вторник, 27 сентября 2016 г.

Уточнен порядок хранения кредитной организацией отдельных видов документов в электронной форме


Указанием Банка России от 08 июля 2016 года № 4064-У внесены изменений в Указание Банка России от 25 ноября 2009 года № 2346-У «О хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета», которые вступили в силу 30 августа 2016 года.

Мой комментарий: Отмечу, что Банк России был первым регулятором в нашей стране, который не только разрешил хранить документы в электронном виде, не распечатывая их на бумажных носителях, но и разработал и утвердил нормативно-правовой акт, описывающий порядок организации данной работы. В 2009 году хранение документов на съемных носителях воспринималось как революционный шаг.

В преамбуле документа было предусмотрено, что хранение файлов в электронном виде должно осуществляться на «машинных носителях типа CD-, DVD-дисков однократной записи». Теперь эта норма уточнена и разрешено организовывать хранение на «отчуждаемых машинных носителях информации, с исключением возможности изменения или утраты ранее записанной на них информации до истечения установленного срока хранении».

Мой комментарий: Понятно, что в настоящее время требование использовать для обеспечения сохранности информации без лишнего шума уходящих в историю оптических дисков - слишком устаревшее, и можно только приветствовать то, что Банк России изменил положение в нормативно-правовом акте, в соответствии с реалиями времени. Критиковать Банк России можно, скорее, за то, что ему не хватило храбрости отказаться заодно от обязательного использования съёмных носителей, как это сделано в ряде стран.

Уточнено, что с момента формирования документа в электронной виде должны обеспечиваться его неизменность и возможность предоставления на бумажном носителе по форме и содержанию, действовавшим на момент составления (ранее это требовалось обеспечить «в течение всего срока хранения» - Н.Х.) (п.1.2).

Изначально документ содержал требование о создании резервных копий отчуждаемых машинных носителей. Теперь это положение уточнено требованием, чтобы носители были не только созданы, но и поддерживались в актуальном состоянии (п.2.1).

Если ранее помещение носителей в электронный архив (в документе он назван фонд единиц хранения – Н.Х.) должен был производиться «в установленные нормативными актами Банка России сроки для передачи на архивное хранение документов на бумажном носителе», то теперь носители передают в фонд хранения после полной записи единицы хранения, либо после записи электронных документов «за последний операционный день года, либо по решению кредитной организации, не противоречащему данным условиям». (п.2.2).

Мой комментарий: Банк России совершенно правильно делает, что уходит от единых требований к срокам передачи носителей на хранение в архив. Кредитные организации разные, условия их деятельности также отличаются, и сейчас им предоставлена возможность самостоятельно определить порядок этой работы. Главное условие - этот порядок должен быть описан в ее внутренних нормативных документах.

Банк России изначально требовал, чтобы к каждой единице хранения составлялся ярлык на бумажном носителе (п.2.3). Сейчас уточнено, что он должен формироваться по мере записи документов на носитель. Если раньше требовалось, чтобы в ярлыке содержался «результат вычисления хэш-функции для всех файлов», записанных на носитель, то теперь придется указывать «результат вычисления хэш-функции для всех файлов, записанных на ЕХ за каждый операционный день».

При этом Банк России допустил возможность «формирования и хранения ярлыка в электронном виде с возможностью получения копии на бумажном носителе».

В случае формирования описи единиц хранения в электронном виде установлено требование о том, что в этом случае должно быть обеспечено возможность получения копии на бумажном носителе.

При хранении носителей кредитная организация теперь должна обеспечивать (п.2.9) «предоставление доступа для чтения данных с единиц хранения» по запросам, а также не только уничтожение носителей, но и удаление информации с них по истечении установленного срока хранения.

Ужесточены требования к обеспечению сохранности носителей и документов на них. Теперь в течение всего срока хранения при выходе из строя (в том числе одновременно) единиц хранения и/или их резервных копий кредитная организация обязана обеспечить возможность их восстановления.

При этом факт выхода из строя единицы хранение должен быть зафиксирован в акте об ее утрате, «который подписывается работниками, установившими факт утраты, и утверждается в порядке, установленном кредитной организацией», а в ярлыки повторно сформированных единиц хранения и соответствующие описи включаются:
  • Реквизиты акта об утрате ЕХ;

  • Значения функции хеширования, при их отличии от ранее включенных значений.
Акт должен составляться не только об уничтожении единиц хранения, но и при частичном удалении информации с них по истечении установленного срока хранения (п.2.15).

Мой комментарий: Несмотря на совершенствование данного нормативно-правового акта, с моей точки зрения, требование к обязательному хранению документов на съемных носителях несколько устарело. Оно обязывает кредитные организации осуществлять дополнительные трудоемкие операции, а в итоге надёжность хранения данных снижается.

Возможно, было бы правильнее подумать над тем, можно ли в текущей ситуации разрешить хранить эти документы в базах данных и облаках, и какие требования к такому хранения мог бы предъявить Банк России. Можно было бы списать соответствующие положения из документов американской Комиссии по ценным бумагам и биржам (SEC) :)

Источник: Консультант Плюс
http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc&base=LAW&n=201950

Комментариев нет:

Отправить комментарий