Турецкий стандарт требований к электронным системам управления документами TS 13298

На прошедшей в конце апреля 2018 года в Казани конференции «От пергамена к цифре» представитель Турции, ИТ-специалист Департамента информационных технологий Главного управления государственных архивов при Премьер-министре Турецкой Республики Айкут Кашкая (Aykut Kaşkaya – на фото) в своих выступлениях, в частности, обратил внимание на турецкий национальный стандарт требований к электронным системам управления документами TS 13298 и опыт его успешного применения в государственных органах. В этой связи я решила найти информацию об этом документе, которая, возможно, заинтересует и кого-то из моих читателей.

Итак, речь идёт о разработанном Институтом стандартов Турции (Türk Standardları Enstitüsü, TSE) документе TS 13298 «Управление электронными документами» (Elektronik Belge Yönetimi). Первая редакция стандарта была утверждена в 2007 году (т.е. ещё до выхода в свет спецификаций MoReq2). Она была создана на основе разработанной в 2005-2006 году Хамзой Кандуром (Hamza Kandur) «Эталонной модели критериев для электронных систем управления документами» (Elektronik belge yönetimi sistem kriterleri referans modeli, см. https://www.devletarsivleri.gov.tr/assets/content/MicroSiteler/Arsiv_Uzmanlari/Mevzuat/EBYS_v_2_0.pdf ).

В 2008 году стандарт стал обязательным для государственных органов, при этом ранее введенные в эксплуатацию системы должны были быть приведены в соответствие с требованиями стандарта в течение двух лет.

TS 13298 стал первым национальным стандартом по вопросам управления электронными документами. Он сыграл и продолжает играть важную роль в развитии услуг электронного правительства. В стране осуществляются масштабные программы соответствующего ознакомления и обучения. Государственные органы перешли на использование соответствующих стандарту программных приложений.

Турции удалось то, с чем пока не сумели справиться наши Минкомсвязи с Росархивом – была создана работающая система сертификации электронных систем управления документами (Elektronik Belge Yönetim Sistemi, EBYS) на соответствие требованиями TS 13298. Тестирование на соответствие требованиям проводит Институт стандартов Турции.

В 2012 году в стандарт были внесены поправки, а в 2015 году вышла его новая редакция TS 13298:2015. Новая редакция, как и предыдущая, устанавливает правила для документов, созданных в электронной среде; характеристики программного обеспечения для управления электронными записями; а также метаданные, которые необходимо захватить. Кроме того, новая версия определяет компетенции, которые должны иметь государственные ведомства в плане работы с электронными документами.

С появлением новой редакции стандарта государственные органы получили право на обмен электронными документами между государственными ведомствами и на ведение электронного архива документов, не поступающих на хранение в национальные архивы. По мнению турецких специалистов, новый стандарт будет способствовать более эффективному и продуктивному государственному управлению, когда все ведомства будут функционировать как одна организация, при условии, что постоянно будут развиваться и пересматриваться соответствующие компетенции государственных органов.

Источник: сайт Института стандартов Турции
https://www.tse.org.tr/IcerikDetay?ID=946&ParentID=1217
https://standards.globalspec.com/std/10234401/tse-ts-13298-t1
https://link.springer.com/chapter/10.1007%2F978-3-642-16032-5_12
http://www.qqml.net/papers/June_2016_Issue/5223QQML_Journal_2016_Kandur_527-533.pdf