Джеймс Лепен: Почему корпоративные документные системы в бумажную эпоху были намного успешнее таких же систем в электронную эпоху? Часть 2

(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.ru/2015/03/1.html )

Оценка регистрационной системы на соответствие пяти критериям надежной документной системы

Описанная выше регистрационная система отвечает пяти критериям надежности документной системы, потому что:

• Налажен регулярный и всеобъемлющий захват документов в систему. В почтовой комнате (комнатах) одни и те же люди изо дня в день фильтруют входящую корреспонденцию. Они используют один и тот же мыслительный процесс, чтобы изо дня в день принимать решения о том, какое сообщение в какой регистр нужно отправить, и какие сообщения в обход регистров можно передать непосредственно адресатам. Если на работу в почтовую комнату приходит новый сотрудник, то его обучают использовать этот же процесс мышления. Точно так же в регистрах одни и те же сотрудники день за днём занимаются размещением документов в дела. У них нет какой-либо заинтересованности в том, чтобы в дела не попадали «неудобные» и компрометирующие материалы. За содержание дел ответственность несут не они, а исполнители. Дела являются всеобъемлющими – вся корреспонденции проходит через почтовую комнату, и сообщения либо отфильтровываются, либо передаются в регистр для помещения в дела.


• Коллеги, работающие над одним проектом, темой, вопросом или с одним и тем же контрагентом используют соответствующее дело в качестве основного источника информации. Если в деле будут пробелы, то коллеги не только с большой вероятностью это заметят – весьма возможно, что они будут мотивированы как-то это исправить, поскольку они полагаются на полноту этого дела в плане возможности выполнить свою работы и, если потребуется, защитить её.


• Новое дело создаётся всякий раз, когда начинается новая работа, и для каждого помещаемого в дело материала, уже в силу самого действия по его размещению в определенном деле, устанавливается связь с тем видом деятельностью, в рамках которой он возник.


• Регистры обеспечивают сохранность дел. Как правило, они документируют, кому и когда выдавались дела. Конечно, не было каких-либо физических препятствий для того, чтобы исполнитель заказал дело, вытащил из него компрометирующий его документ и вернул дело на место (это если дела не сшиваются и/или не проводится, как в секретном делопроизводстве, полистный контроль – Н.Х.). Однако если исполнители попадутся на этом, то рискуют быть уволенными.


• У организаций имелись способы управления жизненным циклом документов таким образом, что обеспечивался постоянный доступ к ним во времени. Регистры хранили активные (часто используемые) дела поблизости от деловых подразделений. Впоследствии, когда через какое-то время после завершения работы документы начинали использоваться реже, такие «полуактивные» документы отправляли в центр хранения документации. В центре хранения документации по истечении установленных сроков хранения документы уничтожались либо передавались на постоянное архивное хранение в исторические архивы.

Что произошло с этими системами с появлением электронная почты и компьютерных сетей?

На первый взгляд кажется, что, начиная примерно с 1993 года, профессионалы в области управления документами и архивного дела вполне были в состоянии обеспечить, чтобы вывод из эксплуатации бумажных регистрационных систем происходит только при условии внедрения заменяющих их адекватных электронных систем. Организации, которые применяли регистрационные системы, как правило, гордились как самими системами, так и содержавшимися в них документами. Эти документы поддерживали их деловую деятельность, обеспечивали защиту и служили источником справочной информации. Организации не планировали ставить под угрозу качество своих документов.

Так почему же сложившаяся практика не была сохранена? Почему даже те организации, у которых были великолепные документные системы, не смогли воссоздать качество этих систем после появления электронной почты?

Для этого были три основные причины:

• Скорость и характер перемещения сообщения электронной почты в пространстве и времени настолько отличаются от движения бумаг, что, даже абстрагировав качества хорошей бумажной документной системы и сформулировав их в виде набора критериев, специалистам по управлению документами было трудно предложить способы, позволявшие системе в мире после появления электронной почты соответствовать этим критериям


• Использование индивидуальных учетных записей электронной почты уничтожило пространственно-временной промежуток между поступлением сообщения в организацию и его попаданием на рабочий стол исполнителя. Не осталось места и времени, куда можно было бы «вставить» меры контроля и управления.


• Стремительное всеобщее распространение электронной почты посредством использования стандартных почтовых клиентов и серверного программного обеспечения означало для организаций утрату возможности для инноваций при внедрении у себя систем для обработки электронной почты (правильнее сказать, подобные заказные системы, ввиду их дороговизны и проблем с технической поддержкой, оказались по карману лишь немногим организациям – Н.Х.). Удовлетворительный метод прозрачной фильтрации и классификации / помещения в дела сообщений электронной почты так и не появился - потому, очень мало было сделано соответствующих экспериментов.

Мой комментарий: Здесь я опять же не соглашусь с Джеймсом Лепеном. Ничто не мешает организации работать с электронной почтой точно так же, как с бумажной – за исключением того, что при этом, как правило, резко замедляются деловые процессы, падает производительность как отдельных сотрудников, так и организации в целом, что в коммерческой деятельности означает падение доходности и проигрыш в конкурентной борьбе. Высококачественное управление электронными документами нередко оказывается экономически неоправданным, и именно поэтому от него отказываются – часто в пользу подходов, с которыми связаны свои существенные риски. – Н.Х.

Джеймс Лепен (James Lappin)

Источник: блог «Thinking Records»
http://thinkingrecords.co.uk/2014/09/19/why-were-corporate-wide-records-systems-in-the-paper-age-so-much-more-successful-than-those-in-the-digital-age/