Рандольф Кан: Убедительные основания переосмыслить в 2018 году свои подходы к хранению документов, часть 3

(Окончание, предыдущую часть см. https://rusrim.blogspot.ru/2018/05/2018-2.html )

Правило 7: Отслеживание сроков хранения при ведении международной деятельности путем использования исключений

Американская компания, желающая обеспечить надлежащее отслеживание сроков хранения при ведении деловой деятельности по всему миру, быстро обнаружит, что данная задача является сложной и дорогостоящей, и может включать исчерпывающую инвентаризацию документов в каждом отделении и изучение нормативно-правовой базы в каждой юрисдикции. Хотя это и возможно сделать, но такой подход является избыточно дорогостоящим и отнимающим много времени, поэтому мы предпочитаем процесс формирования исключений, когда за основу берется применимый в США перечень документов с указаниями по срокам хранения, который затем используется в отделениях компании по всему миру, и при этом документируются имеющие место исключения. В результате компания получает глобально применимый перечень, который работает достаточно хорошо и позволяет справиться с задачей «быстрее, лучше и дешевле».

Правило 8: Правила должны быть абсолютными - ни максимальными, ни минимальными

Компании часто формулируют указания по срокам хранения в терминах минимального или максимального периода времени, в течение которого документ должен быть сохранен. Такие указания не работают, потому что создается ситуация, в которой каждый сотрудник интерпретирует смысл правила, и в результате мы не получаем ни предсказуемости, ни последовательности.

Правило 9: По возможности избегайте установления постоянного срока хранения

Когда компании не знают, какое срок хранения является надлежащим для определенных видов документов, они иногда устанавливают для таких документов срок хранения «постоянно». Такой подход приводит к накоплению в организации потенциально ненужной информации. Существует очень мало видов документов, которые необходимо хранить постоянно, и необходимо приложить усилия для того, чтобы противостоять такому искушению, если только этого не требует закон.

Правило 10: Отражайте в указаниях по срокам хранения оперативную ценность документов

Выбор сроков хранения - это отчасти наука, и отчасти искусство. Сроки хранения должны учитывать законодательно-нормативные требования, юридические соображения (такие, как сроки исковой давности) и потребности деловой деятельности. Если у компании есть деловая потребность в непрерывном доступе к документам определенного вида, эта информация должна быть зафиксирована в указании по срокам хранения для таких документов.

Правило 11: Применяйте единые правила с небольшим числом исключений

Большинство сотрудников считают, что их информация уникальна; однако при разработке политики компании по отслеживанию сроков хранения следует противостоять давлению, направленному на разработку специальных правил для различных деловых подразделений - разве что это абсолютно необходимо. В противном случае перечни выйдут из-под контроля, и сроками хранения будет трудно управлять.

Правило 12: Просто делайте дело

Отслеживание сроков хранения не является ни сексуальным делом, ни развлечением. Учитывая то, что разумно созданный перечень документов с указанием сроков хранения является для организации лицензией на «очистку конюшен», позаботьтесь о том, чтобы сроки хранения были обоснованными и документированными, чтобы они актуализировались и исполнялись. Если Ваша система отслеживания сроков хранения не в порядке, просто исправьте её, потому таком состоянии она, скорее, будет для Вас бременем и риском.

Вывод

В последние годы появилась тенденция хранить всё постоянно из-за ошибочной веры в то, что «хранение дёшево». Хотя стоимость хранения в расчёте на терабайт немного снижалась, эта экономия полностью перекрывается затратами, связанными с ростом объемов информации. Реальные затраты растут. И даже в тех случаях, когда это не так, риски, связанные с информационной безопасностью и защитой персональных данных, могут быть значительно снижены за счет уменьшения объема хранимой информации.

Кроме того, доступность информации улучшается при сокращении её объемов в организации, а перечисленные правила отслеживания сроков хранения документов – это единственный законный способ «очистить конюшни» и не беспокоиться за последствия.

Все чаще это означает приведение в порядок неработающего процесса отслеживания сроков хранения документов. Для большинства организаций хранение документов не является главным по важности вопросом, однако более совершенное управление информацией способствует повышению эффективности деловой деятельности, сокращению расходов, снижению рисков и лучшему соответствию законодательно-нормативным требованиям, - и сейчас самое время взять эту работу под контроль. Завтра горы информации будут выше и решать проблему будет тяжелее.

Рандольф Кан (Randolph Kahn)

Источник: сайт издания «Деловое право сегодня» (Business Law Today, BLT)
https://businesslawtoday.org/2018/02/the-incredibly-compelling-case-to-rethink-records-retention-in-2018-and-beyond/