Цели и задачи начатого в 2019 году трехлетнего спринта по переходу федерального правительства от бумажных документов к чисто электронным в полной мере в установленные сроки выполнены не были.
Это, однако, не означает, что федеральные органы за последние несколько лет не научились многому и не добились прогресса на пути к «цифровому правительству».
И хотя крайний срок, после которого Национальные Архивы США (National Archives and Records Administration, NARA) перестанут принимать на архивное хранение бумажные документы, недавно был сдвинут на 18 месяцев - с 31 декабря 2022 года на 30 июня 2024 года (см. https://federalnewsnetwork.com/technology-main/2022/12/white-house-extends-e-records-deadline-to-june-2024/ ) - директор по управлению документами в федеральном правительстве США (Chief Records Officer for the U.S. Government – должность в составе высшего руководства Национальных Архивов – Н.Х.) Лоренс Брюер (Laurence Brewer) подчеркнул, что федеральные органы исполнительной власти не должны отказываться от целей цифровизации в масштабах всего федерального правительства, поставленных в меморандуме M-19-21 (см. https://www.archives.gov/files/records-mgmt/policy/m-19-21-transition-to-federal-records.pdf ).
Мой комментарий: Здесь упоминается совместный меморандум M-19-21 Административно-бюджетного управления президентской администрации (Office of Management and Budget, OMB) и Национальных Архивов США «Переход к электронным документам» (Transition To Electronic Records, см. https://www.archives.gov/files/records-mgmt/policy/m-19-21-transition-to-federal-records.pdf , а также пост на моём блоге http://rusrim.blogspot.com/2019/07/blog-post_8.html ).
«Это не общегосударственная игра в регулярное откладывание решения вопрос на потом (букв. «в пинание банки дальше по дороге» - Н.Х.)», сказал Брюер в своём интервью. «Это ограниченный срок, и мы действительно хотим. . . и ожидаем, что в течение этого срока федеральные органы сделают приоритетными усилия по исполнению этих требований меморандума M-19-21, которые по-прежнему остаются неизменными, и ускорят свой прогресс в достижении этих целей».
Брюер отметил, что вызванный пандемией коронавируса переход на удаленную работу ещё раз продемонстрировал необходимость перехода федеральных органов исполнительной власти на полностью электронные документы. Некоторые государственные органы сообщили Национальным Архивам ( https://www.archives.gov/files/records-mgmt/agency/federal-agency-records-management-annual-report-2021.pdf ), что переход на удаленную работу помог им ускорить переход к электронное управление документами.
«Поскольку большинство из нас работало дистанционно в своих кухнях или столовых, мы прочувствовали, что «бумажные» процессы, перемещение бумаг по кругу, более не жизнеспособны», - сказал Брюер. «Из собираемой нами отчётности мы узнали, что те федеральные органы исполнительной власти, которые ещё до пандемии вложили средства в электронное управление документами, оказались гораздо успешнее в достижении своих целей».
В то же время пандемия Covid-19 создала серьёзные помехи проектам цифровизации многих федеральных органов власти. Меньшее количество сотрудников могло приходить в свои офисы, чтобы получить доступ к бумажным документам и либо оцифровать их, либо отправить в один из 18 федеральных центров хранения документации Национальных Архивов (которые в разгар пандемии также были закрыты на несколько месяцев).
Помимо последствий пандемии, федеральные органы исполнительной власти столкнулись с долгосрочными проблемами и вызовами, связанными с соблюдением первоначально установленного крайнего срока – конца 2022 года. Одной из таких проблем, по словам Брюера, является долгая предыстория бумажных процессов. Многие органы власти по-прежнему обмениваются «большими объемами» устаревших бумажных документов и используют нуждающиеся в обновлении унаследованные системы.
«Во многих федеральных органах исполнительной власти до сих пор существует эта «бумажная» культура», - отметил Брюер. «Преодоление этого – на само деле проблема менеджмента изменений. И хотя, как мне кажется, пандемия действительно значительно подтолкнула вперёд федеральные органы, даже те, которые не инвестировали до пандемии [в цифровизацию – Н.Х] - предстоит ещё много работы по управлению изменениями и совершенствованию процессов».
Однако финансирование перехода к электронному ведению документации остается серьёзной проблемой для многих федеральных органов. В подготовленном для Национальных Архивов отчёте Национального управления США по аэронавтике и исследованию космического пространства (НАСА - NASA) за 2021 год (см. https://www.archives.gov/files/records-mgmt/agency/nasa-saorm-2021.pdf ) старшее должностное лицо этого ведомства по вопросам управления документами (Senior Agency Officials for Records Management, SAORM), - отметив, что пандемия стала «самым большим вызовом» для соблюдения сроков перехода на электронные документы, - далее в отчёте сказало: «Однако, несмотря на то, что НАСА является плодовитым производителем документов, финансовые приоритеты ведомства заключаются в выполнении космических и научных миссий. Таким образом, даже без пандемии у НАСА, вероятно, не было бы необходимых ресурсов ни для полной оцифровки всех унаследованных аналоговых документов, ни для финансирования их перемещения в [федеральные центры хранения документации (federal records centers, FRC)] или в коммерческие центры хранения документации».
Брюер признаёт, что финансирование и кадровое обеспечение проектов цифровизации являются серьёзной проблемой.
По его словам, «Вместе с Административно-бюджетным управлением президентской администрации (Office of Management and Budget, OMB), мы, безусловно, признаём, что это важная работа, которая, однако, требует определенных инвестиций». Он добавляет: «По большей части федеральные органы видят потенциальную отдачу от перехода на работу целиком и полностью в электронной среде. У большинства из них есть мотивация для этого. Вопрос заключается в том, каким образом совершить этот переход, и как обеспечить его ресурсами.»
Последний совместный меморандум NARA и OMB позволяет федеральным органам исполнительной власти запрашивать перенос для них, в виде исключения, установленного на июнь 2024 года крайнего срока, в тех случаях, когда замена бумажных документов электронными «окажется обременительной для общественности, расходы будут превышать ожидаемую отдачу, законодательно-нормативные барьеры будут препятствовать выполнению требования и/или у документов в оригинальном формате будет иметься исключительная внутренне присущая ценность», - говорится в документе.
Мой комментарий: Речь идёт о совместном меморандуме NARA и OMB М-23-07 от 23 декабря 2022 года, о котором см. мой пост здесь: http://rusrim.blogspot.com/2023/01/blog-post_471.html
По словам Брюера, он ожидает, что исключения будут «довольно ограниченными по своему характеру» и будут предоставляться при условии того, что федеральный орган исполнительной власти продемонстрирует прогресс в деле перехода на полностью электронные документы.
«Раз уж мы будем давать федеральным органам ответы на запросы о предоставлении исключений, то мы создаем процесс, в рамках которого одобрение таких запросов будет зависеть от предоставления отчётности о достигнутом прогрессе, с тем, чтобы мы могли отслеживать, как эти органы продолжает совершенствовать управление документами», — отметил он.
(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2023/03/2.html )
Джастин Даблдей (Justin Doubleday)
Источник: сайт «Сеть федеральных новостей» (Federal News Network)
https://federalnewsnetwork.com/it-modernization/2023/01/federal-records-chief-says-culture-of-paper-persists-at-agencies/
Комментариев нет:
Отправить комментарий