Приказом Минюста России от 14 декабря 2022 года №395 и решением Правления Федеральной нотариальной палаты от 28 ноября 2022 года №21/22 были утверждены «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования нотариальных документов», которые вступили в силу 11 января 2023 года.
Правила комплектования нотариальных документов
Нотариальный архив принимает нотариальные документы в составе номенклатурных дел постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения, образовавшиеся в процессе деятельности нотариуса, занимающегося частной практикой, или нотариуса государственной нотариальной конторы (п.3).
По решению нотариальной палаты, принятому в соответствии с ее уставом, по согласованию с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта РФ в сфере архивного дела нотариальный архив принимает на хранение номенклатурные дела, образовавшиеся в процессе деятельности нотариуса, занимающегося частной практикой, или нотариуса государственной нотариальной конторы, находящиеся на хранении в государственных архивах субъекта РФ, муниципальных архивах.
Мой комментарий: Это интересное положение. Собираются ли нотариусы забрать из государственных архивов все нотариальные документы, которые уже отнесены к документам Архивного фонда РФ? С моей точки зрения, для того, чтобы это можно было осуществить, данную норму следовало бы включить в закон об архивном деле.
Нотариальный архив принимает номенклатурные дела:
- Нотариусов, занимающихся частной практикой, сложивших полномочия;
- Государственных нотариальных контор, находившиеся на временном хранении у нотариуса, занимающегося частной практикой.
Дела нотариуса, занимавшегося частной практикой, который был освобожден от полномочий по решению суда либо полномочия которого были прекращены в связи с его смертью, передаются комиссией, созданной в соответствии с «Правилами нотариального делопроизводства», в архив, членом которой являлся нотариус, за исключением номенклатурных дел, не оконченных производством, в том числе наследственных и депозитных дел.
Архив осуществляет прием оконченных производством дел, от нотариусов - членов соответствующей нотариальной палаты в соответствии с утвержденным президентом нотариальной палаты графиком приема документов от нотариусов по истечении десяти лет начиная с 1 января года, следующего за последним годом временного хранения нотариальных документов нотариусом (п.4).
Номенклатурные дела принимаются архивом с индексами, предусмотренными номенклатурой дел нотариуса в соответствии с «Правилами нотариального делопроизводства».
Номенклатурные дела передаются в архив на бумажных носителях (п.5).
Номенклатурные дела нотариусов, сложивших полномочия, и государственных нотариальных контор, находившиеся на временном хранении у нотариуса, принимаются архивом в том виде, в котором их принял нотариус, осуществлявший временное хранение.
В этом случае работники архива самостоятельно производят
- Сканирование нотариальных документов;
- Переформирование номенклатурных дел;
- Регистрацию наследственных дел в реестре наследственных дел в единой информационной системе нотариата (ЕИС).
При приеме на хранение номенклатурных дел нотариуса работник архива в присутствии нотариуса проверяет соответствие акту приема-передачи номенклатурных дел нотариуса в ЕИС за определенный год и принимаемых от нотариуса номенклатурных дел на бумажном носителе (п.6).
Мой комментарий: Требование о том, чтобы сам нотариус сдавал лично свои документы в архив, с юридической точки зрения, наверное, правильное, - а вот с точки зрения выполнения этого процесса на практике оно кажется весьма спорным. Как правило, нотариусы сами не занимаются делопроизводством, у них для этого есть подчинённые. Более того, работа с архивными документами в крупных нотариальных конторах поручена отдельным сотрудникам с соответствующим образованием. Ну не станет нотариус тратить свое драгоценное время на передачу документов в архив! Более правильно было бы дать возможность заинтересованным сторонам самим выбрать наиболее удобный для всех вариант взаимодействия.
Акт приема-передачи номенклатурных дел, сформированный в ЕИС, подписывается квалифицированными электронными подписями нотариуса и работника архива.
При приеме на хранение номенклатурных дел нотариусов, сложивших полномочия, и государственных нотариальных контор, находившихся на временном хранении у нотариуса, работник архива в присутствии нотариуса или комиссии проверяет соответствие акту приема-передачи указанных дел нотариусу принимаемых от нотариуса или комиссии номенклатурных дел на бумажном носителе. В акте приема-передачи работником архива делаются отметки о состоянии дел: удовлетворительное или неудовлетворительное (ветхое), а также отражаются факты отсутствия дел.
Правила учёта нотариальных документов
Сведения о приеме номенклатурных дел нотариуса в архив вносятся в картотеку архива, ведущуюся нотариальной палатой в электронной форме, на основании сведений акта приема-передачи дел (п.7).
Работник архива после приема дел на хранение включает их в картотеку архива, содержащую сведения о составе единиц хранения, их систематизации и учете (п.8).
В карточке архивного хранения номенклатурных дел отражаются сведения об их использовании, включая их выемку по требованию суда, прокуратуры, органов следствия в связи с находящимися в их производстве уголовными, гражданскими или административными делами.
Нотариальная палата вправе принять решение о включении иных сведений в учетную карточку архивного хранения номенклатурных дел.
Источник: Консультант плюс
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=434512
Комментариев нет:
Отправить комментарий