаний – соответственно, автоматизировать установление и управление сроками хранения становилось несравненно проще! Во-вторых, что бы там ни думал автор поста, данный метод вполне себе успешно используется в США – и никто его там под сомнение не ставит :)
Пришло время отправить этот подход туда, где ему и место - в величественный мавзолей исторических артефактов. Но давайте сначала взглянем на историю его возникновения.
Рождение подхода «больших корзин»
В 2001 году Национальные Архивы США (NARA) запустили масштабный исследовательский проект по вопросам управления электронными документами ( https://www.archives.gov/records-mgmt/initiatives/report-on-recordkeeping-practices.html ). В течение пяти месяцев были опрошены 500 федеральных служащих из 150 организаций, а также было проведено 54 заседания фокус-групп.
Три вывода повергли Национальные Архивы в шок (выбор слов оставим на совести автора :) – Н.Х.):
- Государственные служащие не знают, как решить проблему работы с электронными документами;
- Многим федеральным служащим неясно само понятие «документа» (record);
- Качество управления документами в различных государственных органах существенно различается.
Мой комментарий: Напомню, это 2001 год. Электронные документы ещё только появляются в деловой деятельности – причём пока ещё чаще всего в виде электронных копий бумажных документов. Законодательство пока ещё не признаёт на эти копии, ни сообщения электронной почты полноценными документами. Даже передовые теоретики отрасли (действовавшие, например, в рамках проекта InterPARES) только-только начинают осознавать, что такое электронные документы и как с ними бороться. И автор всерьёз пишет о том, что наличие у государственных служащих проблем с электронными документами кого-то «шокировало»? :) Интересно, а неодинаковое качество работы с документами в разных органах и учреждениях тоже стало «громом среди ясного неба», несмотря на то, что оно всегда было общеизвестным фактом?
Затем наступило двухлетнее затишье: не последовало никаких дальнейших действий или рекомендаций. Так продолжалось до выхода в 2003 году документа ««Стратегических направлений развития управления федеральными документами» (Strategic Directions for Federal Records Management – см. https://www.archives.gov/records-mgmt/initiatives/white-papers.html ), в котором говорилось: федеральные органы исполнительной власти вправе устанавливать сроки хранения документов на любом уровне агрегирования, который отвечает их деловым потребностям.
Это довольно расплывчатая рекомендация допускала гибкость при установлении сроков хранения. По сути, это был вежливый способ сказать: «Разбирайтесь сами. У нас пока нет готового решения».
Тем не менее, этот подход сработал. Задержка с установлением сроков хранения сократилась с примерно 300 дней до 155 дней. Все начали укрупнять категории, объединяя документы во все более крупные «корзины».
В 2004 году Национальные Архивы США официально ввели термин «большие корзины» (big buckets) и обновили свои рекомендации: «Не нужно устанавливать сроки хранения на разных уровнях агрегирования - делайте это на самом высоком уровне, объединяя документы в максимально крупные «корзины»».
Мой комментарий: Автор умалчивает главное: объединение документов в «большие корзины» осуществлялось не произвольно, а по чётко сформулированным принципам, тесно увязанным с задачей исполнения существующих законодательно-нормативных требований в отношении сроков хранения документов – а именно, в «большие корзины» объединялись документы близких сроков хранения, обычно возникающие в ходе одного и того же делового процесса; и всей «корзине» устанавливался максимальный из индивидуальных сроков хранения для входящих в неё видов документов.
Кроме того, автор не понял, что категоризация документов по «большим корзинам» (в российской традиции аналогом служит подбор подходящих статей перечня), выполняемая с целью корректного установления срока хранения – это не то же самое, что деловая категоризация документов по видам, которая никуда не исчезает, даже если документы «складываются» в «большую корзину».
Эта стратегия работала лет семь, однако документов стало просто слишком много. В 2011 году среднее время завершения процесса установления сроков хранения достигло исторического максимума - 709 дней. Это в шесть раз превышало время запаздывания в 2004 году, когда только ввели систему «больших корзин».
Мой комментарий: У автора, безусловно, здесь есть определённые проблемы с логикой – запаздывание с установлением сроков хранения зависит от многих факторов (наличие специалистов необходимой квалификации, объёмы документов, организация труда и т.д.); и сваливать всё на метод «больших корзин» примерно так же логично, как возлагать вину за давку в автобусах на решение об отказе от конной тяги …
Все ведомства, чья деятельность изучалась, сообщили о трудностях внедрения; сотрудникам порой было сложно определить, подлежат ли документы постоянному хранению или временному, а также к какой именно «корзине» их следует отнести. Из-за того, что использовались слишком широко определённые «корзины» для документов постоянного хранения, документы временного срока хранения порой хранились дольше, чем это требовало законодательство, что, по данным Национальных Архивов, создавало «ненужную финансовую нагрузку, связанную с их обслуживанием, миграцией или хранением».
И, что хуже всего, все продолжали цепляться за свои детализированные указания по срокам хранения для отдельных видов документов. Национальные Архивы, как и многие другие органы и учреждения, также нуждались в «маленьких корзина»; они отмечали: «Это сводит на нет саму цель использования системы больших корзин».
Мой комментарий: В данном случае имеет место передёргивание фактов автором и введение читателей в заблуждение. Отчёт Национальных Архивов вовсе не «хоронил», как утверждает Волькан, идею «больших корзин» - наоборот, он выявил имеющиеся проблемы и недостатки, и предложил конкретные рекомендации по их устранению, с целью повысить эффективность применения метода!
Почему бы автору было не процитировать слова и последнего абзаца на стр. 8 отчёта: «В целом, большинство федеральных органов исполнительной власти удовлетворено своими перечнями документов с указанием сроков их хранения на основе «больших корзин»»?
Далее в отчёте, в разделе выводов на стр. 12, читаем:
«Общий консенсус среди ведомств, использующих метод «больших корзин» для установления сроков хранения документов, заключался в том, что данный подход позволил сократить количество указаний по срокам хранения документов и действиям по их истечении; а также административную нагрузку, связанную с управлением этими указаниями. В целом, внедрение метода оказалось по большей части успешным для участвующих в его внедрении ведомств.»
(Продолжение следует)
Каан Волькан (Kaan Volkan)
Источник: сайт LinkedIn
https://www.linkedin.com/pulse/big-bucket-approach-dead-kaan-volkan-nzk7f/
