Инициативы по оцифровке требуют стратегического планирования, поскольку это взаимосвязанные задачи, в которых каждое решение влияет на следующее.
Помимо этого, оцифровка требует менеджмента в связи с внутренне присущими таким проектам изменениями, из-за сложного характера оцифровки и требований к компетенциям. Проведение успешного проекта оцифровки также требует реалистичной оценки прямых и косвенных затрат. В результате организации полагаются на передовую практику для того, чтобы оправдать инвестиции, сделанные в проекты оцифровки.
Планирование проекта
При планировании проекта архивистам необходимо понимать миссию учреждения и место проекта в организации, и сопоставлять имеющиеся ресурсы с теми, которые необходимо приобрести. Им также необходимо установить стандарты, которых необходимо будет придерживаться при оцифровке, начать процесс документирования, спланировать реализацию и оценить проект.
Масштабы проекта и характеристики архивных коллекций находят отражение в спецификациях и процедурах захвата графических образов. Экспертная оценка подлежащих оцифровке дел является частью процесса планирования, включающей определение количества подлежащих оцифровке документов; определение форматов, размеров и условий; и оценку нетиповых характеристик материалов.
Успех проектов оцифровки в большей степени зависит от планирования, чем от технологий. Технологии никогда не должны быть главной движущей силой проектов; архивисты в первую очередь должны определить потребности пользователей, а затем уже выбрать технологию, позволяющую эти потребности удовлетворить.
Анализ затрат
Расходы на проекты по оцифровке являются уникальными и часто беспрецедентными, обычно связанными с новыми возможностями для получения финансирования. Их не следует сравнивать с текущей деятельностью и расходами на неё или рассматривать как их замену. Каждый шаг в проекте оцифровки предполагает вмешательство человека, и эти затраты вряд ли удастся уменьшить.
При планировании проекта следует рассмотреть начальные затраты и затраты на инфраструктуру. К ним относятся:
- отбор, подготовка и консервация материалов;
- создание метаданных;
- затраты на оцифровку, включая приобретение услуг поставщика или покупку оборудования, программного обеспечения и периферийного оборудования;
- контроль качества;
- техническое обслуживание инфраструктуры, включая техническое обслуживание оборудования и расходы на сеть;
- сохранение графических образов и метаданных, включая затраты на их хранение;
- подтверждение / приобретение прав;
- трудозатраты, включая техническую поддержку, управление проектами, веб-программирование и оплату персонала, занимающегося дизайном интерфейсов, а также обучение;
- пользовательская оценка; и
- документирование.
Наиболее значительные расходы связаны с каталогизацией, вслед за которыми следуют такие трудоёмкие процедуры, как поиск, анализ и группировка оригиналов; их подготовка и отслеживание; и контроль качества. Кроме того, для технологий характерен короткий жизненный цикл, что означает затраты на замену систем и необходимость инвестирования в обучение персонала новейшим системам и приложениям.
Планы по оцифровке коллекций должны принимать во внимание перемены, которые принесёт в учреждение данная инициатива. Организации должны осознать длительную пользу от временного увеличения затрат на обучение и оборудование в начале проекта. В то время, как внимание тех, кто управляет бюджетом, часто привлекают расходы на оборудование, более значительными обычно оказываются расходы на поддерживающую деятельность. Кроме того, смена технологий требует проведения миграции и обновлений. Если учреждение должно перейти в цифровую среду, оно должно научиться тому, как распределять ресурсы.
Пилотные проекты
В рамках анализа затрат и получаемой отдачи оценивается взаимосвязь между функциональными возможностями, потребностями и расходами. К сожалению, цифры, относящиеся к расходам на проекты, часто вводят в заблуждение. Например, хотя расценки на ресурсы хранения и обработку данных продолжают падать, большинство бюджетных прогнозов основано на имеющейся информации о текущей структуре цен. Кроме того, при анализе часто не учитывают усилия, которые, если бы они были приняты во внимание, изменили бы результаты расчётов – такие, как усилия по подготовке документов к оцифровке, индексации, созданию метаданных, обработке после сканирования и по управлению файлами.
Разработка технико-экономических обоснований на основе реальных затрат важна, поскольку опыт работы со своими собственными коллекциями является одной из лучших основ для прогнозирования стоимости проекта. Хранилища могут рассмотреть возможность проведения пилотного проекта, чтобы обеспечить решение проблем организации рабочего процесса до начала основного проекта.
Готовность к переменам
Оцифровка требует приверженности учреждения обеспечению долговременной сохранности, интеграции технологий и лидерству в сфере электронной сохранности. К сожалению, усилия по обеспечению цифровой жизнестойкости часто отодвигаются на второй план из-за более насущных проблем. Независимо от качества и надёжности графических образов, созданных в рамках проекта оцифровки, они не будут долговечными, если организация не сможет обеспечить их поддержание и обслуживание.
Марго Ноут (Margot Note)
Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/digitization-planning-and-cost-projection/
Комментариев нет:
Отправить комментарий