Искусственный интеллект (ИИ) и управление документами: интервью со Стивом Джейкобом и Сеймой Суисси, часть 4

(Окончание, предыдущую часть см. http://rusrim.blogspot.com/2023/03/3.html )

Джонатан Дэвид: Как и любая новая технология, ИИ - это, безусловно, мечта; но для некоторых он также может быть причиной беспокойства. Сможет ли ИИ полностью заменить выполняемую человеком работу и занять место наших специалистов по управлению документами? Стоит ли бояться за их рабочие места?

Стив Джейкоб и Сейма Суисси: С помощью ИИ-инструментов управление документальными ресурсами может быть улучшено, позволяя обрабатывать всё большие объемы документов и данных. В литературе отмечается, что эти технологии могут сыграть для специалистов по управлению документами освобождающую роль, поскольку рутинные и трудоемкие задачи будут выполняться машинами. Эти перемены не означают, что роль этих специалистов устарела. Напротив, их участие в автоматизированном процессе управления документами по-прежнему необходимо, и их работа эволюционирует в направлении новых обязанностей, которые, вероятно, принесут большую пользу их профессии. ИИ поможет переосмыслению архивов и документации в ключе «осмысленного» управления данными и, как результат, приведёт к преобразованию роли таких специалистов от управления носителями информации к управлению метаданными. В своей деятельности специалисты по управлению документами получат возможность больше сосредоточить внимание на анализе содержания данных и на их структурировании, не ограничиваясь лишь управлении ими и обеспечением их сохранности.

С нарастанием объёмов данных эти задачи будут выполняться в сотрудничестве с специалистами в области информатики и менеджерами центров обработки данных (Servais and Mirguet, 2015). Таким образом, специалисты по управлению документами будут призваны сфокусировать свои усилия на создание знаний, повествования и обеспечение контекста для данных, чтобы способствовать их использованию и их маршрутизации в организации, и повышая тем самым их ценность для пользователей. Несмотря на автоматизацию многих задач, участие человека в процессе управления документами по-прежнему необходимо для обеспечения и проверки качества алгоритмов, проверки принятых алгоритмами решений, разрешения проблем или даже обработки сложных случаев.

Как и в случае с другими видами профессиональной деятельности, профессия управления документами опирается на ценности и этические принципы, которые следует сохранять, поэтому «человеческое прикосновение» остаётся необходимым. Как следствие, специалисты в области управления документами должны будут адаптировать свою практику к новым условиям, сохраняя при этом критический взгляд на последствия технологических изменений, особенно в плане прозрачности, равноправия и защиты персональных данных.

Джонатан Дэвид: Наша профессия, чтобы воспользоваться всем потенциалом ИИ, должна будет адаптироваться – так же, как исторически ей всегда удавалось это делать в периоды всех предшествующих крупных технологических перемен. Какие, по Вашим наблюдениям, знания, навыки и опыт срочно необходимы для того, чтобы облегчить интеграцию ИИ в нашей среде?

Стив Джейкоб и Сейма Суисси: Применение ИИ изменит условия труда для представителей ряда информационных и документационных профессий - библиотекарей, архивистов, специалистов по управлению документами и каталогизаторов. Этим специалистам придётся осваивать новые инструменты и получать новые компетенции, чтобы соответствовать новым требованиям своей профессии и заменять устаревающие процедуры и профессиональные стандарты.

В ближайшие годы эксперты предвидят появление новых профессий, ориентированных на использовании теории и методов анализа данных и технологий искусственного интеллекта. Специалисты по управлению документами должны пройти обучение и, желательно, приобрести опыт использования методов искусственного интеллекта, чтобы понять, как развернуть эту технологию и получить от неё отдачу в процессах документирования и архивирования. Эти знания необходимы для демистификации логики работы этих инструментов и для оценки их результатов, а также для возможности участвовать в совместной работы в рамках междисциплинарных групп. Как и в предыдущих «технологических волнах», которые повлияли на информационно-документационные профессии, такая переподготовка будет необходима для преодоления пока что увеличивающегося разрыва в знаниях и навыках с вовлечёнными в эти процессы ИТ-специалистами и специалистами по анализу данных. Таким образом, двойные компетенции в области анализа документов и в области информатики будут совершенно необходимы для того, чтобы специалисты по управлению документами могли выполнять свою миссию и поддерживать работу специалистов по информатике.

Таким образом, в дополнение к изучению методов и принципов традиционного управления документами, будущие специалисты данной профессии должны будут пройти обучение по другим дисциплинам, таким, как компьютерный анализ, анализ данных, использование семантической веб-сети и управление метаданными. Рассматривая, например, трансформацию архивной практики с помощью передовых методов искусственного интеллекта, таких как машинное обучение, авторы поддерживают создание новой дисциплины на стыке архивной науки и информатики, и предлагают глубокие изменения в преподавании архивной науки. Эта новая дисциплина, называемая «вычислительная архивная наука», нацелена на то, чтобы познакомить архивистов с логическими рассуждениями компьютеров, а специалистов по информатике и инженеров-программистов - с методами и принципами архивной науки.

Кроме того, внедрение новых технологий в сфере управления документами позволяет специалистам сэкономить время, которое они могут посвятить задачам, в большей степени связанным с управлением проектами и с обменом информацией Для этого они должны обладать управленческими и коммуникативными компетенциями и навыками, необходимыми для взаимодействия с различными собеседниками, работающими в сферах ИТ, организации культурных и научных мероприятий,  распространения информации и права, такими, как инженеры и менеджеры центров обработки данных, преподаватели и исследователи, а также уполномоченные по защите персональных данных.

Аналогичным образом, по мере увеличения количества подразделений, которые совместно управляют информацией в современных организациях, специалистам информационных профессий следует позиционировать себя в качестве важных действующих лиц стратегического управления информацией в своей организации и принимать участие в высокопрофильных проектах и комитетах, посвященных этой теме. Чтобы это сделать, они могут пойти двумя путями. С одной стороны, профессионалы должны приобретать и применять компетенции, связанные с обеспечением своего влияния в организации, т.е. с определенной способностью влиять и убеждать других. С другой стороны, им следует скорректировать свои практики, чтобы приспособить их к условиям новой среды, в рамках которой они эволюционируют, из-за смены парадигмы, сосредоточенной на информационных потоках.

Джонатан Дэвид: Как мы упоминали в начале интервью, развитие в области ИИ идёт очень быстро. Есть ли у Вас какие-либо прогнозы относительно последних достижений? Есть ли какие-либо находящиеся в настоящее время в процессе разработки, но пока ещё не достигшие полной зрелости функциональные возможности, которые представляются многообещающими для сферы управления документами? За чем нам следует следить в ближайшие несколько лет?

Стив Джейкоб и Сейма Суисси: ИИ-технологии действительно стремительно развиваются, и их распространение в сферах профессиональной деятельности открывает безграничные перспективы. Трудно точно предсказать, в каком направлении будут эволюционировать эти технологии в области архивного дела и управления документами. Однако не вызывает сомнений то, что эти перемены ведут к изменению методов работы, что требует от специалистов по управлению документами приобретения новых компетенций и огромной способности к адаптации, при этом есть риск того, что эти специалисты не смогут осваивать данные знания в том же темпе. Как следствие, для организаций данного сектора будет важно сосредоточить внимание на постоянном обновлении компетенций с учетом будущих разработок и достижений в области ИИ, чтобы должным образом подготовить своих специалистов к выполнению новых обязанностей, в большей степени ориентированных на управление метаданными, создание знаний и контекстуализацию данных. Перед специалистами в области управления информацией и документами встанет задача максимально эффективного использования ИИ-технологий, обеспечивая при этом ответственное и этичное использование этих технологий.

Для получения дополнительной информации или для ознакомления с источниками упомянутыми в этом посте научной работы, Вы можете познакомиться с её полным текстом по адресу: https://www.administration-numerique.chaire.ulaval.ca/publications/notes-de-recherche

Интервью брал Джонатан Дэвид (Jonathan David)

Источник: блог Convergence Ассоциации архивистов провинции Квебек (Канада)
https://archivistesqc.wordpress.com/2023/01/23/intelligence-artificielle/