пятница, 11 мая 2018 г.

Управление документами на языке идеограмм-эмодзи


Эта юмористическая заметка Меган Кэри (Megan Carey – на фото) была опубликована 25 апреля 2018 года на блоге «The Texas Record» («Документы Техаса», https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/ ), который ведёт Комиссия по вопросам библиотечного и архивного дела штата Техас (Texas State Library and Archives Commission, TSLAC).

Эмодзи в перечнях документов с указанием сроков хранения

Во вводной части учебных курсов по управлению документами как для местных органов власти, так и для государственных органов штата мы в какой-то момент обсуждаем, что означают различные коды, встречающиеся в перечнях и указаниях по срокам хранения и действиям по их истечении.

Обычно эти коды выглядят примерно так:


Коды в перечне для местных органов власти: AV – пока сохраняется административная ценность, FE – конец финансового года, TAC – Административный кодекс штата Техас, US – до замены новыми, LA – в течение срока существования актива, CE – конец календарного года


Коды в перечне для органов исполнительной власти штата: AC – «см. поле 9 для определения конкретных серий документов», AV – пока сохраняется административная ценность, FE – конец финансового года, US – до замены новыми, LA – в течение срока существования актива, CE – конец календарного года-, PM – постоянно.

Мы считаем, что пришло время всё это немного обновить, - а еще лучше, давайте приведем эти коды в соответствие с нравами и обычаями 21-го века, используя новые удобные представления, которые наши мозги, настроенные на переписку в мессенджерах, могут распознавать и быстро на них отреагировать.

Перевод кодов из указаний по срокам хранения на язык эмодзи мог бы выглядеть следующим образом:


И раз уж мы затронули эту тему, то почему бы не изложить кое-какие основы управления документами в виде, соответствующем сегодняшнему дню и эпохе?
Основы управления документами – современная версия

Документы, подпадающие под определение государственных документов штата, сохраняйте в течение всего установленного минимального срока хранения.

Это, в конечном итоге, означает защиту этих документов от утраты, кражии деградации.

Когда срок хранения истек, наступает время окончательно избавиться от соответствующих документов

Не забывайте о необходимости принимать во внимание действующие запреты на уничтожение, обычно связанные с судебными спорами и расследованиями. Наличие такого запрета сигнализирует о том, что Вы не должныуничтожать соответствующие документы.
И ещё:
Причины введения запрета на уничтожение документов – на языке эмодзи

Меган Кэри (Megan Carey)

Источник: сайт «The Texas Record»
https://www.tsl.texas.gov/slrm/blog/2018/04/rim-month-fun-emoji-records-management/

Комментариев нет:

Отправить комментарий