Что такое «вывод из эксплуатации»?
Вывод из эксплуатации (decommissioning) - это процесс, в ходе которого прекращается использование в организации делового приложения, привода или системы.
Приложения, привода и системы выводятся из эксплуатации, когда они:
- Заменяются более новым продуктом,
- Устарели - они более не поддерживают деловой процесс, или же соответствующая технология больше не поддерживается,
- Передаются в другой орган или учреждение.
Требования к управлению документами в контексте вывода из эксплуатации
Для вывода из эксплуатации приложений или систем требуется:
- Проведение экспертизы ценности (appraisal) - понимание документов, имеющихся в приложении или системе;
- Миграция - извлечение и перемещение документов (если это возможно);
- Текущее управление - если документы невозможно извлечь и переместить, они должны надлежащим образом управляться государственным органом;
- Проведение уничтожения - уничтожаются дубликаты и документы с истекшими сроками временного хранения, которые остаются в выведенной из эксплуатации системе.
Ниже приведено более детальное пошаговое руководство по управлению документами в контексте вывода из эксплуатации.
Шаг 1 - Проведение экспертизы ценности
Первое, что необходимо сделать, - это получить представление о том, какие документы находятся в системе или приложении, подлежащем выводу из эксплуатации.
Сотрудники, которые создавали эти документы или управляли связанными с ними функциональными возможностями, часто являются лучшими источниками информации, когда дело касается понимания того, к чему относились эти документы.
Если экспертиза ценности уже была проведена и сроки хранения были установлены, то всё, что Вам нужно сделать - это определить, какие из этих документов потребуют от Вас наибольшего внимания. Документами, имеющими высокую ценность или связанные с высокими рисками, необходимо тщательно управлять, чтобы обеспечить сохранение их пригодности для использования.
Проведение экспертизы ценности документов включает понимание того, что эти документы собой представляют и как они связаны с функциями и деятельностью государственного органа. Документы могут быть законно уничтожены или переданы другому органу или учреждению только в том случае, если им были должным образом установлены сроки хранения с использованием соответствующего перечня с указанием сроков хранения и действий по их истечении (Retention and Disposal Authority, RDA, см. https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/how-long-should-records-be-kept/retention-and-disposal-authorities-rdas ).
Шаг 2 – Миграция
После завершения экспертизы ценности и определения того, какие документы имеют высокую ценность или же связаны с высокими рисками, следующим шагом будет определение того, какие из документов необходимо извлечь и мигрировать, с тем, чтобы можно было продолжить их использование и управление ими.
Перемещение документов из одной системы в другую включает в себя предотвращение ряда серьёзных рисков для документов и информации. К ним относятся риск утраты данных, проблемы сохранения контекстуальных ссылок, поддержание доступа к полным и точным документам и информации, и предотвращение преждевременного уничтожения.
В некоторых случаях для облегчения процесса миграции можно использовать соответствующие инструменты миграции. Такие инструменты могут, например, сформировать протокол миграции, отметить потенциальные проблемы и сформировать отчёт об уже прошедших миграцию материалах. Отчеты, сопоставляющие мигрированные материалы с теми, что содержались в выведенной из эксплуатации системе, помогают выявить недостающий контент.
Возможности для миграции документов и взаимосвязанных с ними данных в новую систему необходимо поддерживать и в тех случаях, когда выведенная из эксплуатации система впоследствии поддерживается в качестве базы данных/хранилища.
Управление государственных документов штата (PROV) рекомендует использовать для хранения еще не прошедших миграцию электронных документов активно управляемые носители информации, с тем, чтобы обеспечить непрерывную возможность поиска, извлечения и доступа к документам в течение всего срока их хранения. Использование для хранения и восстановления еще не прошедших миграцию электронных документов, не поддерживающих поиск или трудноуправляемых носителей информации, таких как резервные ленты, может оказаться дорогостоящим, а поиск и извлечение может потребовать длительного времени.
По возможности документы следует мигрировать в систему или на привод, которыми активно управляют, - поскольку платформа, программное обеспечение и другие элементы, необходимые для того, чтобы документы оставались читаемыми, с большей вероятностью будут поддерживаться в активно управляемой среде.
Документы постоянного срока хранения, которые больше не требуются для деловой деятельности, должны быть переданы на архивное хранение в Управление государственных документов штата (PROV), см. https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/transferring-records
Разработка стратегии миграции документов позволит определить и удовлетворить ключевые требования (как технические, так и относящиеся к управлению документами). Стратегия должна включать план действий, определяющий подлежащие миграции документы (вместе с их метаданными), место, куда эти документы должны быть мигрированы, а также то, как метаданные документов будут отображаться на метаданные, используемые новым приводом или системой.
Шаг 3 - Текущее управление
Если документы не могут быть извлечены из системы или привода, ими необходимо будет активно управлять до тех пор, пока в них будет сохраняться потребность.
Следует разработать план управления, описывающий, каким образом будет управляться система или привод, чтобы документы оставались читаемыми и пригодными для использования в течение всего срока их хранения.
Документы, которые не требуется хранить в течение очень долгого времени и/или имеющие низкую ценность и/или связанные с низкими рисками, могут оставаться на приводе или в системе после ее выключения. Тем не менее, необходимо разработать план управления системой или приводом, с тем, чтобы документами можно было управлять в автономном режиме столько времени, сколько потребуется. Сюда может входить проведение регулярных проверок выборок документов (с использованием последовательного и задокументированного метода формирования выборок) для выявления признаков деградации и иных рисков для документов, чтобы, пока документы остаются востребованными, эти риски можно было смягчать.
Источник: сайт PROV
https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/a-z-topics/decommissioning
Комментариев нет:
Отправить комментарий