Данная заметка Ирене Чимин (Irene Chymyn) была опубликована 27 сентября 2016 года на сайте Управления государственных документов австралийского штата Новый Южный Уэльс, посвящённом инициативе «Выдержать проверку временем – защитить наше электронное будущее» (Future Proof – Protecting our digital future).
В наших предыдущих постах на этом блоге «Больше думать о перемещении электронной почты в облако» (Thinking more about moving email to the cloud, http://futureproof.records.nsw.gov.au/thinking-more-about-moving-email-to-the-cloud/ ) и «Облачная электронная почта - что происходит с информацией?» (Cloud email – what’s happening with the information? , http://futureproof.records.nsw.gov.au/cloud-email-whats-happening-with-the-information-iam_2014/ ), мы обсуждали причины, побуждающие переходить на облачную электронную почту, и связанные с этим потенциальные проблемы управления информацией. Кроме того, мы упомянули о том, что разрабатывается руководство по облачной электронной почте.
Переход на облачную электронную почту. Фото: Laurent Bertrais (CC BY 2.0)
Мы рады сообщить о выпуске нашего нового руководства «Внедрение облачной электронной почты: Ключевые моменты» (Cloud email implementation: key considerations), которое доступно по адресу http://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/cloud-email-implementation-key-considerations-0
В Руководстве выделены являющимися специфическими и уникальными для облачной электронной почты ключевые вопросы, которые необходимо решить до её внедрения. Следует обратить внимание на следующие основные темы:
- Политики, процедуры и процессы управления документами и информацией;
- Миграция данных электронной почты из локальных систем в облако;
- Контракты.
До внедрения облачного решения было бы полезно побеседовать с Вашими пользователями о том, как используются и управляются сообщения электронной почты и какая именно информация передается по электронной почте. Это пригодится при экспертизе ценности информации, содержащейся в электронных письмах, и при разработке сценариев использования. Сценарии использования могут быть полезны при разработке политик, процедур и руководств, касающихся использования и управления облачной электронной почтой.
Успешное внедрение облачной электронной почты требует тщательного планирования, и при принятии решений на первом месте должны стоять потребности государственного органа: от конфигурирования среды облачной электронной почты до обеспечения безопасности, создания и обеспечения исполнения политик, до стратегии вывода из эксплуатации, - список можно продолжать бесконечно. Государственные органы должны позаботиться о том, чтобы те проблемы, с которыми они сталкивались в локальных почтовых системах, не перешли в облачную электронную почту.
Особенно важно спланировать миграцию данных электронной почты и/или вывод из эксплуатации унаследованных систем. В число специфических рисков, на которые следует обратить внимание в связи с данными и их миграцией, входят риски порчи данных, их утраты и неполноты мигрированных данных.
Контракты и соглашения о качестве обслуживания (service level agreements, SLA) являются одним из способов управления рисками, и поэтому их следует тщательно изучить. Контракты должны охватывать целый ряд вопросов, таких, как место хранения данных и юрисдикция, права собственности, доступ и т.д.
Более подробная информация содержится в самом Руководстве ( http://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/cloud-email-implementation-key-considerations-0 ). Кроме того, Вы можете получить дополнительную информацию из нашего руководства «Использование услуг облачных вычислений: Последствия для управления документами и информацией» (Using cloud computing services : implications for information and records management, http://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/advice/using-cloud-computing-services ).
Ирене Чимин (Irene Chymyn)
Источник: сайт архивно-документационной службы штата Новый Южный Уэльс, Австралия
http://futureproof.records.nsw.gov.au/guidance-on-cloud-email-implementation-now-available/
Комментариев нет:
Отправить комментарий