Мари-Анн Шабен: Подписание в 21-м веке, часть 3

(Окончание, предыдущую часть см. https://rusrim.blogspot.com/2021/07/21-2.html )

Типология подписей и долговременные риски

В этой четвертой и последней части своего поста я собираюсь детализировать свои рассуждения по этому поводу. Мои подход сочетает в себе мой вкус к анализу с точки зрения дипломатики (особенно применительно к письменным документам моего времени, то есть 21-го века) и мой уже многодесятилетний опыт управления юридически-значимой информацией с помощью метода Arcateg ™ (о нём также см. пост на моём блоге здесь: http://rusrim.blogspot.com/2018/05/blog-post_23.html - Н.Х.), философия которого вдохновлялась остальной дипломатикой.

Что касается дипломатики, я бы отметила, что классическое исследование формы письменного документа имеет не только исторический интерес. Конечно, дипломатика была создана в 17-м веке Жаном Мабийоном (Jean Mabillon) в первую очередь с целью установления аутентичности определенных актов, тогда в основном древних, перед лицом обвинений в подделке или фальсификации. Однако дипломатика Мабийона также привела к созданию метода научного анализа, в духе 17-го века, применимого к письменным документам. И этот метод, - на протяжении тех сорока лет, в течение которых я занималась им, - выгодно конкурирует со всеми другими известными мне методами при априорном изучении информационных объектов (документов и данных) с точки зрения их использования в качестве доказательств и соответствующих рисков.

Будучи специалистов в области дипломатики, я склонна, - читая комментарий, на который отвечает данный пост, - составить типологию упомянутых в нём видов «подписей» (подпись как средство идентификации или как знак согласия), одновременно стараясь выяснить, какую роль играет подпись (подпись сама по себе никогда документом не является), а также степень ответственности человека в конкретной ситуации (архивиста) и его работодателя (его организации).

Таким образом, говоря о создаваемых документах, можно выделить семь типов подписи (в данном конкретном контексте, потому что в целом данный список не является исчерпывающим):

• Оценка сотрудников (№1, стажёр) - не имеет значения, делается ли она на бумаге или в приложении. Такая оценка предполагает выполнение существующей процедуры; подпись является указанием на исполнителя на данном этапе процедуры, что важно для обеспечения прослеживаемости. При положительной оценке ничего не произойдёт, документы о заработной плате и карьере продолжат идти свои путём. Если будет дана отрицательная оценка, которая может повлечь финансовые или дисциплинарные последствия, то, я полагаю, вопрос будет поднят на следующий уровень иерархии в организации;
  
  
• Проекты заказов на поставку: если речь идет только о подготовке этих заказов на поставку, то нет никаких обязательств перед третьей стороной. Заказ на поставку будет подписан или подтвержден кем-то другим (кому, как я полагаю, делегировано право подписания, особенно когда речь идёт о суммах свыше определенной величины). Документ здесь промежуточный, соответственно, подпись - информативная, для внутреннего использования;
  
  
• Подтверждение оказания услуги: независимо от того, подтверждается ли верность документа рукописным проставлением инициалов (парафированием) или щелчком в приложении, это действие также имеет внутреннее значение. Отличие от предыдущего типа в том, что это дополнение (инициалы, клик) является неотъемлемой частью счёта-фактуры;
  
  
• Передача файлов документов на хранение в приложение для архивирования: указание имени оператора является элементом обеспечения прослеживаемости. Выбор для загрузки того или иного файла находится в сфере профессиональной компетенции архивиста и его должностных обязанностей; организация не участвует в этой операции;
  
  
• Контроль качества работы по оцифровке: это этап рабочего процесса, который описан где-то в соответствующей процедуре; возникающее обязательство будет заключаться в оплате услуг поставщика услуг оцифровки;
  
  
• Утверждение описи дел, переданных на архивное хранение различными службами и подразделениями организации. Это все ещё часть рабочего процесса, его последний этап. Данная операция соответствует процедуре передачи на архивное хранение партий документов организации - и профессиональной компетенции архивиста. Здесь не появляется обязательств перед внешними организациями;
  
  
• Акт дарения частных архивных документов: это единственный из всех упомянутых документов, который налагает на организацию обязательства перед третьей стороной, ввиду передачи собственности и других возможных положений, которые наследники дарителя могут оспорить. Это единственный настоящий «акт», и, как я уже говорила, его, возможно, должно подписывать «авторитетное» лицо организации (это также зависит от характера пожертвования, объём которого может варьироваться от 150 погонных метров архивных документов расположенного на территории муниципалитета замка, охватывающих период от средневековья до 20-го века, - и до трёх почтовых открыток с видами села, экземпляры которых уже имеются у архива ...).

Короче говоря, помимо акта дарения, подпись архивиста не является обязывающей для его организации (что и было первоначальным вопросом). Оказывает ли это негативное влияние на качество его работы? Конечно, нет! Качество профессиональной оценки не зависит от количества поставленных подписей!

Чтобы полностью устранить всякую неопределенность в связи с моим предыдущим постом, я хотела бы уточнить, что тот факт, что подпись не обязывает организацию, ещё не означает, что «следы» очень многих «юридических фактов», совершенных в организации или от её имени, не являются «обязывающими документами» (по-английски. «records») - в том смысле, что неправильное управление ими (плохое составление, плохое распространение, плохое хранение и/или плохое уничтожение) может повлечь за собой ответственность организации (редко судебную, а чаще финансовую или связанную с вопросами исполнения законодательно-нормативных требований, эффективности и надлежащего стратегического управления данными). Риски, конечно, минимальны, но, учитывая объёмы информации, совокупность множества мини-рисков в конечном итоге может составить управленческий риск.

Мой комментарий: «Обязывающие» документы – это специфически французское изобретение, и оно не имеет никакого отношения к англоязычному термину «records» (сегодня это любые документы, кроме уж совсем ненужных, не относящихся к деятельности организации и/или откровенно личных).

Что касается метода Arcateg ™, то должна признать, что, когда я прочитала комментарий, ставший поводом для написания этого поста, у меня в голове сразу же возник образ звезды Arcateg ™ этого государственного служащего, по крайней мере, в той части деятельности, которую она описала.

Для читателей, которые не знакомы с этим методом, я скажу, что звезда Arcateg ™ отображает стороны, взаимодействующие с компанией, с одной из её структур или с одним из её действующих лиц (в данном случае, это руководитель отдела), с тем, чтобы наглядно показать взаимодействие с этими сторонами и особенно обмен информацией и иными письменными «следами» (бумажными или электронными).

Такое формальное визуальное представление облегчает категоризацию этих элементов с точки зрения риска и срока хранения. Действительно, звезда Arcateg ™ помогает разделить на группы производимые структурой или человеком документы в рамках классификационной структуры Arcateg ™. Эта классификационная структура, называемая «справочником» (référentiel), определяет 100 возможных видов ценности информации с точки зрения обоснованного выбора срока хранения, закодированных двумя символами. Опять же, при визуальном отображении метод Arcateg ™ использует четыре цвета – оттека синего для обозначения длительности срока хранения. Самый светлый оттенок соответствует самому короткому, а самый тёмный - самому длительному (очень длительному сроку хранения).

Вот что мы получаем в интересующем нас случае (с возможными вариантами, поскольку метод допускает персонализацию классификации «информационных активов»):

Мой комментарий: На рис. показана «звезда» взаимодействия архивиста – с дарителями архивных документов (donateurs), службами организации (services de la collectivité), с сотрудниками (employés), с бухгалтерией (service comptabilité).

Чтобы получить дополнительную информацию о методе Arcateg ™, следите за программами онлайн-обучения здесь:  https://cf2id.fr/formation/construire-son-referentiel-arcateg-en-10-etapes/

Заключение

В качестве – предварительного - заключения этих размышлений я хочу отметить три вещи:

• Растущий разрыв между представлением людей о подписи и действиями, которые действительно влекут за собой возникновение обязательств; а также разрыв между использованием подписи в широком смысле и недостаточной осведомленностью большинства людей о своих действиях;
  
  
• Интерес к изучению метаморфозы подписи междисциплинарным способом, с тем, чтобы восстановить базовые рамки для знаков идентификации и удостоверения верности контента в гибридном мире, где технологии задают ритм танца;
  
  
• Необходимость обучения всех действующих лиц с целью повышения качества дискуссий для одних, и повышения цифровой грамотности для других.

Мари-Анн Шабен (Marie-Anne Chabin)

Мой комментарий: Я далеко не во всём согласна с Мари-Анн Шабен. На мой вкус, её подход слишком «академичен», слишком ограничен узкими рамками традиционной дипломатики и слишком далёк от весёлого яркого многообразия реальной жизни :) Однако для меня очень важно то, что по-прежнему есть в нашей отрасли сильные специалисты, желающие заниматься сложными профессиональными вопросами, в том числе и с теоретической точки зрения, не поддаваясь искушению быстро получить разного рода «плюшки» за участие в модных шумных движениях за многообразие, инклюзивность, деколонизацию и т.п.

Источник: блог Мари-Анн Шабен
https://www.marieannechabin.fr/2021/06/signer-au-21e-siecle/