Мой комментарий: С моей точки зрения, в статье есть ряд серьёзных ошибок в теоретических вопросах управления документами – как самого автора, так и авторов упоминаемых ею документов. Несмотря на это, статья, как мне кажется, будет полезна отечественным специалистам, которые сами смогут решить, согласны ли они с мнением американских коллег.
Когда на этом блоге мы говорим об управлении документами, мы часто используем аббревиатуру «RIM» как сокращение от слов «управление документами и информацией» (records and information management). Управление документами (records management, RM) больше уже не является изолированной дисциплиной; специалистам-практикам по управлению документами и информацией необходимо управлять документами в масштабах всего информационного пространства своей организации.
Помимо установления и отслеживания сроков хранения документов, специалисты по управлению информацией должны принимать во внимание обеспечение информационной безопасности, исполнение законодательно-нормативных требований, установленных законами о защите неприкосновенности частной жизни и персональных данных, а также инфраструктуру, которую мы используем для хранения и манипулирования нашими первичными данными (raw data) - независимо от «документного статуса» информации (чтобы узнать, что включено в юридическое определение понятия «документ», а что нет, см. Кодекс муниципальных органов власти штата - Local Government Code, ст. 6 LGC 201.003(8) , https://www.tsl.texas.gov/slrm/pubs/bulletind#Sec201_003 ). В двух словах, это деятельность по управлению информацией.
Международная ассоциация специалистов по управлению документами и информацией ARMA International определяет (см. https://www.arma.org/page/Information_Governance ) понятие «стратегическое/полномасштабное управление информацией» (information governance) как «… всеобъемлющую координирующую стратегию для всей информации организации. Она устанавливает полномочия, поддержку, процессы, возможности, структуры и инфраструктуру, необходимые для того, чтобы сделать информацию полезным активом организации и уменьшить расходы на её поддержание, исходя из специфических деловых потребностей этой организации и её терпимости к риску».
Звучит здорово! Но чем стратегическое управление информацией отличается от управления документами? В конце концов, управление документами также включает в себя политики безопасности, исполнение законодательно-нормативных требований и управление всем жизненным циклом. Ключевое отличие заключается в различии терминов «информация» и «документ». Документы всегда являются информацией, однако информация не всегда является документом. Например, заполненная форма W4 является документом и содержит информацию о предпочтениях сотрудника в отношении удержания налогов. Однако незаполненная форма W4 документом не является, несмотря на то, что она предоставляет полезную информацию об удержании налогов в целом.
Мой комментарий: Пример прокомментирован не вполне удачно. Свойство быть документом не является «прирождённым», его нельзя «измерить градусником», и многое зависит от того, какую роль конкретный объект сыграл в деловых процессах. Так, бланк формы W4 будет являться документом, если речь будет идти о процессе разработки данной формы.
Жизненный цикл документа
Жизненный цикл документа - ключевая концепция в сфере управления документами (впрочем, есть страны, такие, как Австралия, которые считают эту концепцию морально устаревшей – Н.Х.). Она описывает путь государственного документа от его создания до окончательного определения его судьбы – уничтожения либо передачи на постоянное архивное хранение. Это полезный инструмент, который помогает нам подумать над тем, как, возможно, документами придётся управлять по-разному в зависимости от их текущего назначения и функции.
Источник: Комиссия по вопросам библиотечного и архивного дела штата Техас, https://www.tsl.texas.gov/slrm/training/webinars . Выделены следующие этапы: «создание или получение», «хранение в течение установленных сроков и поддержание» и «уничтожение либо передача на архивное хранение» - Н.Х.
Жизненный цикл начинается с создания или получения документа. Например, вы можете написать отчет (создание) или получить жалобу по электронной почте (получение).
Затем у нас есть этап хранения и поддержания в течение установленных сроков, когда документ активно используется. Продолжительность этого этапа может варьироваться в широких пределах. Некоторые документы (например, сведения сиюминутной ценности) могут оставаться на этой фазе всего один день, в то время, как другие могут активно использоваться до 75 лет (например, документы о трудовой деятельности сотрудников) - всё зависит от административной и исторической ценности документа.
Мой комментарий: Уважаемая американская коллега здесь спутала две разные вещи – время активного использования документа обычно составляет лишь сравнительно небольшую долю установленного для него срока хранения. В европейской традиции момент окончания активного использования – это обычно момент, когда документы, ранее хранившиеся в деловых подразделениях, передаются на дальнейшее хранение в ведомственный архив.
Последним является этап уничтожения либо передачи на архивное хранение. Это тот этап жизненного цикла, когда документ уничтожается, если выполнены установленные минимальные требования к сроку хранения; или, если это документ постоянного срока хранения либо имеющий историческую ценность, его можно передать в архив, который обеспечит его долговременную сохранность.
Должностное лицо, ответственное за управление документами в организации (Records Management Officer), осуществляет надзор над документами на протяжении всего их жизненного цикла, от начала до конца.
Жизненный цикл информации. Источник: ARMA International, https://magazine.arma.org/2019/04/mapping-document-management-processes-leveraging-an-information-lifecycle/ . Здесь выделены следующие этапы: «захват», «коллективная работа», «контроль версий», «хранение и отслеживание сроков хранения», «запреты на уничтожение / раскрытие», «уничтожение либо передача на архивное хранение» - с моей точки зрения, ошибка на ошибке … - Н.Х.
Жизненный цикл информации (по мнению коллег из Техаса, естественно – Н.Х.) добавляет несколько дополнительных этапов к традиционному жизненному циклу документа. В частности, этапы хранения и поддержания в течение установленных сроков разбивается на четыре отдельных этапа: «коллективная работа», «контроль версий», «хранение и отслеживание сроков хранения» и «уничтожение либо передача на архивное хранение». Первый этап также настраивается так, чтобы он начинался с захвата документа - это тот момент, когда документ впервые сохраняется в информационной системе (т.е. новый документ создается, сканируется или загружается в информационную систему). Жизненный цикл информации применяется ко всем созданным и полученным организацией документам, в дополнение к государственным документам.
Мой комментарий: Наиболее смешно выделять как отдельный этап контроль версий. Во-первых, каждая версия представляет собой самостоятельный документ – соответственно, контроль версий всегда охватывает группу документов (рождающихся в процессе эволюции первоначального документа), и никогда – один отдельный документ. Во-вторых, контроль версий продолжается от рождения первого документа группы и до уничтожения последнего; это постоянно идущий процесс, а не отдельный этап. В-третьих, часто контроль версий охватывает также официально не утверждённые проекты документов.
Не менее глупо выделять в отдельный этап управление запретами на уничтожение и процессов раскрытия документов в случае судебных споров и расследований. Это не более чем процессы (да, важные, связанные с рисками, трудозатратные и дорогостоящие – но, тем не менее, именно процессы, которые могут и не включиться, а не отдельный этап), которые могут иметь место на этапе хранения.
Дополнительные этапы
Коллективная работа
После захвата информационного объекта (document), сотрудники коллективно работают с ним, добавляя данные, редактируя информацию, утверждая или отклоняя запросы, добавляя метаданные и т.д.
Контроль версий
У специалистов по управлению документами должен быть способ реализовать контроль версий и легко отличать черновики от окончательных версий и редакций.
Хранение и отслеживание сроков хранения
Когда информационные объекты больше уже не редактируются, они должны быть помещены в соответствующую систему хранения на полный срок хранения (или срок полезного использования, если это не документ). «Соответствующая система хранения» означает, что у Вас есть необходимая инфраструктура для того. чтобы Ваши информационные объекты были доступны, читаемы и защищены. Это будет зависеть от файлового формата; от того, является ли информация конфиденциальной; как часто требуется доступ к информации (и для кого); от ценности информации и от существующих требований, исполнение которых необходимо обеспечить.
Запреты на уничтожение / раскрытие информации
Когда документы находятся на этих этапах поддержания, у специалистов по управлению документами также должны быть способы идентифицировать и выделить документы, в отношении которых могут вводиться временные запреты на уничтожение, проводиться процессы раскрытия, аудита, исполняться запросы на основе законодательства о свободе доступа к государственной информации или проводиться административные проверки.
На многих этих этапах жизненного цикла стратегическое управление информацией является более всеобъемлющим, чем управление документами. Например, ответы на запросы в рамках э-раскрытия должны включать всю подпадающую под запрос информацию, независимо от того, имеет ли она статус документа или нет. Кроме того, не являющиеся документами данные могут иметь административную ценность и могут содержать конфиденциальную информацию, которая должна быть защищена, даже если для этих материалов нет требований по срокам хранения.
Мой комментарий: Поразительно, что именно специалисты из страны, в которой понятие «документ» определено шире, чем где-либо ещё в мире, и охватывает абсолютно любую информацию, созданную или полученную организациями, - способны сегодня повторять давно устаревшие рассуждения 1990-х годов т.е. доэлектронной эпохи :(
Вторичное использование информации
Какие типы информации могут потребовать дополнительного внимания с точки зрения стратегического управления информацией?
- Первичные данные (Raw Data)
- Как правило, первичные данные могут не рассматриваться как документы, потому что они не документируют какую-либо конкретную деятельность государственного органа (но тогда какая от них может быть польза? – Н.Х.). Их можно использовать для создания отчетов, поддержки исследований по планированию или принятия управленческих решений (и их следует хранить до тех пор, пока сохраняются соответствующие документы), но сами данные на самом деле ничего не «делают» и могут не документировать какой-либо конкретный вид государственной деятельности.
- Тем не менее, Вы можете заставить эти данные работать - это информационный актив! Проводите интеллектуальный анализ этих данных для лучшего понимания клиентов или делитесь ими в рамках сотрудничества как внутри вашего государственного учреждения, так и с другими государственными органами и/или заинтересованными сторонами.
- Первичные данные не всегда могут быть документами, но это не значит, что Вам не нужно защищать их. Законы о защите неприкосновенности частной жизни и персональных данных и требования о раскрытии применимы ко всем данным, вне зависимости от их «документного» статуса. Обеспечьте защиту всех персональных данных (personally identifiable information, PII) и защищаемой медицинской информации (protected health information, PHI).
- Справочные коллекции и тематические дела
- Являющиеся и не являющиеся документами фотографии, видео- и аудиоклипы могут использоваться для связи и взаимодействия с общественностью.
- Наличие под рукой баз знаний и наборов «готовых справочных материалов» может сократить время отклика Вашей службы поддержки и улучшить показатели Вашей работы с запросами о предоставлении информации.
- Содержащие историческую информацию физические артефакты, такие как мемориальные таблички, и музейные предметы, такие как флаги, могут сохраняться и выставляться в рамках Ваших усилий по информированию общественности.
Для получения дополнительной информации о том, как понять менталитет стратегического управления информацией, познакомьтесь с бесплатной «Моделью реализации стратегического / полномасштабного управления информацией» (Information Governance Implementation Model, IGIM), разработанной ассоциацией ARMA International, см. https://www.arma.org/general/custom.asp?page=igim
Эрика Сигрист (Erica Siegrist)
Источник: сайт TSLAC
https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/2021/06/information-governance-and-the-records-lifecycle/
Комментариев нет:
Отправить комментарий