Росархив отчитался о нормативном обеспечении деятельности архивных и делопроизводственных служб государственных органов, органов местного самоуправления и организаций на современном этапе

4 марта 2015 года состоялось расширенное заседание коллегии Федерального архивного агентства (Росархива), где были подведены итоги работы ведомства в 2014 году. С докладом «Об итогах работы Федерального архивного агентства в 2014 году и задачах на 2015 год» выступил руководитель Росархива, председатель коллегии А.Н.Артизов. Его доклад было аналогичен по содержанию докладу, представленному Росархивом на коллегии Министерства культуры (см.: http://rusrim.blogspot.ru/2015/03/2014-2015.html ).

Также на коллегии с докладом «О нормативном обеспечении деятельности архивных и делопроизводственных служб государственных органов, органов местного самоуправления и организаций на современном этапе» выступил заместитель руководителя Росархива О.В. Наумов. Значительная часть его выступления была посвящена рассказу о подготовке нормативно-правовых актов, регламентирующих порядок работы с электронными документами и организацию их архивного хранения.

Мой комментарий: Отмечу, что не было названо ни одного нормативного документа, введенного в действие в 2014 году – их просто не было, поэтому доклад содержал информацию о том, над проектами каких нормативно-правовых актов работал Росархив и на какой стадии подготовки они находятся.

В докладе подчеркивается, что «федеральное архивное агентство, понимая необходимость обновления основополагающих нормативных правовых актов, регламентирующих деятельность архивных и делопроизводственных служб государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, в последние годы проводит целенаправленную работу в этом направлении».

Первым упомянутым в докладе проектом были «Правила организации хранения, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях», на которыми ВНИИДАД работает с 2010 года. О.В.Наумов сообщил, что окончательный вариант проекта Правил был представлен на утверждение в Министерство культуры Российской Федерации лишь в конце 2014 года.

Для справки: Проект приказа Минкультуры России «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов архивного фонда российской федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного т самоуправления и организаций» 5 марта 2015 года был размещен на «Едином портале для размещения информации о разработке федеральными органами исполнительной власти проектов нормативных правовых актов и результатов их общественного обсуждения», см.  http://regulation.gov.ru/get.php?view_id=3&doc_id=71014 .

В докладе честно сказано, что ряд моментов, связанных с электронными документами, не фиксируют сложившуюся практику, а носят во многом прогностический характер.

Мой комментарий: Тем самым руководство Росархива публично признается в том, что положения Правил, касающиеся организации хранения электронных документов, установлены не на основе анализа реальной практики работы с электронными документами в российских органах государственной власти, а на основе фантазий авторов проекта на эту тему. С моей точки зрения, недопустимо включать в нормативный документ требования, которые не прошли проверку практикой.

В докладе также перечислен ряд аналитических и нормативно-методических материалов, которые были подготовлены параллельно с проектом Правил:

• «Сравнительный анализ форматов файлов электронных документов постоянного (долговременного) хранения» (мой отзыв об этом отчете РГГУ см. здесь: http://rusrim.blogspot.ru/2014/02/blog-post_10.html );


• «Архивоведческие и документоведческие функциональные требования к информационным системам, обеспечивающим электронный документооборот в процессе внутренней деятельности федеральных органов исполнительной власти» (мои комментарии см.: http://rusrim.blogspot.ru/2014/02/1.html , http://rusrim.blogspot.ru/2014/02/2.html );


• «Рекомендации по организации хранения, комплектования, учета электронных документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях» (мои комментарии см.: http://rusrim.blogspot.ru/2014/02/1_13.html ; http://rusrim.blogspot.ru/2014/02/2_14.html ; http://rusrim.blogspot.ru/2014/02/3.html ; http://rusrim.blogspot.ru/2014/02/4.html ; http://rusrim.blogspot.ru/2014/02/4.html ).

Мой комментарий: С моей точки зрения, Росархив очень правильно поступил, разметив все эти материалы в открытом доступе у себя на сайт. Следует, однако, отметить, что данные НИРы были выполнены ВНИИДАД в 2013 году, и как-то странно читать о них в отчете ведомства за 2014 год. Кстати говоря, было бы неплохо продолжить практику раскрытия информации о НИРа и выложить итоговые отчеты о работах, выполненных в 2014 году.

По мнению О.В.Наумова, «это позволило вписать Правила в общую канву разработки непростых вопросов создания, приема, хранения и использования электронных документов». Он перечислил ключевые новшества в Правилах:

• Установление основных норм, связанных с организацией хранения, комплектования, учета и использования электронных документов;


• Установление формата архивного хранения текстовых электронных документов – PDF-A, в котором электронные текстовые документы будут передаваться на хранение в архив организации;


• Определение единицы хранения электронных документов – электронного дела, представляющего собой контейнер или совокупность контейнеров электронных документов. Контейнер электронного документа – это сжатая папка (zip-архив), в состав которой входят: содержание (контент) электронного документа, реквизитные и функциональные метаданные, файлы электронных подписей, визуализированная копия электронного документа в формате архивного хранения;
  
  Мой комментарий: Отмечу, что в проекте Правил «визуализированная копия электронного документа» упоминается только один раз, в определении. Разъяснений относительно того, что под этим следует понимать, нет – в итоге мы опять получаем сомнительной ценности «кота в мешке».


• Установление формы описи электронных документов.

По словам О.В.Наумова, в Правилах также «определены обязательные условия хранения электронных документов, порядок передачи электронных документов в архив. Установлены порядок выдачи копий электронных документов по запросам пользователей и порядок их заверения».

Мой комментарий: С моей точки зрения, всего этого недостаточно для того, чтобы решить проблему хранения электронных документов.

Доклад содержит следующее объяснение:

Доклад О.В. Наумова «О нормативном обеспечении деятельности архивных и делопроизводственных служб государственных органов, органов местного самоуправления и организаций на современном этапе» на расширенном заседании Коллегии Росархива 4 марта 2015 года

По объективным причинам при разработке проекта Правил не нашли отражения в полном объеме технологические аспекты организации хранения электронных документов, поскольку в настоящее время Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации совместно с Росархивом подготовлен, но еще не утвержден проект Концепции организации долговременного архивного хранения электронных документов. В ее рамках будут предложены определенные организационные и технологические решения в отношении хранения архивных электронных документов.

После утверждения данных правил будут внесены соответствующие изменения и дополнения в «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках.

Источник: Сайт Федерального архивного агентства
http://archives.ru/reporting/report-naumov-2015-kollegia.shtml