Норвегия: Опубликовано руководство по архивированию изначально-электронных архивных материалов коммерческих организаций

В марте 2026 года архив норвежской губернии (фюльке) Вестфолд в восточной Норвегии опубликовал любопытное руководство «Извлечение из частного сектора и обеспечение сохранности созданных в цифровом виде архивных материалов» (Uttrekk og bevaring av digitalt skapt arkivmateriale fra næringslivet – Veileder) объёмом 67 страниц, см. https://www.nasjonalarkivet.no/content/uploads/2026/03/Vestfoldarkivet_Veilederen.pdf 

Во вводной части руководства отмечается:

«Практически все создаваемые сегодня архивные материалы являются цифровыми. В течение последних 20-30 лет бумажные архивные документы постепенно вытеснялись. Если мы хотим сохранить для будущего архивные документы, созданные в норвежских компаниях за последние десятилетия, то учреждениям, занимающимся сохранением культурного наследия, необходимо работать с цифровыми материалами. Однако мы наблюдаем, что усилия по сбору цифровых архивных материалов предпринимаются слишком поздно.

В норвежских учреждениях по сохранению культурного наследия явно не хватает ИТ-специалистов, способных обеспечить сохранность цифровых архивных материалов. Цель настоящего руководства - познакомить традиционного «бумажного» архивиста и придать ему уверенность в своих действиях при решении задач инвентаризации, оценки состояния и приема на архивное хранение цифровых архивных материалов. 

Это руководство адресовано тем, кто ощущает нехватку таких знаний, и его цель - показать, что эту задачу можно решать проще, чем об этом думают, и что большинство специалистов уже достаточно компетентны, чтобы справиться с ней. Здесь важно подчеркнуть ценность простых решений, которые могут быть не идеальными, но дают достаточно хорошие результаты, следуя принципу «лучше что-то, чем ничего».

Мы постоянно слышим, что изначально-электронные архивные материалы создают совершенно новые проблемы и требуют совершенно иных знаний и решений, чем работа с бумажными архивами. Похоже, это многих отпугивает от участия в этой работе. Действительно, электронные архивные материалы требуют других решений, но они также имеют много общего с бумажными архивными документами. Архивные опыт и компетенции как минимум так же важны, как и обширные знания в области цифровых технологий. 

В то же время сегодня буквально каждый самостоятельно создаёт и управляет электронными архивными материалами на своем компьютере, на работе или в личной жизни. Многие компьютерные инструменты, которые мы все сегодня используем для создания и структурирования собственных данных, также могут быть использованы в работе по приему на хранение электронных архивов других людей. Архивист с глубокими знаниями в области информационных технологий, вероятно, справится с этой работой лучше, чем тот, кто не обладает такими специальными знаниями; однако сотрудников, имеющих такие специализированные знания, сравнительно немного. Если не увеличится число архивистов, работающих с электронными архивами, то в ближайшие десятилетия очень многое будет потеряно. Худшее, что может произойти, связано не с тем, что наши хранилища слишком плохи, - это риск того, что всё будет утрачено из-за того, что слишком мало специалистов считают себя способными выполнять такую работу.

Внедрение комплексных безошибочных решений может оказаться очень дорогостоящим делом. Внедрение таких решений часто требует значительных усилий от создавшей архив компании, - усилий, которые она зачастую не может себе позволить сделать приоритетными в рамках своей повседневной деятельности, когда основное внимание уделяется основным функциям деловой деятельности. Подобные решения также часто требуют больших затрат от учреждения, занимающегося сохранением архивных материалов. В таких случаях может возникнуть абсолютная необходимость поиска решений, обеспечивающих полезные результаты с минимальными затратами ресурсов всех участвующих сторон.

Самое важное в настоящий момент - привлечь больше специалистов к работе по инвентаризации и приёму на хранение электронных архивов. В случае передачи на архивное хранение очень сложных материалов может потребоваться больше экспертных знаний и компетенций. Это также может потребоваться в случае, когда данными необходимо будет управлять после их передачи. Момент возникновения такой потребности будет зависеть от обстоятельств. Ключевое значение имеет обеспечение защиты материалов сейчас, чтобы они не были утрачены. Опыт и компетенции в области информационных технологий в настоящее время являются дефицитным ресурсом, поэтому важно использовать знания и компетенциях, уже имеющиеся в учреждениях, занимающихся обеспечением сохранности материалов.

Данное руководство ориентировано на обеспечение сохранности частных архивов, и в особенности архивов норвежских предприятий (компаний и коммерческих организаций), - не потому, что эти архивы технически радикально отличаются от других, а потому, что рамки возможного в данной сфере, как правило, отличаются от тех, что существуют в государственном секторе, а также в частных организациях иных типов, и мы к этому ещё вернёмся. При этом большая часть этого руководства, естественно, также применима в отношении архивных материалов организаций и частных лиц.»

Содержание настоящего руководства следующее:

Предисловие
1. Назначение и целевая аудитория
2. Какие знания и компетенции необходимы?
3. Компании и коммерческие организации – рамочные условия для обеспечения долговременной сохранности
4. Как связаться и провести первую встречу
5. Цифровые системы, наличия которых в компании следует ожидать 
6. Инвентаризация и экспертиза ценности
7. Возможные методы извлечения материалов
8. Примеры из практики

8.1. Бухгалтерские системы
8.2. CRM-системы управления взаимоотношениями с клиентами (системы продаж и обслуживания клиентов)
8.3. Практический опыт компании Speira
8.4. Резюме

9. Составление сметы расходов и делового предложения
10. Договор передачи на хранение
11. Формирование архивного пакета
12. Процессы после передачи материалов на депозитарное хранение в учреждение-хранитель
Приложения

Приложение 1: Первое письмо коммерческой компании
Приложение 2: Предложение по проведению обследования, инвентаризации и экспертизы ценности
Приложение 3: Договор передачи на хранение
Приложение 4: Стандартный файловый формат для обмена данными бухгалтерского и налогового учёта SAF-T (Standard Audit File – Tax)

Источник: Сайт Национальных архивов Норвегии
https://www.nasjonalarkivet.no/content/uploads/2026/03/Vestfoldarkivet_Veilederen.pdf

Порядок предоставления разрешений на применение франкировальных машин

Минцифры России приказом от 23 апреля 2026 года № 359 утвердило «Порядок предоставления разрешений на применение франкировальных машин, в том числе оснований для отказа в предоставлении таких разрешений, формирования и ведения реестра предоставленных и аннулированных разрешений на применение франкировальных машин, объема и формы опубликования информации, содержащейся в реестре предоставленных и аннулированных разрешений на применение франкировальных машин с учетом вносимых в него изменений». 

Приказ вступает в силу с 1 сентября 2026 г. и действует в течение шести лет.

Предоставление разрешений на применение франкировальных машин (разрешение) путем внесения записи в реестр предоставленных и аннулированных разрешений на применение франкировальных машин (реестр) осуществляется территориальными органами Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (далее - уполномоченный орган) (п.1).

Реестр ведется уполномоченным органом в электронном виде (п.2). Информация из реестра публикуется на официальном сайте уполномоченного органа в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» в электронном виде (п.4).

Заявление о предоставлении/аннулировании разрешения, внесении изменений в реестр представляется юридическим лицом и/или индивидуальным предпринимателем, являющимся владельцем франкировальной машины (заявитель) (п.5).

Для получения разрешения, внесения изменений в реестр заявителем представляются следующие документы (п.6):

• Копия технического паспорта франкировальной машины;
  
  
• Оригинал оттиска клише франкировальной машины (в случае подачи заявления посредством личного обращения в уполномоченный орган или посредством почтовой связи) или копия оттиска клише франкировальной машины (в случае подачи заявления в форме электронного документа посредством ФГИС «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)» (единый портал);
  
  
• Копия действующего договора с организацией федеральной почтовой связи (ее филиалом) на оказание услуг почтовой связи с применением франкировальной машины (для организаций федеральной почтовой связи (их филиалов), являющихся владельцами франкировальных машин, предоставление договора на оказание услуг почтовой связи не требуется).

Для аннулирования заявителем представляется оригинал разрешения (в случае подачи заявления посредством личного обращения в уполномоченный орган или посредством почтовой связи) или копия (в случае подачи заявления в форме электронного документа посредством единого портала).

Заявление о предоставлении/аннулировании разрешения, внесении изменений в реестр и прилагаемые к нему документы подаются (п.7):

• Посредством личного обращения в уполномоченный орган; 
  
  
• Посредством почтовой связи; 
  
  
• Посредством единого портала в форме электронного документа.

Уведомление о предоставлении/аннулировании разрешения, внесении изменений в реестр, уведомление об отказе, внесении изменений в реестр с указанием причин отказа направляются заявителю (п.13):

• В личный кабинет заявителя на едином портале и по адресу электронной почты заявителя в случае подачи заявления посредством единого портала;
  
  
• На бумажном носителе в случае подачи заявления о предоставлении/аннулировании разрешения, внесении изменений в реестр посредством личного обращения в уполномоченный орган или посредством почтовой связи.

Мой комментарий: Ключевое нововведение заключается в том, что разрешение теперь не выдается на руки в виде отдельного документа; оно оформляется путем внесения записи в реестр (п. 1).

• Уходит в прошлое бюрократическая практика, где у владельца франкировальной машины должен был быть на руках «лист А4 с печатью». Теперь юридически значимым является факт нахождения сведений о машине в реестре;
  
  
• Упрощается проверка - сотрудники почтовой службы или налоговые органы (при контроле отправлений) могут оперативно свериться с онлайн-реестром, не истребуя бумажные документы.

Приказ создает три равноценных канала уведомления, но при этом стимулирует использование электронного (п. 7). Если заявитель подал документы через ЕПГУ, то уведомление о решении (разрешение/отказ) направляется тоже в электронной форме (в личный кабинет на портале и на адрес электронной почты). Если же документы были поданы лично или по почте, то заявитель получает бумажное уведомление. 

Источник: Консультант Плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=532993

Китай: Модернизация управления документами и архивного дела на основе ИИ (2)

(Окончание, начало см. https://rusrim.blogspot.com/2026/06/1_0416907298.html )

Мой комментарий: Далее в статье приведена более подробная информация о компаниях-лидерах и их решениях. Я привожу ниже сокращённую информацию и лидере рейтинга - компания Hengzhi Technology. 

С моей точки зрения, крайне интересно сопоставить, какие функциональные возможности для управления документами и электронного архивирования сейчас «на слуху» в Китае с тем, о чем говорят российские поставщики аналогичных решений.

Топ-1: Hengzhi Technology – делает акцент на интеллектуальном анализе данных и на трансформации архивных материалов в активы, закладывая основу для цифровизации деятельности учреждений и организаций государственного и частного секторов

Общий рейтинг: 9,9 из 10

Компания Hengzhi Technology (恒智科技, город Далянь) - ведущий поставщик комплексных решений для цифровизации управления документами и архивами в Китае, действующая в отрасли уже 27 лет с момента своего основания в 1999 году. Используя технологии больших данных и искусственного интеллекта, компания создала систему интеллектуального анализа данных. Ее комплексная система управления документами предприятий, система управления кадровыми делами и решение для электронного архивирования стали эталонными при трансформации данных в активы в государственном и корпоративном секторах.

Мой комментарий: Клиентская база компании превышает 2000 организаций. Объём оцифрованных компанией документов составляет 1,1 миллиарда страниц. Флагманское решение – система управления электронными документами Huiyun.

Компания разработала интегрированное решение для управления продуктами по схеме «бизнес + данные + документы / архивы» для коммерческих предприятий, государственных учреждений, комплексных архивов и университетов.

Основные преимущества системы проявляются в четырех основных направлениях, напрямую решающих проблемные вопросы стратегического управления данными:

• Превращение данных в активы: Интеграция теории науки о данных в управление документами / архивами. В рамках реализации проекта для компании Dalian Detai Holdings (государственное предприятие с активами в ~50 миллиардов юаней) в системе инновационно была реализована модель «архивы + данные», завершающая весь процесс ввода активов данных в систему и открывающая путь к получению отдачи от «архивных» активов данных. Это помогло компании стать 9-й в стране и первой на северо-востоке Китая компанией, прошедшее национальную сертификацию для корпоративных электронных архивов.
  
  
• Решение позволяет использовать возможности ИИ без участия человека: Решая проблему нехватки у рядовых сотрудников времени на архивирование документов, система оснащена интеллектуальным роботом, который автоматически загружает рассеянные по компьютерам файлы. Затем цифровой ИИ-архивист «Хэн Сяочжи» (恒小智) автоматически классифицирует и архивирует эти файлы, обеспечивая «нулевую» нагрузку на персонал офиса. В сочетании с новаторской технологией голосового семантического поиска, система не только понимает поисковые запросы, но и автоматически извлекает соответствующие контракты, формы согласия и другие поддерживающие материалы, делая поиск таким же простым, как обычный разговор.
  
  
• Решение обеспечивает защитимую с правовой точки зрения и всеобъемлющую систему безопасности: Оно поддерживает хранение (архивных) документов в зашифрованном виде, водяные знаки для защиты от несанкционированного вмешательства, а также наложение электронных подписей «одним щелчком мыши» для заверения документов, что полезно в случае судебных разбирательств. Система поддерживает развертывание национальных инновационных ИТ-решений и имеет сертификат соответствия системе менеджмента информационной безопасности ISO/IEC 27001, создавая тем самым прочную основу для обеспечения исполнения установленных требований.
  
  
• Первоклассный опыт внедрения и лидерство в разработке стандартов: Компания участвовала в разработке 12 отраслевых стандартов. Она не только успешно реализовала Электронный архив нового района Шэньбэй в городе Шэньяне (первый эталонный проект на северо-востоке Китая, полностью реализованный в соответствии с национальными стандартами), но и автоматизировала процессы архивирования в различных деловых системах ряда университетов высшей категории, включая Даляньский морской университет. Компания обслуживает более 2000 клиентов по всей стране, обеспечивая гарантированное качество предоставления услуг.

Приложение: Ответы компании Dalian Hengzhi Technology на часто задаваемые вопросы по выбору системы управления электронными (архивными) документами 

Вопрос: Для каких типов организаций в первую очередь подходит решение Dalian Hengzhi Technology для управления документами?

Ответ: Основу клиентской базы компании составляют коммерческие предприятия, государственные учреждения, комплексные архивы всех уровней и общественные организации и учреждения, такие как университеты. В число основных пользователей входят не только штатные архивисты и специалисты по управлению документами в различных организациях – имеется специально разработанная система управления кадровыми документами, которая также эффективно используется отделами кадров различных учреждений. В настоящее время компания Hengzhi обслуживает более 2000 клиентов по всей стране.

Вопрос: На компьютерах многих сотрудников скапливается большое количество разрозненных электронных файлов. Может ли система Hengzhi решить проблему несвоевременного архивирования и преодолеть сложности сбора данных?

Ответ: Решение компании Hengzhi может полностью решить эти проблемы. Система Hengzhi, устраняя болевые точки, связанные с отсутствием штатного архивиста и разрозненностью файлов, имеет встроенный интеллектуальный механизм на основе искусственного интеллекта, позволяющий автоматизировать офисную работу «без участия человека». Его интеллектуальный робот-агент может автоматически загружать разрозненные файлы, а электронный ИИ-архивист «Хэн Сяочжи» автоматически классифицирует и архивирует их, предотвращая тем самым потерю файлов.

Вопрос: Каковы преимущества функции поиска документов в решении Hengzhi по сравнению с «поиском по ключевым словам» в традиционных системах?

Ответ: Традиционный поиск требует использования точных имен файлов или ключевых слов; даже один пропущенный символ может стать причиной неудачного завершения поиска, и результаты ограничены отдельными файлами. Система Hengzhi использует технологию «семантическое понимание + ассоциирование контента» (语义理解+内容关联). 

Благодаря интеллектуальному голосовому семантическому поиску на основе ИИ система напрямую понимает намерение пользователя и автоматически выдает релевантные результаты. Одновременно система автоматически выдает связанную вспомогательную информацию (например, соответствующие контракты, формы, переписку и т.д.), формируя полное представление, что в итоге делает поиск документов таким же простым, как «разговор».

Вопрос: Электронные контракты и ваучеры легко могут быть модифицированы. Как система Hengzhi обеспечивает юридическую значимость и защитщённость электронных документов?

Ответ: Система Hengzhi стремится обеспечить «безопасность юридического уровня». Для защиты данных она использует хранение документов в зашифрованном виде, предотвращающие подделку водяные знаки и технологии зашифрованной передачи, а также обеспечивает извлечение в любой момент времени. Что касается юридической значимости, хранящиеся в системы в виде файлов документы имеют юридическую силу «юридического уровня». Поддерживается выдача «одним щелчком мыши» подписанных электронными подписями документальных доказательств, полностью сохраняются сведения обо всех операциях с документами на протяжении его жизненного цикла, эффективно предотвращаются связанные с доказательствами риски для предприятий в трудовых и контрактных спорах.

Источник: сайт «Онлайн-дом Синтхая»
http://www.xtrb.cn/hagy/2026-04/28/content_1095844.htm?_x_tr_sch=http&_x_tr_sl=zh-CN 

ФСТЭК: Опубликован методический документ «Состав и содержание мероприятий и мер по защите информации, содержащейся в информационных системах»

Федеральная служба по техническому и экспортному контролю (ФСТЭК России) 12 апреля 2026 года утвердила методический документ «Состав и содержание мероприятий и мер по защите информации, содержащейся в информационных системах».

Содержание документа следующее:

I. Общие положения

II. Факторы, влияющие на состояние защиты информации, содержащейся в информационных системах

III. Мероприятия (процессы) по защите информации, содержащейся в информационных системах органов (организаций)

IV. Меры по защите информационных систем и содержащейся в них информации

Данный методический документ предназначен для (п.1.4.):

• Обладателей информации;
  
  
• Заказчиков, заключивших государственный контракт на создание информационных систем (заказчики);
  
  
• Операторов информационных систем (операторы);
  
  
• Организаций, которым на основании договора или иного документа передается информация, предоставляется доступ к информационным системам оператора (обладателя информации) и/или содержащейся в них информации для оказания услуг, проведения работ по обработке, хранению информации, созданию (развитию), обеспечению эксплуатации информационных систем, а также для выполнения работ, оказания услуг по защите информации (подрядные организации) 

Мой комментарий: Важно понимать, что методические документы ФСТЭК хотя и носят рекомендательный характер, но на практике обладатели информации, работающие с государственной тайной, персональными данными или информацией ограниченного доступа, воспринимают их положения как обязательные к исполнению. Это связано с тем, что они разъясняют требования законодательства и используются надзорными органами при проверках.

Источник: Консультант Плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=531896