Жизненный цикл документа - не спецификация программного обеспечения (и путаница в этом вопросе обойдётся Вам в миллионы), часть 2

(Окончание, начало см. https://rusrim.blogspot.com/2026/09/1_01275264572.html )

Как решается эта проблема?

Проблема решается посредством изменения того вопроса, который направляет ход проектирования системы. Вопрос заключается не в том, «Реализует ли система управления документами жизненный цикл документа?», а в том, «Каким образом институциональная архитектура распределяет обязанности по управлению жизненным циклом документа между системами-производителями документов, системой управления документами и хранилищем для долговременного хранения документов?».

Мой комментарий: По этой постановке вопроса сразу видно государственного архивиста, который предполагает, что в организации есть всё – и деловые системы, и специализированная система управления документами, а электронный архив (причём не абы какой, а соответствующий весьма суровым требованиям модели OAIS). Но как быть какому-нибудь ОАО «Тушканчик», у которого, возможно, кроме облачной электронной почты и мессенджера ничего и нет?   

Чтобы ответить на этот вопрос, я использую то, что я называю «матрицей владения документами» (Matriz de Titularidad Documental, MTD): каждый процесс жизненного цикла имеет, согласно архитектуре, своего владельца, и [нежелательная, с точки зрения автора – Н.Х.] зависимость возникает именно в тот момент, когда какая-то система присваивает себе право владения, которое ей не принадлежит.

Проблема решается не путем расширения функциональных возможностей, а посредством четких соглашений об обмене данными и документами, стандартизированных метаданных, технологической независимости компонентов и применения описанной выше «матрицы владения документами» в качестве диагностического инструмента до начала любого проекта или тендера по модернизации.

Преимущества «независимой» архитектуры

В числе преимуществ, обеспечиваемой «независимой» архитектурой, можно назвать следующие:

• Реальная интероперабельность между порождающими документы деловыми системами, системой управления документами и хранилищем документов;
   
• Проекты конверсии /миграции ввиду устаревания технологий перестают быть крайне рискованными; 

• Адаптация к изменениям в законодательстве без переписывания всей системы управления документами;
  
  
• И, прежде всего, жизнеспособное обеспечение долговременной сохранности электронных материалов, поскольку документальный контекст не зависит от работоспособности исходного программного обеспечения.

Давайте поразмышляем

Я подозреваю, что одним из самых больших препятствий на пути развития систем управления электронными документами является не технологии, а, скорее, ошибочная архитектурная интерпретация самого жизненного цикла документа.

Смешение модели управления документами и архивами с моделью реализации программного обеспечения привело к созданию монолитных платформ, которые с трудом эволюционируют, которые дорого заменять и которые, как это ни парадоксально, являются более «хрупкими» в плане обеспечения электронной сохранности.

Возможно, настоящая проблема заключается не в создании более полнофункциональных систем управления документами, а в проектировании архитектур, в рамках которых документ сохраняет свою автономию от программного обеспечения, которое им управляет в настоящий момент времени.

Применяла ли когда-либо Ваша организация «матрицу владения» к своей собственной системе управления документами - или же предполагается, что система управления документами владеет всем жизненным циклом? Мне было бы интересно узнать о Вашем опыте, которым Вы можете поделиться в своих комментариях.

Джон Гонсалес (Jhon Alexander González Flórez)

Источник: LinkedIn
https://es.linkedin.com/comm/pulse/el-ciclo-de-vida-documental-es-una-especificaci%C3%B3n-y-te-gonzalez-f--qmrge 

Итоги очередного заседания рабочей группы WG20 технического подкомитета ИСО TC46/SC11 «Управление документами»

Данный пост был выложен 5 августа 2026 года новозеландским комитетом по стандартизации, зеркальным для технического подкомитета ИСО TC46/SC11 «Управление документами», в его разделе «International Recordkeeping Standards - NZ Group» в социальной сети LinkedIn.

Вечером 4 августа 2026 года по новозеландскому времени под председательством Кэтрин Робинсон (Catherine Robinson, Австралия) состоялось 19-е заседание рабочей группы WG20 «Модель для оценки зрелости способности управлять документами» (Records management capability assessment model – пока что именно это название указывается на сайте ИСО – Н.Х.) технического подкомитета TC46/SC11 «Управление документами» Международной организации по стандартизации (ИСО). 

Как всегда, приятно было наблюдать глобальное сотрудничество в рамках этой группы с участием представителей Австралии, Новой Зеландии, Южной Африки, Швеции, Швейцарии, Великобритании и США.

На заседании мы подтвердили новое название рабочей группы WG20 - «Осведомленность и возможности» (Awareness and Capability), - вместо «Модель для оценки зрелости способности управлять документами». Это новое название лучше отражает сферу охвата и цели работы группы по поддержке развития возможностей для управления документами в организациях.

Мой комментарий: Данную смену названия (и соответствующие изменения в тексте проектов группы) можно приветствовать, поскольку в настоящее время не ощущается потребности в разработке именно стандартизированной модели зрелости, да и соответствующий практический опыт не накоплен.

Рабочая группа рассмотрела ход работы над недавно утверждённым проектом технических спецификаций ISO/AWI TS 25147 «Информация и документация - Модель оценивания способности управлять документами» (Information and documentation - Records management capability assessment model, см. https://www.iso.org/standard/89251.html , - c учётом отзывов, полученные на пленарном заседании технического подкомитета SC11 в Милане (в июле 2026 года) по консолидированным областям. 

Мой комментарий: В марте 2021 года профильный технический подкомитет Международной организации по стандартизации (ИСО) по вопросам управления документами TC46/SC11 принял решение об открытии нового проекта ISO/TS 7126 «Информация и документация – Модель для оценки зрелости способности управлять документами» (Information and documentation - Records management capability assessment model, см. https://www.iso.org/standard/82653.html , а также мой пост http://rusrim.blogspot.com/2021/12/isots-7126.html ) и создании под него рабочей группы WG20. Проект был доведен до стадии «финального проекта» и затем по ряду причин остановлен. Сейчас фактически произошёл «перезапуск» этого проекта под слегка изменённым названием.

В ходе заседания рабочей группы WG20 в центе внимания были завершение работы над содержанием документа и обеспечении согласованности разделов, написанных различными авторами. Также был представлен обзор текущего положения дел с подготовкой проекта технических спецификаций на онлайн-портале ИСО для разработки стандартов (standard development portal, SDP).

Рабочая группа WG20 также подтвердила принятые на пленарном заседании в Милане резолюции подкомитета SC11, касающиеся «предварительного» проекта (preliminary work item, PWI) ISO/PWI 25952 «Управление документами – Повышение осведомленности и развитие возможностей» (Records Management – Awareness and Capability Development). Эти резолюции инициируют подготовку формального предложения об открытии нового проекта технических спецификаций. Проект включён в план работы рабочей группы WG20, а его руководителем назначен Энди Поттер (Andy Potter, США).

Следующее заседание группы запланировано на 1 сентября 2026 года.

Источник: сайт LinkedIn
https://www.linkedin.com/posts/last-night-4-august-nz-time-isotc-46-share-7490534809501519874-jE4H/ 

Жизненный цикл документа - не спецификация программного обеспечения (и путаница в этом вопросе обойдётся Вам в миллионы), часть 1

Данный пост колумбийского специалиста Джона Александра Гонсалеса Флореса (Jhon Alexander González Flórez, или Jhon A. Gonzalez F. – на фото), сотрудника управления проектов электронного документооборота в компании Grupo IB Consulting SAS, был опубликован 27 июля 2026 года в социальной сети LinkedIn.

В течение многих лет сотни тендерных документов и матриц с требованиями, - как в Колумбии, так и других странах региона, - основывались на одной и той же предпосылке: если архивный стандарт описывает планирование, создание, управление и обработку, упорядочение, распространение, окончательное уничтожение / передачу на архивное хранение и обеспечение долговременной сохранности, то и система управления электронными документами (Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo, SGDEA) должна выполнять каждый из этих процессов.

Эта предпосылка ошибочна с архитектурной точки зрения, и следование ей в течение двадцати лет влечет за собой затраты, которые никто не закладывает в бюджет, пока не становится уже слишком поздно.

В Колумбии также изначально исходили из этой же предпосылки.

Что же происходит на самом деле?

Жизненный цикл документа - это модель стратегического управления доказательствами, а не диаграмма функциональных возможностей, которые должно поддерживать программное обеспечение. Когда организация буквально переносит эту модель в архитектуру своей системы управления документами, то система перестаёт выполнять архивную функцию и начинает абсорбировать бизнес-логику: правила выполнения процессов и процедур, статусы, функциональные проверки и полные процессы из сферы управления деловыми процессами (Business Process Management, BPM). Документ перестаёт быть независимым институциональным активом и становится зависимым от программного обеспечения, которое, по определению, однажды будет заменено.

Мой комментарий: Читатели моего блога, наверное, заметили, что в настоящее время, наоборот, многие специалисты выдвигают аргументы в пользу большей интеграции документных систем с деловыми процессами – вместо выполнения ими роли исключительно хранилищ «отработанных» в ходе деловой деятельности документов. Те же наши российские СЭД (даже самые что ни на есть «традиционные») всегда поддерживали как минимум процессы управления организацией, контроль исполнения, переписку с внешними сторонами и т.п. – т.е. их роль никогда не сводилась исключительно к роли защищённого хранилища. Причина проста – никто не станет платить деньги за одно лишь хранение отработанных материалов – и никакие ссылки на «идейную чистоту» тут не помогут …

В то же время я соглашусь с тем, что некритично переносить требования архивно-документационных нормативных документов в спецификации систем неправильно – особенно тогда, когда эти системы как раз предполагается использовать для поддержки деловой деятельности организации!

Это именно то, что я в своей книге о зависимых и независимых архитектурах определяю как «зависимую (сопряжённую) архитектуру» (arquitectura acoplada) – это экосистема, в раках которой специалист по управлению документами не управляет делом, а является его владельцем (или, как говорится в другом месте, «это модель, в которой технологические решения обусловливают работу архивного инструмента» - Н.Х.).

Мой комментарий: В апреле 2026 года была опубликована новая книга Джона Александра Гонсалеса Флореса (Jhon Alexander González Flórez) «Зависимые и независимые архитектуры систем управления документами: Как проектировать системы, способные пережить институциональные изменения» (Arquitecturas Acopladas y Desacopladas en Gestión Documental: Cómo diseñar sistemas que sobrevivan al cambio institucional), на испанском языке, см. http://amazon.com/dp/B0GY4MP848

Почему данная проблема становится очевидной только через двадцать лет?

Данная проблема становится очевидной обычно только лет через двадцать, потому что большинство организаций оценивают успешность своей системы управления документами по её способности поддерживать деловую деятельность сегодня и сейчас (что, с моей точки зрения, логично – Н.Х.). Почти никто не оценивает её по её способности пережить замену самой системы - но именно это, а не нечто иное, должно быть истинным показателем зрелости.

Симптомы проблемы всегда появляется в одно и то же время – когда происходит миграция технологий. Именно в этот момент поднимаются вопросы, которые никогда не задавались на этапе проектирования. Где именно находится сам документ? Какая часть документов относится к деловой деятельности, а какая - к архиву? Возможно ли реконструировать контекст доказательств без переустановки исходного программного обеспечения?

Если ответ на эти вопросы нельзя получить, то проблема не в миграции - она носит архитектурный характер.

Последствия распространяются и на деятельность по обеспечению долговременной сохранности электронных материалов (электронной сохранности). Эталонная модель OAIS открытой архивной информационной системы четко говорит: необходимо обеспечить сохранность не просто двоичного файла, но и информации, необходимую для понимания этого объекта целевым сообществом спустя десятилетия. Когда смысл документа зависит от проприетарных систем управления деловыми процессами (BPM), обеспечение сохранности перестаёт быть технически осуществимым, независимо от того, сколько PDF/A-файлов было создано.

Мой комментарий: Утверждение о «невозможности обеспечения сохранности» как-то не вяжется с уже накопившимся за более чем 60 лет реальным опытом архивирования электронных материалов. Ничего невозможного тут нет – просто нужно своевременно позаботиться о сохранении достаточной вспомогательной информации и документов, которые необходимы для обеспечения доступности и пригодности к использованию архивных материалов.

(Окончание следует, см. https://rusrim.blogspot.com/2026/09/2_076805379.html )

Джон Гонсалес (Jhon Alexander González Flórez)

Источник: LinkedIn
https://es.linkedin.com/comm/pulse/el-ciclo-de-vida-documental-es-una-especificaci%C3%B3n-y-te-gonzalez-f--qmrge 

Почему ИИ не спасёт Вашу программу управления документами – и что действительно сможет Вам помочь, часть 2

(Окончание, начало см. https://rusrim.blogspot.com/2026/09/1_0800855826.html )

Первостепенное внимание всегда должно уделяться архитектуре

Ответом профессионального сообщества на проблему фрагментации стали автоматическая классификация с помощью ИИ и управление документами и информацией «по месту их хранения» (in-place governance). Оба подхода являются реальными достижениями, и я ни в коем случае не преуменьшаю их значимость. Если, однако, внедрять их как законченные решения, а не как тщательно выверенные компоненты более широкой стратегии, они способны вместо решения проблемы обеспечения демократической подотчетности лишь усугубить её.

Проведенное Корнеллским университетом (Cornell University) исследование показало, что системы искусственного интеллекта порождают галлюцинации в 69–88% случаев при выполнении сложных задач, и до 50% случаев — при решении относительно простых задач. В контексте управления документацией это не просто неэффективность текущей деятельности. Искусственный интеллект, который неверно классифицирует документ - например, устанавливающий короткий срок хранения высокоценному документу или не распознающий то, что группа электронных писем представляет собой доказательную базу для принятия значимого решения, - фактически уничтожает те самые свидетельства / доказательства, которые в один прекрасный день могут потребоваться для обеспечения демократической подотчетности. Сам ИИ не осознаёт, что разрушает цепочку документальных свидетельств (аудиторский след), - но именно это он и делает.

Первопричина почти всегда одна и та же: ИИ начал применяться до того, как была выстроена информационная архитектура. Я непосредственно столкнулся с этим в своей работе, разрабатывая архитектуру для одного государственного ведомства. Мне тогда удалось убедить ведомство сформировать категории информации на основе реальных рабочих процессов сотрудников, а не использовать унаследованные схемы классификации документов, которые персонал не понимал и не применял.

В тот момент ИИ можно было бы обучить работать с учётом логики деловой деятельности и - что критически важно - отражать реальную структуру принимаемых организацией решений, за которые она должна быть подотчётна. Однако впоследствии ИТ-служба организации сочла этот подход «слишком сложным и устаревшим» и доверила ИИ классифицировать уже имеющийся неструктурированный контент. Никакого существенного прогресса в результате добиться не удалось.

«Правительство, которое заявляет, что управлением его документами занимается ИИ, но чья информационная архитектура никогда не анализировалась, - отнюдь не повысило уровень своей подотчётности. Оно лишь подменило реальный контроль его видимостью».

Те же провалы характерны и для более широкого подхода к управлению информацией «по месту ее нахождения» (in-place governance). Такие инструменты, как Microsoft Purview, обладают несомненными преимуществами: они масштабируемы, устраняют барьеры в работе и интегрируются с платформами, которые сотрудники реально используют. С другой стороны, они не были изначально рассчитаны на сохранение контекстной целостности, необходимой для высокоценных, имеющих ключевое значение для обеспечения подотчетности документов.

Речь идет о контексте агрегирования взаимосвязанных объектов из разных систем, о возможности защитить принятые решения об уничтожении / передаче, и о наличии полной доказательной базы для сложных решений. Глобальное исследование практики стратегического управления информацией показало, что уровень внедрения Purview для целей стратегического управления информацией фактически снизился (с 50 до 40% опрошенных организаций), причем 94% респондентов сообщили о серьезных трудностях.

Причина связана не с недостатком знаний. Специалисты-практики на собственном опыте приходят к тому же выводу: подход «управления по месту нахождения», используемый сам по себе, не является адекватным для обеспечения того уровня защитимого (в случае споров и расследований – Н.Х.) ведения документации, которого требуют стандарты публичной подотчётности.

Гибридное решение

Предлагаемое мною решение - это не модель централизованных специализированных EDRMS-систем управления документами и контентом, и не передача ответственности за управление документами деловым программным приложениям. Это также и не «управление по месту нахождения» в чистом виде. Это осознанно выбранное гибридное решение: выбор подходящей модели для конкретных документов, с учетом требований к подотчётности, касающихся этих документов. К такому выводу меня привели не одна только теория, но и многолетний опыт внедрения и изучения вопроса.

Высокоценные документы - те, что документируют решения, транзакции и факты использования властных полномочий, - собираются и централизованно управляются в специализированной EDRMS-системе, обеспечивающей защитимое управление жизненным циклом. 

В повторяющиеся транзакционные процессы управление документами может быть встроено непосредственно в момент создания документа. 

Рутинный контент с низким уровнем риска может управляться по месту его нахождения, при этом должны осознаваться и компенсироваться ограничения соответствующих инструментов.

Во всех случаях сначала должна выстраиваться информационная архитектура - не как работа, предваряющая разработку стратегии управления документами, а как сама суть этой стратегии. Этот момент я хочу особо подчеркнуть.

Если всё сделать правильно, то классификация с помощью ИИ станет мощным масштабируемым инструментом, позволяющим обеспечить стратегическое правление информацией в объемах, которые требуются для современных организаций. Если же допустить ошибку или пропустить этот этап, то ИИ лишь усугубит проблемы с управлением документами за счёт высокой скорости и больших масштабов, создавая при этом ложную иллюзию автоматизированного исполнения законодательно-нормативных требований. В таком случае пробел в плане обеспечения подотчётности не исчезает – наоборот, он незаметно увеличивается, скрываясь при этом за красивыми контрольными панелями (dashboard), которые рапортуют о том, что всё в порядке.

Почему я пишу об этом сейчас

Я размышляю над этим вопросом в тот момент, когда в мире плодятся государственные органы и учреждения, всё более склонные к непрозрачности. Их устраивает работа в условиях, когда недоступны, неполны или вовсе отсутствуют документы, свидетельствующие о том, как принимались решения. Искусственный интеллект, если мы этому не воспрепятствуем, лишь ускорит эту тенденцию. Сам по себе ИИ не сможет развернуть ситуацию в обратную сторону. 

В своем полном эссе я сформулировал шесть принципов для специалистов-практиков, а также - опираясь на свой сорокалетний опыт - обосновываю мысль о том, что управление документами является одной из важнейших сфер, в которые может инвестировать демократическое общество.

Эта работа не считается «гламурной» и редко оценивается по достоинству. Специалисты по управлению документами являются хранителями институциональной памяти, которая в свою очередь является «валютой» подотчётности. Без неё обещания того, что действия властей будут прозрачными, проверяемыми и подотчётными, останутся лишь пустыми словами.

Найджел Каррутерс-Тейлор (Nigel Carruthers-Taylor)

Источник: сайт издания IDM
https://idm.net.au/article/0015725-why-ai-wont-save-your-records-program-and-what-will