Затраты на процесс управления документами и деловое отношение к ним

Данный пост австралийского специалиста в области управления документами и информацией Карла Мелроуза (Karl Melrose – на фото) был опубликован 8 февраля 2023 года на его блоге Meta-IRM (Мета-управление информацией и документами).

Коммерческие организации, которые тратят больше денег, чем зарабатывают, разоряются. Если бы служба управление документами была коммерческой структурой, смогла бы она выжить?

Многие скажут вам, что это не имеет значения, потому что не это является основной задачей управления документами.

Как человек, который в вузе специализировался на вопросах экономики, я хотел бы им сказать, что вопросы расходов и деловой отдачи всегда являются ключевыми, и что когда есть более дешёвые способы выполнения одних и тех же задач, то более дешёвый способ всегда выигрывает на любом сколько-нибудь значительном интервале времени. Но говорить об этом, наверное, было бы пустой тратой времени.

Поэтому я просто собираюсь спросить у Вас: «Что Вы можете потерять?». В чём различие между тем, кто знает, сколько «стоит» его процесс, и тем, кто этого не знает? По большей части, никакой разницы нет  - но если специалистов спросят об экономической стороне дела, то последние будут выглядеть более убедительно.

Если вы знаете затраты на выполнение Вашего документного процесса и потери в случае его невыполнения, - и если Вы определили эти цифры в контексте деятельности Вашей организации, - то Вы готовы к тому, чтобы на равных поспорить с любым, кто захочет сократить ваше финансирование.

Если вы знаете затраты на выполнение Вашего документного процесса и степень улучшения делового процесса (в стоимостном выражении) в случае хорошего управления документами, то Вы готовы к любому отдельному разговору в лифте или где-либо еще, в котором кто-либо попытается обесценить то, что Вы делаете.

Обратной стороной медали является то, что происходит по ходу таких разговоров в том случае, когда Вы не знаете своих затрат. В таком случае человек, желающий урезать ваше финансирование, не понимает, что именно он урезает – из-за того, что Вы не состоянии объяснить ему, во что ему обойдется это сокращение Вашего финансирования.

Это всё вопросы деловой деятельности. Наши компании нас финансируют. Они знают, чего мы стоим. Если мы сами не в курсе этого, то получается, что мы знаем о документах меньше, чем наши компании, - и они об этом обязательно узнают.

Карл Мелроуз (Karl Melrose)

Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/the-costs-of-your-records-process