Архивное описание - это, прежде всего, способ навести порядок в хаосе необработанных документов, имеющих непреходящую ценность.
Описание - это не только то, что архивисты делают с отдельной коллекцией. Описание начинается с момента, когда коллекция впервые поступает в хранилище - когда архивисты регистрируют поступившие материалы в системе управления документами хранилища. Архивное описание выполняется пошагово и поступательно, и продолжается непрерывно. По мере дальнейшей работы архивистов над коллекцией они могут предоставить более подробную и всестороннюю информацию. Архивисты также могут предложить более широкий спектр точек доступа, как локальных, так и удаленных.
Различия видов каталогизации
Имеются существенные различия между библиотечной и архивной каталогизацией. Например, фонды различных библиотек похожи, что позволяет копировать каталоги. Каталог библиотеки ведёт пользователя непосредственно к объекту интереса; архивный же каталог приводит пользователя к научно-справочному аппарату, который является суррогатом коллекции. Архивная терминология пользователям незнакома, поэтому сложнее разработать систему, которую исследователи могли бы использовать без поддержки сотрудников архива. Архивисты работают в среде, в которой все больше и больше усиливаются ожидания того, что всё должно быть доступно в Интернете – чего архивам добиться гораздо сложнее.
Между архивными и библиотечными материалами тоже имеется много различий. Например, существуют физические различия между отдельными томами с «готовыми к употреблению» данными и коробами, содержащими непромаркированные папки с бумагами. Есть разница между объектами, сознательно созданными для использования другими людьми, и материалами, которые естественным образом накапливаются в процессе деятельности. Есть также различия в том, на что обращается основное внимание: если у библиотек это тема и контент, то у архивов - контекст и источник.
Ограничения формата MARC
Мой комментарий: Стандарты MARC (от «machine-readable cataloging» - машиночитаемая каталогизация) представляю собой набор цифровых форматов для описания каталогизируемых библиотеками объектов, таких как книги. В мире существует несколько версий MARC, среди которых наиболее популярными являются MARC 21 и UNIMARC (в России распространяется в версии RUSMARC).
Если научно-справочный аппарат описывает коллекции на многих уровнях, то записи MARC часто представляют собой одноуровневые записи для включения в интегрированные библиотечные системы и библиографические инструменты, такие, как WorldCat. Присутствие в таких записях сведений об архивных материалах расширило сферу охвата этих записей.
Имеет очень большое значение взаимосвязь между записью в формате MARC и научно-справочным аппаратом. Для описания любого уровня, присутствующего в научно-справочном аппарате, каталогизатор может создать соответствующую запись в формате MARC - но только на одном уровне. Таким образом, записи MARC становятся своего родя резюме для определенного уровня описания.
Различие между одноуровневым и многоуровневым описаниями является фундаментальным с точки зрения архивного описания. Одноуровневое описание позволяет каталогизаторам описывать архивные материалы на любом уровне, от коллекций до отдельных объектов (и на любом промежуточном уровне), - однако они могут описать этот материал только на одном уровне. Многоуровневое описание, напротив, подразумевает наличие как минимум одного подуровня. Это различие обеспечивает архивным каталогизаторам гибкость.
MARC позволяет захватывать данные, описывающие отдельные библиографические объекты. Сложные коллекции, требующие нисходящих уровней анализа, перегружали эту структуру. В то время, как внедрение MARC шло полным ходом, архивистам требовалось нечто большее, что соответствовало бы многоуровневой структуре архивного описания.
Доступ к коллекциям
Основным источником сведений для каталожных записей являются научно-справочный аппарат и иная административная информация, а не сама коллекция. Если бы архивисты для целей каталогизации обратились к самой коллекции, они рисковали бы создать точки доступа, которые не отражены в описях. В этом случае пользователи, обнаружив в каталоге «фантомные» записи, могли бы затем не найти относящуюся к точке доступа информацию научно-справочном аппарате. Точки доступа должны вести непосредственно к информации, которая их объясняет.
Каталожное описание является одним из компонентов общей системы научно-справочного аппарата. Поднимался вопрос о том, нужна ли вообще архивистам такая система, когда есть Интернет. Пользователи, например, могут вводить поисковые запросы в Google и отыскивать архивные описи. Такой подход является неудовлетворителен и не помогает хранилищам управлять своими активами.
Кроме того, системы научно-справочного аппарат служат как внутренним, так и внешним целям. Исследователи и архивисты используют каталог для того, чтобы найти определенную коллекцию или же все материалы, которые имеются в учреждении по конкретной теме. Затем пользователи могут перейти от сводного каталожного описания к описи или её суррогату, а затем к материалам коллекции. Каталог по-прежнему служит в качестве портала доступа к архивным материалам.
Марго Ноут (Margot Note)
Источник: сайт компании Lucidea
https://lucidea.com/blog/archival-description-and-cataloging/
Комментариев нет:
Отправить комментарий