Оптимизация состава хранимых бумажных документов в сфере государственной регистрации прав и государственного кадастрового учета

Одной из важных черт «Стратегии архивного хранения и перевода в электронную форму дел правоустанавливающих документов и кадастровых дел», утвержденной приказом Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии (Росреестр) от 5 сентября 2014 года № П/426 – её нацеленность на оптимизацию состава хранимых документов, которая подразумевает хранение только документов, необходимых для осуществления государственной регистрации прав и государственного кадастрового учета.

Оптимизация состава фонда архивного хранения планируется по двум основным направлениям:

• Сокращение перечня документов, уже находящихся на хранении;


• Сокращение перечня документов, помещаемых в подлежащие хранению дела в ходе текущей деятельности.

В рамках реализации стратегии предусматриваются решения как для вновь поступающих бумажных документов, так и для оптимизации хранения уже накопленных бумажных документов:

• Сокращение потока поступающих документов на бумажных носителях за счет установления и расширения возможности подачи документов на регистрацию прав в электронном виде и увеличения доли осуществления государственного кадастрового учета в электронной форме;


• Сокращение объема документов, подлежащих постоянному хранению после предоставления государственных услуг в сфере государственной регистрации прав и государственного кадастрового учета.

Оптимизация состава вновь поступающих документов

Все вновь поступающие от заявителей бумажные документы будут переводиться в электронный вид на стадии приема документов, за исключением тех документов, которые уже имеются в Росреестре или могут быть запрошены в электронной форме с помощью системы межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ).

В настоящее время основной объем подаваемых заявителями документов формируется в дела постоянного хранения. Целью оптимизации документооборота является хранение в Росреестре только тех документов, которые необходимы для осуществления государственной регистрации прав и государственного кадастрового учета.

Для справки: Федеральным законом от 23 июля 2013 года № 250-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части государственной регистрации прав и государственного кадастрового учета объектов недвижимости» предусмотрена возможность ведения ЕГРП (в том числе дел правоустанавливающих документов) как на бумажных, так и (или) на электронных носителях, из состава ЕГРП исключены книги учета документов, содержащие информацию о выданных свидетельствах о государственной регистрации прав, выписках и справках из ЕГРП, изменен порядок формирования дел правоустанавливающих документов.

Для оптимизации состава хранимых бумажных документов планируется:

• Организовать хранение отдельных видов документов только в электронной форме;


• Отказаться от помещения в дела отдельных видов документов;


• Сократить сроки хранения отдельных документов.

В части организации хранения отдельных видов документов только в электронной форме необходимо:

• Отказаться от ведения книг учета документов на бумажных носителях (за исключением случаев, предусмотренных законодательством РФ);


• Реализовать на практике и расширять возможность подачи документов на регистрацию прав в электронной форме;


• Определить перечень документов, подлежащих хранению исключительно в электронном виде;


• Осуществлять получение документов, необходимых для государственной регистрации прав и государственного кадастрового учета и находящихся в распоряжении иных государственных органов и органов местного самоуправления, посредством межведомственного информационного взаимодействия исключительно в электронном виде.

Одновременно планируется отказаться от включения в формируемые дела отдельных видов документов и сократить сроки хранения отдельных документов. Для этого нужно будет:

• Определить перечень документов, подлежащих помещению в дела правоустанавливающих документов и кадастровые дела;


• Перейти на временное (10 лет) хранение документов, по которым было отказано в государственной регистрации права (сделки), с осуществлением процедуры уничтожения дел по истечении указанного срока;


• Перейти на временное (10 лет) хранение учетных дел, содержащих решение об отказе в осуществлении государственного кадастрового учета, с осуществлением процедуры уничтожения дел по истечении указанного срока;


• Отказаться от хранения копий кадастровых дел объектов недвижимости со статусом сведений государственного кадастра недвижимости об объекте недвижимости «аннулированные».

Оптимизация состава хранимых бумажных документов в части накопленных документов (п. 4.2.2)

Оптимизация состава хранимых бумажных документов в части накопленных документов предусматривает:

• Перекомплектование дел в целях сокращения их объема путем изъятия из них документов, не подлежащих помещению в дела;


• Отказ от постоянного хранения отдельных видов документов.

При перекомплектовании дел в целях сокращения их объема будут решаться следующие вопросы:

• О месте хранения накопленных дел и месте проведения работ по их перекомплектованию;


• О субъектах (уполномоченных специалистах), которые будут проводить эту работу.

До момента проведения перекомплектования в делах правоустанавливающих документов и кадастровых делах должны быть выделены три группы документов, к которым будут применяться различные правила хранения:

• Первая группа - документы, подлежащие постоянному хранению на бумажных носителях и переводу в электронный вид;


• Вторая группа - документы, подлежащие переводу в электронную форму и последующему (по окончании сроков хранения) уничтожению документов на бумажных носителях;


• Третья группа - документы, которые не подлежат ни переводу в электронную форму, ни хранению на бумажных носителях (т.е. документы, выделяемые к уничтожению).

Мой комментарий: Наиболее интересной является вторая группа документов, бумажные подлинники которых планируется уничтожать после создания электронных копий. Российское архивное законодательство пока что не предусматривает такого варианта хранении документов.

Предлагается отказаться от постоянного хранения ряда видов накопленных архивных документов и проводить их уничтожение по истечении сроков временного хранения.

После завершения работ по перекомплектованию и сканированию хранящихся документов должны быть сформированы дела правоустанавливающих документов в бумажном виде и дела правоустанавливающих документов в электронном виде.

После завершения работ по сканированию документов, помещенных в кадастровое дело, должны быть сформированы кадастровые дела в бумажном виде и кадастровые дела в электронном виде. Сформированные кадастровые дела подлежат передаче на хранение в архив после проведения работ по их перекомплектованию и переводу в электронный вид.

В результате проведения этих работ будет существенно уменьшен объем хранимых бумажных документов, что позволит сократить издержки на их хранение.

Мой комментарий: Идея перекомплектования дел, с моей точки зрения, самая спорная в стратегии, хотя логика этого предложения понятна – отказаться от хранения лишних документов. Дело в том, что в этом случае придется провести экспертизу ценности всех хранимых в делах документов, выделить документы временного срока хранения, провести их уничтожение, перекомплектовать оставшиеся документы в новые дела. Это очень трудоемкая и, соответственно, дорогостоящая работа, требующая привлечения специалистов достаточно высокой квалификации. Может случиться и так, что затраты на перекомплектование «съедят» всю ожидаемую экономию на хранении, поэтому вопрос экономической целесообразности перекомплектования следовало бы проработать очень тщательно.

Источник: Консультант Плюс
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=170260;