пятница, 14 октября 2016 г.

Штат Новый Южный Уэльс, Австралия: Подготовлено руководство по внедрению облачной электронной почты


Данная заметка Ирене Чимин (Irene Chymyn) была опубликована 27 сентября 2016 года на сайте Управления государственных документов австралийского штата Новый Южный Уэльс, посвящённом инициативе «Выдержать проверку временем – защитить наше электронное будущее» (Future Proof – Protecting our digital future).

В наших предыдущих постах на этом блоге «Больше думать о перемещении электронной почты в облако» (Thinking more about moving email to the cloud, http://futureproof.records.nsw.gov.au/thinking-more-about-moving-email-to-the-cloud/ ) и «Облачная электронная почта - что происходит с информацией?»  (Cloud email – what’s happening with the information? , http://futureproof.records.nsw.gov.au/cloud-email-whats-happening-with-the-information-iam_2014/ ), мы обсуждали причины, побуждающие  переходить на облачную электронную почту, и связанные с этим потенциальные проблемы управления информацией. Кроме того, мы упомянули о том, что разрабатывается руководство по облачной электронной почте.

Переход на облачную электронную почту. Фото: Laurent Bertrais (CC BY 2.0)

Мы рады сообщить о выпуске нашего нового руководства «Внедрение облачной электронной почты: Ключевые моменты» (Cloud email implementation: key considerations), которое доступно по адресу http://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/cloud-email-implementation-key-considerations-0

В Руководстве выделены являющимися специфическими и уникальными для облачной электронной почты ключевые вопросы, которые необходимо решить до её внедрения. Следует обратить внимание на следующие основные темы:
  • Политики, процедуры и процессы управления документами и информацией;

  • Миграция данных электронной почты из локальных систем в облако;

  • Контракты.
Думающим о внедрении облачной электронной почты органам исполнительной власти, следует, пользуясь случаем, выявить и задокументировать имеющиеся трудности и проблемные зоны в управлении электронной почтой в локальных системах.

До внедрения облачного решения было бы полезно побеседовать с Вашими  пользователями о том, как используются и управляются сообщения электронной почты и какая именно информация передается по электронной почте. Это пригодится при экспертизе ценности информации, содержащейся в электронных письмах, и при разработке сценариев использования. Сценарии использования могут быть полезны при разработке политик, процедур и руководств, касающихся использования и управления облачной электронной почтой.

Успешное внедрение облачной электронной почты требует тщательного планирования, и при принятии решений на первом месте должны стоять потребности государственного органа: от конфигурирования среды облачной электронной почты до обеспечения безопасности, создания и обеспечения исполнения политик, до стратегии вывода из эксплуатации, - список можно продолжать бесконечно. Государственные органы должны позаботиться о том, чтобы те проблемы, с которыми они сталкивались в локальных почтовых системах, не перешли в облачную электронную почту.

Особенно важно спланировать миграцию данных электронной почты и/или вывод из эксплуатации унаследованных систем. В число специфических рисков, на которые следует обратить внимание в связи с данными и их миграцией, входят риски порчи данных, их утраты и неполноты мигрированных данных.

Контракты и соглашения о качестве обслуживания (service level agreements, SLA) являются одним из способов управления рисками, и поэтому их следует тщательно изучить. Контракты должны охватывать целый ряд вопросов, таких, как место хранения данных и юрисдикция, права собственности, доступ и т.д.

Более подробная информация содержится в самом Руководстве ( http://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/cloud-email-implementation-key-considerations-0 ).   Кроме того, Вы можете получить дополнительную информацию из нашего руководства «Использование услуг облачных вычислений: Последствия для управления документами и информацией» (Using cloud computing services : implications for information and records management, http://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/advice/using-cloud-computing-services ).

Ирене Чимин (Irene Chymyn)


Источник: сайт архивно-документационной службы штата Новый Южный Уэльс, Австралия
http://futureproof.records.nsw.gov.au/guidance-on-cloud-email-implementation-now-available/

Комментариев нет:

Отправить комментарий