Переход на цифровые технологии (цифровизация), если всё делать правильно, способна помочь архивным хранилищам стать более ориентированными на интересы пользователей и действовать более эффективно.
Архивисты могут ускорить получение ими отдачи от цифровизации, подготовив для руководства своих организаций деловое (экономическое) обоснование цифровой трансформации.
Чтобы это сделать, архивистам всегда следует начинать проекты цифровизации, помня о своих конечных целях. Им следует подумать о том, чего они пытаются достичь, и на этой основе разработать стратегию. Лишь определившись с целями проекта, архивисты могут приступить к выбору способов их достижения. Архивисты должны в первую очередь определять свои цели и затем разрабатывать стратегии при поддержке организации.
Повышение статуса и престижа благодаря партнёрствам
Часто принимающих решения лиц в организациях можно убедить поддержать архивные программы и проекты цифровизации, если они понимают, как в результате может повыситься статус и престиж организации благодаря взаимосвязям с пользователями, донорами и учреждениями.
Например, архивисты могут убедить владельцев ценных коллекций завещать эти коллекции хранилищу, в качестве аргумента говоря о проведении их оцифровки. Когда человек или организация хотят пожертвовать коллекцию, их к этому могут мотивировать различные цели. В большинстве случаев приоритетными мотивами являются обеспечение публичного доступа к коллекции и её защиты. Учреждение, способное продемонстрировать хороший «послужной список» проведения оцифровки, может предложить надёжные гарантии как доступности коллекции, так и её защиты.
Оцифровкая также повышает заметность учреждений. Если учреждения позволяют специализированным и общим поисковым системам вести поиск по материалам своих цифровых коллекций и участвуют в межучрежденческих инициативах, таких как Цифровая публичная библиотека Америки (Digital Public Library of America), то ссылки на их материалы будут стоять рядом со ссылками на фонды таких уважаемых учреждений, как Библиотека Конгресса США.
Небольшие учреждения могут иметь коллекции мирового класса по нишевой тематике и могут использовать оцифровку этих коллекций для расширения использования их в исследованиях в глобальном масштабе. В случае более крупных [архивных] учреждений, исследователь часто начинает с обращения в учреждение, и впоследствии обнаруживает и узнаёт о конкретной коллекции. Однако с более мелкими учреждениями часто бывает наоборот: исследователь сначала находит коллекцию и лишь потом узнаёт об учреждении и доступе сообщества к этой коллекции, - в результате повышается видимость и узнаваемость самого учреждения, принося ощутимое, всемирное признание его коллекциям.
Инвестиции в цифровизацию
Инвестиции в ресурсы являются важной частью деятельности по цифровизации, но это не единственная их составляющая. Если архивариусы просто добавят оцифровку в те же самые процессы и методы, которые они ранее использовали, они по-прежнему будут сталкиваться с теми же проблемами эффективности и производительности, которые возникали в других проектах. Если, однако, архивисты будут относиться к цифровизации как к возможности для глубоких, фундаментальных улучшений того, как пользователи ищут, находят и обмениваются информацией, - тогда они смогут реализовать на практике трансформирующую силу цифровизации.
Проекты по цифровизации не увенчаются успехом без коллег, знающих, как получить максимальную отдачу от их результатов. Архивистам следует применять двусторонний подход для «соединения» людей и цифровизации. Во-первых, они должны полагаться на обладающих техническими навыками коллег в плане руководства проектом, и выбирать инструменты, разработанные так, чтобы быть интуитивно понятными для менее технически подкованных пользователей.
Архивистам желательно создать культуру, когда каждый привносит знания и навыки в свою работу в организации. Жизнеспособным подходом является наём новых людей на основе их талантов и обучение существующих сотрудников для расширения их способностей по использованию цифровых технологий.
В поисках крупных успехов
Цифровизация потенциально может трансформировать каждую составную часть деятельности хранилища и его потоки рабочих процессов. Хотя важно иметь целостное видение организации и стремиться к улучшениям, охватывающим все коллекции, архивисты не обязаны оцифровывать всё сразу. В рамках своей стратегии цифровизации архивисты должны определить области, в которых организация получит наибольшую отдачу от цифровизации. Затем архивисты должны сопоставить их с теми областями, где они могут быстро внести существенные изменения. Это поможет сформировать видение текущих инициатив и направить инвестиции в делающую их возможными поддерживающую цифровую инфраструктуру.
Архивисты также должны решить, какие аспекты могут быть улучшены благодаря цифровизации, расставить приоритеты и оценить каждый потенциальный проект по этим критериям. Какой бы ни была цель, архивисты должны установить критерии, обеспечивающие движение организации к этому будущему состоянию в ходе цифровизации.
Марго Ноут (Margot Note)
Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/the-business-case-for-archival-digitization/
Комментариев нет:
Отправить комментарий