(Продолжение, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2018/05/2018-1.html )
12 правил, помогающих наладить хранение документов и ликвидировать информационные завалы
Правило 1: Упрощенные правила хранения, разработанные с учетом возможностей технологий
В старые времена типичная компания выделяла порядка 500-1000 различных категорий документов со своими сроками хранения и действиями по их истечении. Сегодня подобный подход нежизнеспособен, учитывая скорость ведения деловой деятельности и объемы данных, которыми необходимо управлять «на лету» с учетом растущего числа законов и политик компании.
Если бы сотрудникам пришлось применять такой большой набор правил, они бы нашли обходные пути или же просто подобрали одно всеохватывающее правило, под которое можно было бы подвести всё что угодно. Сегодня, когда мы упрощаем используемую компанией систему отслеживания сроков хранения, мы ожидаем сокращения числа правил на 80% и создания более высокоуровневых правил. Такое упрощение способствует более качественной работе, поскольку как сотрудниками, так и технологическим решениям легче применять меньшее число более интуитивно понятных правил.
Правило 2: Использование различных хранилищ для документов и не-документов
Обозначьте различные среды хранения как «документные» либо «недокументные» (т.е. те, содержащиеся в которых материалы не имеют долговременной правовой или деловой ценности). Благодаря этому, если среда хранения обозначена как недокументная, то всё её содержимое безвозратно уничтожается по истечении определенного периода времени. Срок хранения должен быть достаточно продолжительным, чтобы позволить сотрудникам выполнять свою работу, не перемещая информацию в иное место, что всегда создаёт большую головную боль при раскрытии информации в случае судебного разбирательства. По истечении этого срока все материалы, не имеющие статуса документов, должны быть уничтожены в ходе обычной повседневной деловой деятельности.
Мой комментарий: Автор, говоря о «документах» и «не-документах», имеет здесь в виду соответственно документы длительного и постоянного сроков хранения и документы сравнительно небольшого временного срока хранения. Тем не менее, все эти материалы являются документами, так что подобную терминологию нельзя считать удачной.
Правило 3: Рядовые сотрудники не должны заниматься классификацией документов
Несколько лет тому назад моя фирма провела опрос по вопросам управления информацией, и мы выяснили кое-что интересное относительно способности сотрудников классифицировать информацию. Говоря коротко, сотрудники делали эту работу плохо. Более того, они не только не любили это делать, но и всячески избегали такой работы. И это было в те времена, когда информационные горы были поменьше, и проблема в целом была более управляемой. Освободите обычных сотрудников от бремени классификации и начните искать способы, позволяющие технологическим решениям или же одному человеку в деловом подразделении применять соответствующие правила.
Правило 4: Управляйте сверху вниз, а не наоборот
Когда осуществляется классификация информации, каждый объект анализируется в сопоставлении с указаниями по срокам хранения. Это классификация «снизу вверх», в рамках которой каждый отдельный файл данных должен быть классифицирован. Если цель заключается в применении правильного правила, а сотрудники плохо справляются с классификацией, то, возможно, есть и другой способ решения задачи. Это подход «сверху вниз», или использование высокоуровневой точки зрения на информацию.
Это можно сделать, применяя один срок хранения для среды хранения в целом или для большого блока делового, создаваемого в рамках выполнения должностных обязанностей. Например, для документов по дебиторской задолженности могут быть использованы один-два срока хранения вместо 20. Вся информация в рамках выполнения определенной деловой функции может вписываться в одно правило, что упрощает его применение и делает результаты более предсказуемо корректными.
Аналогично, применение одного срока хранения для всей среды хранения, где это возможно, обеспечивает сохранение всей информации в течение одного и того же отрезка времени. Такой подход применим не везде, но возможность его использования следует рассматривать. Если какой-либо отдельный документ или сообщение должны по какой-либо причине храниться дольше, правила хранения могут переносить в этой редкой ситуации на сотрудника бремя перемещения соответствующего файла из данной среды с целью его дальнейшего хранения.
Мой комментарий: Подход «снизу вверх», на мой взгляд, позволяет провести экспертизу ценности документов гораздо качественнее, однако он требует наличия квалифицированных специалистов и, при больших объёмах документов, связан с огромными трудозатратами. Альтернативный подход «сверху вниз», примером которого является американский подход к хранению электронной почты «Верхушка пирамиды» (Capstone), о котором я неоднократно писала, - это отнюдь не вершина человеческой мысли, а просто способ хоть как-то справиться с аварийной ситуацией :)
Правило 5: Не стремиться к совершенству, а стараться найти рациональные решения
Многие организации попадают в ловушку, пытаясь сделать процесс отслеживания сроков хранения документов «совершенным». Они стремятся охватить процессом инвентаризации все документы каждого делового подразделения и провести исчерпывающее изучение федеральных, региональных и местных законодательно-нормативных требований в каждой юрисдикции, в которой компания присутствует или может вести деловую деятельность и т.д. В идеальном мире это хорошо. Однако процесс разработки и актуализации перечней документов с указанием сроков хранения может оказаться очень дорогостоящим и трудоемким. Более разумно стремится быть достаточно «хорошими», с учётом размера организации и характера её деловой деятельности.
Мой комментарий: Иными словами, автор рекомендует подход на основе анализа и оценки связанных с документами рисков.
Правило 6: Откажитесь от сложных событий-триггеров, инициирующих отсчёт сроков хранения
Отслеживание сроков хранения обеспечивается посредством создания правила, которое применяется к информации в момент её создания или получения, и которое часто «срабатывает» по наступлении в будущем определенного события, такого, например, как окончание расследования, прекращении действия контракта или прекращение трудовых отношений и т.д. Наступление такого события-триггера запускает отсчет срока хранения, с тем, чтобы документы сохранялись в течение необходимого периода времени.
Мой комментарий: Такого рода сроки хранения часто называются «условными».
Компании должны стремиться избавиться от максимально возможного количества условных сроков хранения и событий-триггеров, заменив их фиксированными сроками хранения. Предположим, например, что компания хочет избавиться от условных сроков хранения, связанных с расследованиями (это может быть срок «пять лет по окончании расследования»), и по прежнему опыту знает, что расследования обычно заканчиваются в течение двух лет с момента их начала, и никогда не длятся более трех лет. Вместо использования условного срока хранения с использованием события-триггера, отслеживание которого представляет сложности как для людей, так и для технологических решений, компания может установить фиксированный 8-летний срок хранения (3 года на самое продолжительное расследование + 5 лет по его окончании). Это, возможно, не идеальный подход, который работает не во всех случаях, - однако компании должны стремиться использовать его максимально часто.
Мой комментарий: Это разумная рекомендация, которой, однако, следует пользоваться с осторожностью, особенно коммерческим организациям. Здесь важно сопоставлять отдачу от упрощения процессов отслеживания сроков хранения с рисками, связанными с избыточно длительным хранением отдельных видов документов.
(Окончание следует, см. https://rusrim.blogspot.ru/2018/05/2018-3.html )
Рандольф Кан (Randolph Kahn)
Источник: сайт издания «Деловое право сегодня» (Business Law Today, BLT)
https://businesslawtoday.org/2018/02/the-incredibly-compelling-case-to-rethink-records-retention-in-2018-and-beyond/
Комментариев нет:
Отправить комментарий