четверг, 30 апреля 2026 г.

ИСО: Начата работа над техническими спецификациями ISO/TS 25280 по вопросам управления документами в условиях применения ИИ для деловой деятельности и с использованием ИИ-инструментов

Искусственный интеллект сейчас у всех «на слуху», и к нему проявляет интерес, в том числе, и сообщество архивистов и специалистов по управлению документами. Этот интерес нашёл своё отражение в деятельности технического подкомитета TC46/SC11 «Управление документами» Международной организации по стандартизации (ИСО), где в рамках рабочей группы WG22 идёт сейчас работа над техническими спецификациями ISO/AWI TS 25280 «Информация и документация - Управление документами и искусственный интеллект - Принципы и соображения» (Information and documentation - Records management and Artificial Intelligence- Principles and Considerations), которые, как предполагается, будут состоять из двух частей:

Часть 1: «Управление документами в условиях применения ИИ для деловой деятельности» (Part 1: Records management in artificial intelligence enabled environment), https://www.iso.org/standard/92967.html 

 

Как отмечается в аннотации, «В настоящем документе рассматриваются принципы и рекомендации в отношении управления документами, поддерживающего использующие ИИ деловые процессы и охватывающего как документы, созданные с помощью ИИ, так и документы, относящиеся к ИИ».

Состав частей сейчас ещё не стабилизировался, и предварительно содержание первой части выглядит следующим образом:

Предисловие
Введение
1. Область применения
2. Нормативные ссылки
3. Термины и определения 
4. Принципы управления документами в средах с поддержкой ИИ
5. Заинтересованные стороны в управлении документами в средах с поддержкой ИИ
6. Вопросы управления документами в средах с поддержкой ИИ
7. Соображения, касающиеся управления авторитетными (заслуживающими доверия) документами в средах с поддержкой ИИ
Приложение А (справочное): Относящиеся к документам требования европейского Закона об ИИ
Приложение B (справочное): Текущее представление о документах, относящихся системам ИИ
Библиография

Часть 2: «Использование возможностей ИИ для управления документами» (Part 2: Application of artificial intelligence capabilities for records management), https://www.iso.org/standard/92968.html 

В аннотации отмечается, что «В настоящем документе изложены принципы и соображения в отношении применения искусственного интеллекта при реализации мер контроля и управления документами, в документных процессах, а также к системам управления документами и контентом.»


Предварительно содержание второй части следующее:

Предисловие
Введение
1. Область применения
2. Нормативные ссылки
3. Термины и определения 
4. Принципы использования ИИ для целей управления документами
5. Заинтересованные стороны в использовании ИИ для целей управления документами
6. Навыки, обучение и образование в отношении связанных с ИИ документов
7. Возможности и соображения в отношении использования ИИ для целей управления документами
8. Соображения в отношении оценки рисков использования ИИ для целей управления документами
Библиография

Известный американский эксперт Энди Поттер (Andy Potter) в своих постах в социальной сети LinkedIn, посвящённых данному проекту (см. https://www.linkedin.com/feed/update/urn:li:activity:7445174224693968896 и https://www.linkedin.com/feed/update/urn:li:activity:7445175313480761344 ), говорит о его важности следующее:

Часть 1 важна, потому что она:

  • Расширяет трактовку понятия «документ». Организациям следует относиться к результатам работы систем ИИ, журналам аудита и артефактам, возникающим при принятии решений, как к документам, имеющим доказательную силу;

  • Вводит новые категории документов. Проводится различие между сгенерированными ИИ документами - и документами, имеющими отношение к ИИ, включая обучающие данные, подсказки, модели и историю взаимодействий с системой.

  • Поддерживает подотчётность и прослеживаемость. Эффективное управление записями является основой для документирования решений, принимаемых с помощью ИИ, и для обеспечения возможности проведения аудита, надзора и исполнения законодательно-нормативных требований.

  • Устанавливает связь с новыми концепциями стратегического управления ИИ. Документ согласуется с более широкими международными усилиями в области связанных с ИИ рисков, прозрачности и управления жизненным циклом ИИ.
Данный документ будет содержать практичные принципы и рекомендации, которые помогут организациям:
  • Интегрировать управление документами в проектирование и эксплуатацию систем искусственного интеллекта;

  • Обеспечить захват доказательств на протяжении всего жизненного цикла ИИ;

  • Обеспечивать исполнение эволюционирующих законодательно-нормативных требований.

Часть 2 важна, потому что она:

  • Способствует автоматизации процессов работы с документами. ИИ может поддерживать классификацию, генерацию метаданных, экспертизу степени конфиденциальности и проведение уничтожения/передачи документов при условии внедрения ИИ с использованием соответствующих мер контроля и управления;

  • Повышает требования к стратегическому управлению и надзору. Для поддерживаемых ИИ документных процессов организации обязаны обеспечить сохранение ими надёжности, возможности аудита и соответствие принципам управления документами; 

  • Описывает новые факторы риска. Использование ИИ в документных системах влияет на аутентичность, целостность, прозрачность и подотчётность;

  • Поддерживает интеграцию со стратегиями цифровой трансформации. Управление документами с использованием ИИ становится частью более широких корпоративных архитектур информации и данных.

Данный документ окажет поддержку организациям в:

  • Ответственном «встраивании» возможностей ИИ в документные системы;

  • Поддержании доказательной ценности и возможности доверять документам;

  • Согласовании использующих ИИ процессов существующими стандартами управления документами.

Источники: сайт ИСО / сайт LinkedIn
https://www.linkedin.com/feed/update/urn:li:activity:7445174224693968896 
https://www.linkedin.com/feed/update/urn:li:activity:7445175313480761344 

среда, 29 апреля 2026 г.

Квалифицированное электронное архивирование: Почему бремя доказывания – важная тема

Данный пост генерального директора бельгийской компании Docbyte Фредерика Росселя (Frederik Rosseel) был опубликован 12 февраля 2026 года в социальной сети LinkedIn.

Большинство разговоров об архивировании, особенно в наши дни, начинается не с того места. Они начинаются с темы хранения:

  • Объёмы («Почём рыба, - простите, терабайт?»);

  • Резервные копии;

  • Облачные хранилища;

  • Обеспечивается ли суверенность («О, да!»)

Однако в случае судебного спора, в ходе аудита или при исполнении законодательно-нормативных требований, вопросы хранения не являются определяющим фактором. Все эти вопросы не такие уж непонятные, поскольку «горячая картошка» часто перебрасывается в ИТ-отдел.

Результат определяется кое-чем гораздо более стратегическим: вопросом о том, на кого и какое ложится бремя доказывания

Бремя доказывания

Когда доказательства оспариваются, главный становится вопрос о том, кто должен доказывать их целостность. И этот вопрос встаёт не только для подписанных документов; та же проблема существует и для неподписанной информации, такой как:

  • сообщения электронной почты,

  • PDF-файлы без усиленных электронных подписей,

  • журналы транзакций и отчёты,

  • результаты экспорта контента из деловых систем,

  • структурированные данные.

Иными словами, это проблема для любой изначально-электронной информации, которая может использоваться в качестве доказательства. Если эта информация становится актуальной для спора или расследования, Вам всё равно необходимо будет доказать её аутентичность и неизменность.

Подписанные усиленными электронными подписями документы добавляют дополнительный слой сложности (подпись должна оставаться проверяемой с течением времени), однако основная проблема стоит шире: целостность должна сохраняться с течением времени, независимо от существования подписи.

Если Ваша организация не может положиться на признанную систему доверительных услуг, то Вы унаследуете дорогостоящую проблему. Вам, возможно, придётся:

  • Демонстрировать с помощью технических средств, что информация не была изменена;

  • Объяснять имеющиеся в системе меры и средства контроля и управления, а также историю доступа;

  • Обосновывать практики установления и отслеживания сроков хранения, а также проведения уничтожения;

  • Обосновывать надёжность криптографических механизмов по прошествии многих лет (и, где это применимо, действительность подписи),

- и всё это придётся делать в течение сжатых сроков.

Делать это не только дорого – результаты не гарантированы и уязвимы для оспаривания. 

Как квалифицированное электронное архивирование меняет эту динамику.

Когда архивирование осуществляется в рамках признаваемой системы, существует презумпция целостности, и бремя доказывания перекладывается на оспаривающую сторону.

Этот аспект не теоретический, он напрямую влияет:

  • На стратегию в ходе судебных разбирательств,

  • На модели страховых рисков,

  • На рычаги, которыми располагают стороны в процессе урегулирования споров,

  • На уверенность контролирующих органов,

  • На позицию совета директоров в отношении рисков.

Вот почему лучший способ понять полезность решения для обеспечения долговременной сохранности - это рассматривать его не с точки зрения инструмента хранения, а в качестве процессуального преимущества в будущих спорах.

Сценарий судебного разбирательства (12 лет спустя)

Представьте себе такую, достаточно реалистичную ситуацию: Финансовое учреждение (банк) сталкивается со спором по поводу файла с контрактом 12-летней давности.

В этом случае две вещи могут быть оспорены:

  • Само содержание: «Как вы докажете, что этот PDF-файл / результат экспорта из деловой системы / документ по-прежнему точно такой же, каким он был 12 лет назад?»

  • Подпись (если он был подписан): «Срок действия сертификата истёк. Можете ли Вы по-прежнему доказать верность всей цепочки подписей и время их создания?»

Что происходит в отсутствие структурированного сохранения? Банк вынужден реконструировать прошлое:

  • восстанавливать контекст валидации подписей,

  • объяснять историю криптографических операций,

  • демонстрировать надёжность своих мер внутреннего контроля и управления,

  • надеяться, что нужные журналы аудита всё ещё существуют,

  • убеждать другие стороны в том, что ничего не было изменено.

Это создаёт неопределенность и ослабляет Вашу позицию.

При использовании квалифицированного электронного архивирования ситуация (Qualified Electronic Archiving, QEA) ситуация меняется. Вместо того чтобы восстанавливать прошлое из фрагментов, Вы можете продемонстрировать непрерывность, предъявив:

  • доказательства целостности, которые остаются значимыми,

  • историю обновления, демонстрирующую проведение технического обслуживания с течением времени,

  • защитимую временную линию событий – что произошло и когда.

Что особенно важно, разговор в этом случае переходит с требования к Вам: «Докажите аутентичность» на требование к оспаривающей стороне: «Докажите неаутентичность».

Этот сдвиг меняет все. Время - это наш реальный противник. Но если киберугрозы на виду, то время - нет. Однако именно время тихо и незаметно разрушает доказательную ценность электронно-цифровой информации.

С годами:

  • алгоритмы становятся менее стойкими,

  • удостоверяющие центры исчезают,

  • списки доверенных УЦ эволюционируют,

  • поставщики разоряются,

  • системы выводятся из эксплуатации,

  • текучесть кадров приводит к утрате институциональной памяти,

  • контекст теряется, а в отсутствие контекста цифровую информацию становится сложнее защитить.

Важно отметить следующее: квалифицированный электронный архив - это не инструмент кибербезопасности. Это инструмент обеспечения устойчивости во времени.

Фредерик Россель (Frederik Rosseel)

Источник: сайт LinkedIn
https://www.linkedin.com/pulse/qualified-electronic-archiving-why-burden-proof-real-story-rosseel-sqe2e/ 

Уточнён порядок разработки и предоставления аэронавигационной информации

Приказом Минтранса России от 05 февраля 2026 года №50 утверждены Федеральные авиационные правила «Порядок разработки и предоставления аэронавигационной информации», которые вступили ы силу с 19 апреля 2026 года.
 
Федеральные авиационные правила «Порядок разработки и предоставления аэронавигационной информации» содержат 

  • Порядок разработки аэронавигационной информации (АНИ);

  • Требования к аэронавигационным данным (АНД);

  • Правила предоставления АНИ;

  • Перечень и содержание продуктов АНИ.
Разработка АНИ должна осуществляться в электронном (цифровом) виде (п.4).

В АНД включаются (п.12):
  • данные об аэродромах, вертодромах, посадочных площадках;

  • данные об элементах структуры воздушного пространства Российской Федерации;

  • данные о схемах маневрирования воздушных судов для аэродромов, вертодромов и посадочных площадок;

  • данные о радионавигационных средствах, системах;

  • данные о препятствиях;

  • географическая информация;

  • данные о местности;

  • информация о национальных и местных требованиях, службах и процедурах, в том числе по аэродромным сборам в аэропортах.
АНИ предоставляется в виде цифровых данных, в том числе на электронных носителях, или в печатном виде (п.33).

Цифровые данные должны предоставляется пользователям АНИ в виде следующих массивов данных (п.34):
  • массивы данных «Сборника аэронавигационной информации Российской Федерации» (aeronautical information publication; AIP России);

  • массивы данных о местности;

  • массивы данных о препятствиях;

  • массивы картографических данных аэродрома;

  • массивы данных о схемах маневрирования.
Поставщиком АНИ обеспечивается открытый доступ к АНИ посредством ее размещения на своем официальном сайте в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» (п.35).

Мой комментарий: Приказ Минтранса отражает полный переход от бумажных сборников аэронавигационной информации к цифровым форматам, от человеко-читаемой информации к машиночитаемым данным. Идёт создание высококачественной, стандартизированной и безопасной цифровой среды, которая является обязательным условием для дальнейшей автоматизации авиации и, в перспективе, для использования технологий искусственного интеллекта в управлении воздушным движением.

В числе основных изменений в Правилах можно назвать:
  • Обязательная цифровая форма разработки АНИ (п.4) - бумажные носители становятся вторичными;

  • Чёткий перечень данных (п.12) - от геоинформации и препятствий до схем маневрирования и аэродромных сборов;

  • Стандартизированные массивы (п.34): AIP России, данные о местности, препятствиях, картографические данные аэродромов, схемы маневрирования;

  • Открытый доступ через интернет (п.35) - поставщик АНИ обязан размещать информацию на официальном сайте.
Эффективность использования таких данных зависит от качества и актуальности исходных данных, представленных от аэродромов и вертодромов. Если цифровые форматы будут введены, а наполнение останется неполным или устаревшим, ценность системы снизится. Возможно потребуется усилить контроль за достоверностью и своевременностью обновления АНИ со стороны источников первичных данных.

Источник: Консультант плюс 
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=531369


вторник, 28 апреля 2026 г.

Сопоставление концепции «Оценка зрелости подхода к экспертизе ценности» (MAA) со стандартами технического подкомитета ИСО TC46/SC11 «Управление документами» (2)

(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2026/04/maa-tc46sc11-1.html )

3. Аспект MAA «Обеспечение соответствия законодательно-нормативным и иным установленным требованиям» → ISO 15489-1:2016 + ISO/TS 7538:2024

Аспекту MAA соответствия законодательно-нормативным, административным требованиям, требованиям стандартов и правил - соответствуют два ключевых документа из портфолио подкомитета SC11.

Стандарт ISO 15489-1:2016 устанавливает, что при проведении экспертизы ценности понимание законодательно-нормативной среды является основополагающим, а не опциональным фактором. Инструменты контроля и управления документами - в частности, указания по срокам хранения и действиям по их истечении - существуют для обеспечения выполнения на практике законодательно-нормативных требований.

По этому вопросу наиболее актуальным документом являются опубликованные в позапрошлом году технические спецификации ISO/TS 7538:2024 «Функциональные требования к уничтожению документов либо их передаче на архивное хранение» (Functional requirements for disposition of records), см. https://www.iso.org/standard/83150.html и https://www.iso.org/obp/ui/es/#!iso:std:83150:en . В этом документе описаны критерии оценки и наилучшие практики реализации процессов уничтожения/передачи документов таким образом, чтобы они соответствовали законодательно-нормативным требованиям и были интегрированы в оперативную деятельность организации. 

Мой комментарий: О технических спецификациях ISO/TS 7538:2024 см. мой пост https://rusrim.blogspot.com/2024/09/isots-75382024.html . В настоящее время идёт работа по адаптации данного документа в качестве российского стандарта.

Элементы аспекта концепции MAA соответствия законодательно-нормативным и иным требованиям практически один к одному совпадают с соответствующими соображениями в ISO/TS 7538.

Стоит отметить, что подкомитет SC11 также в настоящее время разрабатывает технические спецификации по оценке способностей в плане управления документами (Capability Assessment Technical Specification), которые будут существенно пересекаться с аспектами соответствия и измерения зрелости в концепции MAA. Эти два проекта приходят к рассмотрению одной и той же проблемы, но начиная с разных отправных точек.

4. Аспект MAA «Методология и взаимосвязанные процессы» → ISO 15489-1:2016 + ISO/TR 21946:2018

Аспект MAA «Методология и процессы» - охватывающий процесс экспертизы ценности, процесс повторной экспертизы/обновления, процесс обеспечения долговременной сохранности и процесс уничтожения/передачи – более всего пересекается с документами в составе портфолио подкомитета SC11.

Основополагающим стандартом опять же является ISO 15489-1:2016, который в своей редакции 2016 года изменил саму трактовку понятия appraisal (ранее – «экспертиза ценности», теперь – «документационный анализ», или же, более длинно, «анализ процессов управления документами и экспертиза ценности документов» - Н.Х.), определив документационный анализ как «регулярно повторяющийся процесс анализ деловой деятельности и контекста с целью определения того, какие документы должны быть созданы и захвачены, и как ими затем следует управлять во времени». Это почти дословное описание того, что оценивается в методологическом аспекте концепции MAA. 

Технический отчёт ISO/TR 21946:2018 разъясняет технические детали, которые стандарт ISO 15489 намеренно не рассматривает, оставляя их на откуп вспомогательным стандартам. Описание методологию экспертизы ценности в данном документе напрямую соответствует элементам процессного аспекта концепции MAA.

Что касается такого элемента процессного аспекта, как процесс обеспечения долговременной сохранности, то соответствующую концептуальную основу обеспечивает стандарт ISO 14721:2025 «Практика использования систем космических данных – Эталонная модель открытой архивной информационной системы (OAIS)» (Space Data System Practices - Reference model for an open archival information system (OAIS), см. https://www.iso.org/standard/87471.html и https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:87471:en  , а также мой пост https://rusrim.blogspot.com/2025/04/iso-147212025-oais.html - Н.Х.) - хотя стоит отметить, что это не стандарт подкомитета SC11, а адаптированный в ИСО стандарт Консультативного комитет по системам хранения данных космических исследований (Consultative Committee for Space Data Systems, CCSDS – глобальная организация, основной задачей которой является разработка и поддержка стандартов и рекомендаций, связанных с космическими исследованиями – Н.Х.).

В подкомитете SC11 сейчас активно работает целевая рабочая группа, которая в настоящее время составляет «карту» ландшафта деятельности по обеспечению долговременной сохранности электронных материалов в интересах будущей стандартизации.

Процессы проведения повторной экспертизы ценности и уничтожения/передачи также взаимосвязаны с упомянутыми выше техническими спецификациями ISO/TS 7538:2024.

5. Аспект MAA «Инструменты» → Серия стандартов ISO 16175 + Серия стандартов ISO 23081

Аспект «Инструменты» в концепции MAA, охватывающий выявление документов, контента, важнейших документов; реестры информационных активов; инструменты для установления сроков хранения и проведения уничтожения/передачи; а также инструменты профилирования - соответствует двум сериям стандартов подкомитета SC11.

  • Стандарт в 2-х частях ISO 16175 «Информация и документация – Процессы и функциональные требования к программному обеспечению для управления документами» (Information and documentation - Processes and functional requirements for software for managing records) специфицирует, что именно должны быть способны делать документные системы -  это функциональная основа для оценки адекватности используемых организацией инструментов. Если Ваши инструменты не в состоянии поддерживать функциональные возможности, указанные в ISO 16175, то аспект «Инструменты» концепции MAA отразит этот пробел.

  • Серия стандартов ISO 23081 о метаданных для управления документами является подходящей концептуальной структурой для элементов идентификации и профилирования контента в рамках концепции МАА. Именно метаданные – сведения о том, кто создал документ, когда, в каком контексте, с какой целью - делают возможными автоматизированную идентификацию и профилирование контента. Организация, не имеющая зрелой практики работы с метаданными, не просто получит низкие оценки по аспекту MAA «Инструменты»; фактически она не готова к тому, чтобы обеспечить осмысленный анализ её документов с помощью ИИ.

Элемент «инструменты профилирования» аспекта MAA «Инструменты» (имеются в виду такие решения, как DROID, Archifiltre, Jhove и др.) не имеет прямого эквивалента в стандартах ИСО, показывая тем самим, что в данной области стандартизация ещё не догнала практику.

6. Аспект MAA «Критерии» → ISO/TR 21946:2018 + ISO/TS 7538:2024

Аспект концепции MAA «Критерии» - критерии обеспечения сохранности, выборки, уничтожения/передачи, оцифровки и раскрытия информации - являются наиболее теоретически богатым и имеет наиболее глубокие корни в архивной науке.

Основным источником здесь является технический отчёт ISO/TR 21946:2018, охватывающий концептуальную основу для критериев экспертизы ценности, включая доказательную, научно-исследовательскую и деловую ценность. Элементы аспект концепции MAA «Критерии» по сути представляют собой операционализацию теории экспертизы ценности, описанной в ISO/TR 21946.

Технические спецификации ISO/TS 7538:2024 рассматривает критерии уничтожения/передачи и сохранения документов, сформулированные в терминах практической работы.

Что касается конкретно критериев оцифровки, то подкомитет SC11 опубликовал в своё время технический отчёт ISO/TR 13028:2010 «Информация и документация - Руководство по организации оцифровки документов» (Information and documentation - Implementation guidelines for digitization of records, см. https://www.iso.org/contents/data/standard/05/23/52391.html и https://www.iso.org/obp/ui/#!iso:std:52391:en ; а также мой пост http://rusrim.blogspot.com/2010/12/blog-post_3868.html - Н.Х.). В этом документе описана структура принятия решений по оцифровке - непосредственно относящаяся к критериям оцифровки в MAA.

Мой комментарий: Существует перевод на русский язык в приложении к отчёту ВНИИДАД о НИР 2014 года на тему «Исследование и анализ зарубежной нормативно-методической документации, регулирующей вопросы оцифровки архивных документов», стр. 44-83, см. https://archives.ru/sites/default/files/2014-obzor-standart-digitization.pdf - Н.Х.).

Критерии раскрытия информации находятся на стыке управления документами и законодательства о защите персональных данных и о свободе доступа к государственной информации - это область, в которой стандарты подкомитета SC11 обеспечивают рамки, которые заполняет национальное законодательство.

Нарождающаяся конвергенция: ИИ и оценка способностей

Два активных проекта подкомитета SC11 напрямую вторгаются на «территорию» концепции MAA:

  • Технические спецификации в 2-х частях ISO/NP TS 25280 «Информация и документация - Управление документами и ИИ - Принципы и соображения» (Information and documentation – Records management and AI - Principles and Considerations): Подкомитет SC11 в настоящее время разрабатывает технические спецификации по вопросу о последствиях ИИ для создания, управления и обеспечения сохранности документов. Вероятно, этот документ (уже уровня стандарта) станет дополнением к тому, что концепция MAA предлагает в качестве инструмента оценки на уровне практики.

  • Технические спецификации «Оценка способностей в плане управления документами» (Capability Assessment): Здесь, возможно, мы наблюдаем наиболее прямую параллель — подкомитет SC11 разрабатывает технические спецификации для поддержки проведения оценки способностей и оценки зрелости программ управления документами. Концепция MAA и эти готовящиеся технические спецификации, по сути, являются параллельными усилиями, направленными на удовлетворение одной и той же потребности. Стоит внимательно следить за тем, каким образом они будут ссылаться или дополнять друг друга.

 
Аспекты концепции MAA

Основной вывод следующий: Концепция MAA функционирует не вне рамок системы стандартов, а, скорее, в промежутках между стандартами, задавая вопрос о том, действительно ли организации внедрили то, что требуют стандарты. Организация, которая способна продемонстрировать зрелость по всем шести аспектам концепции MAA, по определению, фактически внедрила на практике портфолио стандартов подкомитета SC11. Это полезная «переформулировка» для тех, кто хотел бы обосновать целесообразность одновременного внедрения как стандартов SC11, так и MAA.

Дополнительная информация: О концепции MAA см. также https://ai-collaboratory.net/wp-content/uploads/2024/11/S01212_5786.pdf . О портфолио стандартов подкомитета ИСО TC46/SC11 см. https://committee.iso.org/home/tc46sc11 

Эндрю Поттер (Andrew Potter)


Источник: сайт Substack
https://metaarchivist.substack.com/p/mapping-the-maa-framework-to-iso