Зная ряд людей, участвовавших в подготовке международного стандарта ISO 15489 (в России адаптирован как ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы», http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&id=224713 – Н.Х.), я не могу поверить, что под «эффективным и систематическим контролем» в стандарте подразумевалась регистрация и ведение реестра документов.
Регистрацию нельзя считать «созданием» документов, и если мы [специалисты по управлению документами – Н.Х.] не добираемся до той точки, в которой кто-либо фиксирует информацию - например, берёт её из головы и записывает, используя какой-либо жизнеспособный способ, - то мы действуем неправильно.
Настоящий урок здесь заключается в том, насколько трудно изменить профессию.
Соответствующее определение ИСО взято из стандарта 2002 года.
Мой комментарий: Здесь речь идёт об австралийской адаптации 2002 года первой редакции стандарта ISO 15489, опубликованной в 2001 году. Можно предположить, что Мелроуз имеет в виду следующее определение (в переводе ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019):
Управление документами (records management): Область управления, обеспечивающая эффективное и систематическое создание, получение, сохранение, использование, передачу на хранение или уничтожение документов, включая процессы ввода в систему и сохранения доказательств и информации о деловой деятельности и транзакции (обмене информацией) в виде документов.
Все (в Австралии и Новой Зеландии – Н.Х.) любят поговорить о континууме документов.
Мой комментарий: Разработанная австралийцами концепция континуума документов противопоставляется традиционным представлениям о жизненном цикле документов, в рамках которого документы последовательно проходят ряд этапов. Хотя концепция континуума действительно «схватила» ряд особенностей работы с документами в электронной среде (в частности. то, что в некоторых случаях концепция жизненного цикла работает плохо или не работает вообще – примером может служить современная научно-техническая документация), она так и осталась высокоуровневой и трудной для понимания архивной теорией, в то время, как в своей повседневной работе австралийские специалисты-практики неявно по-прежнему опираются на концепцию жизненного цикла.
Мы все знаем, что документы сильно изменились. Мы имеем дело с такими объёмами документов, с которыми нам никогда раньше не приходилось сталкиваться. Качество этих документов ужасное. В то же время «подсказки» в отношении того, как решить проблемы, содержатся в определении стандарта 20-летней давности, соответствие положениям которого (в государственном секторе Австралии – Н.Х.) было обязательным требованием каждого отдельно взятого тендера, выражения заинтересованности, запроса на информацию и т.д., на которые мне когда-либо приходилось отвечать.
Однако мы по-прежнему «отлавливаем» документы в конечной точке конвейерной ленты, позволяя всем остальным принимать решения о том, какие документы они хотят создавать. В итоге мы по-прежнему в основном работаем как регистратуры, только гораздо лучше технологически оснащённые.
Но если другие люди несут ответственность за (то, что они, вероятно, видят как) «эффективное и систематическое создание...», то мы [специалисты по управлению документами – Н.Х.] делаем только половину работы.
Ключевой момент следующий: Всякий раз, когда Вы встречаетесь с бизнес-аналитиком Вашей организации, и всякий раз, когда Вы входите в деловую информационную систему, - просто помните, что это свидетельствует о том, что и ИТ-служба, и остальные деловые подразделения знают, что единственное место, где Вы можете осмысленно контролировать качество и количество записей, это точка их создания.
Подумайте о деньгах, которые были потрачены на эту систему - это свидетельство того, насколько высоко ценится качество содержащихся в ней документов.
Теперь спросите себя, почему организация не обращается к нам [специалистам по управлению документами – Н.Х.]. Уж не потому ли, что деловые подразделения знают, что мы по-прежнему функционируем как регистратура; и что все те вещи, которые облегчают их работу, должны происходить в момент создания - а мы, судя по всему, не хотим принимать здесь участие?
Что касается того, почему мы до сих пор работаем как регистратуры, я вижу две причины, - но главной является то, что изменения даются тяжело.
Мы также должны брать на себя ответственность за это [эффективное создание/захват и использование документах в интересах деловой деятельности – Н.Х.]. Чтобы это сделать, наши организации должны быть готовы доверить нам часть процесса, которая больше всего предопределяет возможность получения хороших результатов. Поэтому им придется поверить, что наши представления о ценностях совпадают с их ценностями. Тогда они поймут наши ценности.
И речь здесь идёт об обеспечении долговременной сохранности документов для неизвестных нам людей в неизвестном будущем.
И это заложено в практику: даже когда мы говорим о возможностях поиска и т.д., все наши процессы классификации и установления сроков хранения направлены на то, чтобы обеспечить возможность для неизвестных людей в неизвестном будущем разобраться в том, что происходило.
Таким образом, мы не движемся вперёд, потому что от нас деловые подразделения хотят услышать о том, как мы можем «сделать их более успешными», однако всё, что они реально слышат и видят, лишь смущает их. Поэтому они нам не доверяют.
Зато они доверяют службам бизнес-аналитики и информационных технологий - потому что знают, что когда они просят что-то, что им помогает, ИТ-службы дают им это.
И они знают, что когда они о чём-то попросят нас, то мы назовём им 20 причин, по которым им следовало бы подумать обо всех остальных, а затем сделаем нечто такое, что предназначено для кого-то ещё, но не для них.
Таким образом, они не доверяют нам - точно так же, как Вы не доверяете поезду, который везёт Вас не в том направлении, которое Вам нужно. И раз поезд движется в другом направлении, то Вы на него и не садитесь.
Так что мы застряли, выполняя роль регистратур.
А кому доверяли бы Вы?
Карл Мелроуз (Karl Melrose)
Источник: блог Meta-IRM
https://metairm.substack.com/p/efficient-and-systematic-control
Комментариев нет:
Отправить комментарий