Искусственный интеллект (ИИ) и управление документами: интервью со Стивом Джейкобом и Сеймой Суисси, часть 3

(Продолжение, предыдущую часть см. https://rusrim.blogspot.com/2023/03/2_17.html )

Джонатан Дэвид: Как могут измениться основные традиционные функции архивного дела? В частности, я имею в виду воздействие на функцию, о которой часто говорят как о «самой благородной» из архивных функций, -  а именно, на экспертизу ценности. Возможны ли по мере автоматизации её трансформация или же превращение в деятельность по конфигурированию?

Стив Джейкоб и Сейма Суисси: Специалисты по управлению документами с трудом справляются с постоянно растущими объёмами неструктурированных и некатегоризированных документов. Сочетая методы обработки естественного языка и машинное обучение, ИИ-решения потенциально способны облегчить экспертизу ценности больших объёмов документов.

Выявление и извлечение релевантных данных позволяет выделить как документы, имеющие архивную ценность для организации, так и те, что могут быть уничтожены. Часто организации используют уникальные правила и политики хранения, требующие сохранения документов определённого вида в течение определённого периода времени. Однако без детального знания имеющегося контента невозможно определить, когда документ следует уничтожить.

Ручной отбор документов на сохранение/уничтожение не только утомителен и занимает много времени, но и чреват ошибками. Инструменты на основе ИИ могут упростить и ускорить классификацию документов. Исследования показывают, что имеющийся у организации контент может быть избыточным, устаревшим и тривиальным (т.е. не имеющим сколько-нибудь существенной ценности – Н.Х.). Проведение уничтожения этого контента с помощью ИИ в дальнейшем упрощает выделение соответствующих информационных ресурсов, к которым будут применяться политики хранения. Такого рода инструменты дают возможность более детально проанализировать оставшийся контент, связать с ним правила хранения и сформулировать соответствующие рекомендации в отношении его уничтожения либо передачи на постоянное архивное хранение [по истечении сроков хранения – Н.Х.]. Подобное удаление лишнего контента сделает процессы учёта, подготовки отчетности и управления документами более актуальными и менее затратными.

Так ИИ применяется, например, в банковской сфере. Сейчас можно автоматически выделять документы людей, которые не являлись клиентами в течение некоторого времени, чтобы освободить от них документальные фонды (в бумажном или электронном формате); а также классифицировать документы и выделять ключевые метаданные. Выполняющие классификацию документов ИИ-инструменты, работающие с использованием алгоритмов машинного обучения, заранее обучаются на массиве документов, которые были вручную отмаркированы в соответствии с их правильной классификацией. Эти алгоритмы могут научиться распознавать комбинацию признаков, представляющих собой уникальную характеристику («отпечатки пальцев») данной категории документов, и делать прогнозы относительно классификации новых документов (Hutchinson, 2020). ИИ-инструменты уже достигли хорошего уровня точности при автоматическом распределении новых массивов документов по соответствующим классам.

Классификация документов с использованием ИИ-инструментов выходит за рамки принятия решений о сохранения или уничтожении документов. Она может использоваться для других бинарных классификаций, позволяющих, в частности, определить, является ли электронное письмо спамом. Классификация с использованием ИИ может включать множество классов (от 1 до N) или многозначные классы (например, документ относится к теме X, изображение содержит элементы A, B и C). Алгоритм работает путем выявления в документах элементов информации, называемых «характеристиками». При анализе текстовых документов к характеристикам относятся наличие и расположение определенных слов, фраз или других грамматических элементов, а также индексов и метаданных. При обработке изображений к характеристикам относятся свойствам пикселей (цвет, яркость, разрешающая способность, контуры, формы и т.д.).

Эта способность ИИ находить и выделять релевантную информацию может использоваться организациями для определения характера имеющихся у них документов и их классификации путем распределения по категориям, таким, например, как контракты, счета-фактуры, брошюры. Также можно было бы поддерживать деятельность отдела обслуживания клиентов, собирая все контракты, касающиеся конкретного клиента. Такие запросы нельзя было бы выполнить, если бы в заархивированном контенте не было бы необходимых для поиска метаданных.

Джонатан Дэвид: Одно из моих опасений заключается в том, что технологическая сторона вопроса, - то есть конфигурирование, проверка и корректировка принятых ИИ решений, адаптация наших шаблонов документов с тем, чтобы сделать их «читабельными» для ИИ, и т.д., - что все эти новые задачи в конечном итоге окажутся такими же рутинными и трудоемкими, как и те, которые ИИ стремится заменить. А каково Ваше мнение?

Стив Джейкоб и Сейма Суисси: Эти технологии могут как стимулировать, так и ограничивать свободу деятельности специалистов-людей и их автономию. Их воздействие варьируется в зависимости от рассматриваемой технологии, степени автоматизации задач и условий деятельности организации.

Хотя все признают потенциал информационных технологий для повышения эффективности деятельности организаций, ряд авторов также отмечал, что использование этих технологий не всегда помогает сотрудникам экономить время. Порой на сотрудников ложится дополнительное бремя, связанное, например, с необходимостью управлять одновременно несколькими информационными системами, которые к тому же нередко опираются на разные стандарты и используют свой собственный жаргон.

Кроме того, исследования показывают, что в общем случае внедрение цифровых технологий в профессиональной среде может приводить к негативным последствиям для сотрудников и для выполнения ими своих обязанностей. По мере автоматизации процессов компьютерные системы берут на себя решение всё большего числа задач, в то время, как специалистам различных профессий остаётся выполнение технической работы – они обрабатывают и контролируют дела в рамках предопределённых автоматизированных процессов, и обязаны следовать чрезвычайно подробным инструкциям, содержащимся в соответствующих протоколах. Аналогичным образом, в ходе автоматизации архивных функций архивистам и специалистам по управлению документами, возможно, придётся работать в соответствии с ещё более стандартизированными регламентами и процедурами, чем это было ранее.

Кроме того, в литературе показано, что ИТ помогает усилить подотчётность и контроль руководства над работой сотрудников. Благодаря информационным технологиям руководители могут вести непрерывный мониторинг всех выполняемых сотрудниками действий и контролировать их эффективность и результативность (например, количество обработанных запросов, количество несоответствий и т.д.). Такая более ограничительная рабочая среда также, по-видимому, приводит у некоторых сотрудников к неуверенности и боязни действовать.

Также немало исследований было посвящено изучению влияния цифровой трансформации на автономность представителей некоторых профессий и на их право принимать решения по своему усмотрению. Многие авторы считают, что технологии снижают или даже ликвидируют профессиональную автономию.

Частичная или полная автоматизация принятия решений с помощью технологий искусственного интеллекта влияет и на выполнение архивистами и специалистами по управлению документами своих профессиональных обязанностей, особенно в том, что касается проведения экспертизы ценности и классификации материалов. Как и во многих других профессиях, этим специалистам грозит снижение ценности их профессионального суждения. Большая часть их полномочий по принятию решений перейдёт разработчикам компьютерных систем, а также аналитикам данных, которыми могут быть как люди, так и ИИ-программы.

Исследования показывают, что некоторые специалисты неохотно оспаривают принятые системами решения, или же вообще не осмеливаются это делать. В связи с этим возникают опасения, что технологии становятся «единственным источником правды». Урезание прав на принятие решений по своему усмотрению может, по мнению некоторых авторов, привести к деморализации сотрудников и к обесцениванию представляемых ими профессий.

Важно, однако, упомянуть точку зрения других экспертов, по мнению которых технологии, скорее, будут открывать новые возможности для специалистов-людей, которые смогут сохранить важную роль в процессе принятии решений. В частности, сложная практика принятия решений по усмотрению специалистов, по-видимому, продолжится как и прежде. Чаще всего информационные технологии буду влиять на практики такого рода, связанные с выполнением рутинных задач. Эти технологии будут способствовать повышению качества принимаемых специалистами решений благодаря быстрому доступу к качественной информации.

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2023/03/4.html )

Интервью брал Джонатан Дэвид (Jonathan David)

Источник: блог Convergence Ассоциации архивистов провинции Квебек (Канада)
https://archivistesqc.wordpress.com/2023/01/23/intelligence-artificielle/