четверг, 27 октября 2016 г.

Новая Зеландия: Опубликованы обновленные руководства, поддерживающие стандарт управления документами и информацией


Новозеландские  коллеги 14 октября 2016 года распространили на Австралазийском форуме профессионалов по управлению документами и информацией (RIM Professionals Australasia listserv, rimp_list@lyris.rimpa.com.au ) следующее информационное письмо:
Добрый день,

В рамках программы по оптимизации регулирующей роли Архивов Новой Зеландии в июле 2016 года был опубликован новый обязательный стандарт. Данная программа также включает в себя регулярный пересмотр наших текущих руководств для обеспечения их единой тональности, согласованности и соответствия требованиям нового стандарта.

Сегодня мы публикует очередной пакет руководств. Пакет включает в себя новые материалы, описывающие наш подход к передаче на архивное хранение изначально-электронных документов. Другие документы (руководства по вопросам доступа и уничтожения/передачи) в значительной степени представляют собой  доработку и уточнение предыдущих редакций. Был также обновлен Инструментальный набор для управления документами (Records Toolkit). Дополнительную информацию смотрите на нашем блоге, http://records.archives.govt.nz/toolkit-blog/new-guidance-release/

С наилучшими пожеланиями,

Ребекка Смарт (Rebecca Smart)
Старший советник по аудиту, Архивы Новой Зеландии
Речь здесь идёт об обязательном для государственного сектора «Стандарте управления информацией и документами» (16/S1 Information and records management standard, http://records.archives.govt.nz/assets/Guidance-new-standard/16-S1-Information-and-records-management-standard-Pdf.pdf - на рис.), о котором я рассказывала здесь: http://rusrim.blogspot.ru/2016/04/blog-post_20.html , и сопровождающем его «Руководстве по внедрению Стандарта управления информацией и документами» (16/G8 Implementation guide - Information and records management standard, http://records.archives.govt.nz/assets/Guidance-new-standard/16-G8-Implementation-guide.pdf ).

В посте на блоге Архивов Новой Зеландии, в частности, отмечается:
«Сегодняшнее обновление методической базы в основном сосредоточено на двух основных вопроса, первым из которых является доступ. Понимание ценности Ваших информации и документов помогает установить правильные условия доступа. Предлагаемое руководство рассматривает вопрос полготовки регламентирующего доступ внутреннего нормативного документа (Access Authority), то, какие принципы следует использовать при установлении ограничений. Прилагается новая интерактивная форма, которую можно отправить нам по электронной почте.

Мой комментарий: Руководство по доступу (16/G13 Access) доступно по адресу: http://records.archives.govt.nz/assets/Guidance-new-standard/Access-16-G13.pdf

Вторая тематическая область – окончательное решение судьбы документов и информации (disposal - уничтожение либо передача). Рассматриваются вопросы авторизации, принятия решения об уничтожении/передаче и передачи на архивное хранение. Для проведения уничтожения Вам потребуется разрешение руководителя архивной службы (Главного архивиста) – либо в виде специального указания по срокам хранения и действиям по их истечении для конкретного вида документов, либо в виде статьи из Типовых перечней, либо – для местных органов власти -  в виде списка защищаемых документов (16/Sp4 List of protected records for local authorities, http://records.archives.govt.nz/assets/Guidance-new-standard/16-Sp4-List-of-protected-records-for-local-authorities-Pdf.pdf ).

После получения разрешения следующим ключевым этапом является  экспертиза ценности, завершающаяся принятием соответствующих решений о сроках хранения (sentencing), которая позволяет управлять информацией и документами в соответствии с их ценностью и обеспечивает надлежащую сохранность и управление как форматами, так и системами.

Это приводит нас к вопросу, руководство по которому многие из Вас ждали, и по которому мы надеемся на сотрудничество с организациями: передача на архивное хранение. Да, мы обновили и пересмотрели существующие и добавили новые рекомендации по передаче, охватывающие как электронные, так и неэлектронные информацию и документы. Что самое важное, мы разработали два информационных листка (factsheets) по ключевым аспектам передачи электронных материалов.

Мой комментарий: Руководство по передаче (16/G11 Disposal – Transfer) доступно по адресу: http://records.archives.govt.nz/assets/Guidance-new-standard/Disposal-Transfer-16-G11.pdf , а Руководство по установлению сроков хранения (16/G10 Disposal - Sentencing) – по адресу http://records.archives.govt.nz/assets/Guidance-new-standard/Disposal-Sentencing-16-G10.pdf .

Первый информационный листок (16/F19 Digital transfer - interim operating model, http://records.archives.govt.nz/assets/Guidance-new-standard/Digital-transfer-interim-operating-model-16-F19.pdf ) объясняет нашу текущую оперативную модель приема-передачи электронных материалов.

Второй листок (16/F18 Digital transfer readiness characteristics, Digital transfer readiness characteristics, http://records.archives.govt.nz/assets/Guidance-new-standard/Digital-transfer-readiness-characteristics-16-F18.pdf ) описывает наши требования к процессу передачи электронных материалов. Они охватывают все обсуждавшиеся вопросы – авторизацию (Вы получили разрешение?), установление сроков хранения (У Вас есть информация и документы, подлежащие постоянному архивному хранению?), доступа (Есть ли ограничения на доступ?).»
Мой комментарий: Весь комплект руководств Архивов Новой Зеландии выложен на их сайте по адресу: http://records.archives.govt.nz/resources-and-guides/

Источник: Австралазийский форум профессионалов по управлению документами и информацией / блог Архивов Новой Зеландии
http://records.archives.govt.nz/toolkit-blog/new-guidance-release/

Комментариев нет:

Отправить комментарий