Директор по управлению документами в федеральном правительстве США считает, что в федеральных органах исполнительной власти сохраняется «бумажная» культура, часть 2

(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2023/03/1.html )

Новые стандарты оцифровки

По словам Брюера, Национальные Архивы помогают федеральным органам исполнительной власти достичь целей цифровизации на нескольких различных направлениях. Он ожидает, что в этом году Национальные Архивы завершат подготовку долгожданных правил оцифровки документов постоянного срока хранения, подлежащих в конечном итоге передаче на хранение в Национальные Архивы. Ранее архивное ведомство в декабре 2020 опубликовало проект предлагаемых правил (см. https://www.federalregister.gov/documents/2020/12/01/2020-26239/federal-records-management-digitizing-permanent-records-and-reviewing-records-schedules ) - о нём см. также мой пост http://rusrim.blogspot.com/2020/12/blog-post_50.html - Н.Х..

Этот нормативный документ должен дать федеральным органам больше свободы действий для того, чтобы отказаться от управления бумажными документами, поскольку ранее Национальные Архивы (см. https://www.archives.gov/records-mgmt/faqs/digitization-regulation#:~:text=NARA%20advises%20against%20disposing%20of,before%20the%20rule%20is%20final ) в своих рекомендациях не советовали ведомствам уничтожать ранее оцифрованные ими бумажные документы постоянного срока хранения до публикации окончательной редакции «Правил».

«Эти правила охватывают всё, что федеральному органу исполнительной власти необходимо сделать в рамках процесса оцифровки, включая технические стандарты, а также контроль качества, метаданные и всё остальное, что нужно иметь, когда Вы изготавливаете цифровую копию взамен бумажного оригинала», - говорит Брюер.

Национальные Архивы также планируют завершить в 2023 году разработку стандартов для инструментов и услуг управления электронными документами в рамках «Федеральной инициативы по модернизации управления электронными документами» (Federal Electronic Records Modernization Initiative, FERMI, см. https://www.archives.gov/records-mgmt/policy/fermi , а также пост на моём блоге https://rusrim.blogspot.com/2018/06/fermi.html - Н.Х.). По словам Национальных Архивов, эта инициатива является частью усилий NARA по предоставлению федеральным органам, «в масштабе всего федерального правительства, современного экономичного, стандартизированного и интероперабельного набора решений и сервисов для управления документами».

Брюэр сообщил, что Национальные Архивы продолжают сотрудничать с Управлением общих служб правительства США (General Services Administration, GSA) с целью предоставить федеральным органам исполнительной власти варианты инструментов и продуктов для управления электронными документами.

«Мы пытаемся решать этот вопрос на нескольких направлениях, и всегда ищем возможности опереться на то, что у нас хорошо получается. Это требования и наши знания в области управления документами; а также понимание того, как можно укрепить взаимодействие с частным сектором и с другими федеральными органами, которые собираются искать инструменты, необходимые им для более эффективного управления электронными документами», - сказал Брюер.

Одновременно федеральные органы исполнительной власти также готовятся к переходу на использование новой системы (см. https://federalnewsnetwork.com/open-datatransparency/2022/11/nara-preps-agencies-to-move-to-new-e-records-system-in-early-2023/ ) для согласования сроков хранения документов и для передачи электронных документов на хранение в Национальные Архивы. По словам Брюера, система «Архив электронных документов 2.0» (Electronics Records Archive (ERA) 2.0) будет запущена в эксплуатацию в марте-апреле 2023 года.

Национальные Архивы в настоящее время переносят данные в новую систему. Брюер также сообщил, что предыдущая версия системы ERA будет отключена примерно на «три-четыре недели» непосредственно перед запуском ERA 2.0 для завершения переноса данных.

«По ходу этого процесса мы также будем предоставлять федеральным органам исполнительной власти обновлённую информацию о сроках и ходе запуска системы ERA 2.0. Мы также организуем обучение, с тем, чтобы обеспечить готовность к работе в новой системе наших клиентов, как только к ней будет открыт доступ», - добавил он.

Джастин Даблдей (Justin Doubleday)

Мой комментарий: Думаю, читатели сами могут сопоставить как «жизненную позицию», так и степень активности Национальных Архивов США и нашего Росархива.

Источник: сайт «Сеть федеральных новостей» (Federal News Network)
https://federalnewsnetwork.com/it-modernization/2023/01/federal-records-chief-says-culture-of-paper-persists-at-agencies/