вторник, 9 декабря 2025 г.

Как управление документами потеряло ориентиры в 1990-е и 2000-е годы, часть 2

(Окончание, начало см. https://rusrim.blogspot.com/2025/12/1990-2000-1.html )

Что нам следовало сделать: Участие в работе с ключевыми системами

Альтернативный подход существовал всегда, но был гораздо сложнее: следовало встраивать принципы управления документами непосредственно в ключевые деловые системы. Это означало бы:

  • Работу с транзакционными системами: Партнёрство с поставщиками ERP- и CRM-решений, а также с внутренними ИТ-группами с целью обеспечения встраивания в те системы, которые реально создают и управляют деловыми документами. надлежащих функциональных возможностей для ведения журналов аудита, для управления сроками хранения и для поддержания целостности доказательств.

  • Применение подхода, основанного на стратегическом управлении: Как признают сейчас современные концепции, управление документами должно быть «встроено в основные процессы, а не являться отдельным дополнением к ним». Это требует взаимодействия между различными подразделениями и службами.

    Вместо создания сложных «ручных» систем для управления менее важными документами, следует сосредоточиться на автоматизации установлении и отслеживании сроков хранения, а также на проведении уничтожения важных документов в основных системах, где такие усилия действительно имеют важное значение.

  • Участие в выборе систем: Участие в процессе выбора организациями ERP-, CRM-систем и других ключевых систем, чтобы обеспечить принятие с самого начала во внимание требований к управлению документами.

Движение вперед: Современное управление документами

Наша профессия начинает осознавать эти проблемы. Современные концепции стратегического управления информацией подчеркивают ряд вещей, которые нам следовало бы делать:

  • Фокус на деловой отдаче: Современное управление документами должно «выходить за рамки снижения затрат и рисков, обеспечивая реальную деловую отдачу».

  • Встраивание управления документами в системы: «Избавьте работающих со знаниями сотрудников от бремени управления документами», внедрив соответствующие функциональные возможности в уже используемые ими системы.

  • Стратегическое мышление: Стратегическое управление информацией (information governance) воспринимается как «более стратегическое», чем тактическое «управление документами».

    Мой комментарий:     Здесь, по сути, речь идёт о смене названия профессии, наблюдаемой кое-где (в США, в здравоохранении англосаксонских стран) с «управления документами» на «стратегическое управление информацией». Этот ребрендинг не имеет ничего общего с концепцией стратегического управления информацией ИСО, суть которой заключается в объединении и координации усилий специалистов различных дисциплин с целью обеспечения согласованного, эффективного и соответствующего законодательно-нормативных требованиям управления всеми информационными активами организации.

  • Использование интеллектуальных систем: Новые платформы «эффективно управляют как структурированными, так и неструктурированными данными, одновременно  встраивая ключевые функциональные возможности в основные деловые операции».

Реальность, которую нам следует осознать

Упомянутый в начале комментарий к моей статье был точным, поскольку указывал на фундаментальную ошибку. Сосредоточение внимания на более легких для управления периферийных системах вместо работы с более сложными ключевыми деловыми системами привело к маргинализации управления документами с точки зрения организационной его значимости для организации.

Для 95% деловой ценности, заключённой в транзакционных системах, то здесь не было необходимости в более эффективных реализациях EDRMS-систем. Нужны были специалисты по управлению документами, которые бы понимали деловые процессы, были бы способные работать с ИТ-службами и основными деловыми подразделениями, а также могли «встраивать» требования к доказательной базе в действительно важные с деловой точки зрения системы.

Мы [специалисты по управлению документами – Н.Х.] выбрали более комфортный для нас путь управления хранилищами документов вместо более сложной работы по оказанию влиянию на ключевые деловые системы. В результате наша профессия два десятилетия провела на обочине.

Мой комментарий: Исторически представление о «двух десятилетиях на обочине» не соответствует действительности – от слова «совсем». Начиная с конца 20-го века и примерно до начала 2010-х годов, наоборот, в ведущих странах наблюдался рост интереса к управлению документами, сопровождавшийся немалыми инвестициями, ростов зарплат и влияния в организациях. Кризис наступил уже потом, с приходом очередной волны новых технологий и новых способов ведения деловой деятельности, а также с завершением «острой фазы» перехода на использование электронных документов и адаптации к новым требованиям корпоративного и судебно-процессуального законодательства. 

В настоящее время вопрос заключается том, способны ли мы извлечь уроки из своих ошибок и восстановить свою актуальность, сфокусировав свои усилия, где действительно получается деловая отдача.

Каков Ваш опыт в данном вопросе? Наблюдали ли Вы, что управление документами начинает работает лучше, когда оно «встраивается» в ключевые системы, или испытывает трудности, когда внимание фокусируется на отдельных хранилищах? Мне хотелось бы услышать Ваше мнение.

Литература:

Йохан Питерсе (Johan Pieterse)

Источник: сайт LinkedIn
https://www.linkedin.com/pulse/how-records-management-lost-its-way-90s-00s-johan-pieterse-kxyxc/ 

Posted by at Комментариев нет:
Labels: , , , , , ,

Правила взимания платы за использование инфраструктуры для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме

Правительство Российской Федерации постановлением от 30 октября 2025 года №1687 утвердило «Правила взимания платы за использование инфраструктуры, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме» (или, коротко, «инфраструктуры взаимодействия»).
 
Нормы настоящего постановления не распространяются на отношения, возникающие при взаимодействии государственных информационных систем (ГИС), муниципальных информационных систем, информационных систем Центрального банка РФ и иных информационных систем, которые являются объектами соглашений о государственно-частном партнерстве и/или владельцами информации в которых является Российская Федерация (п.2 Постановления).

Постановлением также внесены изменения в «Положение о единой системе межведомственного электронного взаимодействия», утвержденное постановлением Правительства РФ от 8 сентября 2010 г. №697.

Постановление вступило в силу с 1 ноября 2025 года.
  
Правила устанавливают случаи взимания платы за использование инфраструктуры, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме (инфраструктура взаимодействия), порядок ее взимания и размер (п.1).

Плата взимается с двух основных групп пользователей: финансовых организаций (за операции с платежами) и коммерческих компаний (за верификацию данных через «Единую систему идентификации и аутентификации…» (ЕСИА)) (п.2).

  • Плата с финансового сектора (операторы по переводу денежных средств, банковские платежные агенты, банковские платежные субагенты, платежные агенты)

    Плата взимается за запросы информации о начислениях (ЖКУ, штрафы, госпошлины) из ГИС ГМП для проведения платежей.

  • Плата с коммерческих организаций за верификацию данных через «Единую систему идентификации и аутентификации…» (ЕСИА) (пп. «д»-«е»)

    Плата взимается за первоначальный запрос данных о физлице/юридическом лице (10 руб.) и за получение обновленных данных (4,93 руб.). Монетизируется одна из самых ценных цифровых услуг государства - подтверждение личности и реквизитов.

Расчетным периодом признается квартал. Взимание платы за использование инфраструктуры взаимодействия осуществляется исходя из суммы платежа за расчетный период (СП), определяемой Минцифрой посредством подсистемы системы взаимодействия, предназначенной для подсчета, анализа и предоставления суммарных значений количества переданных и полученных единиц тарификации в инфраструктуре (п.4)
 
Уполномоченный орган начисляет плату за расчетный период и направляет информацию, необходимую для ее оплаты, (п.5):

  • В ГИС о государственных и муниципальных платежах с использованием системы взаимодействия;

  • Размещает содержащую количество единиц тарификации детализацию суммы платежа за расчетный период в отношении организации в её личном кабинете в ФГИС «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)».

В случае нарушения организацией установленного срока внесения платы уполномоченный орган ограничивает использование такой организацией элементов инфраструктуры взаимодействия до момента погашения такой организацией возникшей задолженности.

Мой комментарий: Блокировка доступа к инфраструктуре за неуплату – это крайне серьезная мера, которая может парализовать деловую деятельность компаний, зависящий от этих данных. Это заставляет относиться к новым обязательствам с максимальной серьезностью.

Мой комментарий: После многих лет бесплатного предоставления доступа к системам СМЭВ, ЕСИА и ГИС ГМП, государство переходит к модели частичного возмещения затрат на их содержание и развитие за счет коммерческих организаций, которые активно используют эту инфраструктуру в интересах своей деловой деятельности.

Что это означает для коммерческих организаций:

  • Прямые финансовые издержки. Для крупных банков и платежных систем, обрабатывающих миллионы запросов в месяц, сумма платежей может составить десятки миллионов рублей в год. Для компаний, чья бизнес-модель завязана на массовой идентификации (финтех, кредитные брокеры, онлайн-кредитование, маркетплейсы, риелторы), затраты будут колоссальными. Запрос данных на 100 000 клиентов обойдется в 1 млн руб.; 

  • Риск перекладывания затрат на потребителя. Коммерческие организации вполне могут переложить новые расходы на своих клиентов, и может так получиться, что в конечном итоге за всё заплатят потребители – то есть мы с Вами;

  • Операционные риски. Необходимость адаптации внутренних ИТ-систем для учета и мониторинга количества запросов к государственной инфраструктуре для прогнозирования затрат;

  • Юридические риски. Необходимость документирования получения согласия на запрос данных, так как каждый запрос теперь имеет прямую стоимость. Компаниям придется доказывать клиентам и регуляторам обоснованность каждого платного запроса;

  • Стратегический риск. Возможная переоценка рентабельности некоторых сервисов, что может привести к их закрытию, ухудшению функциональности либо росту расценок для клиентов.

Новые правила заставят коммерческие организации оптимизировать свои запросы к государственным системам, исключая лишние и дублирующие обращения.

Источник: Консультант Плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=517891

Posted by at Комментариев нет:
Labels: , , , ,

понедельник, 8 декабря 2025 г.

Как управление документами потеряло ориентиры в 1990-е и 2000-е годы, часть 1

Данная заметка специалиста по управлению документами и контентом Йохана Питерсе (Johan Pieterse – на фото) была опубликована 7 октября 2025 года в социальной сети LinkedIn.

Поговорим о том, почему то, что мы сосредоточили всё своё внимание на 5% «периферийных» систем вместо 95% ключевых, отодвинуло нашу профессию на второй план.

Стивен Кларк (Stephen Clarke) следующим образом прокомментировал одну из моих статей: «Кризис управления документами произошёл тогда, когда вместо того, чтобы сфокусировать своё внимание на 95% деловых документов, со всей их ценностью, содержащихся в ключевых информационных системах, мы сосредоточили внимание на 5% документов, находящихся в специализированных EDRMS/ECM-системах для управления документами и контентом и на общих дисках. Эта одержимость второстепенными периферийными системами в 1990-х/2000-х годах и отодвинула нашу профессию на обочину». 

Это сильное утверждение, - однако, если взглянуть на то, что реально произошло, с ним трудно не согласиться. Почему это важно, и что это говорит нам о тех проблемах, с которыми наша профессия [управление документами и информацией – Н.Х.] столкнулась за последние два десятилетия?

Где на самом деле живут деловые документы

Если большинство руководителей организаций инстинктивно понимают это, то многие специалисты по управлению документами, похоже, упускают этот момент из виду: подавляющее большинство важных деловых документов находится в транзакционных деловых системах, а не в специализированных хранилищах документов.

Подумайте о том, где реально ведётся деловая деятельность:

Ключевые деловые системы (95%):

  • ERP-системы (от Enterprise Resource Planning – корпоративное планирование и управление ресурсами – Н.Х.)  управляют финансами, цепочками поставок, запасами и операциями;

  • CRM-системы (от Customer Relationship Management - управление взаимоотношениями с клиентами – Н.Х.) отслеживают продажи, взаимодействие с клиентами и выручку;

  • Кадровые системы (Human Resources, HR) занимаются расчетом заработной платы, учётом льгот и ведением кадровой документации;

  • Специализированные отраслевые платформы (банковские системы, информационные системы в здравоохранении, производственные системы).

Эти системы содержат то, что в стандартах называется «документами деловых транзакций». Они захватывают заказы на покупку, счета-фактуры, договоры с клиентами, кадровые документы, финансовую отчетность и отчётность для регуляторов. Исследования показывают, что CRM-системы отслеживают «все задокументированные взаимодействия с клиентами, транзакции, контактную информацию и предпочтения», в то время как ERP-системы управляют «всеми транзакциями, включая расчёты с поставщиками и кредиторами, а также расчёты с клиентами» с использованием централизованных данных в режиме реального времени.

Периферийные системы (5%):

  • Электронные системы управления документами и контентом (EDRMS);

  • Платформы управления корпоративным контентом (ECM);

  • Общие сетевые диски;

  • Архивы электронной почты (при управлении ими отдельно от ключевых систем).

Эти системы в основном управляют вспомогательной документацией, черновиками, сообщениями и справочными материалами, которые поддерживают, но не являются основными доказательствами деловой деятельности.

Мой комментарий: Думаю, с этим утверждением вполне можно поспорить. 

Как мы оказались на обочине: Эра EDRMS/ERMS/ECM систем управления документами и контентом

1990-е и 2000-е годы принесли с собой волну предлагаемых поставщиками EDRMS- и ECM-решений. Как показали результаты одного отраслевого анализа, поставщики создали путаницу, используя множество различных аббревиатур: EDMS, ERMS, EDRM, ECM и EKM. Этот «маркетинговый ход» привел к «серьёзным опасениям по поводу предлагаемых решений».

Специалисты по управлению документами уделяли большое внимание этим системам по нескольким понятным, но в конечном счёте проблематичным причинам:

  • Их использование ощущалось как «настоящее» управление документами: EDRMS-система была похожа на привычные системы хранения документов. В ней можно было просматривать папки, классифицировать документы и устанавливать им сроки хранения удобными и контролируемыми способами.

  • Привлекательность технологий: Новые системы управления документами и контентом предлагали полезные функции: снабжение документов метаданными, полнотекстовый поиск, контроль версий и автоматизацию рабочих процессов. Было проще обосновать покупку нового программного обеспечения, чем разбираться со сложностью документов, хранящихся в рамках информационных систем, поддерживающих основную деловую деятельность.

  • Ограниченная область применения: Как отметили исследователи, «EDRMS-системы, как правило, основывались на работе документами, представленными в виде файлов (включая электронные письма и иногда фотографии). Новые и эволюционировавшие виды документов, такие как текстовые сообщения, посты в социальных сетях, и новые электронные формы, было сложно загружать в такие системы без дорогостоящих расширений».

  • Наглядность исполнения законодательно-нормативных требований: Организации могли указывать на внедрение ими EDRMS-решений как на доказательство серьёзного отношения к управлению документами, в то время как большая часть их фактических деловых документов оставалась вне поля зрения таких систем.

Что это означало для нашей профессии

Это смещение фокуса имело серьёзные последствия для управления документами.

  • Мы стали менее стратегическими в своей деятельности: Как показывает исследование ассоциации AIIM, «управление документами - это скорее терминология тактической деятельности», которая всё больше отделяется от деловой стратегии. В то же самое время ИТ-службы являлись владельцами ERP- и CRM-системам, которые действительно управляли деловой деятельностью, оставляя специалистам по управлению документами заниматься управлением периферийными хранилищами контента.

  • Ослабление значимости профессии: Отраслевые аналитики отмечают, что имело место «сокращение числа продвинутых образовательных квалификаций и объёмов теоретических знаний». Если Ваша главная ценность - умение управлять системой, обрабатывающей лишь 5% от общей ценности деловых документов, то Вас не приглашают на обсуждения вопросов стратегического характера.

  • Деловые системы изменились без нашего участия: Переход на облачные платформы, на SaaS-приложения и на использование интегрированных деловых систем по большей части произошёл без существенного участия специалистов по управлению документами. И, как отметил один эксперт, «многие опытные специалисты по управлению информацией, обладающие глубокими знаниями в области бумажных и цифровых систем, теперь постепенно уходят из профессии».

  • Стало труднее отвечать на вопрос об окупаемости инвестиций в управление документами: Организации устали сомневаться в ценности дорогостоящих внедрений EDRMS-систем. Исследования вопроса миграции документов показывают, что «главным поводом для беспокойства Вашей компании может быть опасение того, что миграция Вашей системы управления документами не окупится», поскольку «руководство Вашей организации может плохо понимать отдачу от эффективного управления документами».

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2025/12/1990-2000-2.html )

Йохан Питерсе (Johan Pieterse)

Источник: сайт LinkedIn
https://www.linkedin.com/pulse/how-records-management-lost-its-way-90s-00s-johan-pieterse-kxyxc/ 

Posted by at Комментариев нет:
Labels: , , , , , ,

Организатор распространения информации с 1 января 2026 года должен обеспечить хранение информации в течении 3 лет

Правительство Российской Федерации постановлением от 30.10.2025 №1698 внесло изменения в постановление Правительства РФ от 23 сентября 2020 г. №1526. В пункте 15 «Правил хранения организаторами распространения информации в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» информации о фактах приема, передачи, доставки и (или) обработки голосовой информации, письменного текста, изображений, звуков, видео- или иных электронных сообщений пользователей информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» и информации об этих пользователях и предоставления ее уполномоченным государственным органам, осуществляющим оперативно-разыскную деятельность или обеспечение безопасности Российской Федерации», утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 23 сентября 2020 г. №1526, изменен срок хранения:

Было: 15. Организатор распространения информации в сети «Интернет» обеспечивает хранение на территории Российской Федерации информации, указанной в пункте 3 настоящих Правил, и информации о пользователях, указанной в пункте 13 настоящих Правил, в период осуществления пользователем действий, предусмотренных пунктом 13 настоящих Правил, или со дня получения информации о пользователях в соответствии с пунктом 14 настоящих Правил и в течение одного года с момента окончания осуществления пользователем таких действий.

С 1 января 2026 года срок хранения информации увеличен до трёх лет. Организаторы распространения информации (ОРИ) в России (к ним относятся мессенджеры, социальные сети, почтовые сервисы, форумы и другие онлайн-платформы) обязаны будут хранить данные о пользователях и их коммуникациях не 1 год, как было ранее, а 3 года.

Трехлетний срок соответствует типичному сроку давности, в том числе по многим статьям Уголовного кодекса (например, по ряду тяжких преступлений). Более длительное сохранение сведений даёт следствию и оперативно-розыскным службам больше времени для сбора доказательств, запроса и анализа информации. Мера направлена на противодействие организованной преступности, терроризму, экстремизму и распространению запрещенного контента. Более длительный срок хранения позволяет отслеживать цепочки обмена информацией и связи подозреваемых за длительный период.

Безусловно, помимо пользы, есть и потенциальные негативные последствия:

  • Увеличение издержек для коммерческих организаций. Защищённое хранение огромных массивов данных (метаданные о звонках, переписках, действия пользователей) в течение трех лет вместо одного года потребует увеличения мощностей и затрат на инфраструктуру (серверы, системы шифрования, обслуживание). Это может быть особенно неприятно для малого бизнеса, который также может подпадать в категорию «организаторов распространения информации»;

  • Риски утечек данных. Чем дольше информация хранится, тем больше шансов, что она может быть скомпрометирована в результате хакерских атак или действий недобросовестных сотрудников.

Данное изменение - это серьезное усиление контроля государства над цифровым пространством. 

Отмечу, что некоторые новостные сайты неверно поняли, о чём идёт речь, и стали пугать людей тех, что будет храниться вся их переписка – в то время, как речь идёт только о метаданных (например, об отправке/получении сообщений).

Источник Консультант Плюс 
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc&base=LAW&n=518006

Posted by at Комментариев нет:
Labels: , , , ,
Подписаться на: Комментарии (Atom)