воскресенье, 23 октября 2016 г.

Меньше – иногда лучше: Практическое применения Национальными Архивами Австралии 3-й части стандарта ISO 16175


Предлагаю Вашему вниманию тезисы доклада на Конгрессе Международного совета архивов в Сеуле заместителя руководителя Национальных Архивов Австралии по информационной политике и системам Лорен Бэнкс (Lauren Banks – на фото).

Вскоре после его публикации в 2011 году, Национальные Архивы Австралии одобрили стандарт ISO 16175 «Информация и документация – Принципы и функциональные требования к документам в электронной офисной среде» (Information and documentation - Principles and functional requirements for records in electronic office environments) для применения в федеральных органах исполнительной власти Австралии.

    
Мой комментарий: Данный стандарт родился ещё где-то в 2006-2007 году, когда специалисты из стран Австралазии сформировали собственные функциональные требования к системам управления электронными документами на основе таких известных документов, как MoReq и Требования Национальных Архивов Великобритании (TNA 2002). На тот момент инновационной была идея о том, что документами в деловых системах тоже нужно управлять, но к ним нельзя предъявлять столь же строгие требования, как к специализированным системам для управления документами. Чуть позже австралийская разработка была утверждена как стандарт Международного совета архивов ICA-Req (2008 г.), а затем уже стала Международным стандартом ИСО.

К настоящему времени этот документ, который появился до MoReq2 и тем более MoReq2010, уже серьёзно устарел, но ходят разговоры о том, что его будут скоро обновлять. Широкого распространения в мире стандарт не получил, производители программных продуктов внимания на него не обращали, но в Австралазии к нему относятся тепло, считая «своим» детищем.

Третья часть, о которой идёт речь – это ISO 16175-3:2010 «Функциональные требования и рекомендации по управлению документам в деловых системах» (Part 3: Guidelines and functional requirements for records in business systems) объёмом 71 страница, см. http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=55792  и https://www.iso.org/obp/ui/#iso:std:iso:16175:-3:ed-1:v1:en . С моей личной точки зрения, требования к деловым системам в части 3 совсем не мягче, а, скорее, жёстче, чем требования к специализированным документным системам, установленные частью 2 :)

Полученные за это время отклики, однако, показали, что оценка соответствия систем требованиям части 3 стандарта (имеются в ввиду деловые системы – Н.Х.) была ресурсоемкой и в рамках государственного аппарата проводилась непоследовательно. В 2015 году Национальные Архивы Австралии начали, в содружестве с рядом федеральных агентств, выполнять проект по выработке практичного и последовательного подхода к оценке функциональных возможностей для управления документами в деловых системах, опираясь при этом на основные положения части 3 стандарта ISO 16175.

«Рамочная программа оценки деловых систем» (Business Systems Assessment Framework, см. http://www.naa.gov.au/records-management/digital-transition-and-digital-continuity/information-is-interoperable/assessing-information-management-functionality/index.aspx ) была запущена в начале 2016 года с целью получения большей отдачи с меньшими затратами. «Рамочная программа» - ключевой продукт политики Национальных Архивов Австралии «Электронная Непрерывность 2020» (Digital Continuity 2020,  http://www.naa.gov.au/records-management/digital-transition-and-digital-continuity/digital-continuity-2020/index.aspx , о ней см. также http://rusrim.blogspot.ru/2015/11/2016.html - Н.Х.) - обеспечивает упрощенный, основанный на оценке риска подход к оценке функциональных возможностей для управления документами в деловых системах. «Рамочная программа», признающая, что не вся информация имеет равную ценность, была разработана таким образом, что деловые системы, управляющие высокоценной или связанной с высокими рисками информацией, проходят более строгую оценку, чем системы, которые управляют информацией низкого риска.

«Рамочная программа» также играет решающую роль в создании прочной основы для полномасштабного управления информацией (information governance) в органах исполнительной власти, помогая им выявить имеющиеся у них ключевые информационные активы, их местоположение, способы интеграции с другими системами, а также то, и они будут управляться во времени.

В данном докладе будет рассказано об эволюции «Рамочной программы оценки деловых систем» от основ, описанных в стандарте ISO 16175. В докладе будет дан обзор «Рамочной программы» и той роли, которую она играет в поддержке ключевых принципов политики Национальных Архивов Австралии «Электронная Непрерывность 2020». Наконец, будет подчеркнуто значение «Рамочной программы» в создании прочной основы для полномасштабного управления информацией в федеральных органах исполнительной власти Австралии.

Лорен Бэнкс (Lauren Banks)

Источник: Сборник тезисов докладов на Конгрессе МСА в Сеуле
http://www.ica.org/sites/default/files/ICA%202016%20Abstracts%26biographies%20ENG%20v3%20print.pdf

Комментариев нет:

Отправить комментарий