Я вижу четыре фактора, определяющих конкурентоспособность служб управления документами внутри организаций:
- Является ли применяемый нами способ работы эффективным? Даёт ли он ожидаемые результаты, и как часто – каковы количественные показатели успешности?
- Дают ли наши практики экономически-оправданные результаты - не тратим ли мы 10 долларов на решение задач ценой в 10 центов?
- Предлагает ли рынок способы достижения того же или лучшего результата более экономичным и продуктивным образом?
- Является ли наша практика более простой и понятной для руководства и утверждающих бюджеты лиц?
Если наша практика не будет эффективной, никто не будет её финансировать, и руководство найдёт другие направления, в которые можно направить средства. Для нас это серьезный вызов, потому что в большинстве наших политик по-прежнему говорится, что «такая-то [контролируемая службой управления документами – Н.Х.] система является системой управления документами», и при этом в неё не попадает 95% документов организации.
Экономические вопросы имеют значение, и здесь мы проигрываем конкурирующим службам и подразделениям уже в течение многих лет. Я видел анализ «фактических» затрат на хранение документов, сделанный людьми, пытавшимися сказать, что практика управления документами является экономически оправданной, - но если принять во внимание управленческие трудозатраты в рамках трёхэтапного утверждения решения об уничтожении либо передаче документов (и процент времени, которое вы фактически можете на это выделить), то получается, что мы тратим 10 долларов на уничтожение объекта, который «корзина» облачного сервиса AWS S3 готова хранить 237 тысяч лет примерно за 30 центов.
Очень, очень долгое время мы игнорировали базы данных и деловые информационные системы. Деловые системы представляют информацию в контексте, и в значительном числе ситуаций они намного лучше, чем документные системы, - вот почему они получают больше финансирования, чем когда-либо. Это рынок, предлагающий для наших организаций более подходящее решение с точки зрения его экономических затрат, отдачи и эффективности.
Есть две вещи, с которыми Вы можете прийти к руководству: можно предложить руководству сделать определённую работу, или же представить нечто, что руководитель может подписать и перейти к другим делам. Всегда проще дать руководителю документ на подпись, чем предложить ему выполнять определенную продолжающуюся работу.
Можете ли Вы предложить другие факторы конкурентоспособности? Если да, то какие?
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/how-records-has-to-compete
Комментариев нет:
Отправить комментарий