ИСО: Технический подкомитет TC46/SC11 «Управление документами» определяет направления разработки следующего поколения стандартов в области управления документами

Данный пост эксперта в области управления электронными документами, эксперта ИСО от США Энди Поттера (Andy Potter - на фото) был опубликован 27 июля 2026 года в социальной сети LinkedIn в учётной записи технического подкомитета ИСО TC46/SC11 «Управление документами».

Резолюции, принятые по итогам июльской 2026 года пленарной встречи в Милане (Италия) членов технического подкомитета ИСО по стандартизации TC46/SC11 «Управление документами», знаменуют собой важную веху в развитии международных стандартов управления документами.

Можно выделить следующие ключевые решения:

• Официально начинается пересмотр стандарта ISO 15489-1:2016 «Информация и документация - Управление документами - Часть 1: Понятия и принципы» (Information and documentation - Records management - Part 1: Concepts and principles, см. https://www.iso.org/standard/62542.html и https://www.iso.org/obp/ui/en/#!iso:std:62542:en , данный стандарт был адаптирован в России как ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 (ISO 15489-1:2016) «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы», см. https://protect.gost.ru/gost/details/2497916a-b91d-4248-a025-f898920fa001 - Н.Х.). 
  
  Тем самым положено начало работе по обновлению международного фундамента для управления документами, при сохранении сложившейся области охвата данного стандарта (что, с моей точки зрения, не очень хорошо, поскольку произошедшие за четверть века перемены требуют рассмотрения целого ряда новых вопросов – Н.Х.). Публикация новой редакции стандарта запланирована на 2029 год.
  
  
• Рабочая группа WG 20 получила новое название - «Повышение осведомленности и развитие потенциала» (Awareness and Capability), что отражает усиление внимания к вопросам оказания помощи организациям в развитии практических возможностей для управления документами. 
  
  Технический подкомитет также согласился содействовать открытию проекта нового стандарта «Управление документами - Повышение осведомлённости и развитие потенциала» (Records Management — Awareness and Capability Development).
  
  
• В рамках рабочей группы WG 22 продолжается работа по тематике искусственного интеллекта (в контексте управления документами – Н.Х.). Подкомитет утвердил пересмотренные названия и области применения первых двух частей технических спецификаций ISO/TS 25280 «Информация и документация - Управление документами и ИИ» (Information and documentation - Records management and AI):
  
  
• Часть 1: «Управление документами в условиях применения ИИ для деловой деятельности» (Part 1: Records management in artificial intelligence enabled environments);
  
  
• Часть 2: «Использование возможностей ИИ для управления документами» (Part 2: Application of artificial intelligence capabilities for records management);

- а также инициировал подготовку нового технического отчета ISO/TR 25280-3 о примерах использования и сценариях применения ИИ.

Части 1 и 2 технических спецификаций ISO/TS 25280 переведены на стадию «проекта комитета» (CD), и вскоре буде проведено соответствующее голосование национальных органов по стандартизации – членов подкомитета SC11.

• Подкомитет решил укреплять сотрудничество в рамках ИСО, утвердив новые партнерские связи с техническими комитетами и подкомитетами и назначив своих представителей, которые расширят взаимодействие с сообществами, занимающимися вопросами терминологии, кибербезопасности, облачных вычислений, технической интероперабельности и стратегического управления организациями.

В резолюциях также отмечается вклад многих координаторов, руководителей проектов, экспертов и партнерских организаций, который продолжает способствовать международной стандартизации в области архивного дела и управления документами.

Данные решения подтверждают приверженность подкомитета SC11 поддержке надёжного стратегического управления информацией в условиях быстро меняющейся электронно-цифровой среды посредством разработки практически полезных, актуальных в международном масштабе стандартов.

Энди Поттер (Andy Potter)

Источник: сайт LinkedIn
https://www.linkedin.com/feed/update/urn:li:groupPost:4175551-7487524300296720384/ 

Два типа документов, создаваемых ИИ

Данная заметка американского специалиста по стратегическому управлению информацией и ИИ д-ра Мойи Хилл (Dr. Moya Hill) была опубликована 25 июля 2026 года в социальной сети LinkedIn.

Большинство людей считает, что искусственный интеллект (ИИ) создает документы только одного типа. Это выходные данные, тексты, ответы. Это артефакты, который покидает модель и попадают в процессы организации. Но это лишь половина истории.

Искусственный интеллект создает документы двух совершенно разных типов, и если Вы не понимаете их оба, то не сможете обеспечить стратегическое управление ИИ, не сможете его контролировать, не сможете исполнять законодательно-нормативные требования, касающиеся защиты персональных данных и прозрачности, требования Закона о свободе доступа к государственной информации (FOIA), требования управления документами, кибербезопасности и управления рисками. Именно эту часть стратегического управления ИИ отрасль пока что упускает из виду.

«Исходящие» документы, генерируемые ИИ (External Record)

О документах этого типа известно всем. Они являются человеко-читаемыми. Эти документы выходит за пределы модели и становятся частью процессов организации. К их числу принадлежат:

• Подсказки
• Выходные данные
• Протоколы и журналы аудита 
• Обучающие данные
• Метаданные
• Свидетельства принятия решений

Они следуют жизненному циклу артефактов ИИ, включающему такие этапы, как:

• Создание
• Использование
• Трансформация
• Хранение
• Уничтожение либо передача на архивное хранение

Это сфера стратегического управления организацией, мир стратегического управления информацией, мир управления документами. Это мир запросов на основании Закона о свободе доступа к государственной информации и защиты персональных данных.

Но существует и другой мир.

Внутренние документы, связанные с функционированием ИИ (Internal Record)

Это документы, о которой никто не говорит. Они создаются внутри модели ИИ, и для них характерно то, что:

• Они основаны на математических вычислениях;
  
  
• Являются временными;
  
  
• Невидимы для организации;
  
  
• Никогда не становятся человеко-читаемыми артефактами.

Эти внутренние документы создаются в процессах логического вывода и преобразования. Это продукты математических вычислений, которые модель использует для мышления, для принятия решений и для генерации выходных данных - и они следуют своему собственному жизненному циклу.

Жизненный цикл документов, относящихся к управлению поведением ИИ, включает:

• Создание
• Захват
• Обработка
• Трансформация
• Доставка
• Хранение в течение установленных сроков
• Уничтожение

Все это происходит внутри модели. Эти документы не покидают модель - и они не упоминаются в традиционных указаниях (перечнях) по срокам хранения и действиям по их истечении. Они не охватываются Законом о свободе доступа к государственной информации (FOIA) и защитой персональных данных. Они не попадают в сферу ответственности управления документами.

Но ими всё равно необходимо управлять.

В моей готовящейся к выходу книге «Стратегическое управление ИИ: Как 10 правил исполнения требований и метаданные контролируют поведение ИИ» (Governing AI: How 10 Enforcement Rules and Metadata Control AI Behavior) я объясняю эти два инструмента стратегического управления простым языком:

• Метаданные - это информация, которая определяет идентичность, контекст и границы. Они сообщают искусственному интеллекту, что представляет собой тот или иной объект, какова степень его конфиденциальности и связанного с ним риска, как долго он должен существовать и какие правила к нему применимы;
  
  
• Правила исполнения - это инструкции по поведению, которые я разработала для управления действиями искусственного интеллекта. Они определяют допустимое поведение, запрещенное поведение, действия в случае появления проблем (эскалацию) и анализ и контроль со стороны человека.

Совместно метаданные и правила исполнения регламентируют жизненный цикл внутренних документов и контролируют поведение ИИ изнутри.

Эти два жизненных цикла работают вместе. Они обеспечивают управление внутренними документами ИИ, что, в свою очередь, обеспечивает управление поведением ИИ, - а также обеспечивают управление внешними документами ИИ, что, в свою очередь, обеспечивает управление артефактами, поступающими в организацию.

Мойя Хилл (Dr. Moya Hill)

Источник: сайт LinkedIn
https://www.linkedin.com/posts/dr-moya-hill-912837179_unifiedinformationgovernance-airecords-aigovernance-activity-7487099405804740608-GTWA 

Британская Коалиция по электронной сохранности выпустила второй бюллетень «Вовлечение заинтересованных сторон» серии по кибербезопасности в сфере обеспечения долговременной сохранности

Данная новость была опубликована 9 июля 2026 года в новостной рассылке Международного совета архивов (МСА) и на сайте британской Коалиции по электронной сохранности (Digital Preservation Coalition, DPC).

Британская Коалиция по электронной сохранности (Digital Preservation Coalition, DPC) 9 июля 2026 года выпустила для ознакомления своих членов предварительную версию второй части серии из трех бюллетеней с рекомендациями (Guidance Note) по кибербезопасности и жизнестойкости для деятельности по обеспечению долговременной сохранности электронных материалов (электронной сохранности), которые входят в состав серии публикаций «Обозрение технологий» (Technology Watch). Документ называется «Часть2: Вовлечение заинтересованных сторон» (Part 2: Engage Stakeholders), https://www.dpconline.org/news/cyber-security-twgn-part-two .

Первоначально серия бюллетеней будет эксклюзивно доступна членам Коалиции DPC, а в публичном доступе бюллетени буду выложены 31 августа 2026 года.

Мой комментарий: О первой части данной публикации см. мой пост здесь: http://rusrim.blogspot.com/2026/07/blog-post_14.html .

Основываясь на фундаменте, заложенном в первом бюллетене DPC по кибербезопасности «Понимание киберугроз» (Part 1: Understand Cyber Threats), данная новая публикация рассматривает вопрос о том, каким образом специалисты-практики, занимающиеся обеспечением электронной сохранности, могут эффективно сотрудничать с коллегами в своих организациях в интересах повышения киберустойчивости.

Публикация, написанная директором фирмы Resilionix Хизер Лоури (Heather Lowrie) и руководителем отдела передового опыта DPC Гартом Стюартом (Garth Stewart), демонстрирует, как деятельность по обеспечению электронной сохранности может дополнять более широкие программы кибербезопасности, одновременно предлагая при этом практичные подходы к вовлечению заинтересованных сторон и укреплению поддержки со стороны организации. 

Выход в свет третьего, заключительного бюллетеня серии ожидается 30 июля 2026 года.

Серия публикаций «Обозрение технологий» - это лишь один из способов, используемых Коалицией DPC для поддержки сообщества специалистов по электронной сохранности. Коалиция DPC, которая является международным благотворительным фондом и пропагандистом усилий в области электронной сохранности, помогает своим членам из различных стран мира обеспечивать жизнеспособный долговременный доступ к электронному контенту и услугам посредством взаимодействия с сообществом, целенаправленной информационно-пропагандистской работы, обучения и повышения квалификации кадров, наращивания потенциала, разработки передовых практик и стандартов, индивидуализированной поддержки и консультаций, а также посредством эффективного оперативного и стратегического управления. Видение Коалиции DPC - это жизнеспособное будущее для наших цифровых активов.

Анджела Пуджиони (Angela Puggioni)
Менеджер по взаимодействию с общественностью Коалиции DPC

Источник: сайт Коалиции DPC
https://www.dpconline.org/news/cyber-security-twgn-part-two 

Китайские архивы проводят широкомасштабное тестирование технологий искусственного интеллекта

Данное уведомление было опубликовано 30 июля 2026 года на сайте Государственного архивного управления (Госархива) Китая.

Уведомление Государственного архивного управления (Госархива, 国家档案局) о проведении пилотных проектов по применению искусственного интеллекта от 24 июля 2026 года

В целях реализации «Плана развития национальных архивов в период 15-й пятилетки» (《全国档案事业发展 “十五五” 规划》, текст на русском языке см. здесь: http://rusrim.blogspot.com/2026/07/15-1.html - Н.Х) и «Мнения о содействии применению искусственного интеллекта в архивной отрасли» (《关于推进人工智能在档案行业应用的意见》), а также для обеспечения безопасного, стабильного и упорядоченного расширения применения ИИ в архивной отрасли, Государственное архивное управление организовало экспертную оценку пилотных проектов по применению ИИ, представленных архивными органами и учреждениями всех уровней.

Мой комментарий: Уведомление Госархива «Мнение о содействии применению искусственного интеллекта в архивной отрасли» было опубликовано на его сайте 10 апреля 2026 года, см. https://www.saac.gov.cn/daj/tzgg/202604/12aa9fabc60c4dbeab5444f03e78bdb9.shtml .  Данный документ, состоящий из 4 частей и 10 статей, определяет стратегию внедрения ИИ в архивной отрасли, основываясь на принципах осторожного и безопасного применения, приоритетного развития ключевых направлений и отказа от кампанейщины. Он предписывает создание качественных мультимодальных архивных баз данных и определяет приоритетные сценарии для внедрения ИИ на всех этапах архивной работы. Особый акцент сделан на безопасности: предписывается использовать только собственные вычислительные мощности архивных учреждений, строго контролировать алгоритмы на предмет уязвимостей. Категорически запрещается передавать архивные данные для обучения сторонних больших языковых моделей.

Придерживаясь принципов справедливости, беспристрастности и прозрачности, было отобрано 57 пилотных проектов на основе пяти критериев: 

• вычислительная инфраструктура, 
  
  
• большие языковые модели, 
  
  
• высококачественные наборы данных, 
  
  
• сценарии применения и 
  
  
• управление безопасностью. 

В дальнейшем Государственное архивное управление усилит надзор и руководство проведением пилотных проектов. Все одобренные органы и учреждения должны координировать и продвигать эту работу, а все подразделения, выполняющие пилотные проекты, должны выполнять задачи этих проектов на высоком уровне в соответствии с планом, совместно содействуя эффективному применению ИИ в архивной отрасли.

Перечень проектов выложен по адресу https://www.saac.gov.cn/daj/tzgg/202607/0b7b49d6514a4859b8d495b1f6254e24/files/dfbf0b469c074cb9b03022d248e06c48.docx 

Офис Государственного архивного управления,
24 июля 2026 года

Источник: сайт Госархива КНР
https://www.saac.gov.cn/daj/tzgg/202607/0b7b49d6514a4859b8d495b1f6254e24.shtml