Основные факты о Центральной системе управления архивными документами Южной Кореи

Южная Корея – мировой лидер в использовании электронных технологий, страна накопила большой опыт как оперативного использования, так и архивного хранения электронных документов, который, к сожалению остается малоизвестным и труднодоступным. В докладе Чён Кюнтака (Kyungtack Jung), представляющего Национальные Архивы страны, рассказывалось о корейской Центральной системе управления архивными документами, за управление которой он отвечает.

В Южной Корее управление документами делится на 3 этапа. Первый этап – этап создания документов, за ним следует этап управления документами и, наконец, завершающим является этап управления архивными документами.

Все государственные органы создают документы в системы производства документов. Документы, сформированные с помощью этой информационной системы, передаются в систему управления документами, созданную в рамках организации, которая затем ими управляет. Важные документы, которым установлены сроки хранения более 30 лет, спустя 10 лет после их создания передаются в Центральную систему управления архивными документами (중앙영구기록관리시스템, Central Archives Management System, CAMS), которой управляет архивное учреждение, для профессионального обеспечения их долговременной сохранности и управления.

Рис. из публикации «Обзор стандартной системы управления документами», см. http://www.archives.go.kr/next/common/archivedata/render.do?filePath=2F757046696c652F70616c67616e2F313430343230363231313536342e706466

В 2006 году весь процесс управления документами был изменен в соответствии с кардинальными изменениями, внесенными в Закон об управлении государственными документами, которые включали создание электронной системы для создания и управления государственными документами.

Соответственно, Национальные Архивы Кореи (National Archives of Korea, NAK) создали Центральную систему управления архивными документами, тем самым отражая изменения в процессе. 8 видов программного обеспечения для управления архивами было интегрировано в единую систему, основанную на принципах управления электронными документами и на системе классификации в Эталонной модели деловой деятельности (Business Reference Model, BRM).

Центральная система управления архивными документами управляет системой классификации и сведениями о стандарте управления документами. Она также обеспечивает управление приемом, хранением, обеспечением долговременной сохранности, экспертизой ценности и уничтожением, а также раскрытием информации и архивным описанием. Кроме того, она поддерживает функцию контроля и протоколирования доступа и аудита в целях обеспечения надежности управления документами.

В частности, электронные документы могут передаваться из системы управления документами на архивное хранение в Центральную систему управления архивными документами либо через Интернет, либо на съёмных носителях. Переданные документы проходят автоматический контроль качества и визуальный осмотр. Система также поддерживает функции экспертизы ценности и уничтожения, управления раскрытием и архивного описания как электронных архивных документов, так и неэлектронных. Историческая информация, такая, как сведения об изменении классификации и грифов электронных документов, сохраняется и управляется в рамках формата для долговременного хранения посредством периодической повторной переупаковки этого формата.

Чён Кюнтак (Kyungtack Jung)

Источник: Сборник тезисов докладов на Конгрессе МСА в Сеуле
http://www.ica.org/sites/default/files/ICA%202016%20Abstracts%26biographies%20ENG%20v3%20print.pdf