Стратегия архивного хранения и перевода в электронную форму дел правоустанавливающих документов и кадастровых дел

Пока Министерство культуры убеждает Правительство РФ в том, что существующей законодательно-нормативной базы архивной отрасли достаточно, чтобы надлежащим образом решить вопросы организации длительного архивного хранения электронных документов, органы государственной власти, уже на практике столкнувшиеся с необходимость организовать не только надежное хранение документов, но и усовершенствовать систему хранения бумажных архивов в условиях смешанного документооборота, занимаются тем, что вообще-то, по-хорошему, должны были бы делать Минкультуры, Росархив и ВНИИДАД – а именно, разрабатывают стратегии совершенствования архивного хранения своих документов.

Приказом Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии (Росреестр) от 5 сентября 2014 года № П/426 утверждены:

• Стратегия архивного хранения и перевода в электронную форму дел правоустанавливающих документов и кадастровых дел;


• План мероприятий по реализации Стратегии архивного хранения и перевода в электронную форму дел правоустанавливающих документов и кадастровых дел.

Стратегия направлена на определение базовых принципов комплектования, учета, хранения, использования и уничтожения архивных документов в сфере государственной регистрации прав и государственного кадастрового учета.

Основной идеей стратегии является максимальный перевод документов в электронный вид и использование именно электронных архивных копий в оперативной работе Росреестра, в первую очередь – документов из дел правоустанавливающих документов, кадастровые и учетные дел.

В стратегии отмечается, что в настоящее время перевод хранящихся документов в электронный вид осуществляется неравномерно. Сканирование документов в сфере регистрации прав практически не осуществляется. Сканирование документов государственного кадастрового учета осуществляется во всех субъектах РФ, однако объем отсканированных дел пока незначителен - общее количество отсканированных кадастровых дел составляет порядка 8,4 млн.

Реализация стратегии осуществляется в рамках мероприятий программы «Проведение работ по перекомплектованию и переводу в электронную форму правоустанавливающих документов и кадастровых дел» (п.2 Приказа). В качестве пилотных определены 18 территориальных органов Росреестра и филиалы ФГБУ «ФКП Росреестра» (п.3).

Стратегией предусматривается решение следующих задач:

• Развитие и совершенствование нормативно-правового регулирования в части оптимизации состава хранимых документов в сфере государственной регистрации прав, государственного кадастрового учета;


• Осуществление работ по перекомплектованию и переводу в электронную форму дел правоустанавливающих документов, кадастровых и учетных дел;


• Обеспечение хранения дел правоустанавливающих документов, кадастровых и учетных дел, сформированных в электронном виде;


• Создание централизованных архивохранилищ для архивного хранения дел правоустанавливающих документов, кадастровых и учетных дел, хранимых в бумажном виде в архивах Росреестра.

Стратегии предполагает к концу 2019 года осуществить перевод в электронный вид 116 млн. дел - правоустанавливающих документов (78 млн. дел) и кадастровых и учетных дел (38 млн. дел), то есть необходимо будет перевести в электронный вид еще порядка 107,6 млн. дел.

Мой комментарий: С моей точки зрения, в стратегии грамотно сформулированы цели –первой в списке стоит задача разработки современной нормативно-правовой базы, которая будет регулировать работу по хранению документов. Кроме того, в стратегии сделана попытка комплексного решения вопросов архивного хранения в условиях использовании смешанного документооборота. Стратегия направлена на совершенствование существующей системы архивного хранения документов в Росреестре, причем интересно то, что ряд предложенных решений противоречит традиционным положениям архивного дела. Чтобы реализовать все эти предложения, потребуется внести изменения в законодательство.

Совершенствование существующей системы комплектования, учета и хранения архивных документов в сфере государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним и государственного кадастрового учета будет осуществляться по следующим основным взаимосвязанным направлениям:

• Нормативно-правовое обеспечение хранения дел правоустанавливающих документов, кадастровых и учетных дел, хранимых в бумажном виде в ведомственных архивах;


• Оптимизация состава хранимых бумажных документов;


• Перевод в электронную форму накопленных в бумажных архивах дел правоустанавливающих документов и кадастровых дел, а также организация постоянного хранения таких документов;


• Перевод в электронную форму вновь поступающих на бумажных носителях документов в рамках текущих процессов ведения ЕГРП и ГКН;


• Создание программно-аппаратной платформы для перевода в электронную форму бумажных документов;


• Создание программно-аппаратной платформы учета, поиска и хранения электронных документов;


• Строительство централизованных архивохранилищ, оснащенных специальным техническим оборудованием.

В стратегии предполагается к 2016 году сократить средний листаж хранимых бумажных дел правоустанавливающих документов с 30 до 12 листов, кадастровых дел - с 40 до 20 листов.

Сокращения листажа дел правоустанавливающих документов планируется добиться за счет того, что в формируемые в бумажном виде дела правоустанавливающих документов, будут включаться только заявления о государственной регистрации прав и правоустанавливающие документы - документы-основания для государственной регистрации наличия, возникновения, прекращения, перехода прав на недвижимое имущество и сделок с ним, ограничения (обременения) прав, а также иные документы, составляемые заявителем и/или заверяемые (подписываемые) его личной подписью (которые отсутствуют в распоряжении иных уполномоченных органов или должностных лиц и нотариусов).

Уже имеющие дела предполагается перекомплектовать, осуществить их ретроконверсию и передать на хранение в централизованные архивохранилища.

По мнению авторов стратегии, перевод хранимых документов в электронную форму и формирование электронных архивов Росреестра позволит:

• Централизовать хранение архивных документов Росреестра; заложить основу для перехода на подачу документов и принятие решений о регистрации прав по экстерриториальному принципу.


• Создать полноценный электронный архив накопленных документов в сфере регистрационной и учетной деятельности, что позволит:


• Вывести из оперативного хранения большую часть документов;


• Уничтожить часть хранящихся в делах копий документов в бумажном виде;


• Оказывать услуги в сфере государственной регистрации прав и государственного кадастрового учета экстерриториально;


• Сократить сроки предоставления государственных услуг в сфере государственной регистрации прав и государственного кадастрового учета;


• Принимать решения о государственной регистрации прав и государственном кадастровом учете по документам, принятым по экстерриториальному принципу.

Планируется сформировать полноценный электронный архив Росреестра и ФГБУ «ФКП Росреестра», а также освободить значительные площади помещений их подразделений от бумажных документов. Стратегию предполагается реализовать с 2014 года по 2019 год.

Мой комментарий: Отмечу, что авторы стратегии четко представляют себе, какие нормативно-методические документы им нужны для организации хранения документов. Большинство их них будет регламентировать работу с документами в смешанном документообороте.

Думаю, что подобный комплект нормативных документов пригодился бы и другим государственным органам, у которых имеются аналогичные проблемы с ведомственным архивным хранением.

Однако если каждый орган государственной власти будет самостоятельно устанавливать порядок хранения документов, то мы скоро сможем забыть про единые правила архивного хранения государственных документов. «Зоопарк» систем хранения в дальнейшем может создать серьезные проблемы с обеспечением сохранности документов Архивного фонда РФ.

Источник: Консультант Плюс
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=170260;