Ответ на вопрос коллеги: Электронные подписи физических лиц в деятельности организации

Вопрос: Не могли бы Вы уточнить некоторые моменты связанные с организацией получения усиленных электронных подписей в связи со вступлением в ближайшее время новых законодательных норм.

В нашей организации пока полное непонимание, что будет с 1 июля 2021 года. Если с УКЭП юридического лица все предельно ясно – нужно обращаться в ФНС и оформлять (если есть такая необходимость сейчас получить), то с физическими лицами я так и не поняла, что делать нам, где оформлять и когда уже можно начать заниматься этим вопросом.

Ответ: Согласно новым законодательным нормам:

• С 1 июля 2020 года началась аккредитация удостоверяющих центров по новым правилам;
  
  
• С 1 июля 2021 года удостоверяющие центры, аккредитованные по старым правилам, потеряют право на выпуск сертификатов ключей проверки подписи, т.е. они будут работать только на обслуживание еще действующих сертификатов до 31 декабря 2021 года;
  
  
• С 1 января 2022 года сертификаты ключей проверки подписи, выпущенные УЦ по старым правилам, прекращают свое действие;
  
  
• С 1 января 2022 года УЦ, не прошедшие аккредитацию по новым правилам, прекращают свою деятельность.

Получается, что до 1 июля оформить УКЭП можно в любом аккредитованном УЦ, а с 1 июля - только в УЦ, получившем аккредитацию по новым правилам.

Перечень аккредитованных удостоверяющих центров, опубликованный на сайте Минцифры, дан пока по состоянию на 23 июня 2021 года (см.: https://digital.gov.ru/uploaded/files/aktualnyij-perechen-akkreditovannyih-uts-na-23062021.xls ). После 1 июля 2020 года там зарегистрировано только два УЦ:

• Акционерное общество «Энергоцентр», октябрь 2020;
  
  
• Публичное акционерное общество «Совкомбанк» декабрь 2020

При этом, например, СКБ Контур еще 23 июня сообщил, что его удостоверяющие центры: СКБ Контур и «Сертум-Про» прошли аккредитацию. Решение об этом 21 июня 2021 года приняла Правительственная комиссия, уполномоченная на принятие решения об аккредитации удостоверяющих центров (см.: https://ca.kontur.ru/Files/Modules/CaDocuments/Reshenie_ob_akkreditacii_udostoveryayushhikh_centrov_SKB_Kontur_i_Sertum-Pro_21.06.2021.pdf ).

Что в этой связи, как мне кажется, организации стоит предпринять:

• С 1 июля 2021 года руководитель юридического лица может обратиться в УЦ ФНС, чтобы получить электронную подпись юридического лица. С этим не стоит затягивать, поскольку в конце года из-за большого числа желающих могут возникнуть проблемы с её оформлением и получением, а без этой подписи организации работать не сможет;
  
  
• Проверить срок действия всех остальных сертификатов ключа проверки ЭП, которые используются в Вашей организации, и выявить те, срок действия которых заканчивается ранее 31 декабря 2021 года. Если такие сертификаты у Вас есть, то Вам необходимо решить, как лучше действовать: досрочно отозвать сертификаты и оформить новую УКЭП с сертификатом, срок действия которого позволит Вам спокойно его использовать до 31декабря, - или дождаться, когда срок действия сертификата истечет, и оформлять УКЭП в УЦ, получившем аккредитацию по новым правилам.
  
  Отмечу, что эти подписи юридического лица, выданные на сотрудников организации по старым правилам, можно будет использовать только до 31 декабря 2021 года.
  

Вы совершенно правы - пока совершенно непонятно, что делать и как быть с УКЭП физических лиц; точнее, как грамотно организовать их использование в деловой деятельности организации, поскольку пока нет подзаконных нормативно-правовых актов, разъясняющих, как организовать работу с такими подписями.

Я бы обсудила с юристами и руководством вопрос о том, подписи каких сотрудников в обязательном порядке нужно иметь в организации, чтобы не возникло больших проблем в момент перехода на новые правила. Например, главный бухгалтер, кадровая службы, договорной отдел т.д. Также я бы обсудила бы с конкретными сотрудниками вопрос о том, готовы ли они получить УКЭП физического лица и использовать в деловой деятельности организации. Поскольку законодательством не закреплена обязанность гражданина иметь УКЭП, с этим могут возникнуть трудности. Наверное, имеет смысл продумать вопрос о том, как гражданину будут компенсироваться финансовые затраты на получение УКЭП в коммерческих удостоверяющих центрах, и/или как иначе будет стимулироваться получение и использование в интересах организации таких подписей.  

При этом важно понимать, что данный вид подписи – собственность гражданина, поэтому от сотрудников нельзя требовать передачи ключевого носителя с закрытым ключом кому-либо из сотрудников организации. Этой подписью может пользоваться только её владелец, если только он не хочет крупных неприятностей на свою голову.

Реально оценить организационные, технические, финансовые меры, которые нужно будет осуществить в организации, можно будет только после появления нормативно-правовой базы по данному вопросу, и, прежде всего, связанной с порядком использования доверенностей.