среда, 23 мая 2018 г.

Мари-Анн Шабен: Альтернативный метод архивации


Данная заметка известного французского специалиста в области управления документами и архивного дела Мари-Анн Шабен (Marie-Anne Chabin) была опубликована 4 мая 2018 года на блоге «Трансархивистика» (Transarchivistique).

Метод «архивации по категориям» Arcateg ™ (от ARchivage par CATÉGorie, см. также http://www.arcateg.fr ) представляет собой инструментальный набор для управления документами (в духе стандарта ISO 15489), состоящий из упрощенного, стандартного и универсального перечня с указанием сроков хранения и действий по их истечении, который дополняется набором одновременно гибких и строгих организационных правил.

Концепции и способ применения метода теперь опубликованы в книге Мари-Анн Шабен под названием «Архивные документы на электронных трассах. Выявление и обеспечение сохранности тех из них, что налагают на организации ответственность и обязанности – Метод Arcateg» (Des documents d’archives aux traces numériques. Identifier et conserver ce qui engage l’entreprise – La méthode Arcateg™, издательство KLOG, см.  https://www.editionsklog.com/product/des-documents-d-archives-aux-traces-numeriques-identifier-et-conserver-ce-qui-engage-l-entreprise-la-methode-arcateg ).

Раздел «Введение» книги выложен в сети по адресу http://fr.calameo.com/read/0005936512f21cbb51459 . Также в социальной сети LinkedIn выложена короткая аннотация, см. https://www.linkedin.com/pulse/un-livre-papier-pour-parler-des-donn%C3%A9es-num%C3%A9riques-marie-anne-chabin/ .

Предлагаемый метод постепенно развивался в течение последних пятнадцати лет с тем, чтобы исправить слишком часто встречающиеся (от базара до газового завода) неудовлетворительные ситуации в сфере архивации.

Мой комментарий: Напомню, что во французской традиции практически все документы считаются «архивными», и понятие «архивация» охватывает широкую область, включающую управление документами и архивное дело.

«Архивация» не является альтернативой. Во все времена и во всех местах термин «архивация» относится к одному и тому же сознательному и ответственному действию по обеспечению безопасности документов, с соблюдением правил жизненного цикла, с тем, чтобы впоследствии их можно было, при необходимости, повторно использовать, полагаясь на них.

Альтернативным является предлагаемый метод.

Речь идет не о сборе и отборе того, что создаётся (отбор проводится для чего-то и для кого-то, к тому же этот вопрос никогда не бывает вполне ясным).

Речь идет не о формировании классификационной схемы контента с целью поиска информации (что технологические решения сегодня умеют делать намного лучше, чем люди).

Это набор правил для контроля над существованием того, что должно существовать, - иными словами, для организации сохранности в течение необходимых периодов времени (и не более) «информационных активов», или «архивных документов», или «данных, подверженных риску», или «обязывающих организацию письменных документов и следов».

Метод Arcateg ™ предлагает:
  • Список из 100 универсальных ценностей информации в компании (на пересечении деловой деятельности и риска, во времени);

  • Процедуру адаптации логики и способа применения метода, а также конкретные шаги его внедрения.
Arcateg ™ - это сам метод плюс всё, что из него вытекает: понятия, ссылки, словарь, план действий, совместимости и несовместимости, варианты использования, часто задаваемые вопросы.

Этот метод, который реализуется с помощью имеющихся на рынке решений, которыми сегодня являются программное обеспечение для управления информацией C3 компании Cogniva ( https://www.cognivasolutions.com/c3-software ), а через C3 - программный пакет Mosaïk ( https://mosaik.ly/produit/ ).

Для сведения, метод Arcateg ™ является собственностью Мари-Анн Шабен. Цель публикации данной книги - поделиться этим альтернативным методом архивации с наибольшим числом специалистов и руководителей проектов с тем, чтобы придать новую динамику ситуации с архивацией. Права на продвижение метода на рынке имеют только партнеры по Archive17 (компании Cogniva, Gdoc, Labgroup и Mosaïk.ly).

Подробнее о методе можно узнать здесь: http://www.arcateg.fr/methode/ . О том, где пройти обучение по использованию метода, см. http://www.arcateg.fr/formations/

Мари-Анн Шабен (Marie-Anne Chabin)

Мой комментарий: В предисловии к книге сказано следующее:
«Надежная идентификация тех документов и данных, которые налагают на компанию обязательства, и обеспечение их сохранности устойчивым и соответствующим законодательно-нормативным требованиям образом сегодня представляет собой настоящую проблему для компаний, в ситуации, когда бумажные и электронно-цифровые технологии  сосуществуют и одновременно конкурируют друг с другом.

Утрата информации – вследствие ли уничтожения её носителя или же в результате того, что она затерялась в огромных массивах информации - обязательно приводит к рискам и дополнительным затратам, так же, как и, наоборот, хранение ненужных данных или многочисленных копий.

Метод Arcateg ™, подробный описанные в данной книге, позволяет классифицировать информацию компании (независимо от её размера, вида деятельности, географической распределённости или истории). Метод позволяет организовать данные и документы, как только они создаются, на основе их ценности для компании, исходя из величины рисков их отсутствия или избыточно длительного хранения этой информации.

Таким образом, главная задача этой книги заключается в том, чтобы помочь компаниям совершенствовать их информационную систему в самом широком смысле этого слова, путем структуризации создаваемых документов и данных в соответствии с их ролью в деловой деятельности и величиной связанного с ними риска на протяжении их жизненного цикла.»
Насколько я могу судить, Мари-Анн Шабен предлагает вариант функционального подхода к управлению документами, когда, скажем, сроки хранения вытекают из деловых функций, в рамках которых создаются и используются документы и данные. При этом она предлагает балансировать получаемую от документов отдачу (интересы самой организации), риски отсутствия документов (это вопросы исполнения законодательно-нормативных требований, а также защиты интересов организации в различных спорах) и риски и затраты, связанные с избыточно длительным хранением документов и данных (сюда, в частности, входят вопросы своевременного законного уничтожения потенциально компрометирующих организацию материалов, а также персональных данных, обработка которых завершена).

Содержание книги Мари-Анн Шабен следующее:
Введение
Часть I :  Информация организации
1. Информация, её пользователи и владельцы
2. Три универсальных требования
3. Срок хранения
Часть II: Организация информации с использованием ARCATEG™
4. От категорий к перечню с указанием сроков хранения
5. Внедрение собственного перечня
6. Перечень на основе метода Arcateg™ организации Getacra
7. Конкретные применения метода
Заключение
Приложения
Источник: блог Transarchivistique
http://transarchivistique.fr/une-methode-darchivage-alternative/

Комментариев нет:

Отправить комментарий