Рекомендации фирмы TAB по решению 5 основных проблем, связанных со смешанным (бумажным и электронным) документооборотом

Североамериканская компания TAB, достаточно известный поставщик решений для управления документами, на днях опубликовала на своём сайте небольшое руководство «Решение 5 основных проблем, связанных со смешанным (бумажным и электронным) документооборотом» (Solving the Top 5 Hybrid Records Challenges) объёмом 4 страницы, которое можно скачать, при условии сообщения своих персональных данных, здесь: http://www.tab.ca/resources/solving-the-top-5-hybrid-records-challenges/?tab_k=TAB-WebCAEn-WP_Top_5_Hybrid_Challenges-CPB-201503-

Теме смешанного (гибридного) документооборота уделяется, с моей точки зрения, незаслуженно мало внимания, поэтому я бы рекомендовала коллегам не проходить мимо этого документа (тем более. Что он совсем небольшой, и его вполне посильно прочитать).  Ниже приведена «выжимка» из руководства – перечень основных проблем и способов их решения.

Когда в одной и той же среде управления документами присутствует информация в как бумажном, так и в электронном виде, возникают новые для многих организаций проблемы в сфере управления документами.

Решение этих «новых» проблем часто является вопросом применения проверенного временем передового опыта ко всему массиву документов и информации, - и это хорошая новость для всех специалистов по управлению документами. Мы выделили 5 основных проблем  управления документами в смешанной (гибридной) среде, а также те подходы и решения, которые можно использовать для их преодоления.

Проблема 1: Выделение документов. Как определить, что является документами в условиях смешанной (гибридной) среды? Многие организации делают ошибку, используя в качестве критерия вид/формат документа, однако заявлять, что, например, «все наши бухгалтерские документы - бумажные, а все кадровые – электронные» - попросту неверно.

Решение: Избегайте  подхода «или-или».

Проблема 2: Управление жизненным циклом документов. У компаний есть тенденция управлять жизненным циклом документов путем создания множества систем и политик, основанных на виде/формате. Еще чаще в компаниях имеется установленная политика для документов только одного вида, и это обычно бумага.

Решение: Используйте единый глобальный подход к управлению документами.

Проблема 3: Выделение официального экземпляра документа. Следует ожидать, что в гибридном среде в каждый момент времени может циркулировать множество экземпляров и копий документа в различных форматах. Для большинства организаций такая ситуация действительно может осложнить ответ на «вечный» вопрос управления документами: что считать «официальным экземпляром документа»?

Решение: Разработайте и введите четко сформулированную политику

Проблема 4: Как справиться с растущими объёмами документов? Реалии гибридной среде заключаются в том, что объемы бумажных документов продолжают расти даже тогда, когда организации переходят на использование электронных документов.

Решение: Регулярно избавляйтесь от материалов, не являющихся документами

Проблема 5: Как вовлечь и заинтересовать пользователей? Бессмысленно разрабатывать системы и политики управления документами в условиях гибридной среды, если никто в организации их не придерживается. Проблема здесь в том, что у большинства пользователей сохраняется менталитет «или/или», выработанный после многих лет работы в чисто бумажной среде либо связанный с общей нехваткой знаний об управлении документами.

Решение: Образование и обучение.

Источник: сайт компании TAB
http://www.tab.ca/resources/solving-the-top-5-hybrid-records-challenges/?tab_k=TAB-WebCAEn-WP_Top_5_Hybrid_Challenges-CPB-201503-