Франция: Электронная архивация в государственном секторе – Время испытаний

Статья основателя и управляющего директора компании Naoned Алекси Муадона (Alexis Moisdon – на фото) была опубликована на блоге компании 6 октября 2016 года.

В рамках Форума архивистов (Forum des Archivistes, http://forum2016.archivistes.org/ ), прошедшего в марте 2016 года в городе Труа (Troyes), состоялся круглый стол на тему «Внедрение электронной архивации: Итоги, споры и размышления» (Mise en oeuvre de l’archivage électronique: bilans, débats et réflexions). Таким образом, представилась возможность подвести итоги и оценить положение дел с электронной архивацией в государственном секторе.

Мой комментарий: Французский термин «электронная архивация» (archivage électronique) трактуется очень широко и охватывает вопросы хранения, обеспечения сохранности и управления всеми (а не только архивными) электронными документами организации. Согласно определению, данному французским органом по стандартизации AFNOR, «В плане хранения, защиты и управления электронными документами, «электронная архивация» может быть определена как совокупность действий по выявлению, сбору, классификации и сохранению информации для использования в будущем, на соответствующем защищённом носителе информации в течение срока, необходимого для удовлетворения требований законодательства и потребностей в информации.». Подробнее о нюансах терминологии см., например, http://rusrim.blogspot.ru/2015/04/records-management-archivage.html  и http://rusrim.blogspot.ru/2015/06/blog-post_4.html

Испытание временем

Ничто не является более естественным для архивиста, чем путешествие назад во времени. Именно такого рода приключение предложил нам руководитель департамента электронной архивации и аудиовизуальных архивов (Département Archivage électronique et archives audiovisuelles) Национальных Архивов Франции (Archives nationales de France, ANF)  Тома ван де Валле (Thomas Van de Walle), рассказывая историю системы Constance (см. заметку о ней во французской Википедии: https://fr.wikipedia.org/wiki/Constance_(archives_%C3%A9lectroniques)  ).

Мой комментарий: Название системы означает «Постоянство», и одновременно это аббревиатура от «Conservation et stockage des Archives nouvelles constituées par l'électronique», что означает «Обеспечение сохранности новых архивных документов, созданных при помощи электронных средств».

Проблема электронных документов не нова: в 1970 году Национальные Архивы Франции запустили проект Constance по обеспечению сохранности электронных архивных документов, создаваемых государственными органами и публичными организациями и учреждениями. С тех пор в Constance накоплен значительный объём материалов: это 25 терабайт данных, 100 миллионов файлов, 400 сданных партий документов, - и система доказала свою надежность.

Несмотря на все усилия по её развитию, система Constance больше не в состоянии отслеживать происходящие изменения в окружающем мире, который слишком сильно меняется. Поэтому Национальные Архивы инвестируют сейчас в новую систему электронной архивации (système d’archivage électronique, SAE), создаваемую на основе проекта VITAM (см. http://www.modernisation.gouv.fr/ladministration-change-avec-le-numerique/par-son-systeme-dinformation/vitam-vers-un-socle-d-archivage-electronique-commun-toute-l-administration . О проекте VITAM см. также подборку материалов на моем блоге:  http://rusrim.blogspot.ru/search/label/VITAM  - Н.Х.), получившую название ADAMANT (о ней см. пост на блоге http://rusrim.blogspot.ru/2015/05/adamant.html - Н.Х.), которая должна быть запущена в эксплуатацию в 2018 году. Таким образом, способность адаптироваться является ключевым фактором как для архивиста, так и для системы управления электронными документами.

Продолжением работы круглого стола стал доклад ещё об одном проекте, который выполняет  государственная структура - Национальный вычислительный центр системы высшего образования (Centre Informatique National de l’Enseignement Supérieur, CINES, https://www.cines.fr/ ).

Центр CINES, который во Франции был пионером в деле электронной архивации, с 2006 года выполняет функции доверенного поставщика услуг архивного хранения для учреждений высшего образования, поддерживая хранилище электронных диссертаций.

Благодаря выбору в качестве модели «Эталонной модели открытой архивной информационной системы» (OAIS), CINES обеспечил масштабируемость и развитие своей системы в соответствии с растущими потребностями, разработав изначально инструменты верификации форматов поступающих в систему объектов, затем функциональные возможности планирования действий по обеспечению долговременной сохранности (2010 г.) и «Стандарт обмена данными для целей архивации» (Standard d'échanges de données pour l'archivage, SEDA- описывает модели различных транзакций, возможных между участниками в контексте архивирования данных – о нём см. пост на блоге http://rusrim.blogspot.ru/2012/09/seda.html - Н.Х.). Отвечающая за систему группа, в составе которой в 2005 году был лишь один архивист, сегодня состоит из 13 сотрудников.

Исторически CINES рассматривал задачу электронной архивации через призму технических проблем, но сегодня Центру приходится также решать организационные вопросы, такие, как подключение различных производителей информации, информирование научного персонала о важности электронной архивации, взаимодействие с новыми учреждениями, действующими в данной области ...

Полевые испытания

Затем слово было дано архивистам местных органов власти, у которых, в отличие от проектов центральных государственных органов, все еще продолжается период пилотных проектов и «полевых испытаний».

«Почему до сих пор нет действующей системы для электронных документов постоянного срока хранения?», - спрашивает Эуард Буйе (Edouard Bouyé), директор архивов департамента Кот-д’Ор («Золотой берег» - Côte d’Or, департамент на востоке Франции – Н.Х.). Начинается обсуждение. Существуют различные препятствия на пути создания такой системы:

• Генеральные дирекции (directions générales - органы управления национального уровня, обычно подчиненные министрам или непосредственно премьер-министру. См. также https://fr.wikipedia.org/wiki/Direction_(administration_fran%C3%A7aise) – Н.Х.) до сих пор путают друг с другом электронное управление документами (Gestion électronique de documents, GED) и электронную архивацию;


• Соотношение (риск потери информации х частота доступа к информации) / стоимость остается низким (т.е. затраты слишком высоки в сравнении с возможными потерями, и нет экономических стимулов для соответствующих инвестиций – Н.Х.);


• Вопрос электронной архивации не является приоритетным в рамках реформы административно-территориального деления Франции.

Государство, используя механизмы проекта AD-ESSOR, по-прежнему стремится придать импульс внедрению электронной архивации. Но, как сказал Эдуард Буйе, эти программы помощи в настоящий момент позволяют оплачивать лишь услуги консультантов и помощников по управлению проектами. В то же время он отметил, что образ профессии меняется, и её вклад в управление жизненным циклом информации ценится все больше и больше.

Мой комментарий: Межведомственная служба Архивов Франции в рамках проекта AD-ESSOR стремится ускорить и упорядочить развертывание услуг в области электронной архивации, ставшее неизбежным в связи с внедрением электронного правительства. Данный проект объединяет, в контексте программы VITAM, все соответствующие меры по финансовой поддержке, повышению осведомленности и сопровождению. В рамках проекта AD-ESSOR оказывается финансовая поддержка соответствующих региональных и муниципальных проектов, а также организуются мероприятия по обмену опытом.

В продолжение дискуссии, Флоренс Берниго (Florence Bernigaud) и Селин Сенейм (Céline Séname) из группы по вопросам электронной архивации секции муниципальных архивов Ассоциации французских архивистов (Association des archivistes français) представили  результаты опроса о положении дел с сохранением электронных документов в местных органах власти, многие из которых обращают на себя внимание (см. http://www.slideshare.net/AssociationAF/panorama-de-la-collecte-darchives-lectroniques-dans-les-collectivits-territoriales?ref=http://forum2016.archivistes.org/blog/2016/06/07/programme-en-savoir-plus-sur-la-session-mise-en-oeuvre-de-larchivage-electronique-bilans-debats-et-reflexions/ ):

• 60% респондентов находятся на этапе внедрения электронной архивации, однако большинство архивистов находятся на этапах ознакомления, инвентаризации, внедрения передовой практики;


• 25% опрошенных прибегали к помощи специалистов по управлению проектами разного рода (оперативное управление, упорядочение, реализация сценариев и т.д. Эффективность этой помощи признана относительной в плане решения задачи сбора и сохранения электронных архивных документов;


• Соответствующие архивы были представлены в 67% обследованных местных органах власти, и оказалось, что лишь в 5% случаев они берут на себя главную роль в сборе электронных архивных документов.


• 15% местных властей, имеющих электронную систему управления документами, используют эту систему для управления как бумажными, так и электронными архивными документами. В остальных 85% случаев, только  у 10% налажена взаимосвязь между системами управления бумажными и электронными документами, а 20% не предполагает такую связь устанавливать.


• В числе наиболее существенных препятствий были названы отсутствие возможностей для извлечения документов из создающих их деловых систем, нехватка кадровых ресурсов и нехватка времени у организаций, передающих документы на хранение.


• У муниципальных органов, имеющих системы электронной архивации, очень слабым местом остается предоставление доступа к архивным документам, и 90% пользователей систем - внутренние.

Доверие и электронные доказательства

Антуан Мессонье (Antoine Messonnier) из Межведомственной службы Архивов Франции (SIAF) и Эрве Штреф (Hervé Streiff) из компании Locarchives затем обрисовали панораму различных стандартов, применимых в области электронной архивации, а также дали анализ воздействия европейского законодательства eIDAS об электронной идентификации и услугах в области доверия.

Новое законодательство, которое будет применяться непосредственно во французском праве, направлено на стандартизацию рынка электронно-цифровых услуг (типа электронной подписи, электронной печати, отметок времени, долговременной сохранности электронной подписи и т.д.) и на его трансграничность.

Для архивистов eIDAS в ближайшие 10 лет может принести к четырем ключевым изменениям:

• Массовый перевод в электронную форму процесса получения согласия;


• Сертификация доверенных поставщиков услуг;


• Превращение службы электронной архивации в одно из важнейших звеньев в цепи доверия к электронным документам;


• Захват электронных потоков на возможно более ранних стадиях и перемещение архивно-документационных служб максимально вверх по производственной цепочке, если они хотят сохранить своё значение в организации.

Следствие нового законодательства станут два ключевых проекта разработки стандартов:

• Подготовка Европейской Комиссией стандартов для специализирующихся на архивных услугах доверенных поставщиков услуг;


• Пересмотр французским органом по стандартизации AFNOR стандарта NF Z 42-013 (имеется в виду национальный стандарт «Электронная архивация – Требования к разработке и использованию информационных систем по обеспечению сохранности и целостности содержащихся в этих системах документов». На его основе создан международный стандарт ISO 14641-1:2012 «Управление электронными документами – Проектирование и эксплуатация информационных систем для обеспечения сохранности электронных документов. Часть 1: Спецификации» - Н.Х.)

От испытаний к доказательствам

Согласно словарю Larousse, испытанием является «тест, с помощью которого определяется сопротивляемость, качество чего-либо». Архивисты и системы электронной архивации подвергаются сейчас испытанию временем, а также на способность адаптироваться, на интероперабельность, и, рискнем сказать, на полезность!

Однако Larousse также определяет испытание как опрос, упражнение, как составляющую часть экзамена работу. Испытание, имеющее отношение к данной теме, таково: Способны ли архивисты стать действующими лицами в обеспечении доверия и долговременной сохранности в электронную эпоху? Мы в компании Naoned ( http://naoned.fr/ ) каждый день стремимся помочь архивистам сдать этот экзамен и пройти данное испытание.

Алекси Муадон (Alexis Moisdon)

Источник: блог компании Naoned
http://blog.naoned.fr/larchivage-electronique-dans-le-secteur-public-le-temps-des-epreuves/