Штат Новый Южный Уэльс, Австралия: Опубликован новый стандарт по управлению документами в государственном секторе штата

Данная заметка была опубликована 2 марта 2015 года на сайте Управления государственных документов австралийского штата Новый Южный Уэльс

Сегодня был опубликован стандарт по управлению документами в государственном секторе штата Новый Южный Уэльс. Ушло более года на его планирование, разработку и проведение общественных обсуждений, в ходе которых мы получили ряд ценных замечаний и предложений от профессионального сообщества (о разработке данного стандарта см. http://rusrim.blogspot.ru/2014/08/blog-post_16.html - Н.Х.).

Стандарт теперь доступен на веб-сайте Управления государственных документов штата ( http://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/rules/standards/records-management ), вместе с дополнительными ресурсами для его внедрения. Полное руководство по внедрению доступно по адресу http://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/rules/standards/records-management/records-management#implementation .

Мой комментарий: Стандарт №12 «Стандарт по управлению документами» (Standard on records management) объёмом 14 страниц в виде PDF-файла доступен по адресу http://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/rules/standards/files/standard-on-records-management 

Стандарт состоит из введения и описания ключевых принципов управления документами.

Во введении коротко сказано о назначении документа, его правовом основании, целевой аудитории, области применения, ожидаемой отдаче от его использования. Описана структура стандарта и источники дополнительной информации.

Основную часть документа составляют принципы, которых всего три:

• Принцип 1: Организации несут ответственность за управление документами и информацией;


• Принцип 2: Управление документами и информацией поддерживает основную деловую деятельность;


• Принцип 3: Документами и информацией следует хорошо управлять.

Для каждого из принципов выписано несколько (8, 6 и 7) требований, входящих в набор минимальных требований к соответствию. Для каждого требования приведены примеры того, каким образом государственный орган или учреждение может доказать исполнение им этого требования.

Стандарт был разработан в качестве инструмента поддержки электронного управления документами, в связи с тем, что государственные органы штата переходят с бумажных на электронные бизнес-процессы. В основе всех положений настоящего стандарта лежит необходимость обеспечить поддержку управления электронной информацией и документами на основе рациональной практики управления информацией. Важно отметить, что стандарт был сформирован и нацелен на поддержку хорошей практики работы с электронной информацией в сложных деловых и информационных средах.

Поддерживающие практическую реализацию стандарта новые и обновленные рекомендации доступны в разделе сайта Управления государственных документов для организаций и учреждений государственного сектора. Это, в частности, страницы сайта, посвященные вопросам разработки, внедрения и управления системами.

Источник: сайт Управления государственных документов штата Новый Южный Уэльс
http://futureproof.records.nsw.gov.au/new-standard-on-records-management-issued-to-the-nsw-public-sector/