Хранение документов, касающихся государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним и государственного кадастрового учета объектов недвижимости

В «Стратегии архивного хранения и перевода в электронную форму дел правоустанавливающих документов и кадастровых дел», утвержденной приказом Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии (Росреестр) от 5 сентября 2014 года № П/426, содержится интересные сведения и статистические данные о текущем положении дел в Росреестре с хранением документов на бумажных носителях. Эти данные показывают, какие объемы документации хранятся в ведомственных архивах и с какими проблемами сталкивается ведомство.

По мнению авторов концепции, в условиях постоянного хранения значительной части документов, возникает «безотлагательная необходимость в изменении практики архивного хранения документов, используемых в сфере государственной регистрации прав и государственного кадастрового учета».

Мой комментарий: С моей точки зрения, вопрос о совершенствовании практики архивного хранение документов длительного срока хранения уже давно назрел. Его было бы правильнее решать на общефедеральном уровне, а не по отдельности в каждом ведомстве. Важно также и то, что стратегия Росреесра учитывает особенности документов ведомства и существующие технологии их обработки и хранения.

Основными документами в сфере государственной регистрации прав и государственного кадастрового учета, находящимися на хранении в архивах Росреестра и его территориальных органов и филиалов Федеральной кадастровой палаты Росреестра, являются:

• Дела правоустанавливающих документов;
• Разделы Единого государственного реестра прав на недвижимое имущество и сделок с ним (ЕГРП);
• Книги учета документов;
• Кадастровые дела;
• Учетные дела;
• Формы государственного реестра земель кадастрового района;
• Документы государственного фонда данных, полученных в результате проведения землеустройства (включая землеустроительные дела).

В результате регистрационного действия в архивы территориальных органов Росреестра поступают документы, содержащие как минимум 10 листов бумажных документов формата A4.

Наиболее объемными являются дела правоустанавливающих документов (80% площадей в архивохранилищах документов в сфере регистрации прав) и кадастровые дела (75% площадей в архивах документов в сфере государственного кадастрового учета). Также многочисленны книги учета документов и разделы ЕГРП, землеустроительные дела.

В Стратегии приводятся следующие данные об объемах хранимых архивных документов по состоянию на конец 2012 года:

• 78 млн. дел правоустанавливающих документов (средний листаж 30 листов),
• 78 млн. разделов ЕГРП (средний листаж 10 листов),
• 1,1 млн. книг учета документов ЕГРП (средний листаж 250 листов),
• 38 млн. кадастровых дел (средний листаж 40 листов),
• 1,8 млн. учетных дел (средний листаж 20 листов) и
• 23 млн. дел документов государственного фонда данных (средний листаж 50 листов), полученных в результате проведения землеустройства.

Мой комментарий: Таким образом, на ведомственном хранении в Росреестре в 2012 году находилось 219,9 млн. дел, которые занимали почти пять километров архивных полок. Для сравнения: во всех государственных и муниципальных архивах РФ хранится 500 миллионов дел (см. http://mkrf.ru/upload/mkrf/mkdocs2015/2015.02.13report.pdf ) т.е. всего лишь в два раза больше.

Для хранения бумажных документов в территориальных органах Росреестра и филиалах ФГБУ «ФКП Росреестра» используются архивохранилища общей площадью порядка 235 тыс. кв. м. В территориальных органах Росреестра эксплуатируются архивохранилища совокупной площадью около 191 тыс. кв. м. В филиалах ФГБУ «ФКП Росреестра» используются архивохранилища совокупной площадью 43,5 тыс. кв. м.

В среднем загруженность архивохранилищ территориальных органов Росреестра по субъектам РФ составляет 97,8%, их территориальных отделов - 93,6%. Средний уровень заполнения архивохранилищ филиалов ФГБУ «ФКП Росреестра» равен 86%.

По оценке авторов стратегии в течение ближайших 10 лет необходимо увеличить площади для архивохранилищ в несколько раз. При этом свободные места, предназначенные для хранения документов, в существующих архивохранилищах территориальных органов Росреестра во многих субъектах РФ были исчерпаны к концу 2013 года, а в архивохранилищах филиалов ФГБУ «ФКП Росреестра» будут исчерпаны к 2015 году.

На основании приведенных данных в стратегии делаются следующие выводы:

• Для нормального функционирования территориальных органов Росреестра и филиалов ФГБУ «ФКП Росреестра» уже сегодня требуются дополнительные архивохранилища, а также дополнительные расходы на обслуживание таких архивохранилищ.


• Из-за переполнения архивохранилищ значительно затруднена текущая регистрационная и учетная деятельность, что может привести к снижению качества принимаемых решений в ходе предоставления государственных услуг в сфере недвижимости.


• Текущая практика архивного хранения документов в сфере государственной регистрации прав и государственного кадастрового учета делает невозможным реализацию «Дорожной карты» и, как следствие, достижение плановых показателей в виде сокращения сроков государственной регистрации прав, перехода к экстерриториальному оказанию государственных услуг.

Основным риском сохранения текущей практики архивного хранения документов в стратегии признана постоянная потребность в новых площадях для размещения архивных документов. Именно поэтому решение вопроса с нехваткой площадей для архивного хранения уделено значительное внимание.

Мероприятия по увеличению площадей для архивного хранения документов Росреестра

Проблема нехватки площадей архивохранилищ будет решаться путем создания сети специализированных централизованных архивохранилищ, а также небольшого количества архивов регионального значения.

Создание централизованных архивохранилищ Росреестра должно осуществляться исходя из необходимости размещения как накопленных, так и планируемых к накоплению документов для государственной регистрации прав на недвижимое имущество и государственного кадастрового учета объектов недвижимости.

Оптимальная схема размещения на территории Российской Федерации централизованных архивохранилищ будет включать в себя 8 межрегиональных архивных центров общей площадью порядка 170 тыс. кв. м., оснащенных специализированным стеллажным, сканирующим и телекоммуникационным оборудованием, предназначенным для хранения документов.

Будут построены централизованные архивохранилища:

• Центрального федерального округа в Калужской области (г. Калуга);


• Северо-Западного федерального округа в г.Санкт-Петербурге;


• Южного и Северо-Кавказского федеральных округов в Краснодарском крае (г. Краснодар);


• Приволжского федерального округа в Республике Татарстан;


• Уральского федерального округа в Свердловской области (г. Екатеринбург);


• Сибирского федерального округа в Кемеровской области (г. Кемерово) и в Иркутской области (г. Ангарск);


• Дальневосточного федерального округа в Хабаровском крае (г. Хабаровск).

Стратегия учитывает, что в силу удаленного географического расположения ряда субъектов РФ, которые находятся в северных районах, на территории Крайнего Севера либо полностью расположены на островах или отделены от остальной России территорией других государств, передача документов на централизованное хранение из таких субъектов РФ нецелесообразна, поскольку существующие транспортные маршруты по которым возможно доставить бумажные документы в кратчайшие сроки (или предусмотренные сроки) с минимальными затратами не являются оптимальными,

Поэтому оптимальная схема размещения архивохранилищ будет также включать архивы регионального хранения в 8 субъектах Российской Федерации - Республике Саха (Якутия), Ямало-Ненецком автономном округе, Камчатском крае, Красноярском крае (северные районы), Калининградской области, Магаданской области, Чукотском автономном округе, Сахалинской области.

Создание централизованных архивохранилищ Росреестра будет осуществляться путем строительства и ввода в эксплуатацию новых площадей, создания архивов регионального значения путем строительства (реконструкции), приобретения или капитального ремонта помещений, находящихся в федеральной собственности.

В централизованные архивохранилища и архивы регионального хранения будут перемещаться дела постоянного хранения. Документы временного хранения будут  храниться при подразделениях, их создавших.

В централизованных архивохранилищах будет вестись каталог архива на электронных носителях.

Источник: Консультант Плюс
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=170260;