Что такое управление документами «на месте» (in place)?

Данная заметка Джули Линтнер (Julie Lintner  – на фото) была опубликована 30 сентября 2016 года на блоге компании RecordLion.

Когда Вы подбираете себе решение для управления документами, можно выбирать из достаточно большого числа вариантов. Многие из них имеют сходные черты, хотя есть ряд особенностей, которые отличают их друг от друга. Одной из таких особенностей является функциональная возможность управления документами «на месте» (In-Place Records Management).

Что такое управление документами «на месте»?

Об управлении «на месте» можно говорить тогда, когда решение для управления документами физически не перемещает контент для того, чтобы управлять им; контент остается на своем первоначальном месте, а решение обеспечивает управление политиками отслеживания сроков хранения и общего классификационной схемой для контента.

Не все решения спроектированы таким образом, чтобы поддерживать управление документами на месте. Многие используют концепцию переноса контента, с тем, чтобы им можно было в дальнейшем управлять. В ряде ситуаций такой подход может быть желательным, но если Вы перемещаете контент, Вам придётся задуматься о безопасности и рабочих процессам, а также о том, как пользователи найдут этот контент после его перемещения.

Мой комментарий: Здесь сопоставляется традиционная концепция использования СЭД/ECM-систем, предусматривавшая перенос ценного контента в защищённое хранилище СЭД/ECM, и альтернативный подход, при котором документы остаются в создавшей их деловой системе, а внешняя система используется как своего рода «командный пункт».

В случае с SharePoint, функциональные возможности SharePoint для управления документами действительно позволяют управлять документами на месте (начиная с версии SharePoint 2010), но, к сожалению, многие другие элементы управления документами в SharePoint очень слабы или вовсе отсутствуют - но это тема для другого поста. А до SharePoint 2010, Вам нужно было для того, чтобы управлять документами, переместить их сначала в «Центр управления документами» (Records Center).

Есть ситуации, в которых Вы можете предпочесть перенести свои документы в другое место, но Вас вряд ли устроит, чтобы такой перенос был обязательным требованием. К примеру, жизненный цикл конкретного типа документов может предусматривать их передачу на другое место хранения по завершении его первой фазы, а затем, по истечении срока хранения, выполнение фактическое уничтожения документов. Это вполне допустимый вариант использования, и Ваше решение должно быть способно его поддерживать. Но вряд ли Вы захотите, чтобы такой вариант был единственно возможным.

У управления документами «на месте» есть целый ряд достоинств. Ниже перечислены пять причин для того, чтобы обратить внимание на такую функциональную возможность:

• Ваши пользователи по-прежнему смогут найти свои документы в том же самом месте. Пользователи будут искать и просматривать документы так же, как и раньше; им не придется идти в другое место или использовать иной интерфейс, чтобы найти документы.


• Не потребуется воспроизводить меры безопасности. Раз документы никуда не перемещаются, то меры безопасности, которые Вы для них установили, будут по-прежнему применяться. Создавшая документы деловая система по-прежнему будет отвечать за документы и контролировать их безопасность. Вряд ли Вас порадует перспектива заново создавать систему мер безопасности уже в рамках специализированного решения для управления документами. Следует отметить, что система управления документами абсолютно должна иметь возможность блокировать модификацию и уничтожение документов, но она должна быть в состоянии делать это без перемещения документа в собственное хранилище.


• Централизованные политики. Эта функциональная возможность, возможно, не является сейчас стандартной для систем, поддерживающих управление документами «на месте», но она должна ею стать. Управление Вашими политиками должно осуществляться централизованно с помощью единого веб-интерфейса. Это особенно актуально, если у Вас имеется несколько разнородных систем. Ваши специалисты по управлению документами  должны иметь единую классификационную схему и управлять ею посредством единого интерфейса.


• Не придётся менять рабочие процессы. Если контент не перемещается, то не потребуется и модернизировать Ваши рабочие процессы с тем, чтобы учесть новое местоположение документов. Обновление рабочих процессов может оказаться трудной задачей, если у Вас используются сложные потоки работ (workflow). В случае перемещения документов, Вам также придётся подумать о том, сможет ли Ваша система управления workflow-процессами взаимодействовать с новым хранилищем.


• Одно решение для всех разношерстных систем. У многих крупных организаций имеется множество хранилищ для их данных. Если Вам придётся перемещать весь этот контент в централизованное хранилище, задача может оказаться неподъёмной, и на её завершение в крупной организации может уйти несколько лет. В противоположность этому, если Ваши данные останутся на месте, то Ваше решение для управления документами можно будет внедрить быстрее, потому данные перемещать не потребуется, а нужно будет лишь знать их местоположение.

Подведем итог. Вам нужно понять, где находятся Ваши данные, и сколько хранилищ существует в Вашей организации. Не спровоцирует ли процесс перемещения данных перебои в деловой деятельности и долгосрочные проблемы? Если это так, то Вам следует подумать об управлении документами «на месте».

Джули Линтнер (Julie Lintner)

Мой комментарий: Хочу отметить, что идея управления документами «на месте» появилась в качестве реакции на кризис в отрасли крупных систем управления контентом (ECM), которые во многих организациях так и не смогли стать единым хранилищем всех корпоративных документов.

По сути, в плане управления документами, предлагается распределенная система с управляющим центром, роль которого может выполнять ECM-решение (в том числе облачное). Этот управляющий центр обеспечивает систематизацию документов в соответствии с корпоративной классификационной схемой и отслеживание сроков хранения, отдавая соответствующие команды деловым системам, которые, в свою очередь, снабжаются определенным минимальным набором функциональных возможностей, позволяющих отрабатывать получаемые команды.

Не случайно, начиная уже с 2006 года, в популярных спецификациях функциональных требований к системам управления документами стали разделяться требования к специализированным системам управления документами и – облегченные - к деловым системам. Примером может служить стандарт ISO 16175 «Информация и документация – Принципы и функциональные требования к документам в электронной офисной среде» (Information and documentation - Principles and functional requirements for records in electronic office environments), известный также как ICA-Req, третья часть которого - ISO 16175-3:2010 «Функциональные требования и рекомендации по управлению документам в деловых системах» (Part 3: Guidelines and functional requirements for records in business systems) как раз решает эту задачу.

Источник: блог компании RecordLion
http://blog.recordlion.com/information-governance/what-is-in-place-records-management