четверг, 8 сентября 2016 г.

ИСО: Подготовлен первичный проект технических спецификаций по проведению документационного анализа


В последних числах августа профильный технический подкомитет Международной организации по стандартизации (ИСО) по вопросам управления документами передал экспертам на обсуждение проект технических спецификаций ISO/DTS 21946 «Информация и документация – Анализ процессов управления документами и экспертиза их ценности (документационный анализ) в целях управления документами» (Information and documentation - Appraisal for managing records). Это обсуждение продлится до конца ноября 2016 года.

Документ затрагивает вопрос, который был в последнее время самым инновационным в работе технического комитета, но также и вызвал самые ожесточенные споры – новое толкование термина “appraisal”, который трактуется уже на как экспертиза ценности документов, проводимая на одном из заключительных этапов их жизненного цикла с целью отбора на постоянное хранение либо уничтожение, а намного шире – как регулярно проводимый анализ деловых процессов организации в  плане управления документами, в том числе с целью принятия решений о том, какие документы и системы, и в какой форме вообще следует создавать. Термин в новой трактовке можно кратко переводить как «документационный анализ» (вариант, предложенный Карлотой Бустело из Испании).

Термин «технические спецификации» не должен вводить в заблуждение – речь идёт о разработке стандарта, но все понимают, что сразу достичь консенсуса всех стран по этому документу вряд ли удастся. Если всё пройдет удачно, то с большой вероятностью спустя год-два статус документа будет изменен с «технических спецификаций» на «международный стандарт» (как это, например, имело место с различными частями стандарта по метаданным ISO 23081).

В предисловии к документу отмечается следующее:
«Документационный анализ (appraisal) представляет собой процесс оценки деловой деятельности с целью определения того, какие документы должны быть созданы и захвачены, и в течение каких сроков их следует хранить. В рамках документационного анализа понимание условий ведения деловой деятельности (делового контекста) сочетается с выявлением требований к доказательствам и оценкой риска.

Документационный анализ представляет собой регулярно выполняемый процесс, обеспечивающий учёт меняющихся законодательно-нормативных и деловых требований и общественных ожиданий в отношении создания, захвата и управления документами при внедрении документных политик, систем и процессов.

Документационный анализ должен предусматривать консультации с заинтересованными сторонами, а в некоторых случаях должен проводиться в партнерстве с группами, имеющими особую заинтересованность в создании, захвате и управлении документами.

Регулярное, систематическое проведение документационного анализа дает целый ряд преимуществ, в том числе:
  • соблюдение законодательно-нормативных требований к документам;

  • внедрение мер по защите и управлению документами длительного и постоянного срока хранения;

  • эффективное управление рисками; а также

  • большую подотчетность за принятие решений, касающихся создания, захвата и управления документами.
Результаты документационного анализа могут быть использованы при разработке целого ряда инструментов управления документами, в том числе схем метаданных, указаний по срокам хранения документов и действиям по их истечении, классификационных схем и правил доступа. Такой анализ обеспечивает понимание деловой деятельности и технологий, а также более широкого контекста, в котором осуществляется деловая деятельность, что способствует надлежащему внедрению указанных инструментов при помощи политик, систем и процессов.

Данные технические спецификации содержат рекомендации о том, как проводить документационный анализ, и описывают некоторые из продуктов и результатов, которые могут быть получены по её итогам. В целом они описывают практическое применение концепции документационного анализа, изложенной в стандарте ISO 15489-1:2016.

В настоящих технических спецификациях:
  • Перечислен ряд основных целей и задач документационного анализа в плане вопросов создания, захвата и управления документами как в современных организациях, так и в обществе в целом;

  • Объясняется важность определения сферы документационного анализа;

  • Объясняется, как проводить анализ деловой деятельности и определять условия, в которых она осуществляется (контекст);

  • Объясняется, как выявлять требования к документам;

  • Описывается взаимосвязь между документационным анализом и мерами и средствами контроля и управления документами; а также

  • Объясняется, как учитывать риски при  принятии решений по итогам документационного анализа.
Данные технические спецификации могут быть использованы любыми организациями, независимо от их размера, характера деятельности и сложности их функций и структуры.»
В пояснительной записке к проекту также обращается внимание на следующее:
«Концепция документационного анализа, в том виде, как она представлена в стандарте ISO 15489-1:2016 (о нем см. http://rusrim.blogspot.ru/2016/04/blog-post_28.html - Н.Х.) - в том числе как  подход, ориентированный на упреждающие действия, является сравнительно новой для сообщества специалистов по управлению документами. Поскольку сам стандарт ISO 15489-1 посвящен высокоуровневым концепциям и принципам, он не предназначен для того, чтобы давать подробные рекомендации по их реализации на практике.

Цель предлагаемого проекта заключается в том, чтобы сформировать представление о шагах, которые необходимо выполнить в рамках документационного анализа, о вовлеченных в этот процесс людях (их ролях / функциях), о возможных результатах и тех целях, для которых эти результаты могут быть использованы. Документ станет более подробным руководством по концепции документационного анализа в смысле ISO 15489-1:2016.»
Содержание документа следующее:
Предисловие
Введение
1. Область применения
2. Нормативные ссылки
3. Термины и определения
4. О документационном анализе
5. Понимание особенностей деловой деятельности
6. Определение требований к документам
7. Документирование результатов анализа
8. Реализации на практике требований к документам
9. Мониторинг и пересмотр
Библиография
Источник: портал ИСО
http://isotc.iso.org/livelink/livelink?func=ll&objId=2122&objAction=browse&sort=name

Комментариев нет:

Отправить комментарий