Судебная практика: Закон не допускает подачу заявления о назначении пенсии по старости на электронную почту пенсионного органа

Электронное взаимодействие между гражданами и государственными фондами строится на установленных правилах, и если гражданин при обращении использует «не тот» канал связи, он часто не сможет получить нужную ему услугу.

Свердловский районный суд города Белгорода в августе 2022 года вынес решение по делу № 2-2566/2022 (УИД: 31RS0022-01-2022-004836-42) в котором спор был связан с тем, что гражданин отправил заявление о назначении пенсии по старости в виде отсканированного образа бумажного документа на обычную электронную почту Пенсионного фонда России (ПФР). Поскольку ПФР не признал это обращение как надлежащее заявление, и дал гражданину ответ в рамках закона об обращениях граждан, разъяснив установленный порядок, пенсия была назначена существенно позже. Гражданин через суд потребовал назначить пенсию с даты первого обращения.

Суть спора

В марте 2020 года гражданин направил на электронный адрес управления Пенсионного фонда России (УПФР по Белгородской области) в г. Белгороде отсканированный образ заявления о назначении страховой пенсии по старости.

В ответ он получил письмо, в котором ему разъясняли порядок правильной подачи заявления о назначении пенсии, а также сообщали о необходимости предоставления документа, подтверждающего его местожительство, регистрацию, местопребывание.

Истцу была назначена страховая пенсия по старости с июня 2021 года.

Гражданин обратился с иском в суд, в котором просил возложить на УПФР обязанность назначить ему страховую пенсию по старости с даты его первого обращения за назначением пенсии в марте 2020 года. 

Позиция Свердловского районного суда города Белгорода

По мнению суда, у ответчика не имелось оснований для рассмотрения данного обращения, поскольку оно подано с нарушением установленной формы. Установленная законом форма обращения граждан в государственные органы необходима для идентификации обратившегося лица и закрепления его действительного волеизъявления.

Обращение истца не соответствовало требованиям постановления Правительства РФ «О порядке оформления и представления заявлений и иных документов, необходимых для предоставления государственных и/или муниципальных услуг, в форме электронных документов» от 07.07.2011 г. № 553.

Суд отметил, что федеральный закон «О страховых пенсиях» не допускает подачу заявления о назначении пенсии по старости на электронную почту пенсионного органа. Ответчик рассматривал обращение в порядке федерального закона «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 02.05.2006 г. № 59-ФЗ, поскольку данный закон не предъявляет дополнительных требований к порядку оформления электронного документа и не запрещает подачу обращения на электронный адрес органа.

В ответе УПФР разъяснило истцу порядок правильного оформления заявления о назначении пенсии, а также куда его необходимо подавать. 

Ответчик также в ответе указал на необходимость предоставления документа о регистрации по месту жительства либо пребывания с учетом требований приказа Минтруда России от 28.11.2014 г. № 958н. УПФР не должно было принимать решение об отказе в назначении пенсии истцу, поскольку к ним в установленном законом порядке не поступило его заявление о назначении пенсии.

В случае несогласия истца с ответом УПФР он имел право в соответствии со ст. 16 закона «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» требовать возмещения ему убытков, но не назначения пенсии по старости с 12.04.2020 г., поскольку он не обратился в установленном законом порядке за назначением пенсии.
В ходе рассмотрения дела гражданин не представил доказательств того, что у него не было возможности обращения из Республики Грузия в пенсионный орган РФ в марте и апреле 2020 г. в письменном виде либо оформления нотариальной доверенности представителю с отправкой этих документов в г. Белгород почтовой связью.

Суд отказал в удовлетворении иска гражданина к УПФР по Белгородской области о назначении страховой пенсии по старости 

Позиция Судебной коллегии по гражданским делам Белгородского областного суда

Судебная коллегия по гражданским делам Белгородского областного суда рассмотрела дело в ноябре 2022 года (дело № 33-5601/2022) отметила, что в соответствии с пунктом 84 Постановления Правления Пенсионного фонда РФ от 23.01.2019 №16п «Об утверждении Административного регламента предоставления Пенсионным фондом Российской Федерации государственной услуги по установлению страховых пенсий, накопительной пенсии и пенсий по государственному пенсионному обеспечению», гражданин может направить заявление в форме электронного документа, порядок оформления которого определен постановлением Правительства РФ от 07.07.2011 № 553 «О порядке оформления и представления заявлений и иных документов, необходимых для предоставления государственных и/или муниципальных услуг, в форме электронных документов», и который передается с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети «Интернет», включая Единый портал и сайт ПФР, с использованием «личного кабинета», обеспечивающего возможность направления и получения однозначной и конфиденциальной информации, также промежуточных сообщений и ответной информации в электронном виде, в том числе с использованием простой электронной подписи, в порядке, предусмотренном законодательством РФ.

Средства электронной подписи, применяемые гражданином при направлении заявления в форме электронного документа, должны быть сертифицированы в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Суд отметил, что обращение истца на электронный адрес УПФР с заявлением в виде отсканированного образа заявления о назначении страховой пенсии по старости не соответствовало порядку и форме обращения за назначением пенсии, т.е. не соответствовало установленной законом форме обращения граждан в государственные органы для идентификации обратившегося лица и закрепления его действительного волеизъявления.

Кроме того, к заявлению не были приложены документы, подтверждающие фактическое место жительство истца, в то время, когда из заявления следовало его нахождение в Грузии.

Пенсионный орган подробно проинформировал истца о порядке обращения с заявлением о назначении пенсии и его форме, и о необходимости представления документов, подтверждающих его место жительства, место пребывания, фактическое место жительства, что вопреки доводам апеллирующего лица не свидетельствует об отказе в назначении пенсии.

При соответствующем обращении истца в установленном законом порядке за назначением страховой пенсии по старости, таковая истцу назначена в июне 2021 года.

Судебная коллегия оставила без изменения решение Свердловского районного суда г. Белгорода по делу по иску гражданина к УПФР о назначении страховой пенсии по старости, а апелляционную жалобу гражданина - без удовлетворения.

Судебная коллегия по гражданским делам Первого кассационного суда общей юрисдикции в апреле 2023 года (дело № 88-9889/2023) оставила без изменения решение Свердловского районного суда г. Белгорода и апелляционное определение судебной коллегии по гражданским делам Белгородского областного суда, а кассационную жалобу гражданина - без удовлетворения.

Позиция Конституционного суда РФ
 
Конституционный Суд Российской Федерации рассмотрел (см. Определение Конституционного Суда РФ от 27.02.2024 № 336-О «Об отказе в принятии к рассмотрению жалобы гражданина Беречикидзе Зураба Георгиевича на нарушение его конституционных прав частью 2 статьи 22 Федерального закона «О страховых пенсиях»»).

По мнению заявителя, оспариваемая норма, примененная в его деле судами общей юрисдикции, препятствует обращению граждан за назначением пенсий путем направления заявления о назначении пенсии на адрес электронной почты территориального органа, осуществляющего такое назначение с использованием информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», а также позволяет отказывать в рассмотрении названных заявлений.

По мнению Конституционного Суда, оспариваемая норма не может расцениваться как нарушающая права лиц, обращающихся за назначением пенсии. Разрешение же вопроса о предоставлении указанным лицам права обращаться в органы, осуществляющие назначение пенсии, без соблюдения установленного Правительством РФ порядка, в том числе направляя не оформленное надлежащим образом заявление, не подтвержденное электронной подписью - не относится к полномочиям Конституционного Суда РФ.

Конституционный Суд РФ отказал в принятии к рассмотрению жалобы гражданина, поскольку она не отвечает требованиям федерального конституционного закона «О Конституционном Суде Российской Федерации», в соответствии с которыми жалоба в Конституционный Суд РФ признается допустимой.

Мой комментарий: Суды всех инстанций подчеркивали, что установленный порядок подачи заявлений - это не бюрократическая прихоть, а правовой механизм, обеспечивающий:

• Идентификацию личности: Пенсия - это денежное обязательство государства перед конкретным человеком. Идентифицировать того, кто направил электронное письмо проблематично.
  
  
• Фиксацию даты подачи заявления: Момент подачи правильно оформленного заявления фиксирует дату обращения, от которой зависит дата назначения пенсии. Электронное письмо не гарантирует такой однозначной фиксации.
  
  
• Конфиденциальность: Передача персональных данных (паспорт, СНИЛС, трудовой стаж и т.д.) по незащищенной электронной почте нарушает законодательство о защите персональных данных.

Суды четко разграничили различие между «обращением гражданина» и «заявлением о назначении пенсии»

• Обращение гражданина (по федеральному закону №59): Любое сообщение, поступившее в госорган. На него обязаны ответить в течение 30 дней, но оно не порождает правовых последствий, таких как назначение пенсии. Именно так ПФР и расценил первое письмо истца — как обращение, на которое он дал разъясняющий ответ.
  
  
• Заявление о назначении пенсии (по федеральному закону №400 «О страховых пенсиях»): Строго формализованный документ, подача которого в установленном порядке запускает административную процедуру назначения пенсии.

ПФР действовал абсолютно корректно: он не проигнорировал письмо, а ответил на него по правилам федерального закона №59 и подробно объяснил, как нужно действовать дальше. 

Данное дело наглядно демонстрирует важность следования административным регламентам в цифровую эпоху. Благие намерения и «очевидность» волеизъявления не отменяют необходимости соблюдения правил, предназначенных для обеспечения безопасности и правовой определенности.

Источник: сайт Свердловского районного суда города Белгорода /Судебные решения/ Консультант Плюс
https://sverdlovsky--blg.sudrf.ru/modules.php?name=sud_delo&srv_num=1&name_op=case&case_id=267413277&case_uid=d985a844-a459-4442-a5fc-a4c979c3a9db&delo_id=1540005 
https://судебныерешения.рф/74053213
https://судебныерешения.рф/74340137
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=ARB;n=803381

Роль ИИ в преобразовании деятельности по обеспечению долговременной сохранности электронных материалов

Данная заметка основателя и руководителя американской компании HistoryIT (г. Портленд, штат Мэйн) д-ра Кристен Гвинн-Беккер (Dr. Kristen Gwinn-Becker – на фото), была опубликована 17 октября 2025 года в издании «Журнал ИИ» (AI Journal, AIJ), который позиционирует себя как «надежный источник информации, помогающий коммерческим компаниям пройти грядущую ИИ-революцию».

Кристен Гвинн-Беккер

В области обеспечения долговременной сохранности электронных материалов (электронной сохранности - digital preservation) у искусственного интеллекта (ИИ) есть потенциал для того, чтобы внести инновации в работу архивистов и кураторов коллекций. От архивов и библиотек до исторических коллекций и цифровых музеев, ИИ помогает специалистам обрабатывать и интерпретировать огромные объемы информации. Благодаря более «интеллектуальным» метаданным и усовершенствованным инструментам организации труда, те задачи, которые раньше требовали многочасовых ручных усилий, теперь можно выполнять за считанные секунды, позволяя людям больше сосредоточиться на нюансах и интерпретации. 

Слово «архивирование» обычно ассоциируется с миром коробов, папок и физических артефактов, однако цифровое архивирование открывает новую эру. ИИ не заменяет архивистов и специалистов по обеспечению электронной сохранности, а, скорее, поднимает на новый уровень и значительно расширяет их деятельность, открывая новые возможности для предоставления пользователям архивных материалов доступ к историям и данным, которые определяют идентичность их организаций.

Интеллектуальное создание метаданных как трансформирующий фактор

Та работа, что раньше занимало у специалистов часы, теперь иногда может выполняться за считанные минуты. Каталогизация и ведение хронологии коллекций всегда были трудоемким процессом для архивистов, как «бумажных», так и цифровых. Теперь ИИ способен автоматически генерировать стандартизированные наборы метаданных на основе цифровых активов, позволяя рабочим группам легко извлекать такие данные, как имена, даты и местоположения, из документов, изображений и медиафайлов. Этот процесс стал не только быстрее, но и более полным и последовательным, чем ручная каталогизация, создавая более надежный фундамент для исследований, обмена информацией и повествования историй.

Инструменты машинного обучения применяют одни и те же правила к колоссальным наборам данных, помогая организациям и историкам формировать архивы, в которых проще вести поиск и которые легче поддерживать во времени.

Расширенные возможности поиска

ИИ способен проводить контент-анализ, который кардинально повышает отыскиваемость информации и позволяет выявлять в архивных материалах такие сведения, которая в противном случае остались бы ненайденными. За считанные секунды ИИ может извлекать текст из документов, распознавать лица и места на фотографиях и генерировать описания визуального контента.

Хотя результаты работы ИИ и не идеальны, они представляют собой полезные «отправные точки», отталкиваясь от которых электронные архивисты могут редактировать и улучшать данные, тем самым давая возможность пользователям изучать такие материалы, как записи о членстве, публикации медицинских обществ или материалы заседаний советов директоров, накопленные за десятилетия, которые в противном случае остались бы погребенными в цифровых хранилищах. Такой уровень доступности позволяет учреждениям заново открывать для себя свою историю. В нашей компании HistoryIT ( https://historyit.com/ ), мы наблюдали, как поддерживаемые ИИ-технологиями архивы помогают некоммерческим организациям, школам и корпорациям отслеживать основные этапы деятельности организации, способствуют принятию обоснованных решений их руководством и выявляют закономерности, помогающие последующему планированию, - и позволяют всё это делать гораздо эффективнее.

Когда организации поддерживают структурированные, хорошо сохраняемые цифровые коллекции, они приобретают возможность использовать свою историю в качестве стратегического актива. Руководящие группы могут использовать эту информацию для планирования, повышения эффективности инициатив по привлечению средств и для выстраивания крепких связей с заинтересованными сторонами благодаря силе общей истории и наследия. Доступные, хорошо организованные архивы защищают прошлое, одновременно активно формируя то, как учреждения рассказывают свои истории и планируют будущее.

Участие человека остаётся крайне важным 

Несмотря на все свои возможности, электронные архивы не могут – и не должны – строиться исключительно на одном только ИИ. Необходимы участие, а также надзор и контроль со стороны человека. Алгоритмы не способны в полной мере интерпретировать контекст фотографии или же подтвердить, что правильно установлено имя человека, особенно когда речь идёт о документах, которые были созданы века и десятилетия тому назад. Архивисты и специалисты по обеспечению электронной сохранности приносят с собой знания, чувствительность к нюансам, понимание нюансов и особенностей учреждения или организации, которые необходимы для обеспечения точности и осмысленности.

Понимание контекста (условий деятельности) организации и принятие учитывающих многочисленные факторы взвешенных кураторских решений полагаются на участие специалиста-человека при наведении моста между данными и повествованием. ИИ может провести первоначальный анализ данных, а затем специалисты-люди берут на себя проверку результатов, исправление ошибок и формирование электронных архивов, которые не только доступны для поиска, но и заслуживают доверия.

Будущее электронной сохранности

В сфере обеспечения электронной сохранности мы вступаем в новую эпоху. Интеграция ИИ в архивную работу является не столько сигналом о начале противостояния человека и машины, сколько о начале их сотрудничества. Человек и машина работают вместе как одна команда, при этом ИИ выполняет трудоёмкую работу по выявлению и сортировке данных, позволяя специалистам-людям сосредоточить усилия на том, что у них получается лучше всего: на курировании материалов, отражающих прошлое организаций, с целью создания электронных архивов и музеев, которые отражают глубину и многообразие человеческого опыта.

В нашей компании HistoryIT партнерство специалистов-людей и искусственного интеллекта уже трансформирует подход организаций к сохранению своего наследия. ИИ ускоряет технические и повторяющиеся процессы, а человеческий интеллект обеспечивает то, что эти усилия будут по-прежнему основываться на заботе, точности и цели. Результатом является будущее, в котором технологии скорее усиливают, чем умаляют роль человека в точном сохранении истории.

Об авторе: Д-р Кристен Гвинн-Беккер - профессиональный историк, специалист по цифровой стратегии и признанный лидер в области электронной сохранности. Она является основателем и генеральным директором компании HistoryIT, получила степень кандидата наук (PhD) по истории США в Университете Джорджа Вашингтона, и более 20 лет проработала в сфере разработки программного обеспечения. 

Д-р Кристен Гвинн-Беккер (Dr. Kristen Gwinn-Becker)

Источник: сайт издания «Журнал ИИ» (AI Journal, AIJ)
https://aijourn.com/ais-role-in-reshaping-digital-preservation/ 

Место технического подкомитета по стандартизации ИСО TC46/SC11 «Управление документами» в ландшафте стандартов ИСО: Связи, усиливающие нашу работу

Данный пост эксперта в области управления электронными документами, эксперта ИСО от США Энди Поттера (Andy Potter - на фото) был опубликован 17 ноября 2025 года в социальной сети LinkedIn в учётной записи технического подкомитета ИСО TC46/SC11 «Управление документами».

Одна из сильных сторон деятельности технического подкомитета по стандартизации TC46/SC11 Международной организации по стандартизации (ИСО) заключается в том, что наша работа находится на стыке сфер деятельности многих других профессиональных сообществ, занимающихся стандартизацией. Документы и архивы не существуют изолированно, их облик формируются тем, как проводятся транзакции, как осуществляется обмен информацией, как ведут себя цифровые системы и как создается и поддерживается доверие с течением времени.

«Созвездие» партнёрских технических комитетов по стандартизации

В рамках ИСО несколько технических комитетов обеспечивают «вверху по потоку» фундамент для тех свидетельств / доказательств, которыми мы [специалисты по управлению документами и архивисты – Н.Х.] впоследствии управляем, обеспечиваем долговременную сохранность и делаем доступными. Ниже перечислен ряд наиболее важных комитетов такого рода:

Технический комитет ИСО TC 154 «Процессы, элементы данных и документы в коммерции, промышленности и управлении» (Processes, data elements and documents in commerce, industry and administration), см. https://www.iso.org/committee/53186.html 

Данный технический комитет занимается стандартизацией способов структурирования и обмена данными деловых и административных транзакций. Его работа над 

• стандартами ISO 8601 «Дата и время – Представления для обмена информацией» (Date and time — Representations for information interchange), 
  
  
• стандартами EDIFACT (это стандарты семейства ISO 9735 «Электронный обмен данными в управлении, торговле и на транспорте (EDIFACT) - Синтаксические правила для прикладного уровня» (Electronic data interchange for administration, commerce and transport (EDIFACT) - Application level syntax rules) и др. – Н.Х.), и 
  
  
• стандартами рассчитанных на долговременное использование форматов усиленных электронных подписей (имеется в виду стандарт ISO 14533 «Процессы, элементы данных и документы в торговле, промышленности и управлении – Подписи для долговременного использования» (Processes, data elements and documents in commerce, industry and administration - Long term signature), который на международном уровне регламентирует форматы усиленных электронных подписей CAdES, PAdES и XAdES – Н.Х.), 

- формирует техническую основу для надёжных и заслуживающих доверия электронных документов. 

Результаты применения стандартов TC 154 (т.е. документы, образующиеся в деловой деятельности и государственном управлении – Н.Х.) часто становятся тем «сырьём», которое документные системы, рассматриваемые подкомитетом SC11, должны захватывать, а затем осуществлять стратегическое управление ими и обеспечивать их долговременную сохранность.

Технический комитет ИСО TC 171 «Программные приложения для управления контентом» (Document Management Applications), см. https://www.iso.org/committee/53650.html 

Этот технический комитет - наш ближайший «сосед» по тематике. От форматов PDF/A и PDF/UA и до технологий сканирования документов и управления их графическими образами, технический комитет TC 171 специфицирует многие форматы и процессы, которые ежедневно используются при внедрении стандартов подкомитета SC11. Наше партнёрство обеспечивает учёт требований к управлению документами по мере развития стандартов управления электронным контентом.

Технический подкомитет ИСО/МЭК JTC1/SC42 «Искусственный интеллект» (Artificial Intelligence), см. https://www.iso.org/committee/6794475.html 

Работа подкомитета SC42 в области рисков, надежности, прозрачности и управления жизненным циклом ИИ тесно пересекается с растущим в SC11 интересом к вопросам объяснимости документов, алгоритмической подотчетности и документированию процессов принятия решений с ИИ-поддержкой. Эти взаимосвязи будут лишь углубляться по мере того, как все больше документов будет создаваться в системах на основе ИИ.

Технический комитет ИСО TC 307 «Технологии блокчейна и распределенных реестров» (Blockchain and Distributed Ledger Technologies), см. https://www.iso.org/committee/6266604.html 

По мере того, как организации начинают пилотное внедрение распределенных реестров, становятся центральными вопросы доказательной ценности, документирования процессов и долгосрочной доступности. Подкомитет SC11 со своей стороны привносит точку зрения управления документами в дискуссии о неизменности записей в распределённых реестрах, смарт-контрактах и архитектурах верификации.

Технический комитет ИСО TC 292 «Безопасность и жизнестойкость» (Security and resilience), см. https://www.iso.org/committee/5259148.html 

Стандарты менеджмента непрерывности деловой деятельности, риска и инцидентов естественным образом согласуются с рекомендациями подкомитета SC11 относительно документирования действий, ведению авторитетных (т.е. заслуживающих доверия и надёжных – Н.Х.) документов и обеспечению непрерывности сбора и поддержания доказательств даже в условиях перебоев.

Каждая из таких взаимосвязей помогает подкомитету SC11 видеть более широкую экосистему, в рамках которой существуют наши стандарты. Эти взаимосвязи также дают нам возможность повлиять на то, как системы «вверх по потоку» генерируют, аутентифицируют и сохраняют информацию, которая в конечном итоге становится частью архивных документов.

По ходу выполнения нами текущей программы работ подкомитета (охватывающей вопросы от метаданных и уничтожения/передачи документов до обеспечения электронной сохранности, искусственного интеллекта и оценки имеющихся возможностей), эти связи с партнёрскими комитетами и подкомитетами обеспечивают согласованность наших стандартов с технологиями и процессами, которые формируют мировые информационные потоки.

Если Вы заинтересованы в оказании помощи с укреплением любой из этих связей, или же знаете о новых и нарождающихся областях, в которых подкомитету SC11 необходимо присутствовать, - мы будем рады связаться с Вами и узнать Ваше мнение.

Эндрю Поттер (Andrew Potter)

Мой комментарий: Те, кто следит за публикуемыми на моём блоги обзорами стандартов, представляющих интерес для специалистов по управлению документами и информацией, наверное, заметили, что такие стандарты выпускаются десятками технических комитетов и подкомитетов ИСО, МЭК и иных органов, занимающихся разработкой стандартов. 

И это не удивительно, ведь абсолютно любая деловая деятельность всегда опирается на документы, порождает их, и находит в них своё отражение. Повсеместно именно документы используются для надёжного сохранения корпоративной памяти и памяти общества. Практически нет таких сфер деятельности, стандарты для которых – хотя бы косвенно – так или иначе не упоминали вопросы управления документами и обеспечения их долговременной сохранности и доступности без ущерба для юридической и доказательной силы :) 

Точно так же, появление абсолютно любой инновационной технологии заставляет пересматривать те или иные аспекты управления документами и архивного дела.

Источник: сайт LinkedIn
https://www.linkedin.com/feed/update/urn:li:groupPost:4175551-7396195707537223682 

Континуум, о котором нам следует думать в области управления документами и информацией

Данный пост австралийского специалиста в области управления документами и информацией Карла Мелроуза (Karl Melrose – на фото) был опубликован 16 октября 2025 года на его блоге Meta-IRM (Мета-управление информацией и документами).

Континуум (непрерывность), на который нам всем следовало бы обратить внимание, - это континуум между структурированным и неструктурированным. Мы стали относиться к нему враждебно, не осознавая, что это решение большинства наших проблем.

Что это значит?

Документы без структуры - это просто шум: что-то записано, но это что-то не особенно полезно. Добавьте немного структуры, и появится полезность - это разница между случайным набором букв и языком.

Добавьте ещё больше структуры – укажите тему документа, сделайте регистрационную карточка - и управлять документами станет легко. Уберите часть шума (что обычно означает более сильную структуризацию), и полезность возрастёт, потому что увеличится объём содержательного контента.

В чём секрет любой хорошей деловой деятельности? Это структура.

Чем больше я об этом думаю, тем мне сложнее понять, почему мы [специалисты по управлению документами – Н.Х.] не хотим использовать максимально структурированные данные – хотя на самом деле всё равно их используем! Мы признали их превосходство: ведь EDRMS-система управления документами и контентом по сути дела представляет собой файловый сервер с подключённой к нему базой данных, и большинство из нас говорят всем, что использование EDRMS - это единственный хороший способ управления документами.

Возможно, когда-то было время, когда разделение управления данными и управления документами было оправданным. Вероятно, это было до того, как мы начали столь сильно полагаться на базы данных для управления нашей собственной работой.

Пора бы нам признать и принять, что подобно тому, как базы данных создают более качественные документы для управления нашими документами, - базы данных также, как правило, создают более качественные документы для управления работой других сотрудников.

Пора нам осознать нелепость продолжающегося разделения управления данными и управления документами. В конечном счёте, будь то неструктурированные документы или базы данных - это всё документы, и все они становятся лучше, когда люди управляют ими.

Игнорировать определенные документы только потому, что они создаются на более структурированном конце континуума, бессмысленно.

Подобное игнорирование означает, что мы [специалисты по управлению документами – Н.Х.] можем предложить меньше, - и это подрывает доверие к нам, ведь сотрудники должны иметь возможность обратиться к нам помощью в выборе наилучшего способа документирования важной для них информации и управления ею.

И до тех пор, пока мы не признаем, что базы данных входят в нашу профессиональную сферу ответственности, сотрудники такую поддержку получить не смогут.

Мы не одиноки в своих заблуждениях - специалисты по управлению данными ведут себя столь же нелепо. Они так же некомфортно чувствуют себя в запутанном мире документов, как и специалисты по управлению документами – в мире структурированных данных.

Конечный результат этого в том, что каждая из этих профессий становится менее значимой, если не принимает во внимание работу другой. Есть своё место для настоящей структуризации, и есть своё место для неупорядоченного мира документов.

Если мы хотим по-настоящему служить своим организациям и делать их лучше, нам следует думать о континууме между структурированным и неструктурированным. Прямо сейчас мы думаем об этом как о различии между «нашим» и «чужим».

«Документность» не определяется технологиями, и мы использовали все остальные технологии по мере их появления, потому что важны были сами документы - их содержание (контент), а не носитель информации.

Дисциплина управления документами сейчас переживает не лучшие времена – думаю, мы все с этим согласны.

Мне также часто говорят, что главное в управлении документами - это обеспечение подотчётности.

Лично я считаю, что в настоящее время положение дел следующее - наши организации привлекают нас к ответственности за невыполнение нами своих обязательств и за неспособность признать тот континуум, о котором нам следует думать, чтобы помочь организациям вести документацию и управлять ею таким образом, который лучше всего помогает им достигать своих целей.

Карл Мелроуз (Karl Melrose)

Источник: блог Meta-IRM 
https://metairm.substack.com/p/the-continuum-we-should-be-thinking