Какое будущее ждёт архивистов и специалистов по управления документами, работающих в сфере административного делопроизводства? Какова будет наша роль в организациях завтрашнего дня? Эти вопросы часто задавались в течение многих лет, в виду развития технологий и распространения инструментов и платформ для создания, хранения, сохранения и распространения информации.
Текущая ситуация способствует переменам. Наши организации уже не могут позволить себе и дальше применять свои старые процедуры управления документами. Им необходимо быстро осуществлять изменения и обучать своих сотрудников, партнеров и клиентов, в противном случае они продолжат использовать устаревшие методы и, таким образом, быстро потеряют контроль над управлением своей информацией в современных цифровых средах (таких, как Teams, Sharepoint, пакет инструментов Google, если называть только наиболее известные).
Таким образом, у организаций нет иного выбора, кроме как:
- Быстро адаптироваться к новой законодательно-нормативной базе в сфере информационной безопасности и реализовывать соответствующие меры в установленные сроки;
- Обеспечить переход на цифровые технологии в интересах удовлетворения новых потребностей, возникающих в связи с всеобщим распространением удалённой работы (когда сокращается распечатывание бумажных документов и расширяется использование исключительно электронных документов, новых методов доступа и совместного использования, растёт потребность в удалённой совместной работе и удалённом подписании);
- Адаптироваться к появлению новых мощных инструментов, включающих продвинутые поисковые системы, инструменты автоматического индексирования и т.д.; и, прежде всего, интегрировать и адаптировать их к контексту и вариантам использованию своей организации.
Исходя из этого наблюдения, будут ли задачи архивиста завтрашнего дня ограничиваться обеспечением ИТ-поддержки, конфигурированием и контролем качества? Действительно ли приходящий искусственный интеллект (ИИ) освободит нас от выполнения повторяющихся и трудоемких задач? Кроме того, достаточно ли структурированы наши текущие документы, чтобы ИИ правильно их понимал, - или же нам, для душевного спокойствия, придётся выполнять полную ручную проверку?
Чтобы боле глубоко погрузиться в тему влияния использования искусственного интеллекта на повседневную жизнь специалистов по управлению информацией, я воспользовался возможностью побеседовать со Стивом Джейкобом и Сеймой Суисси (на фото ниже), двумя авторами недавно опубликованного отчёта под названием «Искусственный интеллект и трансформация профессии специалиста по управлению документами» (Intelligence artificielle et transformation des métiers de la gestion documentaire, объёмом 17 страниц, отчёт бесплатно доступен по адресу https://bibliopiaf.ebsi.umontreal.ca/bibliographie/8WWN5HAY/download/SDIBUXKJ/ia_et_metiers_de_la_gestion_documentaire.pdf или https://www.interdoc.asso.fr/sites/default/files/uploads/ia_et_metiers_de_la_gestion_documentaire.pdf ).
Стив Джейкоб и Сейма Суисси
Стив Джейкоб и Сейма Суисси: Внедрение ИИ в сферу труда трансформирует функционирование организаций не только потому, что эта технология потенциально способна помочь сотрудникам в выполнении их самых сложных задач и облегчить их работу, но также и потому, что она способна выполнять действия, которые не могут выполнить люди.
ИИ-системы способны имитировать человеческий интеллект, чтобы учиться, прогнозировать, принимать решения и воспринимать окружающий мир. Использование ИИ-систем часто связано с повышением эффективности и производительности, поскольку оно позволяет быстро выполнять рутинные задачи, и выполнять действия в больших масштабах. Технологии искусственного интеллекта позволяют анализировать, систематизировать и синтезировать большое количество информации, которая может быть неструктурированной, иметь различную природу и происходить из различных источников (тексты, изображения, звукозаписи, числа, эмоции и т. д.). ИИ-технологии позволяют проводить углублённый анализ и выдавать результаты в режиме реального времени. ИИ также даёт возможность прогнозировать будущее, создавая прогностические модели и оценки, основанные на очень точных сценариях, которые могут превосходить результаты человеческих усилий.
Однако внедрение решений ИИ не обходится без ряда проблем, встающих перед принимающими решения лицами и руководителями в профессиональных кругах. Автоматизация задач и процессов вызывает большие споры как в профессиональных, так и в научных кругах. Обсуждаемые вопросы касаются, в частности, воздействия ИИ на функционирование организаций, а также на будущее и на качество работы сотрудников и на трансформацию их компетенций. Чтобы обеспечить ответственное внедрение ИИ в государственном секторе, также следует принять во внимание и другие правовые и этические проблемы, а также проблемы безопасности.
Джонатан Дэвид: Говорят, ИИ кардинально изменит то, как мы живём и работаем. Каковы основные причины, мотивирующие применение ИИ в сфере управления документами и архивного дела?
Стив Джейкоб и Сейма Суисси: С появлением цифровых технологий управление документами, ранее делавшее акцент на жизненный цикл документа, т.е. на экспертизу ценности, отбор и изучение документов людьми-профессионалами, - эволюционировало, смещая свой фокус на управление информационными потоками. Машины всё шире внедрялись для того, чтобы помочь сотрудникам управлять большими объёмами оцифрованных и изначально-электронных документов, экспоненциально увеличившимися вследствие появления Интернета вещей и социальных сетей. Архивы постепенно становятся структурами больших данных, которые сильно зависят от возможностей технологий на основе ИИ в плане управления информационными потоками. Эти технологии потенциально способны повысить эффективность процессов управления документами. Операции можно выполнять быстрее, над большими объемами документов и с меньшим риском ошибок.
Одним из основных преимуществ, связанных с интеграцией ИИ в платформы управления документами, является получение отдачи от «спящей», заброшенной информации. Как правило, в организациях имеется большое количество документов в разных форматах, часто разбросанных по разным носителям (электронная почта, облачное хранилище и системы коллективной работы и т.д.). С помощью ИИ организации могут восстановить контроль над всем этим массивом документов и перейти от фрагментированной обработки документов к стратегическому управлению межфункциональным информационным капиталом. Индексация и классификация документов с использованием технологий искусственного интеллекта может позволить сформировать справочный аппарат, которые легче использовать благодаря метаданным, то есть описательной информации, содержащихся во фрагментах текстов, передающих точную востребованную информацию. Анализ семантического содержания может облегчить идентификацию и интеграцию данных и позволит сэкономить время пользователей. Действительно, использование ИИ для управления документами может дать возможность адекватно удовлетворить потребности большего числа пользователей, имеющих разные ожидания. Например, для исследователей и ученых такие технологии могут улучшить доступ к данным и расширить возможности их использования.
Более того, у ИИ также есть потенциал для обеспечения того, чтобы архивация эволюционировала в ногу с более широкими социальными преобразованиями. Например, в последние годы мы стали свидетелями продвижения и принятия во внимание во многих областях принципов справедливости, многообразия и инклюзивности (equity diversity and inclusion, EDI). В этом плане ИИ поможет создать более инклюзивную и справедливую форму архивации. Стандарты автоматизированного отбора на архивное хранение и архивного описания, скорее всего, позволят выявить, сохранить и сделать доступными для пользователей материалы, относящиеся к недостаточно представленным сообществам и меньшинствам. ИИ может выявлять документальные источники в Интернете и отбирать соответствующий контент с сайтов, созданных группами или организациями меньшинств. Такое применение ИИ в качестве инструмента архивации и управления документами может способствовать принятию во внимание разнообразных источников и развитию этичной и инклюзивной социально-технической практики. По мере развития общества ИИ может помочь обогатить представления, на основе которых работают архивисты и специалисты по управлению документами.
(Продолжение следует, см. https://rusrim.blogspot.com/2023/03/2_17.html )
Интервью брал Джонатан Дэвид (Jonathan David)
Источник: блог Convergence Ассоциации архивистов провинции Квебек (Канада)
https://archivistesqc.wordpress.com/2023/01/23/intelligence-artificielle/
Комментариев нет:
Отправить комментарий