вторник, 6 сентября 2016 г.

США: Проблемы управления документами в случае разделения компании


24 августа 2016 года на международном форуме (листе рассылки) специалистов по управлению документами RECMGMT-L (см. https://lists.ufl.edu/cgi-bin/wa?A2=ind1608D&L=RECMGMT-L&P=R576&D=0 ) был задан следующий любопытный вопрос:
Уважаемые коллеги по форуму,

Я уже долгое время являюсь незаметным участником форма, на котором узнала много полезного. Сейчас у меня возник вопрос, и я нуждаюсь в Вашей мудрости.

За ряд лет наша компания прошла через многие приобретения и продажи активов, и я чувствую себя компетентной для действий в таких ситуациях, но теперь мы собираемся выделить два деловых подразделения в отдельную компанию. Сталкивался ли кто-нибудь из Вас с подобной ситуацией, и есть ли здесь [с точки зрения вопросов управления документами – Н.Х.] отличия от случая продажи активов. Есть ли какие-то конкретные вопросы, о которых мне следует побеспокоиться в связи с разделением документов?

Буду очень благодарна за любые советы и рекомендации.

С уважением,
Энн Пфеффер (Anne T. Pfeffer)
Руководитель корпоративной службы управления документами
На вопрос ответил известный американский специалист Патрик Каннингем (Patrick Cunningham – на фото):
Энн, мне за последнее десятилетие через это пришлось проходить даже слишком часто ...
Первым делом нужно начать с разговора с юристом, который прорабатывает условия сделки. Эти условия обычно регламентируют некоторые аспекты того, что происходит с книгами и документами. Вам также следует подумать над тем, какая организация будет «компанией-преемником», назовём её Remainco; а какая - «отделившейся компанией», которую будем называть Spinco.

Remainco – это, как правило, компания, которая обеспечивает преемственность с ранее существовавшей организацией. Spinco - это совершенно новая компания. Это важно, поскольку отсюда определяется, какая организация будет хранить документацию, унаследованную от материнской компании.

Условия сделки также обычно включают соглашение, обязывающее каждую из компаний помогать другой в случае судебного спора, и нередко будут определять правовые рамки для процесса возврата документов, принадлежащих той или иной из компаний (это происходит в случае, когда одна компания выявляет что-то, что по праву принадлежит другой стороне). Условия могут также включать положение о сроках хранения документов, а также положение об извещении в какой-то форме другой стороны о проведении уничтожения документов.

Далее всё становится гораздо интереснее. Организации могут также выработать ряд временных соглашений об оказании услуг (temporary services agreement, TSA). Чаще всего в них речь идёт об услугах, которые Remainco оказывает Spinco, но возможна и обратная ситуация. В это соглашения может войти много всего, но интересу службы управления документами чаще всего затрагивают соглашения, касающихся централизованно хранящихся документов и/или электронных систем управления документами, - особенно в тех случаях, когда нет времени физически разделить документы.

В большинстве случаев компании Spinco передаются права только на оперативные документы, хотя в некоторых случаях сюда могут быть включены исторические / унаследованные документы, если выделяемое деловое подразделение совершенно четко было отделено от других частей прежней организации. Вопрос может стать скользким, если речь пойдёт о продуктах или деловой деятельности, у которых нет определенного владельца.

Если предположить, что деловые подразделения, на основе которых создается Spinco, являются достаточно отличными от прочих, то, как правило, предпринимаются усилия для того, чтобы идентифицировать документы, связанные преимущественно с этим направлением деловой деятельности. В моем прошлом опыте, мы смотрели на план счетов после разделения и, поскольку затраты на внеофисное хранение бумажных документов оплачивались подразделениями-владельцами, было довольно легко определить, кому какие документы принадлежали.

Затем мы старались договориться с поставщиком услуг внеофисного хранения о том, чтобы продублировать для Spinco существующий контракт, и переписывали выделенные документы на учетную запись по этому контракту. Всегда случались определенные сюрпризы, поэтому важно было поддерживать хорошие отношения с людьми из Spinco, которые отвечали за управление документами

Дележ электронной EDMS-системы управления документами и информацией проходил более интересно. В зависимости от настроек системы, дело могло оказаться простым и свестись к подтверждению того, что документы деловых подразделений Spinco принадлежат Spinco. Мы также исходили из предположения, что документы, касающиеся сотрудников Spinco, принадлежат этой компании, - если только работник не переместил документы в иное место.

Как только это сделано, Вам нужно сообразить, как провести миграцию документов. Если Spinco будет использовать ту же EDMS-систему, то одним из подходов может быть клонирование системы - возможно, в системе уже имеются функциональные возможности для зеркалирования с целью обеспечения бесперебойной работы, и клонирование, возможно, уже сделано.

После того, как системы разделены, Spinco может заняться уничтожением документов Remainco в своей системе. В момент, когда Spinco завершит этот этап работы и будет уверена, что получила все свои документы, уже Remainco может уничтожить документы Spinco в своей системе. Как правило, в каждой из систем могут появиться «бесхозные» документы, поэтому требуется тесная координация служб двух компаний.

Корпоративные исторические архивы – это совсем другое дело, и в отношении этих документов между компаниями часто заключаются долгосрочные соглашения.

Я уверен, что в зависимости от характера сделки может возникнуть миллион других нюансов, но я упомянул здесь те, на которые в свое время потратил довольно много времени и сил.

Патрик Каннингем (Patrick Cunningham)
Источник: лист рассылки RECMGMT-L
https://lists.ufl.edu/cgi-bin/wa?A2=ind1608D&L=RECMGMT-L&P=R576&D=0
https://lists.ufl.edu/cgi-bin/wa?A2=ind1608D&L=RECMGMT-L&P=R887&D=0

Комментариев нет:

Отправить комментарий