вторник, 15 мая 2018 г.

Как современные специалисты по управлению документами сохраняют свою нужность, часть 3


(Окончание, предыдущую часть см. https://rusrim.blogspot.ru/2018/04/2_18.html )

Третья часть статьи Росса Непина (Ross Nepean - на фото) была опубликована 5 апреля 2018 года на блоге североамериканской компании TAB, поставляющей программные решения, услуги, оборудование и материалы для управления документами.

В первых двух частях данной статьи мы обсудили важность вовлечения специалистов по управлению документами на ранних стадиях жизненного цикла информации, и необходимость уметь излагать принципы управления документами и информацией на языке результатов деловой деятельности.

В данной заключительной части обсуждаются знания и навыки, необходимые специалистам по управлению документами и информацией для того, чтобы быть успешными в этих вопросах.

Урок 3: Чтобы добиться успеха, разработайте правильные инструменты и обеспечьте наличие необходимых знаний и навыков

Мы полагаем, что для того, чтобы управление документами и информацией давало более существенную деловую отдачу, специалистам по управлению документами необходимо оттачивать следующие три навыка:

1. Включение вопросов управления документами и информацией в дискуссии по планированию, связанные с созданием и использованием информации

Каждый раз, когда закупается, обновляется или настраивается коммерческое программное приложение, это потенциально может самым существенным образом повлиять на то, как создается, используется и управляется информация. Мы, специалисты в области управления документами и информацией, должны вносить существенный вклад в принятие подобных деловых решений. Для этого мы должны обеспечить своё участие в обсуждения того, как, когда и где информация создается и используется.

2. Обеспечение доступности информации в онлайн-режиме

В большинстве случаев обеспечение онлайн-доступности информации будет включать оцифровку бумажных документов (см. также http://www.tab.com/solutions/digitize-paper-documents/ ). Между тем, доля провальных проектов сканирования довольно высока, поэтому Вам нужно быстро освоить это направление деятельности, если Вы хотите быть полезным катализатором цифровой трансформации в Вашей организации.

Онлайн-доступность информации также предполагает обеспечение интероперабельности различных систем и демонстрация нашим деловым партнерам того, как это:
  • будет способствовать более эффективному и повсеместному использованию информации;

  • поможет организации извлечь больше отдачи информации.
3. Оптимизация работы в условиях смешанного документооборота

Для многих организации работа с бумажными документами по-прежнему остается неотъемлемой частью их деловых процессов.

До тех пор, пока все организации не придут полностью электронную «землю обетованную», службам управления документами и информацией нужно будет очень хорошо справляться с управлением документами в гибридных средах (см. также  http://www.tab.com/resources/downloads/solving-top-5-hybrid-records-challenges/?tab_k=TAB-WebUS-WP_Top_5_Hybrid_Challenges-Blog-201804-5 , русский перевод доступен по адресу https://rusrim.blogspot.ru/2015/03/tab-5.html - Н.Х.).

Ключом к управлению документами в таких условиях является наличие инструментов, позволяющих «бесшовно» работать с гибридными документами – в качестве примера можно привести разработанное нашей фирмой приложение TAB FusionRMS (см. http://fusionrms.tab.com/records-information/rim-software/ ), позволяющее хранить и коллективно использовать физические и электронные документы в рамках одной системы, которая доступна в любое время и из любого места.

Чтобы помочь Вашей организации оптимизировать использование информации в гибридных средах (см. http://www.tab.com/resources/downloads/tips-managing-electronic-paper-files-hybrid-environment/?tab_k=TAB-WebUS-WP_Two_Headed_Hybrid_Beast-Blog-201804-5 ), Вам нужно хорошо знать приложения для управления гибридными документами, способы их настройки и оптимизации для использования в организации.

Если Вы как следует освоите эти три основных навыка, это позволит Вам расти вместе с организацией и по мере своего роста приносить всё больше пользы.

Росс Непин (Ross Nepean)

Источник: блог компании Tab
http://recordsmanagement.tab.com/records-management-compliance-and-program-design/modern-rim-professionals-staying-relevant-part-3/

Комментариев нет:

Отправить комментарий