Есть такое отличное слово «эквифинальность» (equifinality – т.е. достижение одного и того же конечного результата различными способами – Н.Х.). В теории систем это принцип, который по существу означает, что «есть много способов добраться до конца». Это также хорошее слово для использования в разговоре о соревновательном, конкурентном аспекте финансирования деятельности по управлению документами.
Вопрос, который мы должны ставить как профессиональная группа, это не вопрос «работает ли эта практика?» (т.е. способна ли она дать те результаты, которые обещает). Вопрос, который мы должны задать, это «Будет ли предлагаемый нами способ достижения поставленной цели лучше, быстрее и дешевле, чем другие способы?».
Возьмем, к примеру, хранение материалов в течение установленных сроков. Фактом является то, что в большинстве организаций, с которыми я сотрудничаю, осуществляемое ИТ-службой резервное копирование ресурсов дает в этом плане результаты лучше, чем практики управления документами.
Я знаю это, потому что мне часто приходится общаться с организациями, в которых какие-то материалы были уничтожены. Там существовала утверждённая политика управления документами, в которой говорилось, что «уничтожение должно быть надлежащим образом одобрено» - и эта политика оказалась провальной, равно как и все созданные системы и потраченные на реализацию политики деньги.
Но в этом нет ничего страшного, потому что ИТ-служба реализовала нечто более эффективное, чем политика управления документами, внедрив политику резервного копирования, согласно которой «резервировать нужно всё».
Если бы кто-то приставил Вам к голове пистолет и сказал: «Вы должны гарантировать сохранность документов, и если выбранная Вами политика не сработает, мы Вас расстреляем», - на что бы Вы поставили свои деньги? Лично я бы поставил на резервное копирование.
Хотя сказанное звучать может довольно глупо, но это действительно тот выбор, с которым сталкивается большинство организаций.
Служба управления документами говорит: «Заставьте всех помещать свои материалы только вот в этой системе» - это означает, что Вам нужно заставить каждого сотрудника организации изменить свое поведение и использовать специализированные системы для управления документами (что также означает отказ от использования иных специализированных систем).
В то же время ИТ-специалисты говорят: «Мы могли бы сделать резервные копии».
Если бы Вы были генеральным директором, которому на выбор предложено два этих варианта, то какой из них Вы бы выбрали?
Это и есть соревновательный аспект управления документами.
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/the-competitive-aspect-of-records
Комментариев нет:
Отправить комментарий