понедельник, 30 марта 2015 г.

Росстандарт: Свежий взгляд на управление технической документацией


Как много нам открытий чудных готовит просвещенья дух… И если Вы думали, что уже всё узнали об управлении документами и повидали все терминологические баталии, то Вас, возможно, ждёт сюрприз.

На сайте ФГУП «СТАНДАРТИНФОРМ» выложен для ознакомления текст стандарта ГОСТ Р ИСО 11442-2014 «Техническая документация на продукцию. Управление документацией» объёмом 23 страницы, который вступит в силу с 01.01.2016 г., см. http://www.gostinfo.ru/PRI/Page/GetPage?orderByColumn=PUBLISHDATE&orderByDirection=D&lpage=11&MaterialID=273790

Данный стандарт «устанавливает основные правила организации работ с техническими документами».

Согласно приведенной в стандарте информации, документ подготовлен ООО «НИИ экономики связи и информатики «Интерэкомс»» на основе собственного аутентичного (это они так считают – Н.Х.) перевода на русский язык международного стандарта ИСО 11442:2006 «Техническая документация на продукцию. Управление документацией» (ISO 11442:2006 Technical product documentation - Document management, см. http://www.iso.org/iso/ru/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=39380 , вводная часть, в т.ч. термины и определения, доступна по адресу https://www.iso.org/obp/ui/#iso:std:iso:11442:ed-1:v1:enН.Х.). Стандарт внесен техническим комитетом по стандартизации ТК 100 «Стратегический и инновационный менеджмент».

Много любопытного можно найти в терминологическом разделе, тем более, что авторы стандарта даже не попытались как-то согласовать сделанный ими перевод с общепринятой отраслевой терминологией. Приведу наиболее любопытные определения:
3.10 Документ (document): Фиксированное и структурированное количество информации, разрабатываемое и передаваемое как целостная единица между пользователями и системами. [МЭК 82045-1:2001]

Мой комментарий: Во-первых, здесь, с моей точки зрения, «накосячили» авторы исходного стандарта ИСО. Термин document они используют в смысле «документ» (в англоязычной литературе обычно для этого используется термин record), а определение взяли для понятия «информационный объект/материал» (если говорить попросту, то это в большинстве случаев не что иное, как «файл»).

Но переводчики тоже внесли свой «вклад». Количество ну никак нельзя «разрабатывать»!  Я бы это определение (в оригинале: document - fixed and structured amount of information that can be managed and interchanged as a unit between users and systems) перевела следующим образом: «Неизменный (фиксированный) и структурированный набор информации, которым можно как единым целым управлять и передавать между пользователями и системами».

3.13 Статус документа (document status): Шаг (стадия) жизненного цикла готового документа.

Мой комментарий: Всё-таки не «готового документа», а «редакции документа» (document issue).

3.14 Оригинальный документ (original document): Документ, содержащий техническое описание (определение) продукции и формирующий базу для его будущих изменений.

3.22 Подписанный документ (signature document): Копия оригинального документа, имеющая утверждение, требуемое заказчиком, и представляющее собой основание для последующих утверждений.

3.15 Выпустить (документ) (release): Создать документ, пригодный для использования по предназначению.

Мой комментарий: В оригинале – «сделать одобренный документ доступным для использования по его целевому назначению»

3.12 Опубликованный документ (document issue): Идентифицированная версия документа.

Мой комментарий: вообще-то document issue – это версия (редакция) документа…

3.11 Репродукция документа (document replica): Точная или максимально приближенная копия оригинального документа.

3.23 Рабочая копия (viewing copy): Репродукция документа, предназначенная для просмотра, внесения изменений и изготовления печатных копий.

3.3 Архивная копия документа (archive master): Репродукция документа для длительного хранения в соответствующем формате кодирования.

3.21 Хранение/активная фаза (storage/active phase): Стадия, на которой производится сохранение активной документации.

3.4 Фаза архивирования (archiving phase): Стадия, на которой документы на продукцию передаются из хранилища активных документов в исторический архив.
Раздел 4 заслуживает того, чтобы процитировать его полностью:
4. Оригинальные и воспроизведенные документы

4.1 Общие положения

Следующие положения помогут при пользовании системы документации и облегчат понимание принципов ее работы.

4.2 Оригинальный документ

Оригинальный документ (документ первоисточник) не имеет идентифицированного документального источника. Отдельный оригинальный документ или система ассоциированных оригинальных документов формируют техническое определение (описание) продукции. Оригинальный документ создает основу, в которую вносятся изменения в течение всего срока службы продукции.

Каждый утвержденный оригинальный документ хранят в архиве оригиналов (электронном хранилище). Доступ к данному архиву регулируют путем проведения специальных процедур «входной/выходной учет (регистрация)» (речь идёт об учёте выдачи/возврата документов – Н.Х.). Оригинальный документ в электронной форме хранится в идентифицированном (на самом деле – в «установленном» – Н.Х.) формате на специальном (в оригинале «trusted medium», что я бы перевела как «надёжный» - Н.Х.) носителе информации (например, магнитном или оптическом). Если документы оформляют вручную, то носителем представительных данных (рисунок, текст) может быть (в оригинале – «должен быть» – Н.Х.) удобный для воспроизведения носитель, например, бумага или пленка (в оригинале – «чертёжная плёнка» - Н.Х.). Любой пересмотр должен быть произведен в строгом соответствии с оригинальным документом.

Если предпочтительный файловый формат больше не поддерживается (например, векторный формат), то оригинальный статус передается файловому формату (сказано не по-русски; статус передается не формату, а документу в таком формате – Н.Х.) длительного использования (например, растровому формату). Как правило, при этом часть информации утрачивается (мой перевод: «при этом обычно допускается потеря части информации в определенных установленных пределах» - Н.Х.) (см 4.5). Переход в другой файловый формат может также зависеть от используемых корпоративных процедур.

4.3 Подписанный документ

Оригинальный документ требует выполнения обычных процедур утверждения. Некоторые документы утверждает заказчик или официальный орган. Подписанный документ может требовать дополнительного утверждения. Обычно его оформляют на бумаге. Он является копией оригинального документа. Данный документ не может быть изменен без дополнительного утверждения с постановкой подписи и печати.

Мой комментарий: Здесь, как мне кажется, искажен смысл текста, который я бы перевела так: «Оригиналы проходят обычную процедуру утверждения и могут потребовать также утверждения/согласования заказчиком и/или государственным органом. Согласованный документ (signature document) документирует такое дополнительное утверждение/согласование. Обычно согласованный документ изготавливается в бумажной форме и является копией оригинала. В случае внесения в него изменений они должны быть заверены подписями и печатями, которые требуются при утверждении/согласовании».

4.4 Рабочая копия

Рабочую копию документа (в оригинале - viewing copy, что, скорее, копия документа в виде, пригодном для восприятия человеком – Н.Х.) используют для просмотра, внесения изменений (в оригинале commenting – комментирование, аннотирование – Н.Х.), изготовления печатных копий (печатных репродукций). В электронной форме (в оригинале – «при проектировании в САПР» – Н.Х.) - это растровый документ для экранного просмотра или перфокарта с микрофильмом (апертурную карту вряд ли можно признать документом в электронной форме – Н.Х.), изготовленная тем или иным способом.

4.5 Архивная копия документа

Для документации, представленной в электронной форме, репродукция документа (см. 4.6) необходима для обеспечения его длительного хранения. Репродукция сохраняется в проверенном нейтральном формате. Формат архивной копии документа должен быть легко интерпретируемым и воспроизводимым для определенного периода времени (он может зависеть от срока службы продукции). Представление продукции должно быть открытым и независимым от перспективных версий используемых электронных средств и программного обеспечения.

Мой комментарий: Я бы этот текст перевела, чуть-чуть его видоизменив, так: «При использовании документации в электронной форме, желательно подготовить экземпляр документа для длительного хранения в подходящем для этого надёжном формате, по возможности не зависящем от конкретного программного обеспечения и оборудования. Архивная мастер-копия должна быть доступна и воспроизводима в течение установленного периода времени (который может зависеть, например, от срока службы продукта). Спецификации формата должны быть открытыми и не зависеть от версий программных средств.»

Примечание — Типовые форматы цифровой архивной копии документа: TIFF (растровый), SGML, XML и STEP.

4.6 Репродукция документа, точность воспроизведения репродукции

Репродукция документа — это точная (почти точная) копия оригинального документа. Репродукция может утрачивать часть информации по сравнению с источником. Степень точности воспроизведения информации классифицируют с учетом возможности репродукции документа передавать информацию, содержащуюся в оригинальном документе.

Значения степени точности воспроизведения репродукции классифицируют следующим образом:
  • клонированное воспроизведение (точная копия):

  • эквивалентное воспроизведение (с некоторой потерей информации для целевого эквивалента);

  • существенное воспроизведение (некоторые свойства оригинала могут быть утрачены, например, цвет).
Лично меня больше всего порадовала «перфокарта с микрофильмом» (п.4.4) :) В оригинале это был термин «aperture card», который на русский язык переводится просто как «апертурная карта» (и есть несколько ГОСТов, в названии которых встречается этот термин).

Интересно, как всё это пользователь стандарта будет стыковать, например, с положениями ГОСТ 2.102-2013 «Единая система конструкторской документации. Виды и комплектность конструкторских документов» (см. http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&page=0&month=3&year=2015&search=2_102&RegNum=1&DocOnPageCount=15&id=177693 ), где в п.4.5 даны следующие толкования терминов:
ГОСТ 2.102-2013, п.4.5

1. Оригинал:

Бумажный КД: Документ, выполненный на любом материале, подписанный (заверенный) разработчиком и предназначенный для изготовления подлинника

Электронный КД: Документ, подписанный ЭП разработчика, имеющий в реквизитной части соответствующий реквизит и предназначенный для проверки, установленного согласования и утверждения в качестве подлинника

2. Подлинник

Бумажный КД: Документ, оформленный подлинными установленными подписями и выполненный на любом материале, позволяющем многократное воспроизведение с них копий. Допускается в качестве подлинника использовать оригинал, репрографическую копию или экземпляр документа, изданного типографским способом, завизированные подлинными подписями лиц, разработавших данный документ и ответственных за нормоконтроль

Электронный КД: Документ, подписанный всеми установленными ЭП, имеющий в реквизитной части соответствующий реквизит и предназначенный для изготовления дубликата и/или копий

3. Дубликат

Бумажный КД: Копия подлинника, обеспечивающая идентичность воспроизведения подлинника, выполненная на любом материале и позволяющая снятие с них копий

Электронный КД: Документ, полученный посредством электронного копирования подлинника, подписанный установленными ЭП лиц, ответственных за его изготовление, имеющий в реквизитной части соответствующий реквизит и предназначенный для изготовления копий

4. Копия

Бумажный КД: Документ, выполненный способом, обеспечивающим его идентичность с подлинником (дубликатом) и предназначенный для непосредственного использования при разработке, в производстве, эксплуатации, ремонте изделий. Копиями являются также микрофильмы-копии, полученные с микрофильма-дубликата

Электронный КД: Документ, полученный посредством электронного копирования подлинника или дубликата, подписанный установленными ЭП лиц, ответственных за его изготовление, имеющий в реквизитной части соответствующий реквизит и предназначенный для непосредственного использования в разработке, производстве, эксплуатации, ремонте изделий
В целом же содержание ГОСТ Р ИСО 11442-2014 следующее:
1. Область применения

2. Нормативные ссылки

3. Термины и определения

4. Оригинальные и воспроизведенные документы
  • 4.1. Общие положения
  • 4.2. Оригинальный документ
  • 4.3. Подписанный документ
  • 4.4. Рабочая копия
  • 4.5. Архивная копия документа
  • 4.6. Репродукция документа, точность воспроизведения репродукции
5. Фазы работы с проектной документацией
  • 5.1. Общие положения
  • 5.2. Разработка технической документации на продукцию
  • 5.3. Фаза создания
  • 5.4. Фаза утверждения
  • 5.5. Фаза выпуска
  • 5.6. Хранение/активная фаза
  • 5.7. Фаза пересмотра
  • 5.8. Фаза архивирования
6. Статус жизненного цикла документа

7. Правила пересмотра

8. Защита информации
  • 8.1. Общие положения
  • 8.2. Авторизация
  • 8.3. Уведомление о защите
Приложение А (справочное). Типовые правила пересмотра документа

Приложение ДА (справочное). Сведения о соответствии ссылочных международных стандартов соответствующим национальным стандартам Российской Федерации

Библиография
В заключение замечу, что ISO 11442:2006 на английском языке производит гораздо более положительное впечатление и не содержит тех ляпов и странностей, которыми изобилует перевод.

Источник: сайт ФГУП «СТАНДАРТИНФОРМ»
http://www.gostinfo.ru/PRI/Page/GetPage?orderByColumn=PUBLISHDATE&orderByDirection=D&lpage=11&MaterialID=273790 

Комментариев нет:

Отправить комментарий