Спойлер: В списке интересующих руководителей вопросов отсутствует исполнение требований к управлению документами.
Если хотите, попробуйте это сделать - опросите руководителей высшего звена и среднего звена во всей Вашей организации. Спросите их, каковы их 3 наиболее приоритетных задачи на предстоящий год (если желаете, можете расширить это список с 3 до 5 или даже 10 пунктов). Думаете, Вы найдёте упоминание управления документами хоть в каком-либо из ответов?
Причина важности этого проста: Попробуйте почитать книги о расстановке приоритетов. В большинстве случаев в них до читателя хотят донести мысль о том, что за пределами трех главных приоритетов задачи просто не выполняются - и это важный момент.
Если Вы попытаетесь отвлечь соответствующих лиц от этих трёх вещей, а они при этом - дисциплинированные исполнители, то они просто проигнорируют Вас или отвернутся от Вас.
В результате всё, что Вам остаётся, это пытаться работать с недисциплинированными .... исполнителями?...
Ваша единственная надежда заключается в том, чтобы представить управление документами как нечто такое, что повышает их шансы на выполнение важнейших задач.
Если посмотреть на это с другой стороны, то можно сказать, что Вам нужно подходить к людям с предложениями, которые позволят им уменьшить риск неудачи при решении самых важных для них задач в наступающем году.
Если Вы идете к людям с предложениями, которые, по Вашему мнению, этому соответствуют, а они всё равно говорят нет, то произошло одно из двух:
1. Ваши предложения не увеличивают их шансы;
2. Ваши предложения слишком дороги - потому что большее количество ресурсов практически всегда увеличивает шансы на достижение цели, а меньшее количество ресурсов почти всегда эти шансы уменьшает.
Здесь есть над чем подумать. Делает ли «размещение документов в соответствующей требованиям системе управления документами» шансы заинтересованных руководителей на успешное решение стоящих перед ними задач? Снижает ли «использование функциональной системы классификации» риск неудач?
Какие вопросы будут им заданы, если они обратятся в ИТ-службу? Скорее всего, в конечном итоге они побеседуют с бизнес-аналитиком, который сфокусирует внимание на двух вещах:
- Какой у Вас бизнес-процесс?
- Какие данные ему нужны?
В контексте этих вопросов, если у них есть выбор - обратиться за помощью в службу управления документами и получить в результате хранилище документов; или же обратиться в ИТ-службу и получить систему управления процессами, - то кого, по Вашему мнению, они выберут? Думаю, что ответ на этот вопрос довольно очевиден.
Но вот вопрос для обсуждения: Какой подход позволит получить, по мнению людей с тремя приоритетами, более качественные документы?
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/what-a-survey-of-your-management
Комментариев нет:
Отправить комментарий