Карл Мелроуз: Почему нам нужно заново определить понятие «документ» (серьёзно; и, пожалуйста, выслушайте меня – обещаю привести логичные аргументы)

Данный пост австралийского специалиста в области управления документами и информацией Карла Мелроуза (Karl Melrose – на фото) был опубликован 30 июня 2021 года на его блоге «Стратегическое управление информацией» (Information Governance).

Сразу скажу, что не имеет значения, какое именно определение Вы используете. Важно, чтобы Вы использовали какое-то внятное определение, поскольку распространены мнения типа:

• «Документы - это просто бумага»,
  
  
• «Сообщения электронной почты документами не являются»,
  
  
• «Стикеры-напоминания (post-it notes) - это не документы»,
  
  
• «Это не документ, это база данных»,

- идиотские общие заявления, сделанные неграмотными в вопросах управления документами людьми, которые, однако, способны повлиять на Ваших руководителей.

Эти же идиотские общие представления используются неграмотными в вопросах управления документами людьми в качестве правил при принятии решений о сохранении определённых материалов в качестве документов.

Когда мы позволяем другим людям решать, что такое документы, мы получаем ту безграмотную трактовку, которую эти люди решают нам дать.

Определение понятия «документ» в наших организациях - это то, за что мы все должны бороться.

• Оно является основополагающим;
  
  
• Сделать это несложно;
  
  
• Это позволяет нам решать, что такое «документы»;
  
  
• Оно информирует организацию о том, что такое «документы»;
  
  
• Это тот стандарт, которого мы можем заставить всех придерживаться;
  
  
• Это также и большая ответственность. Упрощенное определение создает двусмысленность и неопределённость, чрезмерно сложное – создаёт препятствия и барьеры.

Тем не менее, основная мысль остается неизменной: пока мы позволяем людям, не занимающимся профессионально управлением документами, решать, что означает понятие «документ», нас будут отправлять в подвал разбираться со всяким мусором, на расчистку которого они хотят нас поставить.

Если мы будем бороться за то определение, которое нам нужно в рамках нашей организации, объясним его полезность и докажем, что оно положительно влияет на производительность, - у нас будет шанс обеспечить делаемое качество документов организации.

Карл Мелроуз (Karl Melrose)   

Источник: блог «Стратегическое управление информацией» (Information Governance)
https://informationgovernance.blog/2021/06/30/why-we-need-to-define-records-again-yes-really-hear-me-out-its-a-coherent-argument-i-promise/