Джеймс Лепен: Почему корпоративные документные системы в бумажную эпоху были намного успешнее таких же систем в электронную эпоху? Часть 1

Данная заметка известного британского консультанта и педагога в области управления документами Джеймса Лепена (James Lappin - на фото) была опубликована на его блоге «Thinking Records» (Думая о документах) 19 сентября 2014 года.

Нас, специалистов по управлению документами, часто обвиняют в попытке воспроизвести в электронно-цифровом мире «бумажную парадигму». В этом есть своя ирония: ведь если бы мы смогли внедрить общекорпоративные системы управления электронными документами, которые были бы хотя бы наполовину так же хороши, как лучшие документные системы бумажной эпохи, то мы были бы сейчас очень популярными людьми!

20 лет тому назад наши предшественники в профессии управления документами попытались выделить и обобщить свойства лучших «бумажных» систем управления документами и выразить эти качества в виде набора технологически-нейтральных критериев, - надеясь и ожидая, что удастся так спроектировать системы управления электронными документами, чтобы они также соответствовали этим критериям, даже если они будут обеспечивать их выполнение совершенно по-другому.

Лучше всего этих технологически нейтральные критерии сформулированы в п.8.2.2. стандарта ISO 15489 по управлению документами (более детальное обсуждение этих критериев см. в моем посте: http://thinkingrecords.co.uk/2014/09/12/evaluating-automated-approaches-against-records-management-principles/ ).

Вот эти пять критериев. Для того, чтобы считаться надежной, документная система должна (Дж.Лепен приводит эти принципы в собственной формулировке, несколько отличающейся от текста стандарта – Н.Х.):

• Регулярно и всесторонне захватывать все документы, возникающие в ходе охватываемой системой деятельности;


• Служить в качестве основного источника информации по охватываемой системой деятельности;


• Устанавливать и поддерживать связь между документами и видами деятельности, в рамках которой они появились;


• Обеспечивать защиту документов от внесения изменений и уничтожения;


• Обеспечивать постоянный доступ к документам во времени.

Мой комментарий: В ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «СИБИД. Управление документами. Общие требования» соответствующее место в п.8.2.2 сформулировано следующим образом:

«Система управления документами должна:

а) включать все документы в рамках охватываемой ею деловой деятельности в соответствии с установленным порядком;

b) организовывать документы таким образом, чтобы отражать процессы деловой деятельности создателя (исполнителя) документов;

c) защищать документы от несанкционированного изменения, изъятия или уничтожения;

d) выступать в качестве основного источника информации о действиях, зафиксированных в документах;

e) обеспечивать доступ ко всем относящимся к определенному вопросу документам и связанным с ними метаданным.»

Эти требования могут на первый взгляд показаться утопичными. Ни одна из известных мне организаций в настоящее время не располагает общекорпоративной системой, которая бы отвечала всем этим критериям и охватывала все виды деятельности. И все же в то время, когда требования были составлены - в начале 1990-х годов, они вовсе не казались идеалистическими. До появления электронной почты любая организации, которая того желала, могла внедрить документную систему, соответствующую всем пяти этих критериям.

Что позволяло создавать надежные корпоративные документные системы в бумажную эпоху?

В бумажную эпоху существовал пространственный и временной промежуток между:

• моментом времени, когда деловой документ / сообщение поступало в организацию извне, и


• моментом времени, когда деловой документ / сообщение попадало в папку входящих документов сотрудника, ответственного за работу с ними.

Был также пространственный и временной промежуток между:

• моментом, когда сотрудник организации отправлял деловой документ / сообщение, и


• моментом, когда это сообщение либо получал коллега, которому оно было адресовано; либо оно покидало организацию для отправки внешнему адресату.

В эти промежутки во времени и пространстве организации могли вставить «контрольные точки» с тем, чтобы обеспечить регулярный захват деловой переписки в документные системы и её раскладку по контейнерах (обычно называемым «делами»), каждый из которых отражал экземпляр конкретного вида деятельности.

Как обычно работала регистрационная система

Типичная регистрационная система (рис. Дж.Лепена)

На приведенном выше рисунке показано, как функционировала типичная регистрационная система (registry system).

Мой комментарий: Далее описано, как видит регистрационную систему англичанин. Видны как сходство, так и отличия в сравнении с традиционной российской системой бумажного документооборота.

Входящие сообщения попадали в почтовую комнату. Сотрудники почтовой комнаты проводили первичную грубую фильтрацию почты.

• Материалы, которые, судя по их внешнему виду, не требовалось включать в документную систему ввиду их тривиального, личного или чисто справочного характера (рекламные материалы, листовки, открытки, любовные письма, журналы по подписке) направлялись непосредственно соответствующим лицам;


• Материалы, которые выглядели как деловая переписка (письма, меморандумы, отчеты и т.д.) непосредственно адресату не направлялись. Вместо этого они отправлялись в соответствующий регистр документов.

Каждый такой регистр представлял собой просто группу делопроизводителей (records clerks), управлявших делами соответствующей части (вида деятельности) организации. Обычно в организации было несколько регистров, зона ответственности каждого из которых охватывала документы в одной или нескольких службах, подразделениях или зданиях, хотя возможно было и использование одного центрального регистра, охватывавшего все виды деятельности.

В регистре документ помещался в дело, отражавшее тот вид деятельности, в рамках которого возникла переписка. Сотрудники регистра отправляли дела (с включенной в них новой корреспонденцией) к исполнителям.

Исполнитель (action officer) готовил проект ответа, который затем печатался машинисткой в машбюро (typing pool). Машинистка печатала две копии на подпись исполнителю – одна из них шла в дело, а вторая отсылалась.

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.ru/2015/03/2.html )

Джеймс Лепен (James Lappin)

Источник: блог «Thinking Records»
http://thinkingrecords.co.uk/2014/09/19/why-were-corporate-wide-records-systems-in-the-paper-age-so-much-more-successful-than-those-in-the-digital-age/